行政采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程工具一、本工具適用場(chǎng)景與對(duì)象本工具適用于企業(yè)內(nèi)部行政類(lèi)采購(gòu)的全流程管理，涵蓋辦公用品、固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具）、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如保潔、維修）等行政相關(guān)物資及服務(wù)的申請(qǐng)與審批。使用對(duì)象包括：企業(yè)各部門(mén)員工（發(fā)起申請(qǐng)）、部門(mén)負(fù)責(zé)人（審核需求）、行政部（復(fù)核采購(gòu)必要性及預(yù)算）、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（最終審批）及采購(gòu)執(zhí)行人員（落地采購(gòu)）。二、行政采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作步驟（一）采購(gòu)需求發(fā)起申請(qǐng)條件：因辦公需要需采購(gòu)行政類(lèi)物資或服務(wù)，且采購(gòu)金額在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)。操作步驟：申請(qǐng)人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或行政部指定采購(gòu)管理平臺(tái)，進(jìn)入“行政采購(gòu)申請(qǐng)”模塊；填寫(xiě)《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第三部分模板），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途及緊急程度（如“緊急”“常規(guī)”）；相關(guān)附件（如固定資產(chǎn)采購(gòu)需提供《固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表》，服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或需求說(shuō)明）。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核審核職責(zé)：確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性及必要性，核查采購(gòu)內(nèi)容是否屬于部門(mén)職責(zé)范圍，預(yù)算是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)。操作步驟：部門(mén)負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)中接收待審批申請(qǐng)，核對(duì)申請(qǐng)信息與附件；審核通過(guò)：在系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至行政部；審核不通過(guò)：填寫(xiě)駁回理由（如“預(yù)算超支”“需求不符部門(mén)規(guī)劃”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）行政部復(fù)核復(fù)核職責(zé)：核查采購(gòu)需求是否符合企業(yè)行政管理制度（如辦公用品是否優(yōu)先選擇統(tǒng)一供應(yīng)商、固定資產(chǎn)是否符合配置標(biāo)準(zhǔn)）；審核采購(gòu)預(yù)算的準(zhǔn)確性，比對(duì)歷史采購(gòu)價(jià)格（如辦公用品單價(jià)是否高于市場(chǎng)均價(jià)）；確認(rèn)庫(kù)存情況（如倉(cāng)庫(kù)是否有同類(lèi)物資可用，避免重復(fù)采購(gòu)）。操作步驟：行政部專(zhuān)員在系統(tǒng)中接收申請(qǐng)，對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核；復(fù)核通過(guò)：提交至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批；復(fù)核不通過(guò)：聯(lián)系申請(qǐng)人溝通調(diào)整（如更換規(guī)格型號(hào)、調(diào)整采購(gòu)數(shù)量），駁回修改。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批審批權(quán)限：金額≤5000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞5000元：由總經(jīng)理審批；單次采購(gòu)金額＞2萬(wàn)元或涉及重大固定資產(chǎn)（如服務(wù)器、大型辦公設(shè)備），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。操作步驟：審批人根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，在系統(tǒng)中簽署審批意見(jiàn)；審批通過(guò)：流轉(zhuǎn)至采購(gòu)執(zhí)行崗；審批不通過(guò)：注明駁回原因（如“預(yù)算未納入年度計(jì)劃”“需求暫不必要”），終止流程。（五）采購(gòu)執(zhí)行執(zhí)行職責(zé)：行政部采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)，實(shí)施采購(gòu)。操作步驟：常規(guī)采購(gòu)：從企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇供應(yīng)商，下達(dá)采購(gòu)訂單，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式；緊急采購(gòu)：若申請(qǐng)標(biāo)注“緊急”，可臨時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商（需保留報(bào)價(jià)記錄），保證3個(gè)工作日內(nèi)完成采購(gòu)；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：與供應(yīng)商簽訂服務(wù)合同，明確服務(wù)范圍、周期及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（六）入庫(kù)與驗(yàn)收入庫(kù)管理：物資送達(dá)后，申請(qǐng)人及行政部倉(cāng)管員共同核對(duì)實(shí)物與申請(qǐng)表信息（名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量），確認(rèn)無(wú)誤后簽字驗(yàn)收；倉(cāng)管員在OA系統(tǒng)中更新庫(kù)存信息，《入庫(kù)單》，同步至申請(qǐng)人及財(cái)務(wù)部。服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如保潔、維修）完成后，由申請(qǐng)人及行政部共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《服務(wù)驗(yàn)收單》，確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)。（七）付款與歸檔付款流程：財(cái)務(wù)部憑審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》《入庫(kù)單/驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》辦理付款手續(xù)。資料歸檔：行政部將采購(gòu)申請(qǐng)表、審批記錄、合同、入庫(kù)單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板及填寫(xiě)說(shuō)明（一）模板表格行政采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)類(lèi)型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)類(lèi)□其他預(yù)算總額（元）緊急程度□緊急（需3個(gè)工作日內(nèi)完成）□常規(guī)期望到貨日期序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)12合計(jì)附件清單□報(bào)價(jià)單□固定資產(chǎn)配置表□需求說(shuō)明□其他：______________________部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字：__________日期：__________行政部復(fù)核簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________采購(gòu)執(zhí)行情況訂單號(hào)：__________供應(yīng)商：__________到貨日期：__________驗(yàn)收人：__________（二）填寫(xiě)說(shuō)明采購(gòu)類(lèi)型：根據(jù)實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容勾選，若勾選“其他”，需在“用途說(shuō)明”中備注；規(guī)格型號(hào)：辦公用品需注明品牌、型號(hào)（如“A4紙80g晨光牌”），固定資產(chǎn)需注明配置參數(shù)（如“筆記本電腦聯(lián)想ThinkPad14銳龍R516G內(nèi)存”）；用途說(shuō)明：需簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明采購(gòu)原因（如“部門(mén)新入職員工辦公用”“打印機(jī)維修更換配件”）；附件清單：固定資產(chǎn)采購(gòu)需附《固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表》，服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或需求說(shuō)明，保證附件與申請(qǐng)內(nèi)容一致。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)預(yù)算控制：所有采購(gòu)需在部門(mén)年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；緊急采購(gòu)限制：緊急采購(gòu)僅限突發(fā)情況（如辦公設(shè)備突發(fā)故障影響工作正常開(kāi)展），且需在申請(qǐng)表中注明緊急原因，事后需補(bǔ)說(shuō)明至行政部；供應(yīng)商管理：優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇供應(yīng)商，若需新增供應(yīng)商，需提前提交《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、報(bào)價(jià)單、質(zhì)量承諾書(shū)），由行政部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合審核；信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)人需保證申請(qǐng)表信息真實(shí)、完整，若因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)失誤（如規(guī)格型號(hào)錯(cuò)誤），由申請(qǐng)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；審批時(shí)效：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)需1個(gè)工作日內(nèi)完成），