辦公自動化操作規(guī)范手冊一、概述

辦公自動化（OA）系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)提高工作效率、優(yōu)化管理流程的重要工具。為規(guī)范OA系統(tǒng)的使用，確保各項操作高效、準確，特制定本操作規(guī)范手冊。本手冊旨在指導(dǎo)員工正確使用OA系統(tǒng)，涵蓋系統(tǒng)登錄、公文處理、信息查詢、流程審批等核心功能，幫助員工快速熟悉并掌握OA系統(tǒng)的各項操作。

二、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)操作

（一）系統(tǒng)登錄

1.打開OA系統(tǒng)登錄頁面。

2.輸入正確的用戶名和密碼。

3.點擊“登錄”按鈕，進入系統(tǒng)主界面。

4.如忘記密碼，可點擊“忘記密碼”鏈接，按照提示重置密碼。

（二）界面導(dǎo)航

1.系統(tǒng)主界面分為頂部菜單欄、左側(cè)導(dǎo)航欄和右側(cè)操作區(qū)。

2.頂部菜單欄包含“首頁”“消息”“設(shè)置”等常用功能。

3.左側(cè)導(dǎo)航欄列出了所有模塊，如“公文管理”“人事管理”“財務(wù)管理”等。

4.右側(cè)操作區(qū)顯示具體功能頁面，根據(jù)所選模塊動態(tài)變化。

三、公文處理操作

（一）公文起草

1.在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“公文管理”模塊。

2.選擇“起草公文”功能，進入起草頁面。

3.填寫公文基本信息，包括標題、主送單位、正文內(nèi)容等。

4.可插入圖片、表格等附件，并調(diào)整格式。

5.完成后點擊“保存”并“提交”至審核。

（二）公文審核

1.在“公文管理”模塊中，選擇“審核公文”功能。

2.系統(tǒng)自動推送待審核公文，按順序處理。

3.閱讀公文內(nèi)容，如需修改，可標記意見并退回起草人。

4.如無問題，點擊“通過”并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。

（三）公文歸檔

1.公文審批完成后，系統(tǒng)自動進入歸檔流程。

2.在“公文管理”模塊中，選擇“歸檔管理”功能。

3.按年份、部門分類整理歸檔文件，確保檢索方便。

4.定期備份歸檔數(shù)據(jù)，防止信息丟失。

四、信息查詢與統(tǒng)計

（一）信息查詢

1.在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“信息查詢”模塊。

2.選擇查詢類型，如“員工信息”“項目進度”等。

3.輸入關(guān)鍵詞或篩選條件，系統(tǒng)自動展示匹配結(jié)果。

4.可導(dǎo)出查詢結(jié)果為Excel或PDF格式。

（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計

1.在“信息查詢”模塊中，選擇“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”功能。

2.選擇統(tǒng)計維度，如“部門人員分布”“項目完成率”等。

3.系統(tǒng)生成可視化圖表（柱狀圖、餅圖等），直觀展示數(shù)據(jù)。

4.可設(shè)置統(tǒng)計周期（月度、季度、年度），動態(tài)更新數(shù)據(jù)。

五、流程審批操作

（一）審批流程設(shè)置

1.在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“流程管理”模塊。

2.選擇“新建流程”功能，定義審批節(jié)點和順序。

3.設(shè)置審批條件，如“金額超過1萬元需加簽財務(wù)部門”。

4.保存流程模板，供后續(xù)使用。

（二）流程提交與跟蹤

1.在主界面點擊“待辦任務(wù)”，查看待審批事項。

2.選擇對應(yīng)流程，填寫審批意見并提交。

3.可在“流程跟蹤”模塊查看審批進度，實時更新狀態(tài)。

（三）流程異常處理

1.如審批卡頓或超時，可在“流程跟蹤”中點擊“處理異?！?。

2.選擇“重新分配”或“手動審批”方式解決。

3.記錄異常原因，避免同類問題再次發(fā)生。

六、系統(tǒng)維護與幫助

（一）系統(tǒng)維護

1.定期檢查OA系統(tǒng)日志，排查錯誤信息。

2.如發(fā)現(xiàn)功能故障，點擊“幫助中心”提交工單。

3.聯(lián)系IT部門協(xié)助修復(fù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

（二）使用幫助

1.系統(tǒng)內(nèi)嵌“操作指南”，可隨時查閱常見問題解答。

2.參加公司組織的OA培訓(xùn)課程，提升操作技能。

3.建立內(nèi)部交流群，分享使用經(jīng)驗與技巧。

七、總結(jié)

本手冊詳細介紹了OA系統(tǒng)的核心操作規(guī)范，涵蓋公文處理、信息查詢、流程審批等模塊。員工應(yīng)嚴格按照規(guī)范執(zhí)行，確保工作效率和數(shù)據(jù)準確性。通過持續(xù)學(xué)習(xí)和實踐，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的管理價值，助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

二、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)操作

（一）系統(tǒng)登錄

1.打開OA系統(tǒng)登錄頁面：

-通過瀏覽器訪問公司提供的OA系統(tǒng)網(wǎng)址（例如：``）。

-確保使用官方推薦的瀏覽器（如Chrome、Edge的最新版本），避免因瀏覽器兼容性問題導(dǎo)致登錄失敗。

-如需使用移動端，可在應(yīng)用商店搜索公司名稱+OA，下載對應(yīng)App并登錄。

2.輸入正確的用戶名和密碼：

-用戶名通常為員工的工號或郵箱后綴（如：`員工工號`或`員工郵箱`）。

-密碼需與初始分配的密碼一致，首次登錄后建議立即在“個人信息”模塊修改為個人易記但安全性高的密碼（建議包含大小寫字母、數(shù)字及符號組合，長度不少于8位）。

-如忘記密碼，點擊登錄框下方的“忘記密碼”鏈接，按照提示通過綁定的手機號或郵箱接收重置鏈接進行操作。

3.點擊“登錄”按鈕，進入系統(tǒng)主界面：

-確認用戶名和密碼無誤后，點擊“登錄”按鈕。

-系統(tǒng)將驗證身份信息，成功后跳轉(zhuǎn)至主界面，顯示公司Logo、歡迎語及快捷功能入口。

4.登錄失敗處理：

-如提示“用戶名或密碼錯誤”，檢查輸入是否正確（注意區(qū)分大小寫），或確認是否已修改密碼。

-如多次嘗試失敗，聯(lián)系IT支持部門（如`it@`）協(xié)助重置賬戶或檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（二）界面導(dǎo)航

1.頂部菜單欄：

-首頁：展示待辦任務(wù)、最新通知、數(shù)據(jù)概覽等核心信息，方便快速了解工作動態(tài)。

-消息中心：接收系統(tǒng)通知、郵件提醒、同事消息等，點擊圖標可查看未讀消息數(shù)。

-應(yīng)用管理：查看或啟動其他集成系統(tǒng)（如：企業(yè)微信、釘釘?shù)龋?/p>

-設(shè)置：進入個人設(shè)置、密碼修改、消息偏好等操作。

-退出登錄：安全退出當前賬戶，防止信息泄露。

2.左側(cè)導(dǎo)航欄：

-公文管理：

-起草公文：創(chuàng)建通知、報告、請示等不同類型的文檔。

-收文管理：查看上級或外部發(fā)送的文件，支持分類、搜索、下載。

-發(fā)文管理：管理已發(fā)送的公文，跟蹤閱讀狀態(tài)。

-歸檔管理：對完成流程的公文進行電子化歸檔，便于長期存儲和檢索。

-人事管理：

-員工檔案：查看或編輯個人信息、入職記錄等。

-考勤管理：查詢個人或部門的考勤數(shù)據(jù)，導(dǎo)出報表。

-組織架構(gòu)：瀏覽公司部門層級及人員分布。

-財務(wù)管理：

-費用報銷：提交差旅、采購等費用申請，上傳票據(jù)。

-預(yù)算管理：查看部門預(yù)算使用情況，預(yù)警超支風險。

-發(fā)票管理：導(dǎo)入或核驗電子發(fā)票信息。

-協(xié)作空間：

-項目管理：創(chuàng)建項目任務(wù)，分配成員，跟蹤進度。

-文件共享：建立團隊文件夾，實現(xiàn)權(quán)限控制下的文件傳輸。

-在線討論：發(fā)起話題，支持附件、表情及實時語音（如系統(tǒng)支持）。

3.右側(cè)操作區(qū)：

-根據(jù)左側(cè)選擇的模塊動態(tài)顯示功能頁面，例如：

-公文起草頁：提供模板庫、格式工具（如：插入表格、頁眉頁腳）、簽章功能。

-待辦任務(wù)頁：按優(yōu)先級顯示待處理事項，可標記完成或委托他人。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計頁：以圖表形式展示部門工作量、流程處理時長等指標。

三、公文處理操作

（一）公文起草

1.進入起草頁面：

-在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“公文管理”→“起草公文”，或通過首頁快捷入口直接進入。

-選擇公文類型（如：通知、報告、會議紀要），系統(tǒng)提供對應(yīng)模板自動填充基礎(chǔ)格式。

2.填寫公文基本信息：

-標題：簡潔明確，反映公文核心內(nèi)容（如：“關(guān)于舉辦2024年春季團建活動的通知”）。

-主送單位：選擇接收范圍（全員、部門、特定人員組），支持模糊匹配（如輸入“市場部”自動展開所有市場部成員）。

-正文內(nèi)容：

-使用系統(tǒng)提供的富文本編輯器，支持加粗、斜體、下劃線、顏色調(diào)整。

-插入圖片：點擊“圖片”按鈕，選擇本地文件或拖拽上傳，可調(diào)整大小和位置。

-插入表格：點擊“表格”按鈕，設(shè)置行列數(shù)，手動填寫數(shù)據(jù)。

-插入附件：點擊“附件”按鈕，上傳Word、PDF、Excel等文件，建議大小不超過10MB。

-落款：自動生成發(fā)文單位（如“XX公司辦公室”），手動填寫發(fā)文日期（系統(tǒng)可自動獲?。?。

3.校對與提交：

-點擊“預(yù)覽”按鈕，檢查排版、邏輯及錯別字。

-點擊“保存草稿”，后續(xù)可繼續(xù)編輯；點擊“提交審核”，將公文推送給指定負責人。

-提交時可添加備注說明（如：“請重點關(guān)注預(yù)算部分”），便于審閱人快速了解需求。

（二）公文審核

1.進入審核頁面：

-在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“公文管理”→“審核公文”，或通過消息提醒進入。

-系統(tǒng)按預(yù)設(shè)流程自動推送待審核公文，顯示當前節(jié)點、下一步審閱人及截止時間。

2.審閱操作：

-閱讀全文：確保內(nèi)容完整、無歧義，注意附件是否齊全。

-添加意見：

-在文本框中輸入修改建議，可使用@功能標記相關(guān)責任人（如：@財務(wù)部張三請確認數(shù)據(jù)準確性）。

-支持上傳補充材料（如：修改后的預(yù)算表）。

-審批動作：

-通過：點擊“通過”按鈕，公文流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；如無下一節(jié)點，則進入歸檔流程。

-駁回：點擊“駁回”按鈕，選擇退回至“起草人”或“上一節(jié)點審閱人”，需填寫駁回理由。

-修改后重審：點擊“修改后重審”按鈕，公文返回起草人修改，審閱人可隨時復(fù)查。

3.特殊情況處理：

-加簽：如需其他部門或人員審批，在當前節(jié)點點擊“加簽”并選擇人員，可設(shè)置“會簽”（全體同意）或“順簽”（按順序）。

-流程變更：如需調(diào)整審批順序，需在“流程管理”模塊由管理員修改模板，普通用戶不可直接調(diào)整。

（三）公文歸檔

1.自動歸檔規(guī)則：

-系統(tǒng)根據(jù)公文類型和審批狀態(tài)自動觸發(fā)歸檔，例如：

-通知類公文：審批通過后1個工作日內(nèi)歸檔至對應(yīng)年份的“通知檔案”文件夾。

-報告類公文：審批通過后3個工作日內(nèi)歸檔至“年度報告庫”。

-可在“系統(tǒng)設(shè)置”中調(diào)整歸檔策略，如設(shè)置歸檔延遲時間或手動觸發(fā)條件。

2.手動歸檔操作：

-在“發(fā)文管理”或“收文管理”中，選中已完成的公文，點擊“歸檔”按鈕。

-選擇目標文件夾（如按項目、按部門分類），可批量歸檔多個文件。

-系統(tǒng)記錄歸檔時間及操作人，便于追溯。

3.歸檔檢索：

-在“歸檔管理”模塊，輸入關(guān)鍵詞（如標題、發(fā)文人、日期范圍）進行檢索。

-支持高級檢索：按部門、文件類型、密級等多維度篩選。

-檢索結(jié)果可預(yù)覽全文、下載附件，或批量恢復(fù)到“發(fā)文管理”重新分發(fā)。

四、信息查詢與統(tǒng)計

（一）信息查詢

1.進入查詢頁面：

-在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“信息查詢”，或通過首頁搜索框輸入關(guān)鍵詞（如“2024年Q1項目”）快速跳轉(zhuǎn)。

2.查詢類型及操作：

-員工信息查詢：

-關(guān)鍵詞：輸入姓名、部門、職位等，顯示匹配員工的基本檔案（如聯(lián)系方式、入職日期）。

-權(quán)限：僅限HR部門及上級領(lǐng)導(dǎo)查詢下屬信息。

-項目進度查詢：

-關(guān)鍵詞：輸入項目名稱（如“新產(chǎn)品開發(fā)”），展示項目成員、當前階段、剩余任務(wù)。

-圖表：以甘特圖或燃盡圖形式可視化進度，可篩選時間范圍（本周、本月）。

-財務(wù)數(shù)據(jù)查詢：

-關(guān)鍵詞：輸入部門或費用類型（如“辦公費”），展示預(yù)算執(zhí)行率、超支金額。

-報表：導(dǎo)出Excel格式，支持自定義列（如：按月對比、與去年同期對比）。

-系統(tǒng)日志查詢：

-關(guān)鍵詞：輸入用戶名或操作行為（如“刪除文件”），記錄操作時間、IP地址、操作結(jié)果。

-權(quán)限：僅管理員可查看。

3.查詢結(jié)果管理：

-選中單條或多條結(jié)果，點擊“導(dǎo)出”下載為CSV或PDF文件。

-點擊“分享”按鈕，生成分享鏈接并設(shè)置訪問權(quán)限（公開、指定人員、部門內(nèi)）。

-如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，需聯(lián)系IT部門或數(shù)據(jù)源頭負責人（如財務(wù)部）核實修正。

（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計

1.進入統(tǒng)計頁面：

-在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“信息查詢”→“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”，或通過儀表盤快捷入口。

2.統(tǒng)計維度及操作：

-部門人員分布統(tǒng)計：

-維度：按部門、職位、入職時間等分類。

-圖表：餅圖展示各部門人員占比，柱狀圖展示各職位人數(shù)。

-用途：用于分析人力成本、編制合理性。

-項目完成率統(tǒng)計：

-維度：按項目、負責人、截止日期分組。

-圖表：進度條展示單個項目完成百分比，表格匯總整體完成情況。

-用途：評估團隊效率，識別延期風險。

-費用預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計：

-維度：按部門、費用類別、月份統(tǒng)計。

-圖表：對比圖展示實際支出與預(yù)算差異（超支/結(jié)余）。

-用途：輔助財務(wù)部門進行成本控制。

3.自定義統(tǒng)計：

-點擊“新建統(tǒng)計”按鈕，選擇數(shù)據(jù)源（如：考勤記錄、項目任務(wù)）。

-添加統(tǒng)計字段（如：遲到次數(shù)、未完成任務(wù)數(shù)），設(shè)置計算公式（如：平均處理時長）。

-保存為報表，定期（如每月）自動生成并發(fā)送到指定郵箱（如`data@`）。

五、流程審批操作

（一）審批流程設(shè)置

1.進入流程管理頁面：

-在左側(cè)導(dǎo)航欄點擊“流程管理”，或通過“公文管理”→“流程管理”跳轉(zhuǎn)。

-系統(tǒng)顯示現(xiàn)有流程列表，包含流程名稱、創(chuàng)建者、使用頻率等信息。

2.新建流程操作（以“采購申請流程”為例）：

-點擊“新建流程”按鈕，輸入流程名稱（如：“采購申請審批流程”）。

-設(shè)計流程節(jié)點：

1.申請人：填寫采購需求，上傳報價單附件。

2.部門主管：審核預(yù)算合理性，駁回理由需說明（如“預(yù)算超出年度計劃”）。

3.財務(wù)部門：核驗發(fā)票合規(guī)性，可添加“附件審核”條件（需上傳發(fā)票）。

4.總經(jīng)理：最終決策，如選擇“否”，需填寫拒絕原因。

-設(shè)置節(jié)點條件：

-金額條件：金額≤5000元時，可跳過財務(wù)部門審批。

-部門條件：如采購部門為研發(fā)部，需強制加簽技術(shù)總監(jiān)。

-保存流程，復(fù)制為模板（如“小額采購審批模板”）。

3.流程測試與發(fā)布：

-點擊“測試”按鈕，以申請人身份模擬提交，驗證節(jié)點流轉(zhuǎn)是否正確。

-如無問題，點擊“發(fā)布”使流程生效，并通知相關(guān)用戶查看新流程說明。

（二）流程提交與跟蹤

1.提交流程申請：

-在主界面點擊“待辦任務(wù)”，查看是否有待提交的流程（如“請審批采購申請”）。

-點擊任務(wù)，進入申請頁面，填寫表單（如采購物品、數(shù)量、用途）。

-點擊“提交”按鈕，系統(tǒng)自動推送給第一個審批人（部門主管）。

2.跟蹤審批進度：

-在“流程跟蹤”模塊，按流程名稱或申請人篩選。

-顯示每個節(jié)點的審批狀態(tài)（待辦、審核中、已完成），以及預(yù)計完成時間。

-點擊具體流程，查看詳細節(jié)點歷史（如：主管的審批意見“需補充供應(yīng)商資質(zhì)”）。

3.處理待辦任務(wù)：

-在“待辦任務(wù)”列表，點擊對應(yīng)流程進入操作頁面。

-根據(jù)審批權(quán)限，執(zhí)行“通過”“駁回”“加簽”等操作。

-如需委托他人審批，點擊“委托”按鈕，選擇代理人并說明原因，系統(tǒng)將任務(wù)轉(zhuǎn)移。

（三）流程異常處理

1.流程超時處理：

-審閱人未在截止時間內(nèi)操作，系統(tǒng)會發(fā)送提醒郵件（如：`workflow@`）。

-如需延長時限，審批人需在當前節(jié)點點擊“延期”按鈕，填寫理由并通知申請人。

-管理員可在“流程監(jiān)控”中手動調(diào)整超時任務(wù)的剩余時間。

2.流程中斷處理：

-如審批鏈斷裂（如某節(jié)點人員離職），申請人需聯(lián)系流程管理員（如`admin@`）。

-管理員在“流程管理”中找到該流程，點擊“中斷”按鈕，重新定義審批人或節(jié)點。

-所有操作需記錄在流程歷史中，確?？勺匪?。

3.流程優(yōu)化建議：

-定期（如每季度）在“流程管理”模塊評估現(xiàn)有流程效率（如：平均處理時長、駁回率）。

-收集用戶反饋，識別冗余節(jié)點（如：財務(wù)部門在金額≤1000元時無需審核）。

-由IT部門或流程負責人發(fā)起流程優(yōu)化會議，調(diào)整后重新測試并發(fā)布。

六、系統(tǒng)維護與幫助

（一）系統(tǒng)維護

1.日常檢查操作：

-每日登錄系統(tǒng)，檢查個人模塊（如：待辦任務(wù)、收件箱）是否有異常提示。

-查看系統(tǒng)公告，留意版本更新或維護通知（如：“今晚22:00-23:00將進行系統(tǒng)升級”）。

-定期清理個人文件夾，刪除過期文件（如：2020年以前的報告），釋放空間。

2.故障排查步驟：

-登錄失敗：

1.刷新頁面（F5）。

2.檢查網(wǎng)絡(luò)連接（ping``命令查看延遲）。

3.清除瀏覽器緩存和Cookie。

4.嘗試更換瀏覽器或使用VPN（如公司允許）。

-功能無響應(yīng)：

1.刷新頁面，關(guān)閉當前標簽頁重試。

2.點擊“刷新”按鈕（如瀏覽器有防抖動設(shè)置，需關(guān)閉）。

3.聯(lián)系IT支持，提供截圖和錯誤提示（如：“操作無響應(yīng)，無具體報錯信息”）。

3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：

-管理員定期（如每月）在后臺執(zhí)行全量備份，存儲位置需記錄（如：服務(wù)器D盤\backup\OA_YYYYMM）。

-普通用戶無需手