采購申請單填報(bào)及審核流程規(guī)范一、總則為規(guī)范公司采購行為，確保采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與效率性，明確各部門在采購申請與審核環(huán)節(jié)中的職責(zé)，優(yōu)化采購流程，控制采購成本，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司所有部門及員工因工作需要進(jìn)行的各類物資、服務(wù)采購申請及相關(guān)審核活動。凡未按本規(guī)范執(zhí)行的采購申請，相關(guān)部門有權(quán)不予受理。二、角色與職責(zé)（一）申請人1.需求提出與表單填寫：根據(jù)實(shí)際工作需求，準(zhǔn)確、完整地填寫采購申請單，對所申請采購物品或服務(wù)的必要性、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總金額的合理性負(fù)責(zé)。2.信息核實(shí)：確保所提供的供應(yīng)商信息（若有推薦）、技術(shù)參數(shù)等資料真實(shí)有效。3.流程跟進(jìn)：負(fù)責(zé)將填寫完整的采購申請單按流程提交給相關(guān)審核人，并對審核過程中提出的疑問進(jìn)行解釋和澄清，跟進(jìn)審批進(jìn)度。（二）部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）1.必要性審核：對本部門提出的采購申請的真實(shí)性、必要性及與部門工作計(jì)劃的匹配性進(jìn)行審核。2.預(yù)算符合性審核：確認(rèn)采購申請是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，對于預(yù)算外或超預(yù)算申請，需核實(shí)是否已獲得相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整批準(zhǔn)。3.審批責(zé)任：對審核通過的采購申請單簽字確認(rèn)，承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。（三）財(cái)務(wù)部門1.預(yù)算審核：嚴(yán)格審核采購申請的預(yù)算來源、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性及合規(guī)性，確保采購行為符合公司財(cái)務(wù)管理制度。2.成本控制建議：對采購申請中的預(yù)估單價(jià)進(jìn)行合理性復(fù)核，必要時(shí)提供市場價(jià)格參考或成本控制建議。3.資金安排：根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合公司資金狀況，統(tǒng)籌安排采購資金。（四）采購部門1.專業(yè)審核：對采購申請單中的物品規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)的完整性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保其符合采購操作要求。2.采購可行性評估：評估采購需求的市場可獲得性、采購周期的合理性。3.供應(yīng)商管理建議：對于涉及長期合作或大額采購的申請，提供供應(yīng)商選擇、比價(jià)、議價(jià)策略的專業(yè)建議。4.流程合規(guī)性把控：確保采購申請及后續(xù)采購流程符合公司采購管理制度及相關(guān)法律法規(guī)要求。（五）審批人（根據(jù)授權(quán)層級）根據(jù)公司授權(quán)體系，對達(dá)到相應(yīng)審批權(quán)限的采購申請進(jìn)行最終審批，重點(diǎn)關(guān)注采購事項(xiàng)的整體合理性、戰(zhàn)略性及重大資金支出的審慎性。三、采購申請單填報(bào)規(guī)范（一）基本信息填寫1.申請人信息：準(zhǔn)確填寫申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式。2.申請日期：填寫提交申請的具體日期。3.采購類型：根據(jù)實(shí)際情況勾選或填寫，如辦公用品、生產(chǎn)原料、設(shè)備、服務(wù)等。4.期望到貨日期：合理預(yù)估需求物品或服務(wù)的期望交付日期。（二）采購物品/服務(wù)明細(xì)填寫1.物品/服務(wù)名稱：填寫規(guī)范、準(zhǔn)確的全稱，避免使用俗稱或模糊不清的名稱。2.規(guī)格型號：詳細(xì)填寫物品的規(guī)格、型號、品牌（若有特定要求）、技術(shù)參數(shù)等，確保能夠唯一確定所需標(biāo)的。對于技術(shù)復(fù)雜的物品，應(yīng)另附技術(shù)規(guī)格說明書。3.單位：采用標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位，如個(gè)、臺、件、套、批、小時(shí)等。4.數(shù)量：根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確填寫，數(shù)量單位應(yīng)與上述“單位”項(xiàng)匹配。5.預(yù)估單價(jià)：填寫市場調(diào)研后的合理預(yù)估單價(jià)，如有多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，可附簡要說明。6.預(yù)估總金額：根據(jù)數(shù)量和預(yù)估單價(jià)計(jì)算得出，確保計(jì)算準(zhǔn)確。7.用途說明：簡明扼要地闡述采購該物品或服務(wù)的具體用途、受益對象或項(xiàng)目名稱，以證明采購的必要性。（三）其他必填項(xiàng)1.預(yù)算科目及編號：準(zhǔn)確填寫對應(yīng)的預(yù)算科目及編號，便于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算控制。2.是否為固定資產(chǎn)：根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定，如實(shí)勾選是否屬于固定資產(chǎn)采購。3.是否緊急采購：如為緊急采購，需在申請單中注明“緊急”，并在用途說明中詳細(xì)闡述緊急原因，同時(shí)按緊急采購流程單獨(dú)處理。（四）附件要求1.對于技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、需詳細(xì)說明的采購項(xiàng)目，應(yīng)附上技術(shù)需求說明書或圖紙。2.對于預(yù)算外或超預(yù)算的采購申請，需附上相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整審批文件。3.若已有初步的供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或市場調(diào)研資料，可作為附件一并提交，以支持預(yù)估價(jià)格的合理性。（五）填寫注意事項(xiàng)1.真實(shí)準(zhǔn)確：嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購需求，嚴(yán)禁拆分采購項(xiàng)目以規(guī)避更高層級審批。2.完整清晰：所有必填項(xiàng)目均需填寫完整，字跡清晰（手寫時(shí)）或錄入規(guī)范（電子版時(shí)），不得有涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處簽字或蓋章確認(rèn)。3.合理合規(guī)：采購需求應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，符合國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定。四、采購申請單審核流程（一）流程概述申請人填寫并提交采購申請單→部門負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核→采購部門專業(yè)審核→相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批→審批通過后轉(zhuǎn)采購執(zhí)行。（二）各環(huán)節(jié)審核要點(diǎn)與時(shí)限1.部門負(fù)責(zé)人審核：重點(diǎn)審核需求必要性、部門預(yù)算。一般應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成。2.財(cái)務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核預(yù)算合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性。一般應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成。3.采購部門審核：重點(diǎn)審核采購需求的規(guī)格型號完整性、采購可行性。一般應(yīng)在一個(gè)至兩個(gè)工作日內(nèi)完成。對于特殊或復(fù)雜采購項(xiàng)目，可適當(dāng)延長，但需及時(shí)通知申請人。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)授權(quán)權(quán)限進(jìn)行審批。一般應(yīng)在一個(gè)至兩個(gè)工作日內(nèi)完成。（三）審核結(jié)果處理1.審核通過：單據(jù)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。2.審核不通過：審核人應(yīng)在申請單上注明不通過原因，并退回給上一環(huán)節(jié)或申請人。申請人應(yīng)根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改或撤銷申請。3.補(bǔ)充材料：審核過程中，若發(fā)現(xiàn)資料不全或信息不清，審核人可要求申請人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)補(bǔ)充完善。（四）特殊情況處理1.緊急采購：確因不可抗力或突發(fā)事件導(dǎo)致必須立即采購的，可啟動緊急采購流程。申請人需在申請單中詳細(xì)說明緊急原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及更高層級授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)特批后，可適當(dāng)簡化審核流程，但事后仍需按規(guī)定補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.預(yù)算調(diào)整：對于確屬必要的超預(yù)算或預(yù)算外采購申請，申請人需先按公司預(yù)算管理規(guī)定完成預(yù)算調(diào)整或追加審批后，再提交采購申請。五、監(jiān)督與責(zé)任1.公司將定期或不定期對采購申請單的填報(bào)質(zhì)量及審核流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督。2.對于嚴(yán)格遵守本規(guī)范、高效準(zhǔn)確完成采購申請與審核工作的部門和個(gè)人，將予以肯定；對于未按本規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致采購延誤、成本增加、資金損失或造成不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)