行政采購物資分類及申請審批清單通用工具模板一、工具概述本工具旨在規(guī)范企業(yè)行政采購流程，通過標準化物資分類、明確審批權(quán)限、細化操作步驟，實現(xiàn)采購需求的精準提報、高效審批與合規(guī)管理，降低采購成本，避免資源浪費，同時保證采購活動符合企業(yè)內(nèi)控要求。適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政采購場景，涵蓋日常辦公、活動組織、設(shè)備維護等多類物資采購需求。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本工具適用于企業(yè)內(nèi)部除生產(chǎn)原材料、研發(fā)專用設(shè)備外的各類行政物資采購，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公耗材、勞保用品、清潔用品、活動物料、維修配件等。（二）典型應(yīng)用場景新員工入職采購：為新增員工采購辦公桌椅、電腦、文具套裝等基礎(chǔ)辦公物資；日常辦公消耗補充：定期采購A4紙、墨盒、文件夾、飲用水等消耗品；辦公設(shè)備更新?lián)Q代：老化電腦、打印機、空調(diào)等設(shè)備的替換采購；公司活動/會議籌備：年會、培訓(xùn)、客戶接待等活動所需的物料、禮品、布置用品采購；辦公環(huán)境維護：綠植養(yǎng)護、消防器材更換、辦公區(qū)域維修配件（如門鎖、燈具）采購；特殊需求采購：如疫情防護物資（口罩、消毒液）、節(jié)日福利等臨時性專項采購。三、全流程操作指引：從需求到采購?fù)瓿桑ㄒ唬┑谝徊剑好鞔_采購需求，填寫《部門采購需求表》操作要點：需求發(fā)起部門（如行政部、人力資源部、市場部等）根據(jù)實際工作需要，確認采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及期望到貨時間；填寫《部門采購需求表》（詳見模板一），需注明“緊急采購”（如24小時內(nèi)需到貨）或“常規(guī)采購”類型，并由部門負責人*簽字確認。示例：行政部因新增5名員工，需采購5套辦公桌椅（規(guī)格：1.2m×0.6m實木桌椅）、5臺筆記本電腦（配置：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤）。（二）第二步：物資分類與預(yù)算預(yù)估操作要點：根據(jù)《行政采購物資分類清單》（詳見模板二），將需求表中的物資歸入對應(yīng)大類及子類（如“辦公設(shè)備-電腦設(shè)備”）；行政部根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)或市場詢價，預(yù)估物資單價及總預(yù)算，保證不超出部門年度采購預(yù)算額度。示例：上述辦公桌椅歸類為“辦公設(shè)備-桌椅類”，預(yù)估單價800元/套，總預(yù)算4000元；筆記本電腦歸類為“辦公設(shè)備-電腦設(shè)備”，預(yù)估單價5000元/臺，總預(yù)算25000元，合計預(yù)算29000元。（三）第三步：提交《行政采購申請審批表》操作要點：需求部門攜帶《部門采購需求表》及《行政采購申請審批表》（詳見模板三），至行政部辦理采購申請手續(xù)；行政部核對需求表與審批表的物資信息、預(yù)算一致性，確認無誤后啟動審批流程。審批權(quán)限說明（根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：預(yù)算≤5000元：需求部門負責人→行政專員→行政部經(jīng)理*；5000元＜預(yù)算≤20000元：需求部門負責人→行政專員→行政部經(jīng)理→財務(wù)部經(jīng)理；預(yù)算＞20000元：需求部門負責人→行政專員→行政部經(jīng)理→財務(wù)部經(jīng)理→分管副總*。（四）第四步：審批流程跟蹤與反饋操作要點：審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購需2小時內(nèi)響應(yīng)），并在審批表中簽署意見；審批通過后，行政部將審批表復(fù)印件反饋至需求部門，同步啟動采購程序；若審批不通過，需注明原因并退回需求部門調(diào)整。示例：人力資源部提交的員工文具采購申請（預(yù)算1200元），經(jīng)行政部經(jīng)理審批通過后，行政專員聯(lián)系供應(yīng)商下單，并告知人力資源部預(yù)計3個工作日內(nèi)到貨。（五）第五步：采購執(zhí)行與物資驗收操作要點：行政部根據(jù)審批結(jié)果，通過比價采購、招標采購或定點供應(yīng)商采購等方式完成采購，簽訂采購合同（金額＞10000元需簽訂正式合同）；物資到貨后，需求部門與行政部共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與審批一致，驗收合格后簽署《物資驗收單》（詳見模板四）；驗收不合格的物資，行政部需在2個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。示例：采購的5臺筆記本電腦到貨后，由行政部與信息技術(shù)部共同通電測試，確認配置無誤后簽署驗收單，并分發(fā)至各部門員工使用。（六）第六步：資料歸檔與付款結(jié)算操作要點：行政部將《采購申請審批表》《物資驗收單》《采購合同》（如有）、供應(yīng)商發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年；財務(wù)部根據(jù)審批通過的《采購申請審批表》及合規(guī)發(fā)票，辦理付款手續(xù)（需通過企業(yè)對公賬戶轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金交易）。四、物資分類清單：標準化分類參考模板一：行政采購物資分類清單大類子類包含物資示例辦公設(shè)備電腦設(shè)備臺式機、筆記本電腦、顯示器、打印機、復(fù)印機、掃描儀、投影儀、碎紙機辦公家具辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾、會議桌、書架通訊設(shè)備固定電話、對講機、視頻會議設(shè)備辦公耗材紙張類A4紙、復(fù)印紙、便簽紙、打印紙、繪圖紙辦公文具筆、筆記本、文件夾、訂書機、起訂器、膠水、便利貼、計算器打印耗材墨盒、硒鼓、碳粉、打印紙、色帶勞保用品個人防護安全帽、防護手套、口罩、工作服、安全鞋應(yīng)急救護急救箱、消毒液、創(chuàng)可貼、體溫計清潔用品環(huán)境清潔拖把、掃帚、垃圾桶、清潔劑、消毒濕巾、紙巾設(shè)備清潔電腦清潔劑、玻璃清潔劑、空調(diào)清潔劑活動物料會議/活動物料橫幅、海報、簽到本、禮品、飲用水、桌布、易拉寶宣傳物料宣傳冊、展架、企業(yè)文化墻材料維修配件辦公設(shè)備配件電腦內(nèi)存條、鍵盤鼠標、打印機硒鼓、空調(diào)遙控器辦公設(shè)施配件門鎖、燈具、水龍頭、開關(guān)插座其他福利物資節(jié)日禮品、員工體檢卡、團建物資特殊采購疫情防護物資、防汛抗旱物資五、申請審批表單：核心要素與填寫規(guī)范模板二：部門采購需求表需求部門申請人日期聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量示例：A4紙80g/包包20示例：辦公椅人體工學(xué)款把3緊急程度□緊急（24小時內(nèi)）□常規(guī)（3-5個工作日）預(yù)算預(yù)估（元）模板三：行政采購申請審批表申請部門申請人日期采購編號（行政部填寫）物資分類□辦公設(shè)備□辦公耗材□勞保用品□清潔用品□活動物料□維修配件□其他預(yù)算金額（元）物資明細規(guī)格型號單位數(shù)量示例：筆記本電腦i5/8G/512G臺2示例：打印機激光/黑白臺1用途說明（需詳細描述，如“市場部客戶接待使用”“行政部替換老舊打印機”）附件□需求表□報價單□技術(shù)參數(shù)□其他審批意見需求部門負責人：日期：行政專員審核：日期：行政部經(jīng)理：日期：財務(wù)部經(jīng)理：日期：分管副總：日期：采購結(jié)果供應(yīng)商名稱：采購日期：實際金額：（元）驗收意見驗收人：日期：模板四：物資驗收單驗收部門申請人供應(yīng)商名稱驗收日期采購編號物資名稱規(guī)格型號單位示例：X20231001筆記本電腦i5/8G/512G臺示例：X20231002打印機激光/黑白臺驗收備注（如“外觀完好，功能正?！薄按嬖趧澓?，需更換”）驗收人簽字六、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）物資分類準確性需嚴格按照《行政采購物資分類清單》選擇物資類別，避免因分類錯誤導(dǎo)致審批流程延誤（如將“辦公設(shè)備”誤選為“辦公耗材”，可能影響審批權(quán)限）。若物資未在清單中，需由行政部新增分類并明確歸屬。（二）預(yù)算與審批權(quán)限匹配預(yù)算預(yù)估需貼近市場實際價格，不得虛報、瞞報；若采購過程中因市場波動導(dǎo)致預(yù)算超支10%以上，需重新提交審批。嚴禁化整為零拆分采購金額以規(guī)避高階審批（如將20000元采購拆分為兩筆10000元申請），一經(jīng)發(fā)覺將追究申請人及部門負責人責任。（三）緊急采購特殊處理緊急采購需在《采購申請審批表》中標注“緊急”原因，如“突發(fā)客戶接待需采購會議物資”“辦公設(shè)備突發(fā)故障需立即更換”，并啟動加急審批流程（審批人需在2小時內(nèi)反饋）。緊急采購可先由行政部電話詢價采購，事后1個工作日內(nèi)補簽審批手續(xù)及采購合同，保證流程可追溯。（四）供應(yīng)商與質(zhì)量管控行政部需建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇定點合作供應(yīng)商（如辦公用品超市、設(shè)備品牌經(jīng)銷商），保證物資質(zhì)量與售后服務(wù)。采購金額＞5000元的物資，需至少獲取2家供應(yīng)商報價，比價后選擇性價比最優(yōu)方案；金額＞10000元的需簽訂書面合同，明確物資規(guī)格、交貨期、質(zhì)保期及違約責任。（五）資料完整性與歸檔采購全流程資料（需求表、審批表、驗收單、合同、發(fā)票）需由行政部統(tǒng)一整理，每月匯總至檔案室，保證審計時可追溯。電子資料需同步備份至企業(yè)共享服務(wù)器，保存期