2025學院實驗室與設(shè)備管理處合同檔案管理制度第一章總則第一條為加強學院實驗室與設(shè)備管理處（以下簡稱“管理處”）合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我院實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于管理處所有合同檔案的管理，包括但不限于采購合同、租賃合同、維修合同、服務(wù)合同等。第三條管理處合同檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.法規(guī)遵循原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)標準。2.完整性原則：確保合同檔案的完整性，不得遺漏、偽造、篡改。3.安全性原則：確保合同檔案的安全，防止丟失、損毀、泄密。4.可利用性原則：確保合同檔案的及時、準確、高效利用。第二章組織與管理第四條管理處設(shè)立合同檔案管理領(lǐng)導小組，負責合同檔案管理的全面工作。第五條合同檔案管理領(lǐng)導小組下設(shè)合同檔案管理辦公室，負責具體實施合同檔案管理工作。第六條合同檔案管理辦公室職責：1.制定和實施合同檔案管理制度；2.組織合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用；3.對合同檔案進行鑒定、銷毀；4.組織合同檔案管理人員的培訓；5.指導、監(jiān)督各部門合同檔案管理工作。第七條各部門應(yīng)指定專人負責本部門合同檔案管理工作，并配合合同檔案管理辦公室開展相關(guān)工作。第三章合同檔案的收集與整理第八條合同檔案的收集：1.合同簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件報送合同檔案管理辦公室；2.合同檔案管理辦公室對收集到的合同進行審核，確保其符合要求。第九條合同檔案的整理：1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、合同編號、簽訂日期等進行分類；2.每份合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同附件、合同簽訂雙方簽字蓋章等；3.合同檔案整理應(yīng)做到有序、清晰、規(guī)范。第十條合同檔案的歸檔：1.合同檔案整理完成后，由合同檔案管理辦公室負責歸檔；2.歸檔的合同檔案應(yīng)按照檔案保管要求進行存放。第四章合同檔案的保管與利用第十一條合同檔案的保管：1.合同檔案應(yīng)存放在安全、通風、防潮、防蟲、防塵的專用檔案室；2.合同檔案的存放應(yīng)按照檔案分類、編號順序排列；3.合同檔案的保管應(yīng)實行雙人負責制，確保檔案安全。第十二條合同檔案的利用：1.合同檔案的利用應(yīng)遵循“依法、合規(guī)、便民、高效”的原則；2.任何單位和個人利用合同檔案，應(yīng)向合同檔案管理辦公室提出申請，經(jīng)批準后方可查閱；3.查閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案保管規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、涂改、損毀檔案。第五章合同檔案的鑒定與銷毀第十三條合同檔案的鑒定：1.合同檔案的鑒定工作由合同檔案管理辦公室負責；2.鑒定工作應(yīng)定期進行，對已滿保管期限的合同檔案進行鑒定；3.鑒定結(jié)果應(yīng)報合同檔案管理領(lǐng)導小組審批。第十四條合同檔案的銷毀：1.經(jīng)鑒定需要銷毀的合同檔案，應(yīng)報合同檔案管理領(lǐng)導小組審批；2.銷毀合同檔案前，應(yīng)進行登記、清點，確保無誤；3.銷毀合同檔案時，應(yīng)采取符合國家規(guī)定的銷毀方式。第六章獎勵與處罰第十五條對在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，給予表彰和獎勵。第十六條對違反本制度，造成合同檔案丟失、損毀、泄密等后果的，依照相關(guān)規(guī)定追究責任。第七章附則第十七條本制度