產(chǎn)品說明書撰寫規(guī)范及審核流程模板一、適用范圍：說明書的應(yīng)用場景與價值定位本模板適用于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品說明書的規(guī)范化撰寫與全流程管理，覆蓋以下核心場景：新產(chǎn)品上市：針對全新研發(fā)的產(chǎn)品，需從零構(gòu)建標準化說明書，保證用戶快速理解產(chǎn)品功能與使用方法；產(chǎn)品迭代更新：當產(chǎn)品功能、參數(shù)或操作邏輯發(fā)生變化時，需同步修訂說明書，避免信息滯后導(dǎo)致用戶使用障礙；法規(guī)與合規(guī)要求：針對需符合特定行業(yè)標準（如醫(yī)療器械、電子產(chǎn)品安全認證）的產(chǎn)品，說明書需滿足法規(guī)強制披露內(nèi)容；售后與維權(quán)支持：說明書作為解決用戶疑問、界定使用責(zé)任的重要依據(jù)，需內(nèi)容準確、責(zé)任明確，降低售后溝通成本。二、產(chǎn)品說明書撰寫規(guī)范：從信息收集到內(nèi)容輸出的全流程（一）撰寫前準備：明確說明書定位與受眾確定說明書類型根據(jù)產(chǎn)品特性選擇說明書類型，如：基礎(chǔ)型：適用于簡單功能產(chǎn)品（如日用品、小型家電），側(cè)重核心功能與操作步驟；專業(yè)型：適用于技術(shù)復(fù)雜產(chǎn)品（如工業(yè)設(shè)備、醫(yī)療器械），需包含技術(shù)參數(shù)、維護保養(yǎng)、故障排除等深度內(nèi)容；合規(guī)型：適用于強監(jiān)管行業(yè)產(chǎn)品（如醫(yī)療器械、化妝品），必須包含法規(guī)要求的警示信息、認證標識、成分列表等。鎖定目標受眾分析用戶畫像，明確受眾的知識水平與使用需求，例如：普通消費者：語言通俗，避免專業(yè)術(shù)語，配以圖示說明操作步驟；專業(yè)用戶（如工程師、技術(shù)人員）：需提供技術(shù)參數(shù)、接口定義、維修電路圖等詳細信息；安裝人員：側(cè)重安裝流程、工具清單、安全注意事項等實操內(nèi)容。（二）信息收集：保證內(nèi)容全面且準確產(chǎn)品核心信息技術(shù)參數(shù)：尺寸、重量、材質(zhì)、功能指標（如功率、精度、續(xù)航時間）、環(huán)境要求（如溫度、濕度）；功能特性：核心功能、輔助功能、特殊模式（如節(jié)能模式、童鎖模式）；配件清單：標配配件、可選配件、配件型號及數(shù)量。使用場景與操作流程典型使用場景：如“家庭日常清潔”“工業(yè)車間精密加工”等，明確適用環(huán)境；操作步驟：按“開機→設(shè)置參數(shù)→執(zhí)行功能→關(guān)機”邏輯梳理，覆蓋正常操作與異常處理（如卡頓、報警提示）。安全與合規(guī)信息安全警示：根據(jù)風(fēng)險等級劃分“危險（可能導(dǎo)致嚴重傷害）”“警告（可能導(dǎo)致中等傷害）”“注意（可能導(dǎo)致輕微傷害）”，明確禁止行為（如“禁止拆卸電池”）；法規(guī)要求：如CCC認證、CE認證、環(huán)保標志、成分表（化妝品）、輻射警示（電子產(chǎn)品）等；責(zé)任界定：保修范圍、保修期限、非人為損壞處理方式、免責(zé)條款（如不可抗力導(dǎo)致的故障）。售后與支持信息聯(lián)系方式：客服電話（需用號代替具體號碼，如“客服：-”）、官方網(wǎng)址（需用“*”格式）；維保網(wǎng)點：地址、服務(wù)時間、預(yù)約方式；常見問題（FAQ）：匯總用戶高頻疑問（如“如何清潔濾網(wǎng)？”“故障代碼E01代表什么？”）。（三）內(nèi)容結(jié)構(gòu)搭建：標準化章節(jié)框架按邏輯順序組織章節(jié)，保證用戶快速定位信息，推薦結(jié)構(gòu)如下（可根據(jù)產(chǎn)品類型調(diào)整）：章節(jié)核心內(nèi)容要點封面產(chǎn)品名稱、型號、品牌LOGO、版本號、發(fā)布日期、適用型號范圍目錄章節(jié)標題及對應(yīng)頁碼（超過5頁建議添加）產(chǎn)品概述產(chǎn)品定位、主要功能、應(yīng)用場景、實物圖（多角度）技術(shù)參數(shù)尺寸/重量、功能指標、材質(zhì)、電源要求、配件清單安裝與準備開箱檢查、安裝步驟（圖文對照）、初始設(shè)置（如配網(wǎng)、校準）操作指南開關(guān)機、核心功能操作、模式切換、常見功能使用場景（配操作流程圖）維護保養(yǎng)日常清潔、定期檢查、易損件更換周期與方法、存放環(huán)境要求故障排除常見故障現(xiàn)象（如無法開機、顯示異常）、可能原因、解決步驟、聯(lián)系售后指引安全須知分級警示（危險/警告/注意）、禁止行為、應(yīng)急處理（如漏電、起火）法規(guī)信息認證標識、環(huán)保標準、成分表（如適用）、保修條款附錄術(shù)語解釋、電路圖（專業(yè)型產(chǎn)品）、聯(lián)系方式、二維碼（至視頻教程）（四）內(nèi)容撰寫：語言與規(guī)范要求語言規(guī)范準確性：避免模糊表述（如“大約”“可能”），參數(shù)需精確（如“功率：100W±5%”）；簡潔性：用短句、主動語態(tài)（如“按下電源鍵開機”而非“電源鍵被按下以實現(xiàn)開機功能”）；通俗性：減少專業(yè)術(shù)語，若必須使用需添加解釋（如“PWM調(diào)光：通過脈沖寬度調(diào)節(jié)亮度，無頻閃”）。圖文規(guī)范圖片：清晰度≥300dpi，標注關(guān)鍵部位（如“電源接口”“濾網(wǎng)位置”），避免無關(guān)背景；表格：參數(shù)類內(nèi)容用表格呈現(xiàn)（如“技術(shù)參數(shù)表”），表頭明確（參數(shù)名稱/單位/數(shù)值）；圖標：統(tǒng)一使用安全警示圖標（如??危險、??警告、??注意）、操作步驟圖標（如①②③序號）。版本與更新每版說明書需標注“版本號”（如V1.0、V2.1）及“發(fā)布日期”；產(chǎn)品迭代時，同步更新說明書，并在修訂頁記錄“修訂內(nèi)容”“修訂日期”“修訂人”（如修訂人：*工）。三、審核流程：多維度把關(guān)保證說明書質(zhì)量（一）審核流程總覽說明書審核需遵循“內(nèi)部初審→專家評審→修訂完善→終審批準→發(fā)布歸檔”五步流程，保證內(nèi)容準確、合規(guī)、易用。（二）分步驟審核操作說明1.內(nèi)部初審（責(zé)任部門：產(chǎn)品部、技術(shù)部、法務(wù)部）目標：檢查基礎(chǔ)信息準確性、功能完整性、合規(guī)性初步篩查。審核內(nèi)容與分工：產(chǎn)品部：核對產(chǎn)品名稱、型號、適用范圍是否與產(chǎn)品實際一致；功能描述是否覆蓋核心賣點；操作步驟是否符合用戶使用習(xí)慣；技術(shù)部：驗證技術(shù)參數(shù)（如功率、精度）與測試報告一致；故障排除方案是否可行；維護保養(yǎng)周期是否合理；法務(wù)部：檢查安全警示是否充分；免責(zé)條款是否合法；認證標識、法規(guī)信息（如環(huán)保標準）是否符合最新要求。輸出物：《內(nèi)部審核意見表》（見模板1），明確“通過/需修訂”及修改項。2.專家評審（責(zé)任部門：用戶體驗部、外部專家）目標：從用戶視角優(yōu)化內(nèi)容可讀性，邀請行業(yè)專家驗證技術(shù)深度。審核內(nèi)容與分工：用戶體驗部：組織5-10名目標用戶（如普通消費者、專業(yè)操作員）閱讀說明書，記錄“看不懂”“找不到”“易誤解”的段落，提出優(yōu)化建議（如“增加步驟圖示”“簡化術(shù)語”）；外部專家（如行業(yè)工程師、標準化協(xié)會成員）：評審專業(yè)內(nèi)容準確性（如工業(yè)設(shè)備的操作安全規(guī)范）、技術(shù)深度是否滿足專業(yè)用戶需求。輸出物：《專家評審報告》，匯總用戶反饋與專家意見，標注優(yōu)先級（高/中/低）。3.修訂完善（責(zé)任部門：撰寫組）目標：根據(jù)審核意見逐項修訂，形成修訂版說明書。操作要求：對《內(nèi)部審核意見表》《專家評審報告》中的每條意見，需在修訂稿中標注“修訂說明”（如“P15：增加‘濾網(wǎng)清潔步驟’圖文，對應(yīng)專家評審意見第3條”）；重大修訂（如安全警示變更、核心操作流程調(diào)整）需重新組織內(nèi)部初審。輸出物：修訂版說明書（標注版本號，如V1.1）、修訂對照表（修訂前后內(nèi)容對比）。4.終審批準（責(zé)任部門：產(chǎn)品總監(jiān)、法務(wù)負責(zé)人）目標：確認修訂版內(nèi)容滿足發(fā)布要求，簽字批準。審核內(nèi)容：檢查所有審核意見是否閉環(huán)處理（無遺漏項）；最終確認安全信息、法規(guī)內(nèi)容的準確性；評估說明書與產(chǎn)品整體調(diào)性（如品牌形象、用戶體驗標準）的一致性。輸出物：《終審批準表》（需產(chǎn)品總監(jiān)、法務(wù)負責(zé)人簽字，簽字處用“總監(jiān)”“法務(wù)負責(zé)人”代替）。5.發(fā)布歸檔（責(zé)任部門：市場部、檔案室）目標：規(guī)范發(fā)布渠道，保證版本可追溯。操作要求：發(fā)布：通過產(chǎn)品包裝、官網(wǎng)頁、售后系統(tǒng)等多渠道同步發(fā)布最新版說明書，保證線上線下內(nèi)容一致；歸檔：將終審版說明書、審核記錄（內(nèi)部審核表、專家報告、終審表）、修訂對照表存入檔案室（電子+紙質(zhì)），保存期限≥產(chǎn)品停產(chǎn)后3年。四、模板與工具：標準化內(nèi)容結(jié)構(gòu)及審核記錄表模板1：內(nèi)部審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核內(nèi)容要點審核意見修訂要求完成狀態(tài)產(chǎn)品信息產(chǎn)品部/*經(jīng)理產(chǎn)品型號與實物是否一致“適用型號范圍未包含新款型號”補充新款型號，更新P3目錄□已完成□進行中技術(shù)參數(shù)技術(shù)部/*工功率參數(shù)與測試報告差異“標注功率800W，實測780W”核實測試報告，按實際值更新P8參數(shù)表□已完成□進行中安全警示法務(wù)部/*法務(wù)危險警示未標注“禁止自行拆卸”P12安全須知中缺少強制警示語增加“??危險：禁止自行拆卸，避免觸電”□已完成□進行中模板2：審核流程責(zé)任分工表流程環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人核心職責(zé)輸出物時限要求內(nèi)部初審產(chǎn)品部、技術(shù)部、法務(wù)部信息準確性與合規(guī)性篩查《內(nèi)部審核意見表》初稿完成后2個工作日專家評審用戶體驗部、外部專家可讀性與專業(yè)性驗證《專家評審報告》內(nèi)部初審?fù)ㄟ^后3個工作日修訂完善撰寫組/*工程師按意見逐項修訂修訂版說明書、修訂對照表專家評審意見反饋后2個工作日終審批準產(chǎn)品總監(jiān)/*總監(jiān)、法務(wù)負責(zé)人最終質(zhì)量把關(guān)《終審批準表》修訂完成后1個工作日發(fā)布歸檔市場部、檔案室多渠道發(fā)布與版本存檔發(fā)布記錄、檔案歸檔證明終審批準后1個工作日模板3：說明書修訂記錄表版本號修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要修訂原因?qū)徍巳薞1.02024-03-01*工首次發(fā)布說明書新產(chǎn)品上市*總監(jiān)V1.12024-05-15*工增加新款型號適用范圍產(chǎn)品迭代*總監(jiān)V2.02024-08-20*主管更新安全警示條款，增加“防誤觸設(shè)計”說明法規(guī)要求調(diào)整*法務(wù)負責(zé)人五、關(guān)鍵注意事項：規(guī)避常見問題提升說明書價值（一）信息時效性：避免“說明書與產(chǎn)品不符”產(chǎn)品功能、參數(shù)變更時，必須在上市前同步更新說明書，禁止“先賣后改”；建立說明書版本管理臺賬，定期（如每季度）核查產(chǎn)品信息與說明書一致性。（二）安全警示：不可忽視的“風(fēng)險防線”危險/警告/注意警示需用醒目圖標（??）加粗標注，緊鄰相關(guān)操作步驟（如“拆卸電池前??注意：先關(guān)閉電源”）；禁止行為（如“禁止浸入水中”）需明確后果（“避免觸電損壞產(chǎn)品”），避免模糊表述。（三）用戶導(dǎo)向：從“我們寫什么”到“用戶看什么”避免堆砌技術(shù)參數(shù)，普通消費者說明書優(yōu)先配圖、步驟化說明；專業(yè)用戶說明書需提供“快速檢索