企業(yè)合同簽訂與管理操作手冊第一章總則1.1手冊目的與意義本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同簽訂與管理的全流程操作，明確各部門職責，降低合同履約風險，保障企業(yè)合法權益。通過標準化操作指引，提升合同管理效率，保證合同簽訂的合規(guī)性、履行的可控性及歸檔的完整性，為企業(yè)經營活動的順利開展提供法律支持。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含分支機構）在合同起草、審批、簽署、履行、變更、解除及歸檔等全生命周期管理中的操作，涵蓋采購、銷售、服務、租賃、勞動合同等各類業(yè)務合同。1.3核心應用場景業(yè)務拓展場景：市場部門與合作方簽訂銷售/服務合同前，需通過手冊完成主體資格審查、合同文本起草及內部審批；采購管理場景：采購部門與供應商簽訂采購合同時需規(guī)范談判條款、履行審批流程并跟蹤履約情況；內部協(xié)作場景：跨部門合作項目（如研發(fā)外包、市場推廣）的合同簽訂，需明確各方權責及驗收標準；風險防控場景：法務部門對合同條款進行合規(guī)性審查，規(guī)避法律風險；財務部門對合同金額、付款節(jié)點進行審核，控制資金風險。第二章合同簽訂全流程操作指南2.1簽訂前準備階段2.1.1需求發(fā)起與立項操作主體：業(yè)務部門（如銷售部、采購部）操作步驟：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》（見3.1模板），明確合作方基本信息、合同標的、金額、履行期限等核心內容；部門負責人*對立項申請進行初審，確認業(yè)務必要性及可行性；涉及重大金額（如超過萬元）或重要項目的合同，需提交分管領導*審批。2.1.2對方主體資格審查操作主體：業(yè)務部門協(xié)同法務部審查內容：主體資格：核查合作方是否為合法注冊的法人、其他組織或自然人，提供營業(yè)執(zhí)照（副本）、法定代表人身份證明（復印件）等文件；履約能力：核查合作方的經營范圍、資質證書（如行業(yè)許可證、ISO認證）、財務狀況（近1年財務報表）、過往履約業(yè)績（如類似合同案例）；信用狀況：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢合作方是否被列為失信被執(zhí)行人、是否有重大訴訟或行政處罰記錄。輸出成果：填寫《對方主體信息審查表》（見3.2模板），法務部*出具審查意見，確認合作方具備履約資格。2.1.3合同文本起草操作主體：業(yè)務部門（或法務部主導，業(yè)務部門配合）起草要求：使用企業(yè)制定的合同示范文本（如無示范文本，需參考《民法典》等法律法規(guī)擬定）；明確合同核心條款：當事人信息、標的（名稱/型號/規(guī)格）、數(shù)量、質量標準、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式（建議優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄）、保密條款等；避免歧義條款：如“盡快”“合理”等模糊表述，需明確具體時間或標準（如“乙方應在收到甲方付款后5個工作日內交付貨物”）。2.1.4內部審批流程審批層級（根據(jù)合同金額及重要性劃分）：一般合同（金額≤萬元）：業(yè)務部門負責人*→法務專員*→財務部經理*→分管領導*；重大合同（金額＞萬元或涉及核心業(yè)務）：業(yè)務部門負責人*→法務部*→財務部*→分管領導*→總經理*。審核要點：業(yè)務部門：確認合同內容與立項需求一致，履約條款可執(zhí)行；法務部：審查條款合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風險（如格式條款是否公平、違約責任是否明確）；財務部：審核金額準確性、付款方式及資金安排是否符合財務制度；分管領導/總經理：審批合同整體可行性與企業(yè)戰(zhàn)略匹配度。2.2簽訂中執(zhí)行階段2.2.1合同談判與修訂操作主體：業(yè)務部門、法務部（必要時邀請技術、財務部門參與）談判要點：根據(jù)內部審批意見，與合作方就核心條款（如價格、交付時間、違約責任）進行協(xié)商；談判修訂后的合同文本需重新履行內部審批流程（重大修訂需再次提交法務部、財務部審核）。2.2.2合同用印管理操作主體：行政部（或指定用印管理部門）用印流程：業(yè)務部門提交《合同用印申請表》，附經審批的合同文本正本、對方主體資格審查材料；行政部核對合同內容與審批材料一致，確認用印權限（如總經理授權用印人*）；加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁以部門章代替公章），做到“騎縫章”全覆蓋（多頁合同需在每頁側面加蓋騎縫章）。2.2.3合同簽署與交付簽署要求：合同文本一式N份（根據(jù)合作方需求及存檔要求確定），雙方當事人需簽字/蓋章：法人組織：由法定代表人或授權代表簽字（需提供《授權委托書》，見3.5模板）并加蓋公章；自然人：需親筆簽名并按捺手印；簽署完成后，業(yè)務部門將合同正本交付合作方，留存副本或掃描件存檔。2.3簽訂后管理階段2.3.1合同履行跟蹤操作主體：業(yè)務部門、財務部跟蹤內容：業(yè)務部門建立《合同履行跟蹤表》（見3.3模板），實時記錄合同履行進度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點）；發(fā)覺對方未按約履行時（如延遲交貨、質量不合格），應在3個工作日內向對方發(fā)函催告，并同步法務部準備應對措施；財務部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，核對發(fā)票、驗收單等憑證，安排付款（嚴禁提前支付或超付）。2.3.2合同變更與解除變更流程：因客觀原因需變更合同時（如數(shù)量調整、履行期限延長），由業(yè)務部門與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》；變更協(xié)議需履行原審批流程（重大變更需重新提交總經理審批），并辦理用印手續(xù)；變更后的合同文本作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。解除流程：單方解除合同需符合法定或約定情形（如對方嚴重違約、不可抗力導致合同無法履行），由業(yè)務部門收集證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明），提交法務部審核解除的合法性；雙方協(xié)商解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確財產返還、賠償損失等事項。2.3.3合同糾紛處理操作主體：法務部牽頭，業(yè)務部門配合處理步驟：糾發(fā)生后，業(yè)務部門第一時間向法務部提交《合同糾紛報告》，說明糾紛事實、責任方及企業(yè)訴求；法務部評估糾紛性質（如違約、侵權），制定解決方案（協(xié)商、調解、仲裁或訴訟）；通過協(xié)商/調解解決的，需簽訂書面和解協(xié)議；通過仲裁/訴訟解決的，由法務部委托外部律師*處理，業(yè)務部門配合提供證據(jù)材料。2.3.4合同歸檔與保管操作主體：行政部（或檔案管理部門）歸檔要求：合同簽署后10個工作日內，業(yè)務部門將合同正本、審批材料、對方主體資格審查文件、履行憑證（如驗收單、發(fā)票）等整理成冊，移交行政部；行政部對合同檔案進行分類編號（如“采購-2024-號”），建立電子臺賬，保證檔案完整、可追溯；合同檔案保管期限：一般合同不少于5年，重大合同（如涉及不動產、知識產權）不少于15年，保管期滿后按規(guī)定銷毀。第三章常用模板表格3.1合同審批表（模板）合同名稱合同編號合作方名稱合同類型□采購□銷售□服務□其他______合同金額（大寫）合同金額（小寫）核心條款摘要標的：________________________履行期限：________________________付款方式：________________________業(yè)務部門初審意見負責人簽字：__________日期：______法務部審核意見法務專員簽字：__________日期：______財務部審核意見經理簽字：__________日期：______分管領導審批簽字：__________日期：______總經理審批（重大合同）簽字：__________日期：______備注3.2對方主體信息審查表（模板）審查合同名稱審查日期合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人注冊地址經營范圍注冊資本審查材料清單□營業(yè)執(zhí)照□法定代表人身份證明□授權委托書□資質證書□財務報表□其他______審查內容記錄1.主體資格：□有效□無效（原因：__________）2.資質證書：□符合要求□不符合要求（原因：__________）3.信用狀況：□無失信/訴訟記錄□有失信/訴訟記錄（詳情：__________）法務部審查結論□通過□有條件通過（需補充：__________）□不通過（原因：__________）審查人簽字：__________日期：______3.3合同履行跟蹤表（模板）合同名稱合同編號合作方名稱履行期限自______年______月______日至______年______月______日履行階段計劃時間實際時間完成情況1.預付款支付□已支付□未支付2.貨物/服務交付□已交付□未交付（延遲原因：______）3.驗收□通過□未通過（整改要求：______）驗收日期：______4.尾款支付□已支付□未支付異常情況記錄（如違約、不可抗力等）__________記錄人：__________日期：______備注3.4合同變更/解除申請表（模板）原合同名稱合同編號變更/解除事由□變更（原因：__________）□解除（原因：__________）變更/解除后主要內容（如標的調整、期限變更等）__________業(yè)務部門意見負責人簽字：__________日期：______法務部意見簽字：__________日期：______分管領導審批簽字：__________日期：______總經理審批簽字：__________日期：______協(xié)商結果（如有）□雙方已達成一致□需進一步協(xié)商合作方代表簽字：__________日期：______備注第四章關鍵風險提示與合規(guī)要求4.1主體資格審查風險風險點：與無資質主體簽訂合同，導致合同無效或無法追責；防控措施：嚴格審查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質證書，必要時通過第三方機構核實其履約能力，禁止與失信被執(zhí)行人合作。4.2合同條款設計風險風險點：條款模糊（如“驗收合格后付款”未明確驗收標準）、違約責任不對等（如企業(yè)違約責任嚴于合作方）；防控措施：使用企業(yè)示范文本，法務部審核核心條款，明確質量標準、驗收流程、違約責任對等原則。4.3履行過程管理風險風險點：未跟蹤履行進度，導致對方違約后證據(jù)不足；超合同約定付款，造成資金損失；防控措施：業(yè)務部門實時填寫《合同履行跟蹤表》，保留交付憑證、驗收記錄；財務部嚴格核對付款節(jié)點與合同約定。4.4歸檔與保密風險風險點：合同檔案丟失，導致糾紛時無法舉證；泄露合同商業(yè)秘密（如價格、技術參數(shù)）；防控措施：行政部建立檔案管理制度，電子檔案加密存儲；簽訂保密協(xié)議，明確涉密信息范圍及違約責任。4.5合