行政公文寫作標準化格式及范例流程工具一、工具概述行政公文是政機關、企事業(yè)單位實施領導、處理公務的規(guī)范文書，其標準化格式與規(guī)范流程直接體現(xiàn)單位管理水平和專業(yè)形象。本工具旨在梳理公文寫作的核心要素、操作步驟及常見問題，為公文擬寫、審核、印發(fā)提供全流程指引，保證公文內容準確、格式規(guī)范、流程高效，助力提升行政辦公效能。二、適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本工具適用于各級政機關、人民團體、企事業(yè)單位的行政公文寫作，涵蓋《政機關公文處理工作條例》中規(guī)定的決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種法定公文，重點針對日常工作中常用的通知、報告、請示、函、紀要5類公文提供詳細規(guī)范。（二）典型應用場景部署工作類：如上級單位向下級單位部署專項任務（如《局關于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》）。匯報情況類：下級單位向上級單位匯報工作進展、問題及建議（如《區(qū)人民關于2024年上半年招商引資工作情況的報告》）。請求指示類：下級單位就重大事項或需上級審批事項行文（如《公司關于申請新建研發(fā)中心用地的請示》）。商洽事務類：不相隸屬單位之間商洽工作、詢問或答復問題（如《教育局關于商請協(xié)助開展校園周邊環(huán)境整治的函》）。記錄會議類：記載會議主要情況和議定事項（如《公司2024年第3次總經(jīng)理辦公會議紀要》）。三、標準化操作流程與步驟詳解公文寫作需遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—印發(fā)—歸檔”全流程管理，各環(huán)節(jié)需嚴格把控質量，保證公文合規(guī)、高效流轉。（一）前期準備階段明確發(fā)文目的與受眾確定公文核心目標（如傳達要求、匯報工作、請求批準等），明確主送機關（上級、下級或平級單位），避免“一文多事”或受眾模糊。示例：向市請示資金支持，主送機關應為“市人民”；向各部門部署工作，主送機關為“各部門、各直屬機構”。收集基礎材料與依據(jù)收集相關政策文件、數(shù)據(jù)資料、領導指示等，保證公文內容有據(jù)可依、數(shù)據(jù)準確。示例：擬寫《關于落實政策的通知》時，需附上政策原文及解讀文件，保證內容與政策要求一致。確定公文類型根據(jù)發(fā)文目的選擇合適的公文類型，避免文種混用（如“請示”與“報告”不可混用，“函”與“請示”的區(qū)別在于是否隸屬關系）。（二）擬寫規(guī)范階段1.標題規(guī)范結構：發(fā)文機關+事由+文種（可發(fā)文機關，但需在落款處體現(xiàn)）。要求：準確概括公文內容，簡潔明了，一般不超過22字；標點符號使用規(guī)范，標題中不用書名號、引號，結尾不加標點。示例：《市人民辦公室關于做好2024年春節(jié)期間值班工作的通知》（完整標題）；《關于開展2024年度員工培訓的通知》（發(fā)文機關）。2.主送機關規(guī)范位置：標題下方頂格書寫，后加冒號。要求：明確主送機關全稱或規(guī)范化簡稱；多個主送機關之間用頓號分隔，不同級別的機關用逗號分隔（如“各省、自治區(qū)、直轄市人民，國務院各部委、各直屬機構”）。示例：主送機關為“公司各部門、各子公司”。3.結構規(guī)范是公文核心，需邏輯清晰、層次分明，一般分為“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項/要求）—結尾（執(zhí)行說明/號召）”三部分。開頭：說明發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)《條例》精神”）或目的（如“為解決問題，現(xiàn)就有關事項通知如下”）。主體：分條列項闡述具體內容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級序號，每條內容單一，避免交叉；語言簡練、準確，避免口語化、模糊表述（如“盡快”“大概”等）。結尾：根據(jù)公文類型確定，如通知用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”。4.附件說明規(guī)范位置：下方，成文日期之前，注明“附件：X”。要求：附件需與內容關聯(lián)，且附件名稱需與中的附件說明一致；多個附件需標注序號（如“附件：1.X；2.X”）。示例：提及“具體方案詳見附件”，附件說明為“附件：項目實施方案”。5.發(fā)文機關與成文日期規(guī)范發(fā)文機關：署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，以紅色文件頭行文時，需與文件頭一致；聯(lián)合行文時，主辦機關在前，其他機關按發(fā)文順序排列。成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年3月15日”），需以簽發(fā)日期為準，會議紀要以通過日期為準。（三）審核校對階段內容審核：檢查公文內容是否符合政策要求、數(shù)據(jù)是否準確、邏輯是否嚴密、措施是否可行。格式審核：核對標題、主送機關、結構、附件、落款等要素是否規(guī)范，字體、字號、行距是否符合標準（一般用仿宋GB2312三號字，行距28磅）。合規(guī)性審核：檢查公文是否需會簽相關部門（如涉及多個部門職責），是否需經(jīng)法律顧問審核（如涉及法律事項）。（四）簽發(fā)印發(fā)階段簽發(fā)權限：根據(jù)單位規(guī)定，由分管領導或主要領導簽發(fā)，重要公文需經(jīng)集體審議后簽發(fā)。印發(fā)格式：正式文件需加蓋發(fā)文機關公章（聯(lián)合行文時所有機關均需蓋章），印數(shù)控制在實際需求范圍內，標注“秘密★年”等密級（如涉密公文）。歸檔要求：公文印發(fā)后3個工作日內，將電子版及紙質版（含簽發(fā)稿、原稿、附件）交檔案管理部門歸檔，保證可追溯。四、常用公文模板與填寫規(guī)范（一）通知模板要素規(guī)范說明填寫示例標題發(fā)文機關+事由+文種《公司辦公室關于2024年清明節(jié)放假安排的通知》主送機關頂格書寫，明確受眾公司各部門、全體員工：開頭說明發(fā)文依據(jù)或目的根據(jù)《國務院辦公廳關于2024年部分節(jié)假日安排的通知》精神，結合公司實際，現(xiàn)將2024年清明節(jié)放假安排通知主體分條列項放假時間、工作要求等一、放假時間：4月4日（星期四）至4月6日（星期六）放假調休，共3天。二、工作要求：（一）各部門提前安排好假期值班表，值班人員需保持通訊暢通。（二）放假前各部門關閉電源、鎖好門窗，做好安全防范工作。結尾用“特此通知”特此通知。發(fā)文機關署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱公司辦公室成文日期阿拉伯數(shù)字標注2024年3月28日（二）報告模板要素規(guī)范說明填寫示例標題事由+文種（可發(fā)文機關，落款處體現(xiàn)）《部門2024年第一季度工作總結報告》主送機關頂格書寫，一般為上級單位公司總經(jīng)理：開頭概述報告背景、目的2024年第一季度，部門圍繞公司年度目標，扎實推進各項工作，現(xiàn)將具體情況報告主體分點闡述工作進展、取得成效、存在問題及下一步計劃一、工作進展（一）完成項目立項，已通過審批。（二）開展員工培訓3次，覆蓋50人次。二、存在問題（一）項目進度較計劃延遲5天。（二）部分員工技能需提升。三、下一步計劃（一）加班加點推進項目，保證4月底前完成。（二）組織專項技能培訓，提升員工能力。結尾用“特此報告”或“以上報告，請審閱”以上報告，請審閱。發(fā)文機關署發(fā)文機關全稱部門成文日期阿拉伯數(shù)字標注2024年3月30日（三）請示模板要素規(guī)范說明填寫示例標題事由+文種《公司關于申請購置辦公設備的請示》主送機關頂格書寫，為具有審批權限的上級單位公司總經(jīng)理：開頭說明請示緣由及必要性因現(xiàn)有辦公設備使用年限較長，故障頻發(fā)，影響工作效率，為保障日常工作順利開展，擬購置一批新辦公設備，具體情況主體詳細說明請示事項（設備名稱、數(shù)量、預算等），并提出具體請求一、擬購置設備清單及預算：1.電腦20臺，每臺5000元，合計100000元；2.打印機5臺，每臺3000元，合計15000元。二、申請事項：懇請批準購置上述設備，預算共計115000元。結尾用“妥否，請批示”或“以上請示，請審批”妥否，請批示。發(fā)文機關署發(fā)文機關全稱行政部成文日期阿拉伯數(shù)字標注2024年4月2日（四）函模板要素規(guī)范說明填寫示例標題發(fā)文機關+事由+文種（或發(fā)文機關）《教育局關于商請協(xié)助開展校園周邊環(huán)境整治的函》主送機關頂格書寫，為不相隸屬單位市公安局交通警察支隊：開頭說明發(fā)函目的及依據(jù)為保障校園周邊交通安全，營造良好育人環(huán)境，根據(jù)《市校園安全管理辦法》要求，現(xiàn)商請貴支隊協(xié)助開展校園周邊環(huán)境整治工作。主體闡述具體事項及請求協(xié)助內容一、整治時間：2024年4月10日至4月20日。二、協(xié)助事項：（一）在學校周邊路段增設交通標志牌，規(guī)范車輛停放；（二）上下學高峰期增派交警疏導交通。三、請貴支隊于4月8日前反饋意見，以便我們聯(lián)合制定具體方案。結尾用“專此函達，盼復”或“以上事項，請協(xié)助辦理”專此函達，盼復。發(fā)文機關署發(fā)文機關全稱教育局成文日期阿拉伯數(shù)字標注2024年4月1日（五）紀要模板要素規(guī)范說明填寫示例標題會議名稱+文種《公司2024年第3次總經(jīng)理辦公會議紀要》主送機關頂格書寫，為參會單位或人員公司各部門、各子公司：開頭說明會議時間、地點、主持人、參會人員、議題2024年4月8日9:00，公司在3樓會議室召開2024年第3次總經(jīng)理辦公會議，會議由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理、各部門負責人參加會議。會議議題：研究2024年第二季度重點工作安排。主體分議題記錄會議討論情況及議定事項，使用“會議認為”“會議決定”“會議要求”等表述一、關于項目推進問題會議認為，項目是公司年度重點工程，需加快進度。會議決定：1.由工程部負責，在4月15日前完成項目招標工作；2.財務部提前落實項目資金，保證5月初開工。二、關于員工培訓計劃會議要求：人力資源部于4月12日前制定第二季度員工培訓方案，報總經(jīng)理辦公室審批。結尾用“散會”或“會議強調”會議強調，各部門要按照議定事項抓好落實，保證第二季度各項工作順利推進。發(fā)文機關署會議主辦單位全稱公司總經(jīng)理辦公室成文日期阿拉伯數(shù)字標注（以會議通過日期為準）2024年4月8日五、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范注意事項字體與字號：文件頭用小標宋體二號，標題用二號小標宋或華文中宋，用仿宋GB2312三號，一級標題黑體三號，二級標題楷體GB2312三號，行距28磅，頁碼位于頁腳居中。頁邊距：一般用A4紙，上邊距3.7cm，下邊距3.5cm，左邊距2.8cm，右邊距2.6cm。成文日期：需用阿拉伯數(shù)字，不可寫“二〇二四年”等漢字形式；聯(lián)合行文時，成文日期為最后簽發(fā)機關的簽發(fā)日期。（二）內容嚴謹性注意事項避免口語化：公文需使用書面語，如“應”而非“要”，“予以”而非“給”。數(shù)據(jù)準確：涉及數(shù)據(jù)需經(jīng)核實，避免“約”“左右”等模糊表述，確需估算的需注明“預計”“約”。邏輯清晰：內容需按“重要性”或“時間順序”排列，避免交叉重復；請示事項需單一，一文一事。（三）審核流程注意事項分級審核：一般公文由部門負責人審核后報辦公室核稿，重要公文需經(jīng)分管領導、主要領導逐級審核，避免“倒簽發(fā)”。會簽要求：公文內容涉及其他部門職責時，需提前會簽相關部門（如涉及財務事項需財務部會簽），避免發(fā)文后產(chǎn)生爭議。（四）常見問題規(guī)避文種混用：“請示”與“報告”不可混用（請示需上級批復，報告無需批復）；“函”與“請示”的區(qū)別（函用于不相隸屬單位，請示用于隸屬關系下級對上級）。主送機關錯誤：不可將“主送”寫為“抄送”，不可越級行文（特殊情況除外