辦公自動(dòng)化技術(shù)規(guī)程一、概述

辦公自動(dòng)化（OA）技術(shù)規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)的操作流程，提高工作效率，確保信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。本規(guī)程適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的員工，涵蓋系統(tǒng)登錄、文檔管理、流程審批、信息發(fā)布等核心操作環(huán)節(jié)。

二、系統(tǒng)登錄與安全管理

（一）系統(tǒng)登錄

1.使用個(gè)人賬號(hào)密碼登錄OA系統(tǒng)，禁止共享賬號(hào)。

2.登錄時(shí)需驗(yàn)證二次密碼或動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼（如啟用）。

3.退出系統(tǒng)時(shí)需點(diǎn)擊“安全退出”，避免賬號(hào)被他人使用。

（二）安全管理

1.密碼設(shè)置需符合復(fù)雜度要求（如：包含大小寫字母、數(shù)字，長(zhǎng)度≥8位）。

2.禁止在公共場(chǎng)合或不安全網(wǎng)絡(luò)下登錄OA系統(tǒng)。

3.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，立即聯(lián)系IT部門重置密碼。

三、文檔管理

（一）文檔上傳與下載

1.上傳文檔前確認(rèn)文件格式（如：Word、Excel、PDF）。

2.下載文件時(shí)注意保存路徑，避免與工作文件混淆。

3.嚴(yán)禁上傳或下載病毒文件，定期使用殺毒軟件掃描。

（二）版本控制

1.編輯文檔時(shí)需在標(biāo)題處注明版本號(hào)（如：V1.0、V2.0）。

2.刪除舊版本前需備份，并記錄刪除時(shí)間及操作人。

3.使用OA內(nèi)置的版本管理功能，禁止手動(dòng)覆蓋歷史文件。

四、流程審批

（一）審批流程規(guī)范

1.提交審批時(shí)需填寫完整的事由，附件需與內(nèi)容對(duì)應(yīng)。

2.審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期需說(shuō)明原因。

3.多級(jí)審批時(shí)，需按順序流轉(zhuǎn)，禁止越級(jí)提交。

（二）異常處理

1.如審批流程卡頓，可聯(lián)系系統(tǒng)管理員重啟流程。

2.審批意見(jiàn)需清晰明確，避免使用模糊表述。

3.審批完成后需及時(shí)歸檔，存檔位置由部門負(fù)責(zé)人指定。

五、信息發(fā)布

（一）發(fā)布流程

1.發(fā)布通知需經(jīng)過(guò)部門主管審核，確保內(nèi)容無(wú)誤。

2.禁止發(fā)布涉及個(gè)人隱私或敏感信息的公告。

3.發(fā)布后需在24小時(shí)內(nèi)檢查內(nèi)容，如有錯(cuò)誤立即撤回。

（二）權(quán)限管理

1.信息發(fā)布權(quán)限僅授予指定崗位人員（如：行政部、市場(chǎng)部）。

2.發(fā)布內(nèi)容需標(biāo)注發(fā)布日期和有效期（如：長(zhǎng)期、2024年12月31日前）。

3.定期清理過(guò)期信息，避免系統(tǒng)資源占用。

六、系統(tǒng)維護(hù)與支持

（一）日常檢查

1.每日登錄系統(tǒng)檢查是否有未讀消息或異常提示。

2.清理個(gè)人工作空間，刪除無(wú)用文件和緩存數(shù)據(jù)。

3.定期備份個(gè)人文件，建議每周一次。

（二）故障處理

1.系統(tǒng)崩潰時(shí)需記錄時(shí)間、現(xiàn)象，并截圖保存。

2.聯(lián)系IT部門提供故障報(bào)告，等待技術(shù)支持。

3.禁止自行修改系統(tǒng)設(shè)置或安裝插件。

七、附則

1.本規(guī)程由IT部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

2.各部門需組織員工培訓(xùn)，確保規(guī)程落實(shí)。

3.違反本規(guī)程者將按公司制度處理，情節(jié)嚴(yán)重者需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

一、概述

辦公自動(dòng)化（OA）技術(shù)規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)的操作流程，提高工作效率，確保信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。本規(guī)程適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的員工，涵蓋系統(tǒng)登錄、文檔管理、流程審批、信息發(fā)布、系統(tǒng)維護(hù)等核心操作環(huán)節(jié)。其目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)辦公流程的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和高效化，減少人工操作，降低錯(cuò)誤率，并保障企業(yè)信息安全。

二、系統(tǒng)登錄與安全管理

（一）系統(tǒng)登錄

1.使用個(gè)人賬號(hào)密碼登錄OA系統(tǒng)，禁止共享賬號(hào)。

-每位員工需設(shè)置獨(dú)立的登錄賬號(hào)，賬號(hào)密碼僅限本人使用。

-禁止將賬號(hào)密碼告知他人，或允許他人使用自己的賬號(hào)登錄。

-如需臨時(shí)委托他人處理事務(wù)，應(yīng)通過(guò)內(nèi)部授權(quán)流程進(jìn)行，并在完成后及時(shí)撤銷授權(quán)。

2.登錄時(shí)需驗(yàn)證二次密碼或動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼（如啟用）。

-部分系統(tǒng)可能設(shè)置二次密碼或動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼（如短信驗(yàn)證碼、動(dòng)態(tài)口令卡）作為額外安全驗(yàn)證。

-員工需按照系統(tǒng)提示輸入二次密碼或動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼，確保登錄過(guò)程安全。

3.退出系統(tǒng)時(shí)需點(diǎn)擊“安全退出”，避免賬號(hào)被他人使用。

-使用完OA系統(tǒng)后，必須點(diǎn)擊“安全退出”按鈕，確保賬號(hào)關(guān)閉。

-禁止直接關(guān)閉瀏覽器窗口或電腦，以免賬號(hào)保持登錄狀態(tài)。

（二）安全管理

1.密碼設(shè)置需符合復(fù)雜度要求（如：包含大小寫字母、數(shù)字，長(zhǎng)度≥8位）。

-密碼必須包含至少一個(gè)大寫字母、一個(gè)小寫字母、一個(gè)數(shù)字，且長(zhǎng)度不少于8位。

-禁止使用生日、姓名等易猜密碼，避免使用連續(xù)或重復(fù)字符（如：123456、aaaaaa）。

2.禁止在公共場(chǎng)合或不安全網(wǎng)絡(luò)下登錄OA系統(tǒng)。

-在咖啡館、機(jī)場(chǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，禁止登錄OA系統(tǒng)處理敏感信息。

-如需在公共網(wǎng)絡(luò)下訪問(wèn)OA系統(tǒng)，必須使用VPN等加密工具確保網(wǎng)絡(luò)安全。

3.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，立即聯(lián)系IT部門重置密碼。

-如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被他人登錄或密碼泄露，應(yīng)立即停止使用，并聯(lián)系IT部門重置密碼。

-IT部門將驗(yàn)證身份后，協(xié)助完成密碼重置和賬戶安全檢查。

三、文檔管理

（一）文檔上傳與下載

1.上傳文檔前確認(rèn)文件格式（如：Word、Excel、PDF）。

-支持上傳的文件格式包括但不限于：Word（.docx/.doc）、Excel（.xlsx/.xls）、PDF（.pdf）、PPT（.pptx/.ppt）。

-禁止上傳exe、.vbs等可執(zhí)行文件，以及可能包含病毒的文件。

2.下載文件時(shí)注意保存路徑，避免與工作文件混淆。

-下載文件時(shí)應(yīng)選擇明確的保存路徑，并重命名文件以區(qū)分不同文檔。

-建議將下載文件保存在“OA文件下載”等專用文件夾中。

3.嚴(yán)禁上傳或下載病毒文件，定期使用殺毒軟件掃描。

-在上傳文件前，需使用殺毒軟件掃描確保文件無(wú)病毒。

-如發(fā)現(xiàn)文件被病毒感染，需立即刪除并報(bào)告IT部門。

（二）版本控制

1.編輯文檔時(shí)需在標(biāo)題處注明版本號(hào)（如：V1.0、V2.0）。

-每次修改文檔后，需在標(biāo)題或頁(yè)眉處更新版本號(hào)（如：V1.1、V2.0）。

-版本號(hào)應(yīng)遵循“主版本號(hào).次版本號(hào)”的格式，主版本號(hào)表示重大更新，次版本號(hào)表示minor更新。

2.刪除舊版本前需備份，并記錄刪除時(shí)間及操作人。

-在刪除舊版本前，需將舊版本文件備份到個(gè)人云盤或移動(dòng)硬盤。

-在OA系統(tǒng)或內(nèi)部文檔中記錄刪除時(shí)間、操作人和原因。

3.使用OA內(nèi)置的版本管理功能，禁止手動(dòng)覆蓋歷史文件。

-使用OA系統(tǒng)自帶的版本管理功能，確保每次修改都有記錄。

-禁止通過(guò)手動(dòng)復(fù)制粘貼的方式覆蓋歷史文件，避免版本記錄丟失。

四、流程審批

（一）審批流程規(guī)范

1.提交審批時(shí)需填寫完整的事由，附件需與內(nèi)容對(duì)應(yīng)。

-提交審批時(shí)，需在“事由”欄填寫清晰、簡(jiǎn)潔的申請(qǐng)事項(xiàng)（如：“采購(gòu)辦公設(shè)備申請(qǐng)”、“請(qǐng)假申請(qǐng)”）。

-附件必須與申請(qǐng)內(nèi)容相關(guān)，避免上傳無(wú)關(guān)文件。

2.審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期需說(shuō)明原因。

-審批人應(yīng)在收到審批請(qǐng)求后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，如無(wú)法按時(shí)完成需在系統(tǒng)內(nèi)說(shuō)明原因。

-如審批流程涉及多個(gè)部門，需協(xié)調(diào)各部門盡快完成審批。

3.多級(jí)審批時(shí)，需按順序流轉(zhuǎn)，禁止越級(jí)提交。

-審批流程必須按照系統(tǒng)預(yù)設(shè)的順序進(jìn)行，禁止跳過(guò)中間環(huán)節(jié)。

-如需越級(jí)提交，需先聯(lián)系流程發(fā)起人或系統(tǒng)管理員進(jìn)行調(diào)整。

（二）異常處理

1.如審批流程卡頓，可聯(lián)系系統(tǒng)管理員重啟流程。

-如審批流程長(zhǎng)時(shí)間無(wú)響應(yīng)，可聯(lián)系系統(tǒng)管理員檢查系統(tǒng)狀態(tài)，必要時(shí)重啟流程。

-重啟流程前需備份當(dāng)前審批狀態(tài)。

2.審批意見(jiàn)需清晰明確，避免使用模糊表述。

-審批意見(jiàn)應(yīng)具體、明確（如：“同意”、“不同意”、“需修改后重新提交”）。

-如需修改，應(yīng)注明具體修改要求（如：“附件中的預(yù)算金額需調(diào)整”）。

3.審批完成后需及時(shí)歸檔，存檔位置由部門負(fù)責(zé)人指定。

-審批完成后，需將相關(guān)文件歸檔到指定位置（如：部門共享文件夾、個(gè)人云盤）。

-歸檔文件需按日期或項(xiàng)目分類，便于后續(xù)查找。

五、信息發(fā)布

（一）發(fā)布流程

1.發(fā)布通知需經(jīng)過(guò)部門主管審核，確保內(nèi)容無(wú)誤。

-編寫通知時(shí)需仔細(xì)核對(duì)內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

-發(fā)布前需提交部門主管審核，主管確認(rèn)無(wú)誤后方可發(fā)布。

2.禁止發(fā)布涉及個(gè)人隱私或敏感信息的公告。

-發(fā)布內(nèi)容必須公開(kāi)透明，禁止涉及員工個(gè)人信息、公司內(nèi)部機(jī)密等敏感內(nèi)容。

-如需發(fā)布敏感信息，需經(jīng)過(guò)更高層級(jí)的管理人員審批。

3.發(fā)布后需在24小時(shí)內(nèi)檢查內(nèi)容，如有錯(cuò)誤立即撤回。

-發(fā)布通知后，需在24小時(shí)內(nèi)再次檢查內(nèi)容，確保無(wú)錯(cuò)別字或信息錯(cuò)誤。

-如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需立即撤回并重新發(fā)布。

（二）權(quán)限管理

1.信息發(fā)布權(quán)限僅授予指定崗位人員（如：行政部、市場(chǎng)部）。

-只有行政部、市場(chǎng)部等指定部門的員工擁有信息發(fā)布權(quán)限。

-其他部門員工需通過(guò)指定人員申請(qǐng)發(fā)布權(quán)限。

2.發(fā)布內(nèi)容需標(biāo)注發(fā)布日期和有效期（如：長(zhǎng)期、2024年12月31日前）。

-每條發(fā)布內(nèi)容需標(biāo)注發(fā)布日期和有效期，便于后續(xù)管理。

-長(zhǎng)期有效的信息需在發(fā)布時(shí)注明“長(zhǎng)期”。

3.定期清理過(guò)期信息，避免系統(tǒng)資源占用。

-每月月底，需清理過(guò)期信息，確保系統(tǒng)資源不被占用。

-過(guò)期信息可歸檔到內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后續(xù)查閱。

六、系統(tǒng)維護(hù)與支持

（一）日常檢查

1.每日登錄系統(tǒng)檢查是否有未讀消息或異常提示。

-每日上班后，需登錄系統(tǒng)檢查是否有未讀消息或系統(tǒng)異常提示。

-如發(fā)現(xiàn)異常，需立即聯(lián)系IT部門。

2.清理個(gè)人工作空間，刪除無(wú)用文件和緩存數(shù)據(jù)。

-定期清理個(gè)人工作空間，刪除無(wú)用的文件和緩存數(shù)據(jù)，避免空間不足。

-建議每周清理一次個(gè)人工作空間。

3.定期備份個(gè)人文件，建議每周一次。

-每周需將重要文件備份到個(gè)人云盤或移動(dòng)硬盤。

-備份文件應(yīng)包括工作文檔、個(gè)人設(shè)置等。

（二）故障處理

1.系統(tǒng)崩潰時(shí)需記錄時(shí)間、現(xiàn)象，并截圖保存。

-如系統(tǒng)崩潰，需立即記錄崩潰時(shí)間、現(xiàn)象，并截圖保存。

-記錄信息應(yīng)包括：崩潰時(shí)間、系統(tǒng)界面截圖、操作步驟等。

2.聯(lián)系IT部門提供故障報(bào)告，等待技術(shù)支持。

-聯(lián)系IT部門，提供故障報(bào)告，并等待技術(shù)支持。

-故障報(bào)告應(yīng)包括：故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍等。

3.禁止自行修改系統(tǒng)設(shè)置或安裝插件。

-禁止自行修改系統(tǒng)設(shè)置，如需調(diào)整需聯(lián)系IT部門。

-禁止在OA系統(tǒng)安裝插件，如需擴(kuò)展功能需聯(lián)系IT部門申請(qǐng)。

七、附則

1.本規(guī)程由IT部門負(fù)責(zé)解釋，