會議室預定及使用標準化流程模板一、適用范圍與核心目標本流程模板適用于企業(yè)內部各部門、分支機構及外部合作單位（需提前對接）的會議室預定及使用管理，涵蓋日常例會、項目研討會、客戶接待、培訓等各類場景。通過標準化流程實現會議室資源的合理分配、高效利用，規(guī)范會議組織與現場管理，保障會議有序進行，提升會議體驗及行政服務效率。二、全流程操作指引（一）會議籌備與需求確認明確會議基本信息會議發(fā)起人（或組織者）需提前確認以下核心信息，保證需求清晰：會議主題、目的、核心議程；會議日期（具體到年/月/日）、開始及預計結束時間（精確到30分鐘內，如14:00-15:30）；參會人數（含主會及分會場，若需）；是否需特殊布置（如茶歇、橫幅、桌型排列——圓桌/課桌式/劇院式）；設備需求（投影儀、麥克風、白板、視頻會議系統(tǒng)、空調溫度等）。核對會議室可用性通過企業(yè)OA系統(tǒng)、行政部公告欄或指定預定平臺（如企業(yè)/釘釘會議室模塊）查詢目標會議室的實時預定狀態(tài)，避免時間沖突；若需跨部門協(xié)調或大型會議室（如容納50人以上），建議提前3個工作日與行政部溝通，確認場地及資源匹配度。（二）會議室預定申請?zhí)峤惶峤活A定申請會議發(fā)起人需通過指定渠道（如OA系統(tǒng)“會議室預定”模塊、行政部預定郵箱）提交書面申請，填寫內容需包含：申請人姓名（*）、所屬部門、聯系方式（內線/企業(yè)）；會議基本信息（參照“（一）1”內容）；特殊需求說明（如是否允許外來人員進入、是否需安保支持等）。申請材料完整性自查保證申請信息無遺漏（尤其是會議時間、人數、設備需求），避免因信息不全導致審批延遲或預定失敗。（三）預定審批與結果反饋審批流程部門內部審批：申請人需將預定申請?zhí)峤恢林苯迂撠熑藢徟ù_認會議必要性及部門資源協(xié)調情況）；行政部終審：部門審批通過后，行政部在1個工作日內完成會議室資源核查，確認是否符合預定規(guī)則（如“同一會議室同一時段僅限1場會議”“單場會議時長不超過8小時”等），并反饋審批結果。預定結果通知審批通過后，系統(tǒng)或行政部將通過郵件/企業(yè)發(fā)送《會議室預定確認單》，包含會議室名稱、具體時間、設備清單及聯系人；若審批未通過（如時間沖突、資源不足），行政部需及時告知申請人，并協(xié)助協(xié)調替代方案（如更換會議室、調整會議時間）。（四）會前設備與場地準備行政部準備根據預定確認單，提前30分鐘開啟會議室電源、空調（調節(jié)至22-26℃），檢查設備狀態(tài)（投影儀是否能正常開機、麥克風電量、白板筆是否充足等）；按需求布置場地（如擺放桌椅、調試視頻會議系統(tǒng)、準備茶歇等），保證會議開始前10分鐘準備就緒。申請人自查會議開始前，申請人可提前15分鐘進入會議室，再次確認設備、場地是否符合需求，如有問題立即聯系行政部（內線*）處理，避免影響會議準時開始。（五）會議期間使用規(guī)范入場與簽到參會人員需憑工牌/企業(yè)邀請碼進入會議室，外來人員需在前臺登記并由申請人陪同入場；申請人負責組織簽到，保證參會人數與預定人數一致（超出10人需提前報備行政部）。設備與場地使用按規(guī)范操作會議設備（如投影儀遙控器使用后歸位、麥克風輕拿輕放），禁止私自拆卸、外借設備；保持場地整潔，禁止在桌面、墻面亂涂亂畫，茶歇需在指定區(qū)域食用，避免食物殘渣污染設備（如白板、投影儀鏡頭）。時間管理嚴格控制會議時長，保證準時結束；若需延時，需在原結束時間前30分鐘聯系行政部，確認后續(xù)會議室是否可用（如無沖突可適當延長，最長不超過1小時）。（六）會后場地恢復與反饋場地清理與設備歸還會議結束后，申請人需組織參會人員帶走個人物品，清理桌面垃圾（如紙杯、文件），將桌椅恢復原位；檢查設備是否完好（如關閉投影儀、麥克風電源，收好白板筆、激光筆等），并通知行政部驗收（如通過系統(tǒng)“會議結束”按鈕或現場確認）。使用反饋與問題記錄若會議期間出現設備故障、場地問題（如空調不制冷、桌椅損壞），需在24小時內通過OA系統(tǒng)或行政部反饋，以便及時維修；行政部每月匯總會議室使用數據（如使用率、故障率），定期優(yōu)化資源配置（如增加高頻需求區(qū)域的會議室數量）。三、標準化表單模板表1：會議室預定申請表申請單編號申請人姓名*所屬部門聯系方式（內線）會議基本信息會議主題會議日期年月日開始時間::結束時間::預計參會人數是否含外來人員□是□否場地與設備需求會議室名稱/區(qū)域容納人數要求所需設備（可多選）□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□空調□其他：特殊布置需求□圓桌式□課桌式□劇院式□茶歇□橫幅□其他：審批流程部門負責人簽字*日期：行政部審批意見*□同意□調整時間：______□不同意（原因：______）日期：備注表2：會議室使用反饋表反饋單編號反饋人姓名*所屬部門反饋日期會議基本信息會議室名稱使用日期年月日使用時間段::-::申請人*使用情況反饋設備是否正?！跞空！醪糠止收希ü收险f明：________________）場地是否整潔□符合要求?需改進（問題：________________）服務是否滿意□滿意□一般□不滿意（建議：________________）其他建議四、關鍵風險提示與合規(guī)要求（一）預定與使用規(guī)范提前預定時限：工作日會議需提前至少1個工作日預定，周末/節(jié)假日會議需提前3個工作日預定；大型會議（100人以上）或需特殊布置的會議，需提前5個工作日申請。臨時變更與取消：會議時間、人數、需求等變更需提前2個工作日通知行政部；臨時取消（會議開始前4小時內）需立即告知行政部，否則取消方部門將納入月度考核（首次警告，第二次通報批評）。“一室一用”原則：會議室在預定時段內僅限本場會議使用，禁止私自轉借、分時占用或預留“空場等待”。（二）設備與安全管理設備使用責任：申請人作為會議期間設備使用第一責任人，需保證操作規(guī)范，若因人為損壞導致設備故障，需按公司資產賠償制度承擔責任（維修費用的50%-100%，視情節(jié)輕重）。安全禁止行為：禁止攜帶易燃易爆、有毒危險品進入會議室；禁止在會議室吸煙、使用明火；禁止私自連接電源、拉接線板（確需額外用電需提前報備行政部，由專業(yè)人員操作）。（三）特殊情況處理緊急會議預定：突發(fā)性緊急會議（如客戶臨時拜訪、項目突發(fā)問題），申請人可先通過電話（行政部內線*）預定，后續(xù)2個工作日內補全書面申請及審批流程。資源沖突協(xié)調：若出現多人預定同一會議室情況，優(yōu)先級排序為：董事會/高管會議>全公司級會議>跨部門會議>部門內部會議；同等優(yōu)先級按“先到先得”原則處理，已預定方需配合協(xié)調（如縮短時長、更換場地）。（四）合規(guī)監(jiān)督與責任追究行政部每月公示會議室使用