行政公文寫(xiě)作規(guī)范模板正式文件格式化工具使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于各級(jí)政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織開(kāi)展行政公文寫(xiě)作時(shí)，對(duì)文件格式進(jìn)行規(guī)范化處理。常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政事務(wù)處理：如發(fā)布通知、通報(bào)、通告等，保證文件格式符合行業(yè)規(guī)范；跨部門(mén)溝通協(xié)作：如起草函、會(huì)議紀(jì)要等，統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，提升文件傳遞效率；向上級(jí)匯報(bào)工作：如撰寫(xiě)請(qǐng)示、報(bào)告等，避免格式錯(cuò)誤影響文件嚴(yán)肅性；對(duì)外正式行文：如合作協(xié)議、批復(fù)等，保證文件格式權(quán)威、規(guī)范，符合行政文書(shū)管理要求。二、詳細(xì)操作流程與步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確公文類型與核心要素確定公文類型：根據(jù)行文目的選擇合適的公文種類（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等），不同類型的公文結(jié)構(gòu)差異較大（如“請(qǐng)示”需附請(qǐng)示緣由、事項(xiàng)，“函”需明確主送機(jī)關(guān)與答復(fù)時(shí)限）。收集核心信息：梳理發(fā)文事由、具體事項(xiàng)、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送/抄送機(jī)關(guān)、成文日期等關(guān)鍵內(nèi)容，保證信息準(zhǔn)確完整。核對(duì)格式規(guī)范：參考《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）及本單位公文管理規(guī)定，確認(rèn)頁(yè)面設(shè)置、字體字號(hào)、行距等基礎(chǔ)格式要求。（二）頁(yè)面基礎(chǔ)格式設(shè)置紙張與頁(yè)邊距：采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm），頁(yè)邊距按規(guī)范設(shè)置：上：3.7cm，下：3.5cm；左：2.8cm（裝訂線），右：2.6cm。頁(yè)碼與字體：頁(yè)碼用四號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編于頁(yè)腳居中位置；全文采用簡(jiǎn)體中文字體，避免使用藝術(shù)字體。（三）公文要素編排（按順序）1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志位置：頁(yè)面頂端居中，上邊緣至頁(yè)邊距距離為3cm。格式：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成（如“市人民文件”）；字體為小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，字號(hào)二號(hào)；行距為固定值28磅。示例：X集團(tuán)有限公司文件2.發(fā)文字號(hào)位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下方空2行，居中編排。格式：由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成（如“X政發(fā)〔2024〕5號(hào)”）；年份用六角括號(hào)“〔〕”括起，序號(hào)不加“第”字，不編虛位（如“1”不編“01”）；字體為仿宋GB2312，三號(hào)；行距固定值28磅。示例：X政發(fā)〔2024〕5號(hào)3.簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注）位置：發(fā)文字號(hào)右側(cè)空1字編排，“簽發(fā)人”三字加冒號(hào)，后簽發(fā)人姓名（如“簽發(fā)人：X”）；字體為仿宋GB2312，三號(hào)，“簽發(fā)人”三字加粗，姓名右對(duì)齊。示例：X政發(fā)〔2024〕5號(hào)簽發(fā)人：*4.標(biāo)題位置：分隔線下空2行，居中編排。格式：一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”）；字體為小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，二號(hào)；行距固定值28磅，回行時(shí)詞意完整、排列對(duì)稱，長(zhǎng)度不超過(guò)頁(yè)面寬度的2/3。示例：關(guān)于召開(kāi)2024年度行政工作會(huì)議的通知5.主送機(jī)關(guān)位置：標(biāo)題下空1行，頂格編排，后加冒號(hào)。格式：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，多個(gè)機(jī)關(guān)間用頓號(hào)“、”分隔，最后一個(gè)機(jī)關(guān)后加全角冒號(hào)；字體為仿宋GB2312，三號(hào)；行距固定值28磅。示例：各部門(mén)、各直屬單位：6.位置：主送機(jī)關(guān)下空1行左空2字編排，回行頂格。格式：字體為仿宋GB2312，三號(hào)；行距固定值28磅；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，第一層用黑體、第二層用楷體GB2312、第三層和第四層用仿宋GB2312；段首空2字符，段內(nèi)文字排列整齊，避免出現(xiàn)“孤行”“背頁(yè)”現(xiàn)象。示例：一、會(huì)議時(shí)間2024年3月15日（星期五）上午9:00，會(huì)期1天。（一）會(huì)議地點(diǎn)公司總部三樓多功能會(huì)議室。7.附件說(shuō)明位置：下空1行左空2字編排，標(biāo)注“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱（如“附件：1.X會(huì)議議程”）。格式：如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.X；2.X”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；字體為仿宋GB2312，三號(hào)；行距固定值28磅。示例：參會(huì)人員名單8.發(fā)文機(jī)關(guān)署名位置：成文日期上一行，右空4字編排。格式：使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；字體為仿宋GB2312，三號(hào)；聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按主辦機(jī)關(guān)在前、其他機(jī)關(guān)在后的順序排列，字距適當(dāng)。示例：X集團(tuán)有限公司9.成文日期位置：發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空4字編排。格式：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月10日”），年份標(biāo)全稱，月、日不編虛位；字體為仿宋GB2312，三號(hào)；加蓋印章時(shí)，印章用紅色，頂端應(yīng)當(dāng)上距發(fā)文機(jī)關(guān)署名1個(gè)字，端正、居中下壓成文日期（騎年蓋月）。示例：2024年3月10日10.版記（正式文件需包含）位置：公文最后一頁(yè)（封四），版記中的分隔線用紅色反線，寬度同版心。要素：抄送機(jī)關(guān)：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上方，主題詞之下（如無(wú)主題詞，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上），左空1字編排“抄送”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)；字體為仿宋GB2312，四號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：抄送機(jī)關(guān)下一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；字體為仿宋GB2312，四號(hào)。示例：————————————————抄送：公司各部門(mén)，各子公司。X集團(tuán)辦公室2024年3月8日印發(fā)（四）審核與定稿格式復(fù)核：對(duì)照上述要素逐一檢查，保證無(wú)遺漏（如簽發(fā)人、附件說(shuō)明等要素是否齊全）；內(nèi)容校對(duì)：檢查文字表述是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、有無(wú)錯(cuò)別字或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤；打印與蓋章：使用A4紙雙面打?。▎畏菸募蓡蚊娲蛴。髠?cè)裝訂，成文日期和發(fā)文機(jī)關(guān)署名處需加蓋紅色印章，印章清晰、不模糊。三、公文格式規(guī)范模板要素表序號(hào)公文要素格式規(guī)范要求示例1發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)，居中，上邊緣至頁(yè)邊距3cmX市人民文件2發(fā)文字號(hào)仿宋GB2312三號(hào)，居中，“〔〕”用六角括號(hào)，年份標(biāo)全稱，序號(hào)不編虛位X政發(fā)〔2024〕5號(hào)3簽發(fā)人（上行文）仿宋GB2312三號(hào)，“簽發(fā)人”加粗冒號(hào)，姓名右對(duì)齊，位于發(fā)文字號(hào)右側(cè)簽發(fā)人：*4標(biāo)題小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)，居中，由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，長(zhǎng)度≤頁(yè)面寬度2/3關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知5主送機(jī)關(guān)仿宋GB2312三號(hào)，頂格+冒號(hào)，多個(gè)機(jī)關(guān)間用頓號(hào)分隔各縣（市、區(qū)）人民，市各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)：6仿宋GB2312三號(hào)，首行空2字符，行距28磅，層次序數(shù)用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注一、檢查范圍（一）全市工礦商貿(mào)企業(yè)7附件說(shuō)明仿宋GB2312三號(hào)，下空1行左空2字，“附件：”+名稱，多個(gè)附件標(biāo)注順序號(hào)附件：1.檢查內(nèi)容明細(xì)表2.時(shí)間安排表8發(fā)文機(jī)關(guān)署名仿宋GB2312三號(hào)，右空4字，聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前市安全生產(chǎn)委員會(huì)9成文日期仿宋GB2312三號(hào)，右空4字，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全（2024年3月10日），騎年蓋月2024年3月10日10抄送機(jī)關(guān)仿宋GB2312四號(hào)，左空1字“抄送：”+機(jī)關(guān)名，間用頓號(hào)，末尾標(biāo)句號(hào)抄送：市委辦公室，市人大常委會(huì)辦公室，市政協(xié)辦公室。11印發(fā)機(jī)關(guān)和日期仿宋GB2312四號(hào)，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，日期右空1字（付印日期）市人民辦公廳2024年3月8日印發(fā)四、常見(jiàn)問(wèn)題與使用提示標(biāo)題冗長(zhǎng)或表述不清：標(biāo)題需簡(jiǎn)明扼要，避免使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的報(bào)告”等贅余表述，事由部分應(yīng)直接點(diǎn)明核心內(nèi)容（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）。發(fā)文字號(hào)格式錯(cuò)誤：年份需用“〔〕”而非“[]”“（）”，序號(hào)不加“第”字，如“X政發(fā)〔2024〕5號(hào)”正確，“X政發(fā)〔2024〕第5號(hào)”錯(cuò)誤。附件說(shuō)明與附件內(nèi)容不符：附件說(shuō)明中的名稱需與附件文件名稱完全一致，附件需另頁(yè)編排，并在版記中注明“附件：1.X”等。成文日期與印章位置不當(dāng)：成文日期需用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年3月10日”），不可寫(xiě)為零捌、叁等漢字；印章頂端應(yīng)上距發(fā)文機(jī)關(guān)署