企業(yè)采購需求申請與審批管理模板一、適用范圍與應用場景本模板適用于各類企業(yè)內部采購需求的規(guī)范化管理，覆蓋日常辦公物資、生產設備、服務外包、工程建設等全品類采購場景。具體包括但不限于：常規(guī)物資采購：如辦公文具、勞保用品、IT耗材等日常消耗性物資；固定資產采購：如電腦設備、生產機械、運輸車輛等價值較高、使用周期長的資產；服務類采購：如保潔服務、維修服務、咨詢培訓等外部服務需求；專項采購：如市場推廣活動物料、節(jié)日福利、應急物資等臨時性或專項采購。通過標準化流程，保證采購需求合理、審批高效、過程可追溯，同時有效控制采購成本與合規(guī)風險。二、完整操作流程指南（一）需求申請與單據(jù)填寫發(fā)起申請：采購需求部門根據(jù)實際工作需要，由經(jīng)辦人填寫《企業(yè)采購需求申請單》（模板見第三部分），保證信息完整、準確。填寫要點：明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)（如適用）、預估單價及總價，用途需具體說明（如“用于項目辦公”“替換報廢設備”等）；附件需齊全，如技術規(guī)格書、市場詢價單（單筆金額超5000元需至少提供2家供應商報價）、過往采購記錄（如有）等；選擇“采購類型”（常規(guī)/固定資產/服務/專項）及“緊急程度”（普通/緊急，緊急需注明原因并經(jīng)部門負責人簽字確認）。（二）部門負責人審核審核職責：需求部門負責人（或指定授權人）對采購需求的必要性、合理性及預算匹配度進行審核。審核重點：需求是否符合部門工作計劃或企業(yè)戰(zhàn)略目標；數(shù)量、規(guī)格是否與實際需求匹配，是否存在過度采購；是否在部門年度預算范圍內，超預算需說明理由并附預算調整申請；緊急采購是否符合企業(yè)緊急采購管理規(guī)定（如突發(fā)故障、應急保障等）。審核結果：通過后簽字確認；不通過需注明原因并退回申請人修改。（三）采購部門復核復核職責：采購部門（或采購專員）對申請單的合規(guī)性、完整性及可行性進行專業(yè)復核。復核重點：單據(jù)填寫是否規(guī)范，附件是否齊全（如技術參數(shù)、詢價單等）；是否屬于企業(yè)集中采購目錄（如屬于，需優(yōu)先選擇協(xié)議供應商）；是否存在重復采購（如近期已采購同類物資且未達到報廢/消耗標準）；供應商資質要求是否明確（如服務類供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書等）。復核結果：通過后簽字確認；不通過需與需求部門溝通，必要時退回補充材料。（四）分級審批根據(jù)采購金額及類型，按以下權限分級審批（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調整金額標準）：采購類型金額范圍審批人常規(guī)物資≤5000元部門負責人+采購經(jīng)理常規(guī)物資5000-20000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總常規(guī)物資＞20000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理固定資產≤10000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總固定資產10000-50000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理固定資產＞50000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理+董事長服務類/專項采購≤20000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總服務類/專項采購＞20000元部門負責人+采購經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理審批要點：審批人需重點關注采購需求的成本效益、合規(guī)性及與企業(yè)采購制度的匹配度，對超預算或特殊需求需書面說明理由。（五）采購執(zhí)行與進度反饋任務分配：審批通過后，采購部門將采購任務分配至專人負責，簽訂《采購任務確認單》，明確完成時限、質量要求及交付節(jié)點。供應商選擇：集中采購目錄內物品：優(yōu)先從協(xié)議供應商中選擇，直接下單；目錄外物品：通過詢比價（≥3家供應商）、招標或競爭性談判等方式確定供應商，形成《供應商選擇報告》并歸檔。進度反饋：采購執(zhí)行人需定期向需求部門反饋采購進度（如“已下單，預計X月X日交付”“供應商備貨中”），需求部門需配合做好收貨準備。（六）單據(jù)歸檔采購完成后，采購部門需將以下資料整理歸檔，保存期限不少于3年（固定資產類保存不少于5年）：《采購需求申請單》及審批附件；供應商報價單、合同/訂單復印件；驗收單（需求部門簽字確認）、發(fā)票復印件；《供應商選擇報告》（如適用）、付款憑證等。三、標準化采購申請單模板企業(yè)采購需求申請單申請編號：CG–申請日期：____年__月__日申請部門：_________________申請人：_________________聯(lián)系方式：_________________采購類型：□常規(guī)□固定資產□服務□專項緊急程度：□普通□緊急（緊急原因：_________________）一、采購需求明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明備注（如供應商要求、特殊資質等）123合計金額（大寫）：_________________________合計金額（小寫）：￥_____________二、附件清單□技術規(guī)格書□市場詢價單（____家供應商）□預算審批單□其他：_________________三、審批流程審核環(huán)節(jié)審核人審核意見簽字日期需求部門審核□同意□不同意（原因：_________）采購部門復核□同意□不同意（原因：_________）分管副總審批□同意□不同意（原因：_________）總經(jīng)理審批□同意□不同意（原因：_________）董事長審批□同意□不同意（原因：_________）采購執(zhí)行結果采購經(jīng)辦人：□已完成□進行中（進度：_________）四、備注四、關鍵注意事項與常見問題（一）信息填寫規(guī)范申請人需保證采購需求明細中的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息真實準確，避免因描述模糊導致采購物品不符；預估單價需參考近期市場價格或歷史采購數(shù)據(jù)，偏差超過20%需提供市場詢價證明；“用途說明”需簡明扼要，明確與工作目標的關聯(lián)性，便于審批人判斷需求合理性。（二）審批時限要求普通采購需求：各部門審核及復核環(huán)節(jié)需在1個工作日內完成，分級審批環(huán)節(jié)根據(jù)審批人層級在1-3個工作日內完成；緊急采購需求：需在4小時內完成部門審核及采購復核，審批人需優(yōu)先處理，保證24小時內啟動采購流程；超預算或特殊需求審批：需額外提交《特殊采購申請說明》，審批時限可延長2個工作日。（三）特殊情況處理緊急采購：如遇突發(fā)故障、應急保障等特殊情況，可先通過電話/口頭申請啟動采購，但需在24小時內補填《采購需求申請單》，并注明“緊急采購”及原因；框架協(xié)議采購：對于已簽訂框架協(xié)議的供應商（如辦公用品、保潔服務等），可直接填寫協(xié)議編號，無需重復詢價；采購變更：已審批通過的采購需求，如需變更數(shù)量、規(guī)格或供應商，需重新提交申請單