企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）基礎操作指南一、系統(tǒng)概述與價值定位企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）是整合企業(yè)財務、供應鏈、生產(chǎn)、人力資源等核心業(yè)務的一體化管理平臺，通過數(shù)據(jù)共享與流程協(xié)同，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置與運營效率提升。本指南旨在幫助用戶快速掌握ERP系統(tǒng)基礎操作，適用于企業(yè)新員工入職培訓、日常業(yè)務處理及跨部門協(xié)作場景，助力規(guī)范操作流程、降低人為錯誤、提升管理決策科學性。二、典型業(yè)務場景與操作目標（一）新員工入職與權(quán)限配置場景說明：企業(yè)新員工入職后，需開通ERP系統(tǒng)賬號并配置相應操作權(quán)限，保證其能快速接入崗位工作。操作目標：完成員工信息錄入、角色權(quán)限分配及賬號激活，實現(xiàn)“一人一崗一權(quán)限”的安全管理。（二）月度庫存盤點管理場景說明：為實時掌握庫存動態(tài)，企業(yè)每月末需對倉庫物料進行全面盤點，保證賬實一致。操作目標：通過系統(tǒng)盤點單、錄入盤點數(shù)據(jù)、分析差異原因，完成庫存賬務調(diào)整。（三）采購申請與審批流程場景說明：生產(chǎn)部門需采購原材料時，通過ERP系統(tǒng)提交采購申請，經(jīng)多級審批后由采購部門執(zhí)行采購。操作目標：規(guī)范采購申請流程，保證需求合理、預算可控，審批過程留痕可追溯。（四）銷售訂單全流程跟蹤場景說明：銷售部門接收客戶訂單后，需在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建訂單、跟蹤生產(chǎn)/發(fā)貨進度、完成開票與收款。操作目標：實現(xiàn)從訂單接收到回款的全流程閉環(huán)管理，提升客戶響應速度與交付準時率。三、核心操作模塊與分步指南（一）系統(tǒng)登錄與界面認知登錄系統(tǒng)打開瀏覽器，輸入企業(yè)ERP系統(tǒng)訪問地址（如：erppany）。輸入用戶名（通常為員工工號）及初始密碼（初始密碼由管理員設置，首次登錄需強制修改）。驗證碼校驗：輸入頁面顯示的圖形驗證碼（區(qū)分大小寫），“登錄”按鈕進入系統(tǒng)。界面功能區(qū)域頂部導航欄：顯示用戶信息、消息通知、系統(tǒng)設置及退出登錄入口。左側(cè)菜單欄：按模塊分類展示功能菜單（如“基礎數(shù)據(jù)”“采購管理”“銷售管理”“庫存管理”等），支持折疊/展開。主工作區(qū)：顯示當前操作頁面的具體內(nèi)容（表單、列表、報表等）。（二）基礎數(shù)據(jù)維護（以物料信息新增為例）操作前提：用戶需具備“基礎數(shù)據(jù)-物料管理”模塊的新增權(quán)限。進入功能模塊左側(cè)菜單欄【基礎數(shù)據(jù)】→【物料管理】→【物料信息維護】，進入物料列表頁面。新增物料列表頁上方“新增”按鈕，彈出物料信息錄入表單。填寫核心字段：物料編碼：按規(guī)則編寫（如“類別代碼+流水號”，示例“FG001”），保證唯一性。物料名稱：填寫物料全稱（示例“A型鋼材”），避免簡稱。規(guī)格型號：詳細描述物料參數(shù)（示例“厚度10mm*寬度1.2m”）。計量單位：選擇默認單位（示例“噸”），支持輔助單位換算。所屬分類：從物料分類樹中選擇（示例“原材料→鋼材→型鋼”）。默認倉庫：指定物料入庫默認存儲倉庫（示例“1號原材料倉”）。保存與提交核對信息無誤后，“保存”按鈕，系統(tǒng)提示“保存成功”。若需審核流程，“提交審核”，流轉(zhuǎn)至部門主管審批（審批通過后物料生效）。（三）采購申請審批流程操作前提：需求部門員工需具備“采購管理-采購申請”的新增權(quán)限，審批人需具備對應審批崗位權(quán)限。創(chuàng)建采購申請單【采購管理】→【采購申請】→【新增申請單】，彈出申請單表單。填寫關鍵信息：申請部門：自動關聯(lián)當前用戶所屬部門（示例“生產(chǎn)一部”）。申請人：自動填充當前用戶姓名（示例“張*”）。申請日期：默認系統(tǒng)當前日期。物料信息：“添加物料”，輸入物料編碼或名稱（支持模糊搜索），填寫申請數(shù)量、用途說明（示例“用于X產(chǎn)品生產(chǎn)，需20噸”）。提交審批“提交”按鈕，系統(tǒng)彈出審批流程節(jié)點（示例“部門主管→采購經(jīng)理→財務審核”）。確認審批人無誤后提交，申請單進入審批隊列。審批操作審批人操作：登錄系統(tǒng)后，頂部“待辦事項”，查看需審批的申請單列表。待辦申請單，查看申請詳情，填寫審批意見（示例“同意采購”“預算超限，駁回”），“通過”或“駁回”按鈕。若駁回，需填寫駁回原因，申請單將退回至申請人修改。后續(xù)執(zhí)行審批通過后，采購部門根據(jù)申請單采購訂單，執(zhí)行采購流程。（四）銷售訂單創(chuàng)建與發(fā)貨跟蹤操作前提：銷售員需具備“銷售管理-銷售訂單”的新增及查詢權(quán)限。創(chuàng)建銷售訂單【銷售管理】→【銷售訂單】→【新增訂單】，彈出訂單表單。錄入關鍵信息：客戶信息：輸入客戶編碼或名稱（示例“科技有限公司”），支持從客戶檔案庫調(diào)用。物料信息：選擇銷售物料（示例“B型成品”），填寫訂單數(shù)量、單價（含稅/不含稅需注明）。交貨日期：根據(jù)客戶需求設定（示例“2024-04-15”）。收貨地址：選擇或錄入客戶收貨信息（支持多地址管理）。訂單審核與確認“保存”后提交審核（銷售主管審核訂單價格、庫存及交貨期）。審核通過后，訂單狀態(tài)更新為“已確認”，系統(tǒng)自動扣減庫存（如啟用庫存預占）。發(fā)貨與出庫倉庫部門根據(jù)已確認的銷售訂單，【庫存管理】→【出庫管理】→【出庫單】，關聯(lián)訂單號出庫單。倉管員核對出庫物料信息，完成實物發(fā)貨后，在系統(tǒng)中“確認出庫”，庫存數(shù)量同步更新。訂單跟蹤銷售員可通過【銷售管理】→【訂單跟蹤】輸入訂單號，查看訂單狀態(tài)（“已確認→已發(fā)貨→已開票→已回款”）。（五）月度庫存盤點操作操作前提：倉庫管理員需具備“庫存管理-盤點管理”的新增及審核權(quán)限。創(chuàng)建盤點任務【庫存管理】→【盤點管理】→【新增盤點任務】，選擇盤點范圍（倉庫、物料分類、具體物料）。設置盤點日期（示例“2024-03-31”），“盤點單”，系統(tǒng)凍結(jié)盤點期間庫存變動。實物盤點打印盤點單（含物料編碼、名稱、賬面數(shù)量），倉管員持單到現(xiàn)場清點實物，記錄實際數(shù)量。若發(fā)覺差異，在盤點單備注欄注明原因（示例“受潮損耗”“多發(fā)/少發(fā)”）。錄入盤點數(shù)據(jù)返回系統(tǒng)，【盤點管理】→【盤點數(shù)據(jù)錄入】，選擇對應盤點任務，錄入物料實際數(shù)量。系統(tǒng)自動計算“盤盈數(shù)量”（實際-賬面，正數(shù)為盤盈，負數(shù)為盤虧）。審核與賬務調(diào)整盤點數(shù)據(jù)提交審核（財務部門審核差異合理性）。審核通過后，系統(tǒng)自動盤點調(diào)整單，更新庫存賬面數(shù)量，保證賬實一致。四、常用業(yè)務模板表單（一）用戶基礎信息表（示例）字段名稱示例內(nèi)容說明用戶編號EMP001工號作為唯一標識姓名張*員工真實姓名（用*代替）所屬部門生產(chǎn)一部所屬一級部門崗位物料管理員具體崗位聯(lián)系電話138內(nèi)部聯(lián)系電話（隱藏部分）角色權(quán)限基礎數(shù)據(jù)維護崗關聯(lián)系統(tǒng)角色賬號狀態(tài)啟用啟用/停用（二）采購申請單模板（示例）字段名稱示例內(nèi)容說明申請單號PO20240331001系統(tǒng)自動申請部門生產(chǎn)一部需求發(fā)起部門申請人李*申請人姓名（用*代替）申請日期2024-03-31提交申請的日期物料編碼FG001物料唯一編碼物料名稱A型鋼材物料全稱申請數(shù)量20計量單位：噸預計到貨日期2024-04-15期望物料入庫日期用途說明X產(chǎn)品生產(chǎn)備料申請原因詳細描述審批狀態(tài)已通過待審批/已通過/已駁回（三）銷售訂單跟蹤表（示例）字段名稱示例內(nèi)容說明訂單號SO20240331001系統(tǒng)自動客戶名稱科技有限公司購買方全稱銷售物料B型成品物料名稱訂單數(shù)量100計量單位：件訂單金額（元）50000含稅總價下單日期2024-03-30客戶確認訂單日期計劃交貨日期2024-04-15承諾客戶交付日期當前狀態(tài)已發(fā)貨已確認/已生產(chǎn)/已發(fā)貨/已開票發(fā)貨日期2024-04-10實際出庫日期物流單號SF0快遞單號（可選）五、操作要點與風險提示（一）數(shù)據(jù)準確性管理錄入規(guī)范：所有字段信息需嚴格核對，保證編碼、名稱、數(shù)量等關鍵數(shù)據(jù)與實物或單據(jù)一致，避免因數(shù)據(jù)錯誤導致后續(xù)業(yè)務異常（如庫存差異、訂單錯發(fā)）。模板引用：優(yōu)先從系統(tǒng)內(nèi)置模板或檔案庫中選擇信息（如客戶、物料、供應商），減少手動錄入誤差。（二）權(quán)限與安全控制最小權(quán)限原則：用戶僅獲得崗位必需的操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作（如無采購權(quán)限員工不得提交申請單）。密碼安全：首次登錄必須修改初始密碼，密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，定期更換（建議每3個月一次）。賬號交接：員工離職或崗位變動時，管理員需及時凍結(jié)或變更其賬號權(quán)限，避免賬號閑置風險。（三）異常情況處理系統(tǒng)報錯：操作過程中若出現(xiàn)“系統(tǒng)異?！薄皵?shù)據(jù)沖突”等提示，需截圖保存錯誤界面，及時聯(lián)系IT支持（聯(lián)系方式：內(nèi)線分機8001），嚴禁自行嘗試非法操作。審批駁回：申請單被駁回后，需根據(jù)審批意見修改內(nèi)容，重新提交前需再次核對，避免重復駁回。庫存差異：盤點發(fā)覺盤盈/盤虧時，需第一時間核查原因（如收發(fā)料錯誤、系統(tǒng)延遲），并書面記錄，保證賬務調(diào)整有據(jù)可依。（四）流程時效性要求審批時效：審批人需在收到待辦事項后2個工作日內(nèi)完成審批，緊急事項可電話催辦（審批人聯(lián)系方式可通過系統(tǒng)通訊錄查詢）。單據(jù)提交：業(yè)務單據(jù)需在業(yè)務發(fā)生當日或次日錄入系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)及時更新（如采購申請需在需求提出后24小時內(nèi)提交）。六、附錄：常用快捷鍵與術(shù)語說明（一）系統(tǒng)快捷鍵功能快捷鍵保存Ctrl+S刷新F5查詢Ctrl+F新增Alt+N刪除Delete退出當前窗口Esc（二）核心術(shù)語解釋ERP：企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（EnterpriseResourcePlanning），整合企業(yè)各業(yè)務模塊的信息化管理平臺。SKU：庫存量單位（StockKeeping