行政采購申請及審批流程工具一、本工具適用場景與對象本工具適用于企業(yè)內(nèi)部行政類采購的全流程管理，涵蓋辦公用品、固定資產(chǎn)（如辦公設備、家具）、服務類采購（如保潔、維修）等行政相關物資及服務的申請與審批。使用對象包括：企業(yè)各部門員工（發(fā)起申請）、部門負責人（審核需求）、行政部（復核采購必要性及預算）、分管領導/總經(jīng)理（最終審批）及采購執(zhí)行人員（落地采購）。二、行政采購申請全流程操作步驟（一）采購需求發(fā)起申請條件：因辦公需要需采購行政類物資或服務，且采購金額在部門預算范圍內(nèi)。操作步驟：申請人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或行政部指定采購管理平臺，進入“行政采購申請”模塊；填寫《行政采購申請表》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算總額、用途及緊急程度（如“緊急”“常規(guī)”）；相關附件（如固定資產(chǎn)采購需提供《固定資產(chǎn)配置申請表》，服務類采購需提供供應商報價單或需求說明）。（二）部門負責人審核審核職責：確認采購需求的合理性及必要性，核查采購內(nèi)容是否屬于部門職責范圍，預算是否在部門年度預算額度內(nèi)。操作步驟：部門負責人在OA系統(tǒng)中接收待審批申請，核對申請信息與附件；審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，流轉至行政部；審核不通過：填寫駁回理由（如“預算超支”“需求不符部門規(guī)劃”），退回申請人修改后重新提交。（三）行政部復核復核職責：核查采購需求是否符合企業(yè)行政管理制度（如辦公用品是否優(yōu)先選擇統(tǒng)一供應商、固定資產(chǎn)是否符合配置標準）；審核采購預算的準確性，比對歷史采購價格（如辦公用品單價是否高于市場均價）；確認庫存情況（如倉庫是否有同類物資可用，避免重復采購）。操作步驟：行政部專員在系統(tǒng)中接收申請，對上述內(nèi)容進行復核；復核通過：提交至分管領導/總經(jīng)理審批；復核不通過：聯(lián)系申請人溝通調(diào)整（如更換規(guī)格型號、調(diào)整采購數(shù)量），駁回修改。（四）分管領導/總經(jīng)理審批審批權限：金額≤5000元：由分管領導審批；金額＞5000元：由總經(jīng)理審批；單次采購金額＞2萬元或涉及重大固定資產(chǎn)（如服務器、大型辦公設備），需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。操作步驟：審批人根據(jù)采購金額及重要性，在系統(tǒng)中簽署審批意見；審批通過：流轉至采購執(zhí)行崗；審批不通過：注明駁回原因（如“預算未納入年度計劃”“需求暫不必要”），終止流程。（五）采購執(zhí)行執(zhí)行職責：行政部采購專員根據(jù)審批通過的申請，實施采購。操作步驟：常規(guī)采購：從企業(yè)合格供應商庫中選擇供應商，下達采購訂單，明確交貨時間、質(zhì)量標準及付款方式；緊急采購：若申請標注“緊急”，可臨時聯(lián)系供應商（需保留報價記錄），保證3個工作日內(nèi)完成采購；服務類采購：與供應商簽訂服務合同，明確服務范圍、周期及驗收標準。（六）入庫與驗收入庫管理：物資送達后，申請人及行政部倉管員共同核對實物與申請表信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量），確認無誤后簽字驗收；倉管員在OA系統(tǒng)中更新庫存信息，《入庫單》，同步至申請人及財務部。服務驗收：服務類采購（如保潔、維修）完成后，由申請人及行政部共同驗收，填寫《服務驗收單》，確認服務質(zhì)量達標。（七）付款與歸檔付款流程：財務部憑審批通過的《采購申請表》《入庫單/驗收單》《供應商發(fā)票》辦理付款手續(xù)。資料歸檔：行政部將采購申請表、審批記錄、合同、入庫單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、采購申請表模板及填寫說明（一）模板表格行政采購申請表申請部門申請人申請日期采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務類□其他預算總額（元）緊急程度□緊急（需3個工作日內(nèi)完成）□常規(guī)期望到貨日期序號物品/服務名稱規(guī)格型號12合計附件清單□報價單□固定資產(chǎn)配置表□需求說明□其他：______________________部門負責人審批簽字：__________日期：__________行政部復核簽字：__________日期：__________分管領導/總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________采購執(zhí)行情況訂單號：__________供應商：__________到貨日期：__________驗收人：__________（二）填寫說明采購類型：根據(jù)實際采購內(nèi)容勾選，若勾選“其他”，需在“用途說明”中備注；規(guī)格型號：辦公用品需注明品牌、型號（如“A4紙80g晨光牌”），固定資產(chǎn)需注明配置參數(shù)（如“筆記本電腦聯(lián)想ThinkPad14銳龍R516G內(nèi)存”）；用途說明：需簡明扼要說明采購原因（如“部門新入職員工辦公用”“打印機維修更換配件”）；附件清單：固定資產(chǎn)采購需附《固定資產(chǎn)配置申請表》，服務類采購需附供應商報價單或需求說明，保證附件與申請內(nèi)容一致。四、使用過程中的關鍵注意事項預算控制：所有采購需在部門年度預算內(nèi)執(zhí)行，超預算采購需提前提交《預算調(diào)整申請》，經(jīng)財務部及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；緊急采購限制：緊急采購僅限突發(fā)情況（如辦公設備突發(fā)故障影響工作正常開展），且需在申請表中注明緊急原因，事后需補說明至行政部；供應商管理：優(yōu)先從企業(yè)合格供應商庫中選擇供應商，若需新增供應商，需提前提交《供應商資質(zhì)審核表》（含營業(yè)執(zhí)照、報價單、質(zhì)量承諾書），由行政部及財務部聯(lián)合審核；信息準確性：申請人需保證申請表信息真實、完整，若因信息錯誤導致采購失誤（如規(guī)格型號錯誤），由申請人承擔相應責任；審批時效：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購需1個工作日內(nèi)完成），