自動化流程審批系統(tǒng)操作指南一、系統(tǒng)適用范圍與典型應用場景本自動化流程審批系統(tǒng)旨在通過標準化、數(shù)字化的流程管理，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)審批或分散式線上審批，提升企業(yè)內(nèi)部審批效率與規(guī)范性。系統(tǒng)適用于各類需要跨部門、多角色協(xié)作的審批場景，典型包括但不限于：采購類審批：日常辦公用品采購、固定資產(chǎn)采購、供應商合作申請等；財務(wù)類審批：費用報銷（差旅費、業(yè)務(wù)招待費等）、預算調(diào)整、付款申請等；人事類審批：員工入職/離職/轉(zhuǎn)正申請、請假（年假、病假、事假等）、加班申請、崗位調(diào)整等；項目類審批：新項目立項、項目預算審批、項目階段性驗收、結(jié)項申請等；行政類審批：用印申請、會議室使用申請、公司資質(zhì)變更、對外合同審批等。通過系統(tǒng)，可實現(xiàn)審批流程的自動流轉(zhuǎn)、節(jié)點控制、留痕追溯，減少線下溝通成本，避免審批遺漏或延遲。二、系統(tǒng)操作流程（按用戶角色分類）（一）申請人操作指南申請人指發(fā)起審批流程的員工，操作核心為“準確提交-及時跟進”。具體步驟1.登錄系統(tǒng)操作路徑：通過企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一門戶進入“自動化流程審批系統(tǒng)”，使用工號/賬號+密碼登錄（首次登錄需按提示完成手機號綁定或密碼重置）。注意事項：若登錄失敗，請檢查賬號是否正確、密碼是否過期（密碼默認每90天需更新），或聯(lián)系系統(tǒng)管理員重置。2.選擇審批流程模板操作路徑：登錄后“新建審批”或“發(fā)起流程”，進入模板選擇頁面；根據(jù)審批類型（如“費用報銷”“請假申請”）選擇對應模板（系統(tǒng)已預設(shè)常用模板，無需手動創(chuàng)建）。注意事項：請勿選擇與審批內(nèi)容無關(guān)的模板，否則可能導致審批被駁回；若無完全匹配的模板，可聯(lián)系管理員新增或選擇“通用審批模板”并備注具體需求。3.填寫審批表單操作路徑：進入模板后，按表單提示填寫字段（帶“”為必填項，無“”為選填項）；關(guān)鍵字段說明：申請人信息：系統(tǒng)自動填充申請人姓名、工號、部門，無需手動修改（若信息有誤，需聯(lián)系管理員更新員工檔案）；審批事由：需簡明扼要說明審批背景（如“采購部門打印機耗材，因現(xiàn)有硒鼓耗盡需緊急更換”）；明細數(shù)據(jù)：如費用報銷需填寫金額、消費時間、消費地點；請假需填寫請假類型、起止時間、工作交接人；附件：支持PDF、JPG、XLS、DOC等格式文件（單個附件不超過10MB，總附件不超過50MB），如發(fā)票、合同、請假條等。注意事項：金額、日期等數(shù)據(jù)需準確無誤，避免因格式錯誤（如日期寫成“2023.10.1”而非“2023-10-01”）導致審批卡頓；附件需清晰完整，關(guān)鍵信息（如發(fā)票金額、合同簽字頁）不可缺失。4.提交審批申請操作路徑：填寫完表單并附件后，“提交”按鈕；系統(tǒng)自動根據(jù)預設(shè)流程路由至第一審批人（可查看“審批流程圖”確認節(jié)點順序）。注意事項：提交前務(wù)必再次檢查表單內(nèi)容，提交后“草稿箱”中的申請將自動刪除；若需修改，可在審批人未處理前“撤回”（一旦審批人“審批”，則無法撤回，需聯(lián)系管理員協(xié)助處理）。5.跟蹤審批進度操作路徑：登錄系統(tǒng)后“我的審批”-“進行中”，可查看當前審批狀態(tài)（如“待審批”“審批中”“已駁回”）；具體申請，可查看各節(jié)點審批人、審批意見及處理時間。注意事項：若審批超時（系統(tǒng)默認每個節(jié)點審批時限為3個工作日，管理員可自定義），系統(tǒng)將自動提醒審批人及申請人；審批通過后，申請狀態(tài)更新為“已歸檔”，可在“歷史審批”中查詢及審批記錄。（二）審批人操作指南審批人指被授權(quán)對審批申請進行審核/批準的員工，操作核心為“快速響應-規(guī)范審批”。具體步驟1.接收審批提醒提醒方式：系統(tǒng)通過站內(nèi)消息、企業(yè)/釘釘消息、短信（需提前綁定）向?qū)徟税l(fā)送待辦提醒（消息內(nèi)容包含申請人、審批事項、提交時間）。注意事項：請及時查看待辦事項，避免因未及時處理導致流程延誤。2.查看審批詳情操作路徑：提醒消息或登錄系統(tǒng)進入“待辦審批”，選擇對應申請；可查看申請人填寫的表單內(nèi)容、附件材料及審批流程圖（顯示當前所處節(jié)點及后續(xù)審批人）。注意事項：?仔細核對表單數(shù)據(jù)（如費用報銷金額與發(fā)票是否一致、請假時間與考勤記錄是否沖突）；若對審批內(nèi)容有疑問，可“溝通”按鈕直接與申請人在線溝通，或聯(lián)系管理員補充材料。3.執(zhí)行審批操作操作路徑：確認審批內(nèi)容無誤后，“同意”或“駁回”（若選擇“駁回”，需填寫駁回理由，如“發(fā)票抬頭錯誤，請重新提交”）；特殊操作：轉(zhuǎn)辦：若本人因出差、休假等原因無法審批，可“轉(zhuǎn)辦”，將審批任務(wù)轉(zhuǎn)交給同崗位或其他指定審批人（轉(zhuǎn)辦后原審批人不再接收該任務(wù)）；會簽：若需多個審批人共同審批（如“部門負責人+分管副總”），系統(tǒng)將按順序依次發(fā)送，所有審批人同意后方可進入下一節(jié)點。注意事項：請勿隨意“同意”，需保證審批內(nèi)容符合公司制度（如費用報銷需符合《費用管理辦法》）；駁回理由需明確具體，避免使用“不通過”“再看”等模糊表述，方便申請人修改。4.審批結(jié)果確認操作路徑：審批完成后，系統(tǒng)自動更新流程狀態(tài)，申請人將收到審批結(jié)果通知（通過站內(nèi)消息或企業(yè)/釘釘）；審批人可在“已辦審批”中查看歷史審批記錄及意見。注意事項：審批完成后不可修改審批意見，如需更正需聯(lián)系管理員操作（僅限特殊情況）。（三）管理員操作指南管理員指負責系統(tǒng)配置、用戶管理及流程維護的員工，操作核心為“保障系統(tǒng)穩(wěn)定-優(yōu)化流程效率”。具體步驟1.用戶與權(quán)限管理操作路徑：登錄管理員后臺，進入“用戶管理”-“員工列表”，可查看/編輯員工信息（如姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式）；權(quán)限配置：進入“角色權(quán)限管理”，為不同角色（如“部門負責人”“財務(wù)專員”“普通員工”）分配審批權(quán)限（如“僅可審批本部門費用”“可審批所有請假申請”）。注意事項：員工離職或崗位變動時，需及時停用其賬號或調(diào)整權(quán)限，避免權(quán)限濫用；敏感權(quán)限（如“超級管理員”“流程配置權(quán)限”）需嚴格控制，僅授權(quán)給指定人員。2.流程模板配置操作路徑：進入“流程管理”-“模板列表”，可新建/編輯審批模板；關(guān)鍵配置項：流程節(jié)點：設(shè)置審批步驟（如“申請人→部門負責人→財務(wù)部→總經(jīng)理”）；審批角色：指定每個節(jié)點的審批人（如“部門負責人”由系統(tǒng)自動匹配員工所屬部門負責人）；審批規(guī)則：設(shè)置審批方式（或簽、會簽）、超時時限（如“總經(jīng)理審批時限為2個工作日”）、條件分支（如“費用金額≥5000元需總經(jīng)理審批，否則財務(wù)部直接審批”）。注意事項：流程配置需符合公司實際管理架構(gòu)，避免節(jié)點過多導致審批效率低下；模板修改后僅對新提交的申請生效，歷史審批流程不受影響。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析操作路徑：進入“數(shù)據(jù)中心”，可查看審批效率統(tǒng)計（如平均審批時長、各節(jié)點超時率）、類型分布（如本月費用報銷申請占比、請假申請占比）；支持導出Excel報表用于管理決策。注意事項：敏感數(shù)據(jù)（如員工個人信息、審批詳情）需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)給高層管理人員；定期分析審批瓶頸（如某節(jié)點經(jīng)常超時），可針對性優(yōu)化流程或增加審批人。三、審批流程常用模板與填寫說明模板1：采購申請審批單字段名稱填寫說明是否必填申請人系統(tǒng)自動填充，無需手動修改是申請部門系統(tǒng)自動填充，無需手動修改是申請日期系統(tǒng)自動填充（提交申請時的時間）是采購物品名稱填寫具體物品名稱（如“A4紙”“聯(lián)想ThinkPad筆記本”）是規(guī)格型號/品牌填寫物品規(guī)格型號或品牌（如“白色80g/500張”“ThinkPadX1Carbon2023款”）是數(shù)量填寫采購數(shù)量（阿拉伯數(shù)字）是預算單價（元）填寫預估單價（保留兩位小數(shù)）是預算總價（元）系統(tǒng)自動計算（數(shù)量×單價），申請人核對是采購用途簡要說明采購原因（如“部門日常辦公使用”“新員工入職配置”）是附件材料采購報價單、需求部門申請說明等（PDF或JPG格式）是部門負責人審批意見系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門負責人，審批人填寫“同意”或“駁回并說明理由”是模板2：日常費用報銷審批單字段名稱填寫說明是否必填申請人系統(tǒng)自動填充是報銷部門系統(tǒng)自動填充是報銷周期/日期費用發(fā)生時間段（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）或具體日期是報銷類型單選（差旅費/業(yè)務(wù)招待費/交通費/辦公費/其他）是費用明細按行填寫費用項目（如“交通費：地鐵費，金額50.00元”“業(yè)務(wù)招待費：午餐費，金額200.00元”）是報銷總額（元）系統(tǒng)自動匯總明細金額，申請人核對是附件清單發(fā)票（需與報銷明細一致，發(fā)票抬頭為公司全稱）、消費憑證等是財務(wù)部門審核意見系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)專員，審核發(fā)票合規(guī)性、金額準確性后填寫意見是模板3：員工請假審批單字段名稱填寫說明是否必填申請人系統(tǒng)自動填充是請假部門系統(tǒng)自動填充是請假類型單選（年假/病假/事假/婚假/產(chǎn)假/陪產(chǎn)假/喪假）是請假起止時間選擇具體日期及時段（如“2023-10-0909:00至2023-10-0918:00”）是請假天數(shù)系統(tǒng)自動計算（按0.5天為單位，如請假4小時為0.5天）是請假事由簡要說明請假原因（如“感冒發(fā)燒，需就醫(yī)”“家中有急事需處理”）是工作交接人填寫姓名（需為本部門同事），并保證交接人知曉請假期間的工作安排是部門負責人審批意見系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門負責人，審批工作交接情況后填寫意見是四、使用過程中的常見問題與規(guī)避建議1.表單提交后發(fā)覺信息填寫錯誤如何處理？處理方式：若審批人未處理，申請人可直接在“我的審批-進行中”中撤回并修改；若審批人已處理，需聯(lián)系管理員說明情況，由管理員協(xié)助“駁回流程”或“作廢申請”后重新提交。規(guī)避建議：提交前務(wù)必逐項檢查表單內(nèi)容，尤其是金額、日期、附件等關(guān)鍵信息，可先保存為“草稿”再二次確認。2.審批人出差無法及時審批怎么辦？處理方式：審批人可在“待辦審批”中選擇“轉(zhuǎn)辦”，將任務(wù)轉(zhuǎn)交給同崗位備用審批人（如部門副職）；或提前在系統(tǒng)設(shè)置“代理人”（進入“個人中心-審批設(shè)置”，指定代理期限及代理對象）。規(guī)避建議：部門負責人需指定1-2名備用審批人，保證審批任務(wù)不因人員缺席而中斷。3.附件失敗或大小超限如何解決？處理方式：若因附件格式不支持（如視頻、EXE文件），需轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)支持的格式（PDF、JPG、XLS等）；若因附件大小超限（單個附件＞10MB），可使用壓縮工具壓縮圖片或分多個文件（如將10頁PDF拆分為2個5頁PDF）。規(guī)避建議：前檢查附件格式及大小，重要文件建議提前掃描為PDF格式，壓縮時保證圖片清晰可辨。4.審批流程卡在某環(huán)節(jié)未推進，如何排查原因？排查步驟：①申請人登錄系統(tǒng)查看“審批流程圖”，確認卡頓節(jié)點及審批人；②若審批人顯示“待處理”，可能是審批人未查看待辦（可提醒審批人）；③若審批人顯示“處理中”但長時間無進展，可能是審批人賬號異常（如離職未停用），需聯(lián)系管理員檢查權(quán)限；④若因流程配置錯誤（如節(jié)點審批角色不存在），需由管理員修改流程模板。5.如何查詢歷史審