文檔審批流程管理與簽章工具使用指南一、工具概述文檔審批流程管理與簽章工具是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范文檔流轉(zhuǎn)、提升審批效率、保障電子簽章合法性的核心工具。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計、多節(jié)點(diǎn)審批協(xié)同及電子簽章綁定，實現(xiàn)從文檔發(fā)起、審批到簽署歸檔的全流程數(shù)字化管理，有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)審批中存在的流程繁瑣、易出錯、追溯難等問題，同時滿足《電子簽名法》對電子簽章的合規(guī)性要求，適用于企業(yè)各類需多方確認(rèn)的正式文檔管理場景。二、適用業(yè)務(wù)場景（一）合同類文檔審批涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等，需法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)多級審批，審批通過后完成電子簽章，保證合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、簽署主體合法。（二）項目類文檔審批包括項目立項申請、項目計劃書、預(yù)算審批、驗收報告等，涉及項目發(fā)起部門、跨部門協(xié)作組、管理層審批，通過工具實現(xiàn)項目文檔版本控制、審批進(jìn)度實時跟蹤，避免信息遺漏。（三）行政類文檔審批如費(fèi)用報銷單、差旅申請、辦公用品采購申請、制度發(fā)布文件等，需部門負(fù)責(zé)人、行政部、財務(wù)部依次審批，支持附件（如發(fā)票、報價單）及審批意見留痕，簡化日常行政流程。（四）人事類文檔審批涵蓋勞動合同、崗位變動申請、離職審批、培訓(xùn)協(xié)議等，需人力資源部、用人部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后自動觸發(fā)電子簽章流程，保證人事流程合規(guī)且員工信息可追溯。三、操作流程詳解（一）發(fā)起審批登錄系統(tǒng)：用戶通過企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄文檔審批系統(tǒng)，進(jìn)入“我的發(fā)起”模塊。選擇模板：根據(jù)文檔類型選擇對應(yīng)審批模板（如“合同審批單”“費(fèi)用報銷審批單”），或“自定義模板”創(chuàng)建新模板（需提前配置模板字段，如申請人、部門、文檔標(biāo)題、附件等）。填寫信息：基礎(chǔ)信息：填寫文檔標(biāo)題、申請人姓名（*）、所屬部門、申請日期，文檔附件（支持PDF、Word、Excel等格式，附件大小不超過50MB）。審批流程：根據(jù)企業(yè)規(guī)則設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)（串行審批：按順序逐級審批；并行審批：多部門同時審批），添加審批人（需為系統(tǒng)內(nèi)已激活用戶，如部門經(jīng)理、法務(wù)專員），并設(shè)置“必審”或“會簽”類型（必審需所有審批人通過，會簽一人通過即可進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)）。提交申請：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動向第一審批人發(fā)送審批提醒（消息+郵件）。（二）審批處理接收審批任務(wù)：審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦審批”模塊查看待處理文檔，文檔標(biāo)題查看詳情（含附件、申請人信息、審批流程圖）。審批操作：通過：填寫審批意見（如“同意，按流程辦理”），“通過”，文檔流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)。駁回：填寫駁回理由（如“合同條款需補(bǔ)充付款周期”“發(fā)票抬頭錯誤”），“駁回”，文檔退回至申請人，申請人修改后可重新提交。轉(zhuǎn)辦：若審批人無法及時處理，可“轉(zhuǎn)辦”，選擇其他同事代為審批（需提前在系統(tǒng)中設(shè)置轉(zhuǎn)辦權(quán)限）。審批記錄查看：審批過程中，所有審批意見、處理時間、操作人信息均實時記錄在“審批日志”中，支持追溯。（三）電子簽章使用觸發(fā)簽章：文檔所有審批節(jié)點(diǎn)通過后，系統(tǒng)自動進(jìn)入“待簽章”狀態(tài)，發(fā)起人收到簽章提醒。選擇簽章類型：根據(jù)文檔類型選擇簽章（企業(yè)公章、合同專用章、法人章、個人手寫章等），簽章需提前在系統(tǒng)中備案（簽章圖片、綁定法人/授權(quán)人身份信息）。定位簽章位置：打開文檔附件，在指定簽章區(qū)域（如合同尾頁簽署欄、文件落款處）“添加簽章”，系統(tǒng)自動簽章圖片，支持調(diào)整大小、位置（保證簽章清晰、無遮擋）。完成簽署：簽署人輸入個人登錄密碼或通過手機(jī)驗證碼完成簽章（個人手寫章需使用手寫板簽字），簽章后文檔狀態(tài)更新為“已簽署”，系統(tǒng)自動帶唯一編碼的電子簽章證書，保證簽章不可篡改。（四）歸檔與查閱自動歸檔：已簽署文檔自動歸檔至“文檔庫”，支持按文檔類型、審批日期、申請人、關(guān)鍵詞等條件檢索。權(quán)限管理：歸檔文檔可設(shè)置查閱權(quán)限（如僅發(fā)起人及審批人可查看、全員可查閱），敏感文檔（如涉密合同）需經(jīng)管理員授權(quán)后方可訪問。導(dǎo)出與備份：支持將已歸檔文檔導(dǎo)出為PDF（含電子簽章水?。到y(tǒng)定期自動備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。四、審批表格模板（一）合同審批單模板字段名稱填寫說明示例文檔標(biāo)題需審批的合同全稱，需體現(xiàn)合同雙方及核心內(nèi)容“公司2024年度辦公用品采購合同”申請人發(fā)起審批的員工姓名（*）張*所屬部門申請人所在部門行政部合同對方單位合同簽約方全稱商貿(mào)有限公司合同金額（元）合同總金額，大小寫需一致50,000元（伍萬元整）合同期限合同生效至終止的日期2024年1月1日至2024年12月31日主要條款摘要簡述合同核心條款（如標(biāo)的、付款方式、違約責(zé)任）“采購辦公文具，交貨期15天，貨到付款”附件清單的合同附件名稱（如報價單、對方資質(zhì)文件）“公司報價單、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”審批流程按順序填寫各審批人及部門（如部門主管→法務(wù)→財務(wù)→總經(jīng)理）部門主管→法務(wù)專員→財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理審批意見各審批人填寫意見（系統(tǒng)自動填寫框）-（二）費(fèi)用報銷審批單模板字段名稱填寫說明示例報銷類型如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等差旅費(fèi)報銷人申請報銷的員工姓名（*）李*所屬部門報銷人所在部門市場部報銷事由詳細(xì)說明報銷用途（如“參加展會差旅”）“參加2024年行業(yè)展會差旅”報銷金額（元）本次報銷總金額，需與附件票據(jù)金額一致3,200元報銷日期費(fèi)用發(fā)生日期范圍2024年3月1日至3月5日附件清單的票據(jù)照片（如發(fā)票、行程單）“機(jī)票發(fā)票2張、酒店發(fā)票1張”審批流程按順序填寫審批人（如部門主管→財務(wù)部→總經(jīng)理）部門主管→財務(wù)專員→總經(jīng)理*審批意見各審批人填寫意見（如“附件齊全，同意報銷”“票據(jù)需補(bǔ)充抬頭”）-五、使用注意事項（一）文檔版本管理發(fā)起審批前需保證文檔內(nèi)容最終版，避免審批過程中頻繁修改導(dǎo)致流程混亂；若需修改，需撤回審批重新發(fā)起，并注明修改原因。附件后不可直接替換，如需更新附件，需撤回審批或聯(lián)系管理員操作，防止審批人查看版本不一致。（二）審批人設(shè)置規(guī)則串行審批節(jié)點(diǎn)需按審批層級順序設(shè)置，避免越級審批（如普通員工直接提交至總經(jīng)理）；并行審批節(jié)點(diǎn)需明確各部門職責(zé)，避免審批責(zé)任不清。審批人需在收到提醒后3個工作日內(nèi)處理，超時未處理系統(tǒng)自動發(fā)送催辦提醒，連續(xù)超時2次系統(tǒng)將記錄并通知其上級主管。（三）簽章權(quán)限與安全電子簽章僅限本人使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借或泄露密碼；個人手寫章需使用企業(yè)認(rèn)證的手寫設(shè)備簽署，保證簽跡真實性。簽章前需仔細(xì)核對文檔內(nèi)容，確認(rèn)無誤后再簽署；簽章后文檔不可直接修改，如需修改需通過“撤回簽章”功能（需管理員權(quán)限）并重新走審批流程。（四）數(shù)據(jù)合規(guī)與備份敏感文檔（如涉密合同、員工隱私信息）需在系統(tǒng)中標(biāo)記“保密”屬性，限制查閱范圍，且禁止通過外部渠道（如QQ）傳輸。系統(tǒng)數(shù)據(jù)每日自動備份，用戶可定期在“個人中心”-“備份記錄”中查看備份狀態(tài)，重要建議自行本地備份。（五）異常處理審批駁回：被駁回文檔需根據(jù)駁回意見修改后重新提交，重新提交時需在備注中說明修改內(nèi)容，避免重復(fù)駁回。簽章失?。喝艉炚聲r提示“證書過期”或“驗證失敗”，需聯(lián)系管理員更