企業(yè)行政管理例行工作流程匯編一、引言企業(yè)行政管理是保障日常運營有序開展的核心支撐，涵蓋會議組織、辦公用品管理、固定資產維護、差旅安排、檔案歸檔等多個例行工作場景。為規(guī)范操作流程、提升工作效率、降低管理成本，特匯編本流程指南。本指南適用于企業(yè)各行政部門及全體員工，旨在通過標準化步驟、清晰化表單和明確化責任，保證行政工作高效、合規(guī)運行。二、會議組織管理全流程（一）工作場景適用于企業(yè)內部各類會議（如周例會、月度總結會、專題研討會、項目啟動會等）的發(fā)起、籌備、召開及后續(xù)跟進，保證會議目標明確、流程順暢、成果落地。（二）操作流程會議發(fā)起與申請發(fā)起人（部門負責人或會議組織者）根據工作需要確定會議主題、目標、時間（建議避開工作高峰時段，如上午9:00-10:30或下午14:00-15:30）、地點（會議室或線上會議平臺）、參會人員（列出核心參會人及列席人員）及預計時長。填寫《會議審批表》（見模板1），注明會議議程、需討論的議題及預期成果，提交至行政部門（或直接提交至分管領導*總監(jiān)）審批。會議審批與籌備行政部門收到申請后，1個工作日內審核會議必要性、資源沖突（如會議室占用情況），審批通過后協(xié)調會議室資源（或線上會議賬號）；若不通過，反饋修改意見至發(fā)起人。審批通過后，行政部門提前1天向參會人員發(fā)送會議通知（通過企業(yè)/郵件/系統(tǒng)通知），包含會議主題、時間、地點、議程、參會人員及需提前準備的資料（如PPT、數據報表）。會議召開與記錄參會人員提前10分鐘到達會場，簽到（線上會議需提前測試設備）；主持人開場明確會議目標及議程，控制會議節(jié)奏。行政人員負責會議簽到、設備調試（投影儀、麥克風、視頻會議軟件等）、會議過程錄音（需提前征得參會人同意）及紀要記錄（重點記錄議題討論結果、決議事項、責任人和完成時限）。會議紀要與跟進會議結束后2個工作日內，行政人員根據錄音及記錄整理《會議紀要》（見模板2），經主持人（或部門負責人*經理）審核后，分發(fā)至所有參會人員及相關領導。決議事項的責任人需在紀要要求的時限內完成工作，行政部門每周跟蹤進度，并在下次會議中通報落實情況。（三）模板表格模板1：會議審批表申請部門會議主題會議類型（例會/專題/臨時）發(fā)起人*經理預計時長（小時）會議時間YYYY-MM-DDHH:MM會議地點參會人員（名單）總監(jiān)、主管、A崗、B崗通知方式（郵件/企業(yè)）會議議程1.議題一：項目進展匯報2.議題二：制度討論3.議題三：下月工作計劃需準備資料各部門月度總結PPT、預算表部門負責人意見簽字：_____________日期：_______行政部門意見簽字：_____________日期：_______分管領導審批簽字：_____________日期：_______模板2：會議紀要會議名稱項目啟動會會議時間YYYY-MM-DDHH:MM會議地點301會議室主持人*總監(jiān)參會人員經理、主管、A崗、B崗、C崗記錄人行政專員*助理會議議程及內容1.項目背景介紹（總監(jiān)）2.目標與分工（經理）3.時間節(jié)點確認（*主管）決議事項1.市場調研報告：責任人A崗，完成時間YYYY-MM-DD2.技術方案初稿：責任人B崗，完成時間YYYY-MM-DD3.預算明細表：責任人C崗，完成時間YYYY-MM-DD待辦事項跟進行政專員*助理于每周五17:00前匯總進度，同步至項目群附件《項目目標分解表》《甘特圖》（四）關鍵要點會議通知需至少提前1天發(fā)出，緊急會議可適當縮短時間，但需保證核心參會人能參加；會議議程需聚焦核心議題，避免偏離主題，單次會議議題建議不超過5項；會議紀要需明確“做什么、誰來做、何時做”，避免模糊表述（如“盡快推進”“后續(xù)溝通”）；會議室使用后，組織者需負責清理會場、關閉設備，保證環(huán)境整潔。三、辦公用品管理規(guī)范（一）工作場景適用于企業(yè)日常辦公用品（如紙張、筆、文件夾、打印機耗材等）的采購、入庫、領用、盤點及報廢管理，保障員工辦公需求，同時控制成本、避免浪費。（二）操作流程需求提報與匯總各部門每月25日前填寫《辦公用品需求申請表》（見模板3），列明物品名稱、規(guī)格型號、預估數量、用途，提交至行政部門。行政專員匯總各部門需求，結合上月庫存情況，編制《月度辦公用品采購計劃》，報行政部門負責人*經理審批。采購與入庫采購計劃審批通過后，行政部門通過合格供應商采購（或通過企業(yè)采購平臺下單），優(yōu)先選擇性價比高、配送及時的供應商。物品送達后，行政專員與采購員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數量、質量，確認無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》（見模板4），入庫并貼好標簽（注明名稱、數量、入庫日期）。領用與登記員工領用辦公用品時，填寫《辦公用品領用登記表》（見模板5），注明領用人、部門、物品名稱、數量、領用日期（部門負責人可設置領用權限，如單次領用簽字限額）。低值易耗品（如筆、本）實行“按需領用，限量供應”；耐用品（如計算器、U盤）需注明“領用登記，損壞賠償”。盤點與報廢行政部門每月末進行一次庫存盤點，核對實際庫存與臺賬數據，差異率超過5%需查明原因（如損耗、漏記）并調整臺賬。對于損壞、過期或無法使用的物品，由行政部門填寫《辦公用品報廢申請表》（見模板6），經負責人*經理審批后，統(tǒng)一處置（如回收、銷毀），不得私自丟棄。（三）模板表格模板3：辦公用品需求申請表申請部門申請人申請日期YYYY-MM-DD物品名稱規(guī)格型號預估數量用途A4打印紙80g5包部門日常打印中性筆（黑色）0.5mm20支日常辦公文件夾A4款，藍色30個資料整理部門負責人審批簽字：_____________日期：_______模板4：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數量供應商驗收人庫存位置YYYY-MM-DDA4紙80g10包文具*助理倉庫A區(qū)YYYY-MM-DD黑色中性筆0.5mm50支批發(fā)*助理文具柜模板5：辦公用品領用登記表領用日期領用人部門物品名稱數量領用事由簽字確認YYYY-MM-DD市場部A4紙2包月度報告打印YYYY-MM-DD行政部文件夾5個新員工資料歸檔模板6：辦公用品報廢申請表物品名稱規(guī)格型號數量報廢原因（損壞/過期/淘汰）購買日期使用年限申請人部門負責人意見打印機墨盒HP7042個過期YYYY-MM-DD2年*助理簽字：________計算器卡西歐1個屏幕損壞無法修復YYYY-MM-DD3年*專員簽字：________行政部門審批簽字：_____________日期：_______（四）關鍵要點辦公用品采購需遵循“比價、質優(yōu)、價廉”原則，單次采購金額超過2000元需簽訂采購合同；入庫時需仔細核對物品信息，避免“錯購、漏購”；領用登記需真實、準確，嚴禁冒領、代領（特殊情況需部門負責人簽字確認）；盤點時需雙人參與（行政專員+財務人員），保證賬實相符；報廢物品需建立臺賬，記錄報廢原因及處置方式，避免資產流失。四、固定資產管理流程（一）工作場景適用于企業(yè)固定資產（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等）的申購、驗收、登記、調撥、維護、盤點及報廢管理，保證資產安全、完整，提高使用效率。（二）操作流程申購與審批因新增或更換需求，員工填寫《固定資產申購表》（見模板7），注明資產名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、用途及申購理由，提交部門負責人審核。部門負責人審核后，報行政部門及財務部門復核（重點審核申購必要性、預算合理性），最終由分管領導*總監(jiān)審批。采購與驗收采購流程參照“辦公用品采購”，固定資產采購需簽訂采購合同，明確質保期、售后服務條款。資產送達后，行政部門組織采購員、使用部門共同驗收，核對資產外觀、功能、配件（如電腦需包含主機、顯示器、鍵盤鼠標）及合格證，驗收合格后填寫《固定資產驗收單》（見模板8）。建卡與登記行政部門根據《固定資產驗收單》建立《固定資產臺賬》（見模板9），錄入資產編號（唯一編碼，如“ZC-2024-001”）、名稱、規(guī)格型號、購買日期、使用部門、使用人、原值、折舊年限等信息，并粘貼資產標簽（編號+名稱）。財務部門根據臺賬進行資產入賬，計提折舊。調撥與維護因部門調整或工作需要，固定資產需內部調撥時，由調入部門填寫《固定資產調撥申請表》（見模板10），經調出部門、行政部門、財務部門審批后，更新臺賬信息，同步使用人及存放地點。資產使用過程中出現(xiàn)故障，由使用人及時報行政部門維修，行政部門聯(lián)系供應商或專業(yè)維修人員處理，維修后填寫《固定資產維修記錄》（見模板11）。盤點與報廢行政部門每半年組織一次全面盤點（財務部門監(jiān)盤），核對資產實物與臺賬信息，差異部分需填寫《盤點差異說明》，查明原因并責任到人。對于達到折舊年限、損壞無法修復或技術淘汰的資產，由行政部門填寫《固定資產報廢申請表》（見模板12），附鑒定意見（技術部門或供應商），經審批后處置殘值，更新臺賬。（三）模板表格模板7：固定資產申購表申購部門申請人申購日期YYYY-MM-DD資產名稱規(guī)格型號預估數量預估單價（元）筆記本電腦聯(lián)想小新Pro161臺6000辦公椅人體工學款2把800申購理由新員工入職需配備電腦，現(xiàn)有辦公椅損壞2把部門負責人審批簽字：_____________日期：_______行政部門意見簽字：_____________日期：_______財務部門意見簽字：_____________日期：_______分管領導審批簽字：_____________日期：_______模板8：固定資產驗收單資產編號資產名稱規(guī)格型號數量供應商購買日期預估單價（元）實際單價（元）ZC-2024-001筆記本電腦聯(lián)想小新Pro161臺科技YYYY-MM-DD60005980驗收情況外觀無劃痕，開機正常，配件齊全（電源適配器、鼠標）使用部門確認簽字：_____________日期：_______行政部門確認簽字：_____________日期：_______財務部門確認簽字：_____________日期：_______模板9：固定資產臺賬（示例）資產編號資產名稱規(guī)格型號購買日期使用部門使用人原值（元）折舊年限（年）月折舊額（元）凈值（元）存放地點ZC-2024-001筆記本電腦聯(lián)想小新Pro16YYYY-MM-DD市場部59803166.113201.67市場部辦公室ZC-2024-002辦公椅人體工學款YYYY-MM-DD行政部*助理800513.33520.00行政部會議室模板10：固定資產調撥申請表資產編號資產名稱規(guī)格型號數量調出部門調入部門調撥原因調撥日期ZC-2024-002辦公椅人體工學款1把行政部財務部財務部新增員工YYYY-MM-DD調出部門意見簽字：_____________日期：_______調入部門意見簽字：_____________日期：_______行政部門意見簽字：_____________日期：_______模板11：固定資產維修記錄資產編號資產名稱故障描述報修日期完成日期維修費用（元）維修商維修人使用人確認ZC-2024-001筆記本電腦無法開機YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD200科技*師傅模板12：固定資產報廢申請表資產編號資產名稱規(guī)格型號數量報廢原因購買日期使用年限（年）原值（元）殘值（元）申請人ZC-2020-005臺式電腦戴爾Vostro1臺主板損壞無法修復YYYY-MM-DD44000200*專員技術鑒定意見簽字：_____________日期：_______行政部門審批簽字：_____________日期：_______財務部門審批簽字：_____________日期：_______（四）關鍵要點固定資產申購需嚴格審批，避免重復采購或超預算采購；驗收時需核對資產與合同、發(fā)票信息一致，功能測試需由使用部門參與；資產標簽需粘貼在顯眼位置（如電腦主機側面、辦公椅靠背），不得私自撕毀；調撥需辦理書面手續(xù)，嚴禁“先調后批”或私自轉移；盤點時需逐項核對，對盤虧、盤盈資產需在3個工作日內提交原因說明；報廢資產需殘值回收，收入需及時入賬，不得賬外留存。五、差旅管理規(guī)范（一）工作場景適用于員工因公出差（如客戶拜訪、項目調研、參加會議等）的申請、審批、行程安排、費用報銷及后續(xù)管理，保證差旅合規(guī)、高效，費用合理可控。（二）操作流程出差申請與審批員工因公出差需提前3個工作日（緊急出差可縮短至1個工作日，但需注明“緊急”）填寫《出差申請審批表》（見模板13），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具（首選高鐵/飛機經濟艙，特殊情況需說明）、預計費用（交通、住宿、補貼等）。部門負責人審核出差必要性及行程合理性，報分管領導*總監(jiān)審批；出差超過3天或涉及大額費用（單次超過5000元）需同時報總經理審批。行程預訂與通知審批通過后，員工通過企業(yè)合作旅行社或平臺預訂交通（機票/火車票）及住宿（標準：一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚，三線城市不超過200元/晚），預訂憑證需提交行政部門備案。出差前，員工需將出差行程（含車次/航班、酒店地址、聯(lián)系方式）告知部門負責人及行政部門，緊急情況下可保持通訊暢通。差旅執(zhí)行與費用記錄出差期間，員工需遵守公司紀律，按計劃完成工作，不得擅自延長出差時間或變更行程（特殊情況需提前申請）。費用支出需取得合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，稅號需準確），交通票需注明往返地及日期，住宿票需注明入住及退房日期。費用報銷與歸檔出差結束后5個工作日內，員工填寫《差旅費報銷單》（見模板14），附發(fā)票原件、行程單（機票/火車票）、出差審批表，按“先審批后報銷”流程提交至財務部門。財務部門審核發(fā)票真實性、合規(guī)性及費用標準，對超支部分需說明原因并由分管領導*總監(jiān)簽字確認后報銷。報銷完成后，財務部門將相關資料歸檔保存，行政部門更新員工差旅記錄。（三）模板表格模板13：出差申請審批表申請人部門出差日期YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD出差地點上海出差事由客戶合同簽訂與項目調研行程安排1.乘坐高鐵G123次（北京南-上海虹橋）2.入住上海酒店（距客戶公司1公里）3.與客戶A公司洽談，調研B項目現(xiàn)場交通工具高鐵二等座預估交通費800元住宿標準350元/晚預估住宿費1050元（3晚）預估總費用2500元部門負責人審批簽字：_____________日期：_______分管領導審批簽字：_____________日期：_______模板14：差旅費報銷單申請人部門報銷日期YYYY-MM-DD出差時間YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD出差地點上海費用明細交通費（元）住宿費（元）補貼（元）項目高鐵票酒店發(fā)票伙食補貼100元/天×3天=300元發(fā)票張數2張1張/報銷金額大寫：貳仟壹佰伍拾元整小寫：￥2150.00附件清單出差審批表、高鐵票2張、酒店發(fā)票1張部門負責人確認簽字：_____________日期：_______財務審核簽字：_____________日期：_______（四）關鍵要點出差申請需明確“事由、時間、地點、費用”，避免模糊申報；交通工具選擇需符合“經濟、便捷”原則，不得超標乘坐（如高鐵不選一等座，飛機不選商務艙，除非緊急工作需攜帶大量設備）；住宿需選擇正規(guī)酒店，不得入住娛樂場所或與工作無關的地點；發(fā)票需與行程一致，跨區(qū)域出差（如北京到上海）不得報銷本地交通費；費用報銷需在出差結束后5個工作日內提交，逾期未報需書面說明原因。六、檔案管理規(guī)范（一）工作場景適用于企業(yè)在行政管理過程中形成的各類檔案（如會議紀要、合同、制度文件、證照、員工資料等）的收集、整理、歸檔、保管、借閱及銷毀，保證檔案完整、安全、可追溯。（二）操作流程檔案收集與分類各部門在文件形成后3個工作日內，將具有保存價值的文件（原件或復印件）提交至行政部門，注明“部門、日期、文件名稱、密級”（密級分為：普通、內部、秘密）。行政部門根據文件類型（如行政類、人事類、財務類、合同類）進行分類，參考《企業(yè)檔案分類表》（見模板15）建立分類目錄。整理與歸檔對收集的文件進行排序（按時間或重要程度）、編頁碼（超過10頁的文件需編頁碼）、裝訂（左側裝訂，不得使用訂書針，以免腐蝕文件），并填寫《檔案歸檔登記表》（見模板16）。每月月末，行政部門將當月歸檔文件裝入檔案盒，標注“檔案編號（如XZ-2024-001，XZ代表行政類）-部門-年份-月份-文件名稱”，存入檔案柜（按編號順序存放）。保管與保護檔案室需配備防火、防盜、防潮、防蟲設備（如滅火器、防盜門、空調、除濕機），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。定期檢查檔案保管情況（每季度一次），對破損文件及時修復（如復印、裱糊），對霉變文件進行除霉處理。借閱與使用員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》（見模板17），注明借閱人、部門、檔案名稱、借閱事由、借閱期限（普通檔案不超過3天，秘密檔案不超過1天）。借閱權限：普通檔案由部門負責人審批，秘密檔案需經分管領導*總監(jiān)審批，絕密檔案需經總經理審批。借閱時需當面核對檔案數量及完整性，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得將檔案帶出檔案室（特殊情況需經總經理批準）。歸還時，行政部門檢查檔案是否完好，確認無誤后注銷借閱記錄。鑒定與銷毀行政部門每5年組織一次檔案鑒定（邀請檔案管理員、行政部門負責人、法務人員參與），對超過保管期限（如合同類10年、制度類永久、會議紀要5年）且無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前，填寫《檔案銷毀審批表》（見模板18），列出銷毀檔案清單，經總經理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷（監(jiān)銷人需簽字確認），保證檔案信息無法恢復。（三）模板表格模板15：企業(yè)檔案分類表（部分）一級分類二級分類包含文件類型保管期限行政類會議文件會議通知、