合同違約通知函撰寫指導(dǎo)在商業(yè)活動及各類合作關(guān)系中，合同是維系雙方權(quán)利義務(wù)的基石。當(dāng)一方未能依照合同約定履行其義務(wù)時，守約方適時發(fā)出一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪`約通知函，不僅是行使自身權(quán)利的體現(xiàn)，更是推動問題解決、維護自身合法權(quán)益的重要步驟。一份措辭得當(dāng)、內(nèi)容周全的違約通知函，能夠清晰傳遞立場，為后續(xù)協(xié)商、調(diào)解乃至仲裁或訴訟程序奠定良好基礎(chǔ)。本文將從實務(wù)角度，詳細(xì)闡述合同違約通知函的撰寫要點與注意事項。一、撰寫前的審慎準(zhǔn)備在提筆撰寫通知函之前，充分的準(zhǔn)備工作是確保函件效力與質(zhì)量的前提。首先，仔細(xì)審閱合同文本。這是最根本的一步。需明確合同中關(guān)于雙方權(quán)利義務(wù)的具體約定，特別是對方應(yīng)履行義務(wù)的時間、方式、標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵條款。同時，也要清晰己方在對方違約情況下所享有的權(quán)利，例如是否有合同解除權(quán)、索賠權(quán)，以及關(guān)于違約責(zé)任承擔(dān)方式（如違約金計算方法、損失賠償范圍）的約定。務(wù)必將對方的行為與合同條款進行逐一比對，精準(zhǔn)定位違約情形。其次，固定與收集違約證據(jù)?！翱湛跓o憑”，任何主張都需要證據(jù)支撐。應(yīng)系統(tǒng)梳理能夠證明對方違約行為的各類材料，諸如合同原件、補充協(xié)議、履行過程中的溝通記錄（郵件、函件、聊天記錄等）、交付憑證、驗收報告、付款單據(jù)、照片、視頻、第三方證明等。這些證據(jù)不僅是撰寫通知函的事實依據(jù)，更是后續(xù)可能發(fā)生的爭議解決程序中的關(guān)鍵。再次，評估違約行為造成的影響與損失。明確對方的違約行為是否導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)，或是對己方造成了直接的經(jīng)濟損失、商譽損害等。對于可量化的損失，應(yīng)盡可能進行初步核算，為后續(xù)提出具體索賠要求做好準(zhǔn)備。最后，明確函件目的與期望達(dá)成的結(jié)果。在發(fā)出通知函前，需思考清楚此次發(fā)函的核心目的：是要求對方限期糾正違約行為、繼續(xù)履行合同，還是要求解除合同并賠償損失，亦或是其他特定訴求。清晰的目標(biāo)有助于函件內(nèi)容的聚焦與表達(dá)的精準(zhǔn)。二、違約通知函的核心內(nèi)容與結(jié)構(gòu)一份規(guī)范的違約通知函，通常應(yīng)包含以下幾個核心部分，各部分內(nèi)容應(yīng)層次分明、邏輯清晰。（一）函件標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，直接點明函件主旨。例如：“關(guān)于[合同名稱/編號]項下[對方公司名稱/個人姓名]違約事宜的通知函”或“關(guān)于要求[對方公司名稱/個人姓名]立即糾正[具體違約行為]并承擔(dān)違約責(zé)任的函”。清晰的標(biāo)題能讓收件人迅速了解函件性質(zhì)與核心內(nèi)容。（二）稱謂準(zhǔn)確寫明違約方的全稱（若是公司，應(yīng)使用工商登記的法定名稱；若是個人，應(yīng)使用身份證姓名）。為確保送達(dá)，可同時注明其法定代表人/負(fù)責(zé)人（如適用）、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式（若知曉）。（三）引言/背景簡述簡要說明雙方存在的合同關(guān)系。通常包括：雙方簽訂合同的日期、合同名稱及編號（如有）、合同主要內(nèi)容概述（無需面面俱到，點出與違約行為相關(guān)的核心合同目的即可）。此部分旨在為后續(xù)闡述違約事實提供背景鋪墊。例如：“我方與貴司于[日期]簽訂了《[合同名稱]》（合同編號：[編號]，以下簡稱“合同”）。根據(jù)合同第[X]條約定，我方已依約履行了[己方已履行義務(wù)]，但貴司在合同履行過程中，卻出現(xiàn)了如下違約情形：”（四）違約事實的陳述與合同依據(jù)這是通知函的核心內(nèi)容，必須客觀、具體、詳盡。*清晰陳述違約事實：按時間順序或邏輯順序，詳細(xì)描述對方未履行或未適當(dāng)履行合同義務(wù)的具體行為。應(yīng)包含違約行為發(fā)生的時間、地點、具體表現(xiàn)形式、涉及的合同標(biāo)的等要素。避免使用模糊、主觀或情緒化的詞語，以客觀事實為依據(jù)。例如，不應(yīng)簡單寫“貴司未按時交貨”，而應(yīng)寫“根據(jù)合同第[X]條約定，貴司應(yīng)于[年/月/日]前向我方交付[貨物名稱及規(guī)格型號]，但截至本函發(fā)出之日，貴司仍未完成上述交付義務(wù)，且未向我方說明任何合理理由?！?明確指出對應(yīng)的合同條款：將每一項違約事實與合同中具體的條款相對應(yīng)，說明對方的行為如何違反了該條款的約定。這是認(rèn)定違約的法律基礎(chǔ)。例如：“貴司的上述行為已嚴(yán)重違反了雙方簽訂的《[合同名稱]》第[X]條關(guān)于‘[引用合同原文]’之約定?！?列舉相關(guān)證據(jù)：可簡要提及已掌握的證明違約事實的證據(jù)名稱或類型，如“相關(guān)證據(jù)包括：[合同復(fù)印件]、[我方付款憑證]、[雙方溝通郵件記錄]等，我方均已妥善保存。”無需在函件中附上全部證據(jù)，但應(yīng)表明證據(jù)的存在。（五）己方要求基于對方的違約行為及合同約定，明確提出己方的具體要求。這部分應(yīng)清晰、明確、具有可操作性。常見的要求包括：*限期糾正：要求對方在指定期限內(nèi)采取具體措施糾正違約行為，繼續(xù)履行合同義務(wù)。例如：“現(xiàn)我方鄭重要求貴司在收到本函后[具體天數(shù)，如7個工作日]內(nèi)，立即[具體糾正措施，如：完成上述貨物的交付/支付拖欠款項XX元/采取XX補救措施]。”*承擔(dān)違約責(zé)任：根據(jù)合同約定或法律規(guī)定，要求對方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。若合同約定了違約金計算方式，應(yīng)明確計算結(jié)果；若主張賠償損失，應(yīng)說明損失的類型和初步估算金額，并表明保留進一步追償?shù)臋?quán)利。例如：“依據(jù)合同第[Y]條約定，因貴司逾期交貨，應(yīng)向我方支付違約金人民幣[具體金額]元（計算方式：[簡述計算過程]）?！被颉坝捎谫F司的違約行為，已給我方造成[直接損失/間接損失，簡述損失情況]，我方保留向貴司追索全部損失賠償?shù)臋?quán)利?！?合同解除：若根據(jù)合同約定或法律規(guī)定，對方的違約行為已構(gòu)成根本違約，導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)，己方有權(quán)解除合同的，可在函中明確提出解除合同的主張，并可要求對方承擔(dān)合同解除后的相關(guān)責(zé)任（如返還財產(chǎn)、賠償損失等）。提出解除合同需謹(jǐn)慎，確保符合法定或約定條件。（六）后續(xù)措施的聲明為促使對方重視并及時回應(yīng)，函件中可明確告知若對方在指定期限內(nèi)未能滿足己方要求，己方將采取的進一步法律措施。例如：“若貴司未能在上述指定期限內(nèi)給予我方明確答復(fù)并采取有效糾正措施，我方將不得不依據(jù)合同第[Z]條之約定及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，采取包括但不限于[解除合同/提起仲裁/向人民法院提起訴訟]等一切必要措施，以維護我方合法權(quán)益，屆時由此產(chǎn)生的一切額外費用（包括但不限于訴訟費、律師費、保全費等）及法律后果，均由貴司承擔(dān)?！贝瞬糠种荚谑┘颖匾獕毫?，但措辭應(yīng)保持克制與專業(yè)，避免使用威脅性或攻擊性語言。（七）函件的結(jié)尾與落款*結(jié)尾：通常使用“特此函告，望貴司慎重對待，及時處理。”或“請貴司于[日期]前予以書面回復(fù)?！钡缺硎觥?落款：寫明發(fā)函方的全稱（并加蓋公章，若為公司或其他組織）、法定代表人/授權(quán)代表人簽字（可選，但加蓋公章至關(guān)重要）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（便于對方回復(fù)溝通）。*日期：發(fā)函的年月日，應(yīng)以函件發(fā)出之日為準(zhǔn)。三、發(fā)送與后續(xù)注意事項函件撰寫完成后，其發(fā)送過程及后續(xù)跟進同樣重要。發(fā)送方式：為確保對方能夠收到并留有送達(dá)憑證，建議采用可追溯的方式送達(dá)。例如，通過EMS或其他快遞服務(wù)寄送紙質(zhì)函件，并在快遞單上注明“[合同名稱]違約通知函”字樣，保留好快遞底單及對方簽收記錄。對于重要函件，可同時采取電子郵件方式發(fā)送，并請求對方郵件回執(zhí)或要求其收到后回復(fù)確認(rèn)。如有約定，也可按照合同中載明的雙方指定聯(lián)系方式或地址進行送達(dá)。留存副本：發(fā)函方應(yīng)將已發(fā)出的通知函（包括電子版和加蓋公章的紙質(zhì)版）、所有附件材料、郵寄憑證、發(fā)送郵件記錄等一并妥善保存，作為整個事件處理過程的證據(jù)。后續(xù)跟進：發(fā)送函件后，應(yīng)密切關(guān)注對方的反應(yīng)。若對方在指定期限內(nèi)回復(fù)并提出解決方案，應(yīng)根據(jù)情況進行協(xié)商；若對方不予理睬或拒絕合理要求，則應(yīng)根據(jù)函件聲明及實際情況，及時啟動后續(xù)法律程序。四、結(jié)語合同違約通知函的撰寫，既是一項法律實務(wù)操作