第二章辦公事務(wù)管理第一節(jié)辦公事務(wù)崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負責(zé)對日常行政事務(wù)進行計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對辦公事務(wù)進行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進而提升公司的綜合競爭力。其主要職責(zé)如下：1、組織制定本部門辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴格執(zhí)行2、擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實施并監(jiān)督計劃的執(zhí)行3、組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費用等工作4、負責(zé)部門的各種公章證照、文書檔案資料的登記、管理工作5、按照部門經(jīng)費預(yù)算，嚴格監(jiān)督和控制辦公費用支出，并確認費用分攤范圍6、組織做好本部門與其他部門往來信件、傳真和郵件等相關(guān)資料的處理工作7、負責(zé)做好本部門的安全、衛(wèi)生和消防等各項工作8、負責(zé)向營運辦公室經(jīng)部經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備和檔案管理等工作。其主要職責(zé)如下：1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草似各項辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項制度的執(zhí)行情況2、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對其進行登記、造冊、盤點、維護和保養(yǎng)3、協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴格控制辦公費用支出，并確認費用分攤范圍4、協(xié)助辦公事務(wù)主管做好公司重要會議籌備、重要來賓接待等工作5、負責(zé)登記、歸檔和管理公司圖書、合同等資料6、監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作，對不符合辦公事務(wù)管理規(guī)定的行為提出修改建議7、負責(zé)管理公司計算機信息資料，確保信息資料準確無誤8、提出辦公事務(wù)方面的合理化建議，不斷改進工作三、內(nèi)勤崗位職責(zé)內(nèi)勤的工作內(nèi)容包括收發(fā)公文、接待來訪、協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系等。其主要職責(zé)如下：1、安排接待來賓2、處理電話、郵件和傳真等3、組織、安排各類會議，撰寫和整理會議紀要4、負責(zé)收發(fā)公司內(nèi)、外各種來往文件5、負責(zé)有關(guān)文書資料的起草、打印、登記和存檔等工作6、協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)其他部門進行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作7、協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成對外聯(lián)絡(luò)事宜，跟進各項事務(wù)性工作的進層情況并及時整理匯總第二節(jié)辦公事務(wù)管理制度一、辦公設(shè)備管理制度制度名稱辦公設(shè)備管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了保證公司電話、電腦、打印機、復(fù)印機和傳真機等辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。第2章辦公設(shè)備購買第3條各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。第4條對于臨時需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。第3章電腦使用管理第5條專人專管1．每臺電腦指定專門人員負責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機。2．電腦使用人員要設(shè)置開機密碼，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。第6條操作規(guī)定1．嚴禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。3．嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。第7條病毒防護1．尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，由電腦室負責(zé)安裝軟件。2．任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負責(zé)人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。3．所有電腦不得安裝游戲軟件。4．數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負責(zé)人提供。5．在使用軟件前，必須進行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。6．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。第8條硬件保護1．除負責(zé)硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。2．硬件維護人員在拆卸電腦時，必須采取必要的防靜電措施。3．硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。4．各部門負責(zé)人必須認真落實所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5．各部門負責(zé)人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6．對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護電源。第9條電腦保養(yǎng)1．嚴禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。2．定期（每月末）對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。3．定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護公司對電腦進行維護和保養(yǎng)。第4章電話使用管理第10條電話由營運辦公室統(tǒng)一管理，各部門主管負責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。第11條各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。第12條長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時需先經(jīng)主管批準。第13條禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。第5章打印機、復(fù)印機使用管理第14條打印機、復(fù)印機由專人負責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準不得擅自使用。第15條打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細填寫打印及復(fù)印的時間、標題、份數(shù)和密級，經(jīng)主管批準簽字后方可進行。第16條凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負責(zé)校對。第6章傳真機使用管理第17條傳真機由專人負責(zé)保管，其他人員不得自行使用。第18條不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可傳真。第19條建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。第20條每天下班后，將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。第7章其他辦公設(shè)備使用管理第21條公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準后方可使用。第22條辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護，以免因老化而影響使用。第23條辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。第8章辦公設(shè)備使用監(jiān)管第24條公司辦公事務(wù)部門負責(zé)對辦公設(shè)備的使用情況進行不定期檢查。第25條公司辦公事務(wù)部門對違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。第9章附則第26條營運辦公室對本制度擁有解釋權(quán)。第27條本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期二、辦公用品管理制度制度名稱辦公用品管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。第2章辦公用品的申請第3條對于日常易耗品的申請，直接由申請部門填寫“申請單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，到營運辦公室登記領(lǐng)取。公司易耗品申請單部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人（簽字）：主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）：年月日年月日第4條各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。公司辦公用品訂購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間訂購原因：部門主管審批意見：簽字：年月日營運辦公室審批意見：簽字：年月日如果金額超過審批權(quán)限須請行政總監(jiān)簽批意見：簽字：年月日第5條“申請書”中要寫明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。第3章辦公用品的購買第6條辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后《辦公用品使用情況報告書》的審核與檢查依據(jù)。第7條根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。第8條辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時，要貨比三家，選擇其中價格、質(zhì)量最優(yōu)者。第9條辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及物品來源等。訂購進度控制卡項目物品名稱訂購日期訂購數(shù)量單價物品來源到貨日期辦公事務(wù)人員（簽字）：主管領(lǐng)導(dǎo)確認（簽字）：第10條收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。第11條收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對照“訂貨單”與“訂購進度控制卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。第4章辦公用品的核發(fā)第12條辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的“申請單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。辦公用品分發(fā)通知單需求部門需求人到貨時間物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價合計今物品已于____年____月____日到達本部門，請于____年____月____日之前領(lǐng)取接收人員（簽字）：主管領(lǐng)導(dǎo)確認（簽字）：第13條辦公事務(wù)專員核對后，把全部用品備齊，分發(fā)給各部門。第14條辦公用品分發(fā)后辦公事務(wù)專員需做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。將一份“申請單”連同“辦公用品分發(fā)通知單”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為辦公用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。第5章辦公用品的保管第15條辦公事務(wù)部門必須對所有入庫辦公用品一一填寫臺賬（如下表所示）。項目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備注第16條辦公事務(wù)務(wù)專員必須掌握辦公用品的庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時要做好防蟲等保護工作。第17條辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由辦公事務(wù)主管負責(zé)。盤點要求做到賬物相符，如果不相符必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，保證兩者一致。第18條印刷制品與各種用紙的管理以盤存的臺賬為基準，隨時記錄領(lǐng)用數(shù)量并進行加減，計算余量。一旦用完一批消耗品，應(yīng)立即寫報告遞交辦公事務(wù)主管。第19條非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償。第20條非工作原因嚴禁將辦公用品帶出公司。第6章辦公用品的報廢處理第21條對于各部門提交的“報廢物品清單”（如下表所示），辦公事務(wù)專員要認真審核，確認其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可作報廢處理。報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價出廠時間使用時間報廢類型報廢原因以上物品本部門申請報廢處理：部門主管（簽字）：辦公事務(wù)專員□同意報廢處理□不同意報廢處理辦公事務(wù)專員（簽字）：辦公事務(wù)主管□同意報廢處理□不同意報廢處理辦公事務(wù)主管（簽字）：第22條對于決定報廢的辦公用品，辦公事務(wù)專員要做好登記，在“報廢處理冊”上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。第23條不得隨意丟棄報廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。第7章辦公用品使用的監(jiān)督第24條辦公事務(wù)部門應(yīng)定期核對“辦公用品申請單”與辦公用品的實際使用情況。第25條辦公事務(wù)部門要不定期核對辦公用品領(lǐng)用傳票與辦公用品臺賬。第26條辦公事務(wù)部門要對各部門辦公用品的使用情況進行不定期檢查，杜絕浪費辦公用品的行為。第8章附則第27條本制度自發(fā)布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期三、辦公文書管理制度制度名稱辦公文書管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為確保公司文書事務(wù)能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條管理原則準確、快速。第3條適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。第2章文書的種類第4條文書的范圍本公司文書包含公司業(yè)務(wù)工作中的往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿和圖標參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第5條文書保密等級劃分1．絕密，指極為重要且不得向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。2．秘密，指次重要且不能向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文書。3．機密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4．普通，指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當別論。第3章文書制作規(guī)范第6條文書的制作要領(lǐng)1．文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規(guī)范。2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關(guān)材料與文件。3．必須明確起草文書人的責(zé)任，并正確署名。4．修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第7條文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應(yīng)經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價值的證明文件。第8條文書的署名1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。2．對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第9條文書的蓋章1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。第4章文書的收發(fā)第10條文書主管部門負責(zé)接收文書，并按下列要點處置。1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。2．將私人信件直接送交收信人。3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即追回。第11條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上登記。第12條需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。第5章文書的處理第13條普通文書處理1．部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負責(zé)對文書進行審批、答復(fù)、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。2．處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。第14條機密文書處理1．機密文書原則上由責(zé)任人或當事人自行處理。2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。第15條與多個部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達成一致，則應(yīng)請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。第6章文書的整理與保存第16條文書的整理與保存1．全部完結(jié)的文書，應(yīng)在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2．個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交營運辦公室登記保管，離職員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。3．分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第17條文書的保存年限1．永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2．保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關(guān)文書；財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4．保存一年的文書，指無關(guān)緊要或臨時性的文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管確定保存年限。第18條注意事項1．對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。2．對于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。3．銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。4．如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。第7章附則第19條營運辦公室對本制度擁有解釋權(quán)。第20條本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)辦公事務(wù)管理表格一、辦公設(shè)備登記表年月日設(shè)備名稱編號廠名或品牌出廠時間購買時間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價格存放地點環(huán)境要求主要用途簡介：管理部門負責(zé)人使用部門責(zé)任人二、辦公用品領(lǐng)用表年月日部門領(lǐng)用人核發(fā)序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人：主管：保管員：三、辦公文書會簽單1．文件會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年月日時限普通件急件特急件密級普通秘密機密絕密標題會簽順序單位收文時間發(fā)文時間會簽人（簽字）1月日時月日時2月日時月日時3月日時月日時備注：注：會簽文件附在“會簽單”后。2．對外行文單編號：日期擬稿人職務(wù)、姓名行文字號行文標題內(nèi)容簡介經(jīng)濟審核人法律審核人營運部部長總經(jīng)理備注3．發(fā)文目錄表文件號文件標題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號明細賬頁備注四、檔案借閱審批表編號文書檔案名稱密級起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因：借閱人（簽字）：年月日營運辦公室意見：主管（簽字）：年月日批準人意見：批準人（簽字）：年月日第三章行政人事管理第一節(jié)行政人事崗位職責(zé)一、人事內(nèi)勤主管崗位職責(zé)人事內(nèi)勤主管負責(zé)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，組織制訂公司年度行政人事工作計劃，為營運部正常有序的經(jīng)營提供良好的后勤保障服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1、組織制定與修改公司人事行政管理規(guī)定2、安排日常辦公會議，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并協(xié)助組織公司重大活動3、協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)與外部單位搞好關(guān)系，并代表本公司出席相關(guān)會議4、組織實施人員的招聘、錄用和晉升等事務(wù)5、制訂員工培訓(xùn)計劃，并組織實施6、制定本部門的考核指標體系及相應(yīng)的激勵機制，并組織實施7、負責(zé)員工日常的薪酬福利管理工作8、組織、協(xié)調(diào)、安排營運部的后勤保障工作，確保營運部整體工作正常有序進行9、按照公司經(jīng)費預(yù)算，嚴格監(jiān)督和控制行政費用支出，并確認費用分攤范圍10、負責(zé)公司對外的形象宣傳和企業(yè)文化建設(shè)二、內(nèi)勤專員崗位職責(zé)內(nèi)勤專員負責(zé)協(xié)助人事內(nèi)勤主管完成公司的日常行政人事工作。其具體職責(zé)如下：監(jiān)督、協(xié)調(diào)公司各部門對各項制度的執(zhí)行和管理情況1、負責(zé)來訪人員的接待工作2、負責(zé)公司辦公用品的申購、管理和發(fā)放等工作3、協(xié)助完成公司人力資源管理與開發(fā)工作，包括人員的招聘、培訓(xùn)、員工關(guān)系和績效管理等5、收集、匯總員工對行政管理和人力資源管理工作的意見和建議，并向相關(guān)部門反饋6、協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)與公司內(nèi)部進行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作7、負責(zé)部門相關(guān)檔案及文件的歸檔和管理行政人事管理制度一、員工考勤管理制度制度名稱員工考勤管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了使員工明確工作和休息時間，嚴肅紀律，保證工作效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于營運部所有員工。第2章員工作息時間第3條公司實行每天標準工作制，周一至周五為正常工作日，周六、周日休息。若有特殊情況，可另行安排作息時間。第4條上班時間為每天8：00至18：00，中午12：00至13：30為午餐時間。第3章員工考勤規(guī)定第5條簽到地點：公司營運辦公室第6條簽到時間：上下班時間分別簽到第7條員工上下班必須簽到，因故不能簽到者，須在當天電話告知考勤員，并說明事由第8條所有員工上下班須親自簽到，任何人不得代替他人簽到或由他人代替簽到，違反規(guī)定者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，簽到者與持卡者每次各扣元。第9條公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班簽到，監(jiān)督人員負責(zé)將員工出勤情況報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)第10條營運部各科室于每月2日前根據(jù)考勤原始記載和簽到記錄情況，對本部門上月的出勤情況進行如實匯總，經(jīng)直屬主管簽字后報辦公室匯總。第4章出勤管理辦法第14條員工出勤管理辦法如下表所示：員工出勤管理辦法類別說明執(zhí)行措施遲到5分鐘以內(nèi)5分鐘以上以內(nèi)每次罰款元30分鐘以上按曠工一天處理，罰款元早退5分鐘以內(nèi)每次罰款元5分鐘以上30分鐘以內(nèi)每次罰款30元30分鐘以上按曠工一天處理，罰款50元曠工未經(jīng)請假，私自不來上班者按曠工處理每曠工一次罰款50元，一月內(nèi)累計三次將予以辭退病假員工請病假須提前通知部門主管，并出具醫(yī)院診斷證明事假1．員工請事假須提前一天以書面形式向上級領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準后方可執(zhí)行，未經(jīng)批準，擅自離崗者，按曠工處理事假期間扣除當天工資外出1．員工外出辦理與工作相關(guān)事宜前，須向部門主管請示，獲得批準后方可外出，并應(yīng)在辦完事情后立即返回2．不得利用外出時間辦理與工作無關(guān)事宜1．因工作需要外出且獲得部門主管的批準，按正常工資核發(fā)2．未經(jīng)批準私自外出按曠工處理第5章休假第15條節(jié)假日1．一般公休日：周六、周日。2．法定節(jié)假日：元旦一天、春節(jié)三天、清明節(jié)一天、勞動節(jié)一天、端午節(jié)一天、中秋節(jié)一天、國慶節(jié)三天。上述休假時間為一般執(zhí)行標準，因部門工作需要，營運部部以可以向公司申請調(diào)整和決定本部門具體的放假時間及長短。第16條事假1．員工遇事必須在工作時間親自辦理時，應(yīng)事先填寫“員工請假表”（如下表所示），注明請假類別，經(jīng)部門經(jīng)理同意并把工作交待清楚后方可休假。員工請假表姓名所屬部門請假日期假期類型□事假□年休假□婚假□病假□喪假□產(chǎn)假□其他請假時間開始時間：年月日時結(jié)束時間：年月日時申請假期時間：天時批準假期時間：天時請假事由直接主管簽字部門經(jīng)理簽字人力資源部意見填表說明：1．請病假超過一天，需附公司指定醫(yī)院的證明；2．請假員工按請假原因在請假欄內(nèi)劃“√”即可；3．請假期間及準假權(quán)限按人力資源相關(guān)規(guī)定辦理；4．假期核定后，經(jīng)本部門登記轉(zhuǎn)送人力資源部備查。2．無法事先請假的，可以通過電話、傳真的方式請假。3．每月請假不得超過3天，全年請假累計不得超過20天，逾期者按曠工處理。4．事假不滿一日者以實際請假時間計算。5．事假必須事前請準，不得事后補請。如因特別事項需要補請須申述充足理由，獲準后方可補假。6．一般員工請假1天內(nèi)由直接主管領(lǐng)導(dǎo)批準；2天至3天應(yīng)由營運部部長批準；特殊情況需請假3天以上經(jīng)營運部部長同意后報總經(jīng)理審批。7．基層管理人員、部門行政人員請假需營運部部長批準，報營運辦公室備案。8．員工請事假期間不享受正常工資和津貼。第17條病假因病或非因公受傷，憑公司指定的醫(yī)院病休證明，予以休病假。第18條其他假期其他假期，按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第6章考勤管理第19條員工必須按時上下班，堅守工作崗位，聽從指揮，服從分配，努力做好本職工作，保質(zhì)保量地完成各項工作任務(wù)。第20條各科室考勤由營運辦公室、主管監(jiān)督執(zhí)行，各科室主管于次月2日前將員工考勤統(tǒng)計匯總，上報公司營運辦公室。員工請事假、病假、休息和離崗前必須做好工作交接，以保證工作的連續(xù)性。第22條員工全年的考勤結(jié)果將作為年度考核評定等級的依據(jù)之一，并與員工晉升、工資晉級直接掛鉤。全年累計遲到、早退次以上者，年度考核不得評為優(yōu)秀。其中，全年累計遲到、早退～次者，扣發(fā)%的一次性年終獎金。第23條營運辦公室將各科室考勤情況進行不定期抽查，檢查結(jié)果作為各科室年度考核內(nèi)容之一。第24條對嚴重違反考勤制度，經(jīng)教育不改者，除按上述規(guī)定予以處罰外，還將視情節(jié)輕重給予警告、記過直至辭退處理。第25條如各部門考勤統(tǒng)計嚴重失實，被查實后，考勤員、科室負責(zé)人將負連帶責(zé)任，與當事人受到同等處罰。第7章附則第26條營運辦公室對本制度擁有解釋權(quán)。第27條本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期二、員工出差管理制度制度名稱員工出差管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為規(guī)范出差管理流程，加強出差預(yù)算管理，特制定本制度。第2條適用范圍公司員工因公務(wù)需要在國內(nèi)外出差（包括遷調(diào)）均依照本制度辦理。第2章出差程序與審核權(quán)限第3條員工出差前應(yīng)填寫“員工出差申請表”。出差期限由派遣負責(zé)人視情況需要而定。員工出差申請表姓名部門崗位職務(wù)預(yù)計出差時間年月日～年月日共計天出差事由費用預(yù)算預(yù)借費用部門經(jīng)理審核財務(wù)部審核總經(jīng)理審核員工將填寫好的“員工出差申請表”送人事內(nèi)勤處留存、記錄考勤。第3章出差費用報銷第4條出差費包括的內(nèi)容1．交通費。2．出差補貼。3．住宿費。4．伙食費。5．通信費。6．正當業(yè)務(wù)支用。7．其他。第5條出差報銷相關(guān)事宜1、其報銷費用標準依公司統(tǒng)一標準執(zhí)行。2、出差人員必須事先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，分管領(lǐng)導(dǎo)批準方可出差。3、出差人員借款需填制“借款單”，分別經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，按財務(wù)借款程序辦理借款。4、出差人員返回公司后，應(yīng)在一星期內(nèi)填制差旅費報銷單，所在部門領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，按財務(wù)報銷程序辦理報銷。5、報銷的金額應(yīng)當先抵還借款，報銷金額大于借款金額的差額付給報銷人，報銷金額小于借款金額的差額由報銷人以現(xiàn)金歸還借款。6．員工在出差途中或生病、或遇意外、或因工作需要延長差旅時間時，應(yīng)打電話向公司請示；不得因私事或無故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。第6條出差人員憑核準的“員工出差申請表”向財務(wù)部暫支相當數(shù)額的差旅費，返回后日內(nèi)填具“差旅費報告單”，并結(jié)清暫支款。第4章附則第9條營運辦公室對本制度擁有解釋權(quán)。第10條本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期三、會議管理制度制度名稱會議管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為了使會議管理工作規(guī)范化、有序化，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高會議決策的效率，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于營運部內(nèi)部會議管理。第2章會議組織第3條營運部員工大會、技術(shù)人員、及各種代表大會，應(yīng)經(jīng)營運部部長批準，由各相關(guān)部門組織召開第4條各科室、倉庫召開的工作會由各各科室、倉庫主管決定并負責(zé)組織。第5條班組（小組）會由各班組長決定并主持召開。第3章會議管理第6條會議準備1．明確參會人員。2．選擇開會地點。會場環(huán)境要干凈、整潔、安靜、通風(fēng)、照明效果好、室溫適中等。3．會議日程安排。要將會議的舉辦時間事先告知與會人員，保證與會人員能準時參加會議。會議日程安排表會議日期時間地點內(nèi)容備注4．會場布置一般情況下，會場布置應(yīng)包括會標（橫幅）設(shè)置、主席臺設(shè)置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會場布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準備。5．會議通知會議通知應(yīng)包括參加人員名單、會期、報到時間、地點、需要準備的事項及要求等內(nèi)容。會議通知單召開會議部門會議組織部門會議召開時間會議結(jié)束時間會議議題參會人員注意事項會議組織部門的聯(lián)系方式第7條會中管理1．人員簽到管理會議組織機構(gòu)或單位應(yīng)編制“參會人員簽到表”，參會人員在預(yù)先準備的“簽到表”上簽名以示到會。2．會場服務(wù)會議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力。會議記錄應(yīng)完整、準確，字跡應(yīng)清晰可辨。第8條會后管理1．會后管理主要包括整理會議記錄，形成紀要和決議等結(jié)論性文件，檢查落實會議精神，分發(fā)材料，存檔及會務(wù)總結(jié)等工作。2．會議記錄人員應(yīng)在個工作日內(nèi)草擬會議紀要，經(jīng)營運辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核后，由會議主持人簽發(fā)。會議紀要應(yīng)充分體現(xiàn)會議精神，并具有較強的可操作性。第4章會議安排第3條為避免會議過多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會議一律實行例會制，原則上按例行規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。第10條其他會議的安排1．營運辦公室每周六應(yīng)統(tǒng)一平衡編制《會議計劃》并裝訂，分發(fā)到各相關(guān)部門。2．對于已列入《會議計劃》的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，會議召集部門應(yīng)提前天報請營運辦公室并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。3．對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間段雷同的會議，公司有權(quán)安排合并召開。4．各部門會期必須服營運部辦公室統(tǒng)一安排，應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第5章會議注意事項第11條會議注意事項1．發(fā)言內(nèi)容是否偏離議題。2．發(fā)言目的是否出于個人利益。3．全體人員是否專心聆聽發(fā)言。4．發(fā)言者是否過于集中針對某些人。5．某個人的發(fā)言是否過于冗長。6．發(fā)言內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進。7．在必須延長會議時間時，應(yīng)在取得大家的同意后再延長會議時間。第12條召開會議時需遵守如下要求1．嚴格遵守會議時間。2．發(fā)言時間不可過長（原則上以分鐘為限）。3．發(fā)言內(nèi)容不可對他人進行人身攻擊。4．不可打斷他人的發(fā)言。5．不要中途離席。第6章會議室日常管理第13條會議室由營運辦公室指定專人負責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。第14條各部門若需使用會議室，需提前向營運辦公室提交申請，由營運辦公室統(tǒng)一安排。會議室使用申請表申請使用部門日期召開會議時間會議名稱主持人參會人數(shù)備注營運辦公室意見第15條各部門在使用會議室的過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備。第16條未征得營運部部長同意，任何人不得將會議室內(nèi)所使用的設(shè)備、工具、辦公用品拿出會議室或挪作他用。第17條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由營運辦公室派專人負責(zé)，在每次會議召開前后均要認真打掃，并做好日常清潔工作。第18條會議室使用完畢后，應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作。第19條會議室的鑰匙由營運辦公室派專人管理。第7章附則第20條營運辦公室負責(zé)本制度的起草工作。第21條營運部部長負責(zé)本制度的核準工作。第22條本制度自發(fā)布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期四、提案管理制度制度名稱提案管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為充分發(fā)揮廣大員工的聰明才智，動員工的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，鼓勵員工對公司在經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的問題和不足之處提出合理化建議，給公司帶來更大的經(jīng)濟效益，特制定本制度。第2章提案項目范圍第2條提案項目范圍1．對于產(chǎn)品銷售或售后服務(wù)，提出具體改進方案。2．對于產(chǎn)品維護技術(shù)，提出改進方法。4．對于未來經(jīng)營的研究發(fā)展事項，提出研究報告，并具有采納價值或?qū)嶋H效果。5．適用于市場的新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝和新材料。6．對引進的先進設(shè)備制造工藝和先進技術(shù)進行消化、吸收和改進。7．開拓新的生產(chǎn)業(yè)務(wù)。8．計算機技術(shù)在通信生產(chǎn)和管理領(lǐng)域的應(yīng)用。9．生產(chǎn)中急需解決的技術(shù)難題。10．有關(guān)機器設(shè)備、維護保養(yǎng)的改善。11．為了提高原料的使用效率，改用替代品原料，節(jié)約能源等。12．新產(chǎn)品的設(shè)計、制造、包裝及新市場的開發(fā)等。13．廢棄能源的回收利用。14．促進作業(yè)安全，預(yù)防災(zāi)害發(fā)生等。15．對于各項規(guī)章、制度、辦法提供具體的改善建議。第3條員工提出建議時應(yīng)使用統(tǒng)一的“提案建議表”，如下表所示。提案建議表姓名崗位所屬部門提案改善類別□工程類□產(chǎn)品類□管理類□其他（請注明）現(xiàn)狀及存在問題建議改善的內(nèi)容改善后預(yù)期效果部門經(jīng)理意見營運辦公室意見總經(jīng)理意見第3章提案審核委員會第4條為審議員工建議，特設(shè)置員工建議審議委員會（以下簡稱“審委會”），由各部門主管擔(dān)任主要審議委員。第5條審委會的職責(zé)1．關(guān)于員工提案的審議事項。2．關(guān)于員工提案評審標準的研討事項。3．關(guān)于員工提案獎金金額的研討事項。4．關(guān)于員工提案實施成果的研討事項。5．其他有關(guān)建議制度的研究改進事項。第4章獎勵標準第6條審委會根據(jù)“員工審議表”中的各個審議項目，逐項研討并評定分數(shù)后，以總平均分擬訂等級及獎金金額，如下表所示。提案獎勵標準等級獎金（單位：元）123456第7條提案經(jīng)審委會審定認為不宜被采納實施的，應(yīng)將提案交由營運辦公室科長據(jù)實核對簽注理由，委婉通知原建議人。第8條提案經(jīng)審委會審定認為可以采納的，應(yīng)由審委會召集人會同營運辦公室科長，于審委會審定后三日內(nèi)，以書面形式詳細注明建議人姓名、提案內(nèi)容、該提案實施后對公司的可能貢獻、核定等級、獎金數(shù)額及理由，連同審委會各委員的“審議表”一并報請經(jīng)營會議復(fù)議后，由營運部部長核定。第9條為避免審委會各委員對建議人的主觀印象，影響審議結(jié)果的公平性，營運辦公室科長在提案未經(jīng)審委會審議前，對建議人的姓名應(yīng)予保密，不得泄露。第10條提案如由兩人以上共同提出，其所得獎金按人數(shù)平均分配。第11條有下列情形之一者，不得申請獎勵。1．各級主管人員對其本身職責(zé)范圍內(nèi)的工作所提出的建議。2．被指派從事該工作而提出與該工作有關(guān)的提案者。3．同一建議事項，他人已經(jīng)提出并已獲得獎金的。第5章附則第12條本制度自公布之日起實行，營運辦公室擁有解釋權(quán)。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期五、日常紀律管理制度制度名稱日常紀律管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強營運部行政紀律管理，維護公司良好形象，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于營運部所有員工。第2章員工通則第3條員工要按照公司規(guī)定的作息時間按時上、下班，不得遲到、擅離職守或早退。第4條舉止文明，對來賓熱情禮貌。第5條員工之間應(yīng)通力合作、同舟共濟，共同維護部門及公司形象。第6條員工應(yīng)忠于職守，關(guān)心公司，愛護公司，維護公司利益。第7條員工應(yīng)堅持顧客至上，盡量為顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第8條秉公辦事、平等待人；敬業(yè)樂業(yè)、鉆研業(yè)務(wù)；講求效率。第9條切實服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排和調(diào)度，保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。第10條愛護公司財產(chǎn)，不浪費，不損公肥私。第11條維護公司信譽，不做任何有損公司信譽的事情。第12條未經(jīng)批準，不得泄漏公司業(yè)務(wù)信息和商業(yè)秘密。第3章儀容儀表第13條員工著裝應(yīng)整潔、大方，顏色力求穩(wěn)重，紐扣須扣好。不得卷起褲腳，不得挽起衣袖（施工、維修、搬運時除外）。第14條員工上班時必須佩戴胸卡。應(yīng)將胸卡端正地佩戴在左胸口處，正面向外，不許有遮蓋，要保持卡面清潔。非因工作需要，不得在公司以外的地方佩戴胸卡。第16條上班時間不得穿短褲、超短裙及無領(lǐng)無袖裝、露背裝等。第16條女員工宜化淡妝。第18條員工頭發(fā)應(yīng)修剪、梳理整齊，保持干凈，禁止梳奇異發(fā)型。男員工不準留長發(fā)，禁止剃光頭、留胡須。第19條員工應(yīng)保持良好的個人衛(wèi)生習(xí)慣。第4章服務(wù)規(guī)范第20條接待來賓1．接待客人時應(yīng)面帶微笑，使用禮貌用語，如“您好！”、“請稍等！”、“請慢走！”等。2．與客人談話時應(yīng)端正站姿，用心聆聽，不搶話、插話、爭辯，音量要適度，語氣要溫和。3．遇到客人詢問，要做到有問必答，不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”或“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。4．尊重客人的風(fēng)俗習(xí)慣；不議論、不指點、不譏笑有生理缺陷的客人；不收受客人禮品，如實在不能推辭，員工應(yīng)將禮品上交營運辦公室。第21條電話接聽禮儀1．員工應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽電話，接通后先說：“您好”。2．通話過程中如需請對方等待應(yīng)主動致歉：“對不起，請稍候。”3．如接到的電話不在自己的業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)給相關(guān)業(yè)務(wù)人員接聽；如無法聯(lián)系應(yīng)做好書面記錄，及時轉(zhuǎn)告。接到打錯的電話應(yīng)同樣禮貌對待。4．鄰座無人時，應(yīng)主動接聽電話。5．通話結(jié)束時，應(yīng)待客戶或者上級領(lǐng)導(dǎo)先掛斷電話后，方可掛斷。第5章工作紀律第21條員工須按時上、下班，不得遲到、早退。第22條員工上班要佩戴胸卡，著裝整潔，不得在辦公場所化妝。第23條堅守工作崗位不得串崗。第24條上班時間不要看報紙、玩游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情。第25條不要因私事長時間占用電話。第26條不要在公司電腦上發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天。第27條未經(jīng)允許，不得使用其他部門的電腦。第28條注意保持辦公室的安靜狀態(tài)。第29條接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進行。第30條吸煙到衛(wèi)生間。如在辦公場所吸煙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，罰款10元/次。第31條不私自從事與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的經(jīng)營活動或兼任公司以外的職務(wù)。第32條服從上級指揮，如有不同意見，應(yīng)婉轉(zhuǎn)相告或以書面的形式陳述，一經(jīng)上級主管決定，應(yīng)立即遵照執(zhí)行。第7章附則第33條本制度由營運辦公室負責(zé)解釋，自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)行政人事管理表格一、員工考勤登記表填表日期：姓名所屬部門月日月日月日月日月日星期一星期二星期三星期四星期五上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班總經(jīng)理：經(jīng)理：經(jīng)辦人：二、年度考勤匯總表姓名所屬部門出勤天數(shù)應(yīng)出勤天數(shù)請假遲到早退備注事假病假婚假產(chǎn)假其他遲到累計時間早退累計時間三、員工請假申請單姓名所屬部門填表日期請假類別□事假□病假□婚假□產(chǎn)假□喪假□其他（請注明）請假事由請假時間年月日～年月日部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見四、員工加班申請表姓名所屬部門填表日期加班時段□工作日加班□周末加班□法定節(jié)日加班預(yù)定加班時間年月日時分～年月日時分加班事由加班工作內(nèi)容加班地點部門審批人力資源部審批總經(jīng)理審批五、員工出差申請表姓名所屬部門職務(wù)出差事由出差時間出差地點出差期間工作安排出差辦理事項簡述出差費用預(yù)算（列明細）部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見六、差旅費報銷清單姓名職務(wù)所屬部門出差時間出差時間累計費用項目金額（單位：元）交通費餐費住宿費通信費業(yè)務(wù)支出其他合計七、公司會議記錄表1.會議記錄表（一）會議名稱時間地點負責(zé)人主持人記錄人參加者會議議題對策措施追蹤情況審核人2.會議記錄表（二）時間地點主持人填寫日期會議名稱會議組織部門會議內(nèi)容概要參會人員缺席人員會議發(fā)言記錄會議成果記錄人3.會議記錄表（三）會議名稱時間地點主持人記錄人參會人員缺席人員人員統(tǒng)計1．應(yīng)到人，實到人2．缺席人員情況說明會議內(nèi)容相關(guān)信息通知工作總結(jié)與評估部門主要內(nèi)容發(fā)言人會議討論或決議的事項（1）討論內(nèi)容（2）決策事項會議形成決議八、提案管理記錄表提案編號提案人所屬部門提案類別□技術(shù)工藝□設(shè)備□行政人事□其他（請注明）提案事項審核結(jié)果□試用□可以考慮□不佳實施結(jié)果獎勵情況九、員工提案評定表提案人所屬部門提案日期評定日期提案名稱及內(nèi)容概要提案評定評定標準評審意見評分經(jīng)濟效益應(yīng)用范圍成本收益分析其他審核小組綜合意見總經(jīng)理意見十、員工獎懲記錄表姓名所屬部門獎懲事項描述獎勵懲處表揚獎金記功其他警告罰款記過其他十一、員工違紀處理表姓名所在崗位所屬部門入職時間主要違紀事實所在部門意見及處理辦法部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：年月日人力資源部意見：部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：年月日相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見：部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：年月日第五章車輛管理第一節(jié)車輛管理崗位職責(zé)一、外勤崗位職責(zé)營運辦公室外勤的主要職責(zé)是負責(zé)外聯(lián)事務(wù)以及本部門車輛的使用、駕駛、清潔、保養(yǎng)和維修工作。其具體職責(zé)如下：1、根據(jù)用車安排按時完成出車任務(wù)，并做好行車記錄2、按公司規(guī)定到指定地點進行車輛維修，并提供詳盡、有效的費用明細3、協(xié)助辦理停車場、牌照、年檢和保險理賠等事項4、認真參加交通法規(guī)的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，提高安全意識和業(yè)務(wù)技能5、根據(jù)營運部用車安排按時完成出車任務(wù)，并做好行車記錄6、協(xié)助相關(guān)人員做好車載物品的搬運和送貨工作7、協(xié)調(diào)各科室派送相關(guān)單據(jù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作第二節(jié)車輛管理制度一、車輛管理制度制度名稱車輛管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條為了統(tǒng)一管理并有效使用各種車輛，確保行車安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費支出，特制定本制度第2條本制度所指車輛包括本部門所有車輛第3條所有車輛由營運辦公室統(tǒng)一負責(zé)管理第2章車輛管理第4條公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)一由營運辦公室負責(zé)管理第5條車輛的保險、養(yǎng)路、驗車、牌照和停車場等手續(xù)，由營運辦公室指定相關(guān)人員辦理，所需費用按財務(wù)預(yù)算分別報銷。第6條本部門員工因公用車須事前向車輛主管申請調(diào)派。車輛主管依重要性順序派車。第7條本部門員工不按規(guī)定辦理用車申請時，車輛主管有權(quán)拒絕派車。第8條每輛車均設(shè)置“車輛行駛記錄表”，員工使用前應(yīng)核對“車輛里程表”與“記錄表”的前一次用車記錄是否相符，使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點和用途等。第9條營運辦公室每月抽查一次“車輛行駛記錄表”，如發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載的情況，應(yīng)通報車輛主管并對相關(guān)責(zé)任人提出批評。第10條每輛車均設(shè)置“車輛保養(yǎng)記錄表”，由相關(guān)人員于每次加油及保養(yǎng)維護時進行記錄，每月月末連同“車輛行駛記錄表”一并交相關(guān)部門稽核。第3章車輛使用第11條車輛使用范圍1．本部門員工在本地或短途外出開會、聯(lián)系業(yè)務(wù)、接送客戶。2．接送賓客和來內(nèi)部辦事人員。3．其他緊急和特殊情況用車。第12條車輛使用程序1．車輛使用實行派車制度。用車須填寫“用車記錄單”，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由車輛主管統(tǒng)一安排。2．外勤按“派車單”上批準的行車路線和目的地行車。3．用車完畢，外勤填寫用車實際情況記錄。第13條在不影響公務(wù)的情況下，酌情滿足員工因私用車的要求，但對因私用車應(yīng)嚴格審批。第14條對同一方向、同一時間段的派車要求應(yīng)盡量合用，減少派車次數(shù)和車輛使用成本。第15條車輛駕駛?cè)藛T必須具有駕照，熟悉并嚴格遵守交通法規(guī)。第16條駕駛?cè)藛T在駕駛車輛前，應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、煞車油、電瓶液、輪胎和外觀等）。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，因隱瞞不報而引發(fā)的后果由當期使用人負責(zé)。第17條駕駛?cè)藛T不得擅自將公務(wù)用車開回家，或作私用，違者將受處罰。經(jīng)公司特許或返回公司，已逾晚上點的例外。第18條車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當?shù)暮戏ㄎ恢?。任意放置車輛導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊的，由駕駛?cè)藛T賠償損失，公司也將給予其相應(yīng)處分。第19條使用人應(yīng)愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。第20條為私人目的借用公車時，應(yīng)先填寫“車輛使用申請單”，注明“私用”字樣，并經(jīng)相關(guān)主管核準后方可使用。第21條為私人目的借用公車時，若發(fā)生事故，導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊等，在扣除保險理賠金額后全部費用由個人承擔(dān)。第4章車輛維修保養(yǎng)第22條公司車輛的維修保養(yǎng)，原則上按照《車輛技術(shù)手冊》的規(guī)定執(zhí)行，并須將費用控制在預(yù)算之內(nèi)。第23條車輛維修保養(yǎng)程序1．申請外勤發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，應(yīng)先填寫“車輛維修保養(yǎng)單”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，向車輛主管提交車輛維修保養(yǎng)申請、申報維修保養(yǎng)的費用預(yù)算。2．故障分析，審核預(yù)算維修費用車輛主管接到“車輛維修保養(yǎng)單”后，對車輛進行故障分析，確定是否需要維修及維修項目，并確定維修費用的限額。3．確定維修廠家車輛主管根據(jù)車型、維修項目確定車輛維修廠家。4．審批車輛主管確定維修廠家之后，應(yīng)請營運辦公室經(jīng)理在“送修單”上簽字。5．送修外勤將待修的車輛送到指定的維修廠家進行修理。6．鑒定維修結(jié)束后，外勤及營運辦公室相關(guān)人員應(yīng)對維修車輛進行技術(shù)鑒定，檢驗合格，收回更換的舊部件，并核定維修費用的合理性、準確性后，方可在維修廠家的單據(jù)上簽字。外勤對維修費用的真實性負責(zé)。7．驗收將送修車輛接回公司后，由車輛主管進行驗收。外勤應(yīng)將“車輛維修保養(yǎng)單”及“維修清單”及時交回車輛主管。8．更改維修項目車輛在維修過程中，若發(fā)現(xiàn)由于其他問題需要增加維修項目或維修費用，應(yīng)按照上述程序重新申請。9．費用結(jié)算車輛主管對維修費用實行統(tǒng)一的月度或季度結(jié)算。結(jié)算前，車輛送修人員須檢查送修車輛審批手續(xù)的規(guī)范性，并再次核定費用收取的合理性。第24條車輛的維修保養(yǎng)應(yīng)在車輛主管指定的修護廠家進行，由專人結(jié)算；否則，維修保養(yǎng)費一律不予報銷。第25條自行修護者，可報銷購買材料和零件費用。第26條車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修理或更換零件時，可根據(jù)實際情況進行修理，但非迫切需要或修理費超過平共處元時，應(yīng)與車輛主管聯(lián)系請求批示。第27條由于外勤使用不當或疏于保養(yǎng)，導(dǎo)致車輛損壞或機件故障，視情節(jié)輕重，由公司與外勤按比例承擔(dān)維修費用。第28條營運辦公室負責(zé)人應(yīng)對車輛進行不定期檢查，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、車輛內(nèi)外衛(wèi)生和一般保養(yǎng)狀況等。檢查不合格者，對外勤及相關(guān)主管人員分別處以～元的罰款，情節(jié)嚴重者取消其駕駛資格。第5章車輛保險第29條公司所有車輛的保險費，統(tǒng)一由公司支付。第30條公司車輛投保險種及標準按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，任何人不得私自增加或減少投保險種，也不得私自增加或降低投保標準。第31條一旦出現(xiàn)車輛保險索賠事件，車輛主管應(yīng)在第一時間與保險公司取得聯(lián)系，并保存好索賠資料。事故處理完畢，連同“車輛事故報告表”一起交保險管理員辦理索賠手續(xù)。第6章違規(guī)處理與費用報銷第32條無照駕駛或未經(jīng)許可將車借予他人使用，而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故的，由駕駛?cè)顺袚?dān)后果。第33條違反交通規(guī)則，其罰款由外勤負擔(dān)。第34條各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗力而發(fā)生車禍，應(yīng)先急救傷患人員，向附近公安機關(guān)報案，并與管理部門及主管聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故，可自行處理后向管理部門報告。第35條如遇意外事故造成車輛損壞，扣除保險金額后，再視實際情況由外勤與公司按比例承擔(dān)費用。第36條發(fā)生重大交通事故后，如需向受害人賠償損失，扣除保險金額后，其差額再視實際情況由外勤與公司按比例承擔(dān)。第37條公務(wù)車油料及維修保養(yǎng)費按憑證實報實銷。第38條公車私用1．毫升（含）以內(nèi)，每次行駛公里內(nèi)，按元/公里的標準向公司繳納相關(guān)費用；每次行駛超過公里，按元/公里的標準向公司繳納相關(guān)費用。2．毫升以上，每次行駛公里內(nèi)，按元/公里的標準向公司繳納相關(guān)費用；每次行駛超過公里，按元/公里的標準向公司繳納相關(guān)費用。第7章附則第39條本制度由營運辦公室制定并負責(zé)解釋。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)車輛管理表格一、車輛登記表1．車輛登記卡使用人姓名外勤姓名牌照號碼車名車型購車日期初檢日期復(fù)檢日期保險記錄保險公司保險證號碼保險期限保險內(nèi)容購置價格經(jīng)銷商附屬品□收音機□CD機□熱風(fēng)□冷風(fēng)駕駛員住址電話住址電話二、車輛檢查表1．車輛檢查日志使用時間自月日時分至月日時分目的地同車者使用目的外勤開車前檢查日志開車前檢查車輛四周刮傷□無□有后視鏡□無□有爆裂□無□有胎壓□正?！醪徽涮ァ鯚o□有千斤頂□無□有車底漏水□無□有漏機油□無□有引擎蓋冷卻水量駕駛座汽油剩余量喇叭□佳□不佳雨刷□佳□不佳方向燈□佳□不佳燈光□佳□不佳出發(fā)時間時分回公司時間時分指針所示距離自公里至公里（共公里）加汽油量升用后檢查異狀□無□有（請注明異常）故障處及行車過程中性能不佳狀況三、車輛請修表表單編號：日期：年月日車號請修前里程數(shù)請修申請人請修項目1．2．3．損壞原因1．2．3．預(yù)算金額修理廠家審核意見管理部門審核部門總經(jīng)理主管主管經(jīng)辦人經(jīng)辦人四、保養(yǎng)記錄表車號發(fā)動機號公司編號使用單位主要使用人外勤保養(yǎng)記錄年度保養(yǎng)項目金額保養(yǎng)前里程表數(shù)經(jīng)手人主管月日合計本月費用汽油金額保養(yǎng)金額修理金額合計五、車輛加油表1．車輛加油申請表申請人申請日期年月日車牌號碼剩余油量升預(yù)計加油量實際加油量預(yù)計油費實際油費加油審批車輛主管簽字營運辦公室經(jīng)理簽字財務(wù)部經(jīng)理簽字（票據(jù)粘貼處）報銷審批2．車輛加油記錄表車牌號碼車型加油日期外勤（經(jīng)辦人）加油前油量指數(shù)所加油量油費最終審批人六、用車申請表1．用車申請表申請部門：申請日期：年月日申請人用途□私用□公用用車起止時間用車事由1．2．3．目的地行車路線預(yù)計行程申請人所屬部門經(jīng)理審批用車人營運部長審批營運辦公室審核外勤附注1．用車起止時間、目的地必須如實、詳細填寫2．事由欄依事項分列3．車輛預(yù)計停留時間為一小時說明：本單一式兩聯(lián),第一聯(lián)申請部門留存，第二聯(lián)外勤出車2．車輛使用申請表第一聯(lián)行政部留存申請人部門同行人數(shù)計劃用車時間段日時至日時部門經(jīng)理簽字車輛主管簽字目的地事由1．2．備注備注第二聯(lián)交司機申請人部門同行人數(shù)計劃用車時間段日時至日時部門經(jīng)理簽字車輛主管簽字目的地事由1．2．以下內(nèi)容由外勤在用車完畢后填寫，交回營運辦公室備查共計行車里程公里汽油升有無違章罰款或事故原因備注七、派車記錄單使用部門外勤隨行人數(shù)用車事由1．2．3．起止地點自至用車時間自日時分至日時分（共計時分）用車里程自公里至公里（共計公里）用車類型車型車號管理部門主管使用部門主管經(jīng)辦人使用人八、用車記錄表1．外勤用車記錄表車號用車部門用車人事由開往地點用車時間用車要求派車意見以下內(nèi)容由外勤填寫用車記錄時間地點外勤用車前里程數(shù)用車后里程數(shù)備注1．使用流程：用車申請人→派車審批→用車→外勤填寫→營運辦公室留存2．填寫要點（1）用車要求欄應(yīng)為車型等（2）用車時間，要有彈性范圍（3）備注欄可填特殊事項，如合用車、交通事故等九、車輛費用表1．車輛費用報銷單□公有車輛□私有車輛日期：年月日起止時間月日至月日共天費用類別□油費□過橋費□維修保養(yǎng)費憑證張數(shù)張張張報銷金額元 元元報銷事由□公車□特殊人員私車□私車出差或出勤合計金額核準人證明人經(jīng)手人附憑證共張。第六章公關(guān)事務(wù)管理第一節(jié)公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé)一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé)公關(guān)事務(wù)主管主要負責(zé)對內(nèi)和對外公共關(guān)系管理工作，作為公司的代表與客戶、媒體進行溝通交流。其主要職責(zé)如下：1、負責(zé)策劃、執(zhí)行和協(xié)調(diào)營運部公共關(guān)系實施工作2、開展公眾關(guān)系調(diào)查，并及時調(diào)整公關(guān)宣傳政策3、提供市場開拓及促銷、聯(lián)盟、展會、現(xiàn)場會等方面的公關(guān)支持，接待來賓4、向公眾宣傳公司有關(guān)情況，策劃主持重要的公關(guān)專題活動，協(xié)調(diào)處理與各方面的關(guān)系5、制訂媒介計劃，對媒體發(fā)布結(jié)果進行監(jiān)測評估，同時對競爭對手進行媒體監(jiān)測6、處理公關(guān)事務(wù)的突發(fā)事件7、負責(zé)維護及拓展媒介資源，搭建媒體平臺，并按時對外發(fā)布信息二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé)公關(guān)事務(wù)專員負責(zé)落實具體公關(guān)事務(wù)。其主要職責(zé)如下：1、具體執(zhí)行公關(guān)計劃，如廣告、新聞發(fā)布或研討會等活動2、參與討論公共關(guān)系方案，提出建設(shè)性意見，并負責(zé)撰寫方案3、撰寫公共關(guān)系工作的相關(guān)文檔，包括但不限于各類新聞稿件、廣告軟文和內(nèi)部宣傳稿件等4、與目標媒體及項目合作伙伴溝通，并維護雙方關(guān)系，及時準確地傳達對方需求，保證媒體傳播計劃順利進行5、收集并整理行業(yè)、公司及其特定項目的基本信息6、建立和維護公共關(guān)系數(shù)據(jù)庫、公關(guān)文檔第二節(jié)公關(guān)事務(wù)管理制度一、公關(guān)管理辦法制度名稱公關(guān)管理辦法編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強對公司形象的建設(shè)與管理，保持與社會、員工的溝通和理解，規(guī)范公司的公關(guān)活動和行為，特制定本辦法。第2條管理職責(zé)公司公關(guān)事務(wù)由營運辦公室統(tǒng)一管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)協(xié)調(diào)工作第3條公關(guān)原則1．公司對外口徑保持一致，不能各自表述。2．根據(jù)公關(guān)目標、任務(wù)和對象，精心設(shè)計、策劃公關(guān)方案，可以起到事半功倍的效果。3．切忌弄虛作假、夸夸其談。第4條公關(guān)人員的素質(zhì)要求公關(guān)人員應(yīng)具備廣泛的學(xué)科知識（如公關(guān)理論知識、公關(guān)實務(wù)知識等與公關(guān)相關(guān)的學(xué)科知識）、較合理的能力結(jié)構(gòu)（如組織管理能力、語言表達能力和應(yīng)變能力等）、良好的心理素質(zhì)等。第2章公關(guān)管理內(nèi)容第4條公關(guān)目標1．樹立公司良好的信譽和形象。2．改善、適應(yīng)公司的運作環(huán)境。3．聯(lián)絡(luò)公眾和傳遞內(nèi)外信息。4．輔助決策和協(xié)調(diào)人際關(guān)系。5．提高公司的社會效益和經(jīng)濟效益。第5條公關(guān)對象1．業(yè)務(wù)關(guān)系單位，包括顧客、供應(yīng)商和競爭對手等。2．內(nèi)部對象，包括員工、股東等。3．外部對象，包括新聞媒體、政府機關(guān)和社會公眾等。第6條公關(guān)方式維護公共關(guān)系所采取的主要方式如下表所示。公關(guān)方式主要方式說明宣傳方式主要包括廣告、新聞宣傳、新聞報道、專題通訊、經(jīng)驗介紹和記者專訪等服務(wù)方式提供優(yōu)質(zhì)商品和服務(wù)，如三包、送貨、退貨、保修期和保險等社會方式舉辦社會性活動，如紀念會、慶祝會、贊助、展覽會和聯(lián)歡會等征詢方式1．滿意度測試和問卷2．公司經(jīng)營管理活動有獎?wù)髟兊?章企業(yè)形象管理第7條視覺識別系統(tǒng)是規(guī)范企業(yè)對內(nèi)、對外形象管理的重要手段。第8條各分支機構(gòu)或部門應(yīng)按照《公司標識使用管理辦法》的要求，全面、準確、嚴格地按照VI手冊的規(guī)定推廣公司視覺識別系統(tǒng)。第4章重大公共關(guān)系活動管理第9條凡重大公關(guān)活動，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親自組織和領(lǐng)導(dǎo)。必要時可聘請、委托專業(yè)公關(guān)咨詢公司或企劃人員策劃公關(guān)方案。第10條分公司舉辦的重大公關(guān)活動，其涉及有關(guān)公司重要公關(guān)活動的文字、照片和音像資料，必須自活動結(jié)束之日起日內(nèi)上報相關(guān)部門。第5章附則第11條本辦法由營運辦公室制定，并負責(zé)解釋，本辦法自發(fā)布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期二、參觀管理規(guī)定制度名稱參觀管理規(guī)定編號執(zhí)行部門第1條目的為規(guī)范公司來賓參觀接待程序，特制定本制度。第2條參觀種類參觀種類可以分為如下圖所示的兩大類別。先以公文或電話形式約定參觀時間與范圍定時接待因業(yè)務(wù)關(guān)系需要臨時決定來公司參觀臨時接待團體參觀貴賓參觀普通參觀＋參觀種類第3條參觀規(guī)定1．凡欲參觀者，需事先與營運辦公室取得聯(lián)系，并填寫“參觀申請表”。2．營運辦公室對“參觀申請表”進行審核，經(jīng)批準后由營運辦