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湖南家輝基因技術(shù)有限公司
行政管理管控制度
家輝基因
JIAHUIGENETECH
新華信管理管控咨詢
家輝公司人力資源行政部
2001年12月31日
a錄
一辦公室管理管控制度......................................1
二員工禮儀規(guī)范............................................2
三保密制度................................................5
四內(nèi)部印章使用管理管控制度..............................10
五辦公物品管理管控制度...................................13
六文書管理管控制度.......................................17
七檔案管理管控制度.......................................23
八公司例會(huì)管理管控制度..................................27
九出差管理管控制度.......................................28
十圖書管理管控規(guī)定.......................................28
十一電話管理管控制度....................................30
十二公司用車管理管控制度................................31
十三衛(wèi)生管理管控制度....................................35
編號(hào):
時(shí)間:2021年X月X日書山有路勤為徑,學(xué)海無涯苦作舟頁碼:第1頁共39頁
一辦公室管理管控制度
為樹立和保持公司的良好形象,給全體員工提供一個(gè)良好的辦公環(huán)境,特對(duì)
辦公室管理管控作如下規(guī)定:
1.早上8:30以后公司內(nèi)嚴(yán)禁吃早餐。
2.管理管控、營銷類員工在工作時(shí)間內(nèi)一律外著正裝,不得著運(yùn)動(dòng)衣、毛
衣、T恤等。正裝包括西裝、職業(yè)裝、襯衫;正裝不做色彩要求。
技術(shù)類員工著裝不做嚴(yán)格要求。
3.每一個(gè)員工要維持好自己的桌面衛(wèi)生及地面衛(wèi)生,下班后個(gè)人桌面須保
持整潔,不許擺放任何雜物。
4.不得在辦公區(qū)域內(nèi)就餐或吃零食。
5.公司內(nèi)不許大聲喧嘩,不得影響他人工作,上班時(shí)間不得放音樂。
6.員工間交談提倡使用普通話。
7.愛護(hù)公司配置的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅。
8.為了維護(hù)整體環(huán)境的整潔,公司內(nèi)的墻面不可亂寫、亂貼。
9.辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙,在辦公區(qū)域吸煙一支罰款50元。吸煙區(qū)為陽臺(tái)
有顯著標(biāo)志處。
維持良好的辦公環(huán)境是每位員工的責(zé)任,望全體員工共同遵守以上制度。
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道“再見”、“明天見”等用語。
6.每個(gè)員工都要樹立服務(wù)意識(shí),尊重他人的工作、生活。進(jìn)他人辦公室要
先敲門,未經(jīng)人許可,任何人不得隨意翻閱或取走他人文件、資料。
7.注意握手禮節(jié),兩人以上場(chǎng)合中,應(yīng)由年長者或上級(jí)先伸手,等對(duì)方
伸手后再握,并應(yīng)稍欠身表示尊敬。男士應(yīng)先等女士伸手后方可與女士握手。
握手時(shí)應(yīng)微笑注視對(duì)方,不可左顧右盼。
8.商務(wù)活動(dòng)中時(shí)刻注意自己的言談、舉止,保持良好的坐姿站勢(shì)。在公
共場(chǎng)所不應(yīng)雙臂交叉、翹腿抖腳等不雅之舉與人交談,應(yīng)做到語調(diào)溫和,用詞
準(zhǔn)確禮貌,不可粗聲大噪、手舞足蹈。
9.外出乘車,下級(jí)應(yīng)坐在司機(jī)右側(cè),后上先下。行走時(shí)應(yīng)落后領(lǐng)導(dǎo)半步至
一步,遇領(lǐng)導(dǎo)迎面而來時(shí)應(yīng)主動(dòng)讓路。
10.在允許吸煙場(chǎng)合而有女士時(shí),應(yīng)先征求女士意見,同意后方可吸煙。
11.不得酗酒,特殊情況應(yīng)先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可喝酒。
12.隨時(shí)保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。
13.妥善保管辦公用品,桌面物品擺放整齊有序,下班前必須將所有文稿
放置妥當(dāng)防止遺失、泄密。
14.注意防火、防盜,發(fā)現(xiàn)事故隱患或異常情況立即報(bào)行政部處理,消除隱
患。
15.不得隨便動(dòng)用消防器材,主動(dòng)學(xué)習(xí)使用消防器材,了解一般滅火知識(shí)。
16.不得將親友或無關(guān)人員帶入工作場(chǎng)所。
17.發(fā)現(xiàn)形跡可疑或不明身份的人及時(shí)報(bào)行政部。
18.保持辦公室內(nèi)整潔。每天清理一次辦公桌面,每周五下午4:30至5:
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00徹底清掃一次衛(wèi)生。
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三保密制度
一.總則
第一條為保守公司秘密,維護(hù)公司權(quán)益,使公司能夠長期、穩(wěn)定、高效地發(fā)
展,特制定本制度。
第二條公司秘密是指一切關(guān)系公司安全和利益,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范
圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。
第三條公司所有員工都有保守公司秘密的義務(wù)和責(zé)任。
第四條公司保密工作,實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。
第五條對(duì)保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的部門
或員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。
二.保密范圍和密級(jí)確定
第六條公司秘密的范圍包括:
(一)公司經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項(xiàng)。
(二)公司就經(jīng)營發(fā)展作出的重大決策中的秘密義務(wù)的事項(xiàng)。
(三)公司內(nèi)部掌握的合問合約、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記
錄
(四)公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
(五)公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。
(六)公司員工人事檔案、工資收入及資料。
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(七)公司其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。
第七條公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。
1.絕密是公司最重要的秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的
損害;
2.機(jī)密是公司重要的秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;
3.秘密是公司一般的秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
第八條公司秘密的合適的內(nèi)容:
1.絕密:與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系的事項(xiàng),
包括:
(1)公司股份構(gòu)成、策劃合適的方案、成本、利潤率、投資情況等直
接影響公司權(quán)益的重要文件資料。
(2)總體發(fā)展戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判的相關(guān)材料、正式商務(wù)合同合
約和協(xié)議書。
(3)公司其他重大決策等。
2.機(jī)密:與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系的事項(xiàng),
包括:
(1)公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
(2)公司重要會(huì)議記錄。
(3)尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況。
(4)公司的經(jīng)營情況等。
3.秘密:與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系的事項(xiàng),
包括:
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(1)公司人事檔案、合同合約、協(xié)議。
(2)員工工資收入。
(3)尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息等。
第九條各密級(jí)合適的內(nèi)容知曉范圍
1.絕密級(jí)董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員及與絕密合適的內(nèi)容有直接關(guān)系
的工作人員。
2.機(jī)密級(jí)公司主管(經(jīng)理)以上管理管控人員,與機(jī)密合適的內(nèi)容
有直接關(guān)系的工作人員。
3.秘密級(jí)公司部門負(fù)責(zé)人以上管理管控人員,與秘密合適的內(nèi)容有
直接關(guān)系的工作人員。
第十條屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標(biāo)
明密級(jí),并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。
三.保密措施
第十一條保密工作在董事會(huì)直接領(lǐng)導(dǎo)下,由總裁實(shí)施,制定相應(yīng)制度、規(guī)
定、對(duì)保密工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、具體核實(shí)。
第十二條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、
復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由總裁辦公室或主管總監(jiān)委托專人執(zhí)行。
第十三條對(duì)于密級(jí)文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:
(一)未經(jīng)總裁或主管總監(jiān)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施;
(三)在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。
第十四條屬于公司秘密的設(shè)備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運(yùn)輸、使用、保存、維
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修和銷毀,由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行,并采用相應(yīng)的保密措施。
第十五條在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總裁批準(zhǔn)。
第十六條具有屬于公司秘密合適的內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng),主辦部門應(yīng)采取
下列保
密措施:
(一)選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所;
(二)根據(jù)工作需要,限定參加會(huì)議人員的范圍,對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議
的人員予以指定;
(三)依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理管控會(huì)議文件;
(四)確定會(huì)議合適的內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。
第十七條不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴?/p>
秘密,不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。
第十八條公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)立即采
取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總裁;總裁接到報(bào)告,應(yīng)立即作出處理。
四.責(zé)任與處罰
第十九條公司所有員工有權(quán)對(duì)違反保密制度的行為予以抵制舉報(bào)。
第二十條出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資()元以上()
元以下;
(一)違反本制度第十二條、第十四條、第十五條、第十六條、第十七條規(guī)定
的秘密合適的內(nèi)容的;
(二)已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。
第二十一條出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失:
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(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;
(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;
(三)利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
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四內(nèi)部印章使用管理管控制度
第一章總則
第一條目的
為加強(qiáng)對(duì)公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理管控,特制訂本制度。
第二條公司印章的定義
本制度中的印章是指在公司或管理管控的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義
務(wù)相關(guān)的文件上,因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印
章。在蓋公司印章時(shí)使用含公司名稱、部門名稱及簽名人的橡皮圖章,不得在
本制度所指印章之內(nèi)。
第二章亥!!制、改制與廢止
第三條提起議案者
公司印章的刻制、改制與廢止議案由行政部負(fù)責(zé)人提出。
第四條手續(xù)
行政部負(fù)責(zé)人必須在提出的議案中將新舊公司的印章種類、名稱、形式、
使用范圍及管理管控權(quán)限加以說明。
第五條刻印與改刻
公司印章的刻制由行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),同時(shí),需要更換或廢止的印章應(yīng)由
第八條的各管理管控人迅速將舊印章交還行政部。
第六條廢止印章的保管年限
除特別需要,由行政部將廢止印章保存三年,然后在征求原使用者的意見
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后再行處理。
第七條失散、損毀、被盜
公司印章在遇到失散、損毀、被盜的情況時(shí),各管理管控者應(yīng)迅速向行政
部負(fù)責(zé)人遞交說明情況的報(bào)告書,行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)情況依照本章各條規(guī)定的
手續(xù)處理。
第三章用印手續(xù)
第八條蓋章審批
公章的使用依據(jù)以下手續(xù)進(jìn)行:
(一)公司及高級(jí)職員名章
使用公司或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)填寫“公司印章申請(qǐng)單”,寫明申請(qǐng)事項(xiàng),征
得部門經(jīng)理后連同需蓋章文件一并交印章管理管控人。
(二)部門章
使用部門印章時(shí)應(yīng)填寫“公司印章申請(qǐng)單”,填寫用印理由,然后送交部門
經(jīng)理獲認(rèn)可后,連同用印文件一并交印章管理管控人。
第九條公司印章使用人
公司印章原則上由印章管理管控人(行政部經(jīng)理)或文件處理人掌握,印
章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍,仔細(xì)檢杳用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的印章。
第十條用印手續(xù)的簡(jiǎn)化
常規(guī)用印或需要再次用印的文件,如事先與印章主管人取得聯(lián)系后,有文
字證明者可省去填寫申請(qǐng)單的手續(xù)。
最后,印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表,以備查考。
第四章用印要領(lǐng)
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第十一條用印原則
公司印章的用印按照以下原則進(jìn)行。
(一)公司、部門名章,分別用于以各自名義行文時(shí)工
(二)職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用。
第十二條用印方法
公司印章的用印方法有以下幾條:
(一)公司印章應(yīng)蓋在文件下面。
(二)蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印。
(三)公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求之外,一
般參照以下規(guī)定進(jìn)行。
1.公司名稱章
名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè),但公司名章與職務(wù)名章并用
時(shí)應(yīng)蓋在名稱中間或豎寫名稱的下方。
2.職務(wù)名章
蓋在職務(wù)名稱的右下方。如豎式書寫應(yīng)蓋于下方。
(四)蓋公司名章除特殊規(guī)定外,一律用朱紅印泥。
(五)張數(shù)較多,須蓋章的材料,在得到總裁的批準(zhǔn)后,可采取印刷方
式。
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五辦公物品管理管控制度
第一條為使公司辦公物品管理管控工作規(guī)范化,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制
訂本制度。
第二條辦公物資的采購及發(fā)放原則:保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支。
第三條采購需從實(shí)際需要出發(fā),嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和
設(shè)備時(shí)要珍惜愛護(hù),杜絕破壞和浪費(fèi)。
第四條本制度所指辦公物資包括:
1.文具、紙張等文案用品;
2.辦公桌椅、檔案柜等家俱器具;
3.話機(jī)、傳真成、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等辦公機(jī)具設(shè)備;
4.電扇、空調(diào)等家電設(shè)備等。
第五條各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌相關(guān)計(jì)戈IJ,納入年度預(yù)算相關(guān)計(jì)劃當(dāng)
中,經(jīng)批準(zhǔn)后,按月制訂具體相關(guān)計(jì)劃。
第六條辦公物資的采購及發(fā)放實(shí)行集中管理管控,由行政部負(fù)責(zé),具體細(xì)
則如下:
(一)辦公物資的月度采購。
各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費(fèi)用預(yù)算,結(jié)合本部門的實(shí)際需要,填寫“月
度采購申請(qǐng)單”,將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚,并于每月28日
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前報(bào)至行政部,行政部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外,行政部要求各部門
重新填單,如在預(yù)算內(nèi),行政部簽署意見后,報(bào)公司總監(jiān)批準(zhǔn)。
(二)辦公物資的臨時(shí)采購。
各部門因臨時(shí)或預(yù)算外需要而申請(qǐng)采購時(shí),應(yīng)填寫“采購申請(qǐng)單”,經(jīng)本部
門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn),報(bào)行政部預(yù)審,然后報(bào)公司總監(jiān)審批。
第七條行政部預(yù)留1000元作為采購備用金,用于行政采購。備用金由行
政部負(fù)責(zé)人保管,行政購物由公司行政總監(jiān)審批。
第七條物資管理管控員(可兼職)負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗(yàn)收入庫手續(xù),并
搞好庫房管理管控。
(一)采購員在辦理入庫手續(xù)時(shí),物資管理管控員應(yīng)根據(jù)“采購申請(qǐng)單”
進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求,
如不符合要求,有權(quán)拒絕入庫并督辦辦理退貨。如果符合要求,應(yīng)
填寫“入庫單”(本單一式三聯(lián),一聯(lián)物資管理管控員留存,一聯(lián)
交財(cái)務(wù)部,一聯(lián)留存于行政部),辦理入庫手續(xù),并登記庫存數(shù)量
帳。
(二)物資管理管控員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔,要
做到
“八防四檢”:
1.八防:防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。
2.四檢:
上班必須檢查門鎖有無異常,物品有無丟失。
下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。
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檢查易燃、易爆物品是否單獨(dú)存儲(chǔ)、妥善保管。
(一)物資管理管控員應(yīng)合理有效地使用儲(chǔ)藏室(柜),分門別類碼放物品,
保證出入方便、整齊有序。
(二)物資管理管控員應(yīng)嚴(yán)格遵守物資保管工作紀(jì)律。物資保管工作紀(jì)律
合適的內(nèi)容如下:
1.嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)(或儲(chǔ)藏柜附近)吸煙、動(dòng)用明火。
2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入儲(chǔ)藏室。
3.嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室堆放雜物。
4.嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)存放私人物品。
5.嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分儲(chǔ)藏室物品。
6.嚴(yán)禁隨意挪動(dòng)儲(chǔ)藏室的消防器材。
7.嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)私拉亂接電源電線。
(三)物資管理管控員對(duì)庫存物資要經(jīng)常盤點(diǎn),做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、
短少、殘損必須查明原因,分清責(zé)任,寫出書面報(bào)告,呈報(bào)行政部。
第八條各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計(jì)工作,需
要時(shí)負(fù)責(zé)同行政部核對(duì)。
領(lǐng)用時(shí)由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”(本的一式三聯(lián),一聯(lián)領(lǐng)用部門存根,
一聯(lián)物資管理管控員留存,一聯(lián)報(bào)行政部)。
物資管理管控員要認(rèn)真核對(duì)“物品領(lǐng)用單”所列相關(guān)項(xiàng)目和審批手續(xù),準(zhǔn)
確無誤辦理發(fā)放,并登記庫存數(shù)量帳。
每月最末一日填寫“月度庫存報(bào)表”(本表一式兩份,一份自存,一份報(bào)行
政部),同時(shí)按部門別匯總統(tǒng)計(jì)各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況,編制“月度辦
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公物資領(lǐng)用匯總表”(本表一式兩份,一份自存,一份報(bào)行政部)。
行政部根據(jù)物資管理管控員上報(bào)的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門
的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算,視情況采取相應(yīng)的措施。
第九條凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的,如責(zé)任人清楚,視情
況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)的70%-100%,造成報(bào)廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原
值的70%-100%o如責(zé)任人不清,由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%,保管人承
擔(dān)另50%o
對(duì)有意破壞者,除全額賠償外,并依據(jù)情況予以處罰。
第十條本規(guī)定由行政部制訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行,報(bào)公司總監(jiān)批準(zhǔn)后自公布
之日起施行。
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六文書管理管控制度
第一章總則
第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行,促進(jìn)與提高組織管理管控工作的
效率,特制定本制度。
第二條文書包括:業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同合
約書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。
第三條全部文書歸公司所有并收藏、任何個(gè)人不得私自占有。
第四條必須嚴(yán)格保守文書的秘密。
第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理:
1.凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等,一律以“文
書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則,必須明確責(zé)任。
2.即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng),事后也必須以文書
形式記錄下來。
第六條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送,原則上由行政部負(fù)責(zé)。
第二章文書的發(fā)放
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第七條到達(dá)文書全部由行政部接收,并按下列要點(diǎn)處置:
1.一般文書予以啟封,分送各部門。
2.私人文書不必開啟,直接送收信人。
3.分送各部門的文書若有差錯(cuò),必須立即退回行政部。
第三章文書的處理
第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類:
1.絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露合適的內(nèi)容的文書。
2.機(jī)密。指次重要并且所涉及合適的內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的
文書。
3.秘密。指不宜向公司以外人員透露合適的內(nèi)容的文書。
4.普通。指非秘密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)
別論。
5.傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。
第九條普通文書的處理原則:
1.由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管,負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及
其他必要的處理,或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。
2.如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)
指使辦理。
3.各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第十條帶密級(jí)文書的處理原則:
1.帶密級(jí)文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
2.指名或親啟文書,原則上由信封上所指名的人開啟,其他人未竟授權(quán),
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不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者,不接受本條規(guī)定
的約束。
第十一條文書的閱覽原則:
1.某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要,
可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
2.有必要在各部門傳閱的文書,必須附上“傳閱登記簿。按“傳閱登記
簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。
第十二條與各部門有關(guān)的文書,在處理意見上如果存在分歧,則由文書
的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商,如果不能協(xié)商一致,上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),由上級(jí)
裁決。
第四章請(qǐng)示審批
第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序,凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng),
都必須經(jīng)請(qǐng)示,獲得總裁審查、裁決和公文批復(fù)之后,方能執(zhí)行。特殊情況下
需董事長審批通過后方可執(zhí)行。
第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下:
1.職務(wù)及重要人事安排;
2.各種制度性規(guī)定的變更;
3.重要契約的締結(jié)、解除與變更;
4.訴訟行為;
5.與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)求回執(zhí)、申請(qǐng)等等;
6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓;
7.大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支;
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8.分支機(jī)構(gòu)的增減與升降;
9.預(yù)算與決算事宜;
10.借款與貸款,以及借貸銀行的開設(shè)和變更;
11.重要或高額物品的采購,不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售;
12.定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除,以及費(fèi)用開支的修訂;
13.有關(guān)公司經(jīng)營的重要相關(guān)計(jì)劃與企劃;
14.其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。
第十五條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌,以便能順利實(shí)施。
第十六條請(qǐng)示審批的事項(xiàng),必須以提案文書的方式,經(jīng)主管呈交總部。
如果事情緊急,允許直接以非文書形式請(qǐng)示,但事后必須盡快書寫請(qǐng)示提案文
書上報(bào)。
第十七條請(qǐng)示提案文書的合適的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附
錄。提案文書應(yīng)一式多份,分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等。
第十八條請(qǐng)示提案文書必須編號(hào),注明起草者或請(qǐng)示者,所屬分支機(jī)構(gòu)
及部門,并簽名蓋章。
第十九條請(qǐng)示審批合適的內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定,則以請(qǐng)示提
案書(副本)替代批復(fù)返回,并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行。
第二十條請(qǐng)示提案原本由行政部保管。
第五章文書的整理與保存
第二十一條文書按合適的內(nèi)容進(jìn)行整理后,分為兩類保管,一類是尚未
完結(jié)的文書,一類是可以歸檔的文書。
第二十二條全部完結(jié)的文書,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編
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號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第二十三條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同合約書、往來公文與特許專
利等特別重要的文書,由行政部填寫“重要文書目錄”后,予以保存。
第二十四條文書的保存年限如下:
1.永久保存文書,包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度
性規(guī)定;重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書;股票關(guān)系書類;重要的訴訟
關(guān)系文本;重要的政府許可證書;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的
文書。
2.保存十年文書,包括請(qǐng)求審批提案文書,人事任命文書,獎(jiǎng)金工資與津
貼有關(guān)文書,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表,以及永久保存以外的重要
文書。
3,保存五年文書,指不需要保存十年的次重要文書。
4.保存一年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件,則
由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第二十五條所有重要的帶密級(jí)文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜
中。
第二十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的,經(jīng)主管決定,填寫廢除理
由和日期后,予以銷毀。機(jī)要文書以焚燒或碎紙機(jī)銷毀。
第二十七條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更,或者作出調(diào)整,則必須在有
關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由,以及變更調(diào)整后的結(jié)果。
第二十八條必須做好重要文件的借閱登記工作,并注明歸還日期。
第二十九條本制度難以執(zhí)行時(shí),須與行政部聯(lián)系,由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人
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作出裁定。
第三十條本制度自頒布之日起實(shí)施。
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七檔案管理管控制度
為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理管控工作,保證文書檔案、聲
像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本規(guī)定:
(一)立卷歸檔
1.立卷歸檔的職責(zé)
(1)公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工
作,各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度,應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保
存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。
(2)行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。
2.立卷歸檔的范圍
(1)重要的會(huì)議資料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講
話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等;
(2)公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則;
(3)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)
定、相關(guān)計(jì)劃等文件資料;
(4)公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書;
(5)公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、
錄像等;
(6)公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù);公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總
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時(shí)間:2021年X月X日書山有路勤為徑,學(xué)海無涯苦作舟頁碼:第24頁共39頁
結(jié);
(7)公司內(nèi)部的各種工作相關(guān)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)
表、重要工作記錄(表單)及工作簡(jiǎn)報(bào);
(8)公司與有關(guān)單位簽訂的合同合約、協(xié)議書等文件資料;
(9)公司管理管控人員任免的文件資料;
(10)關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料;
(11)本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料;
(12)公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料;
(13)反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、
圖紙、信息、市場(chǎng)營銷資料等。
3.平時(shí)歸卷
(1)各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材
料,由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。
(2)各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件
材料歸卷使用的“案卷類目:“案卷類目”的條約條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上
條約條款號(hào)。
(3)公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,
收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。
(4)專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”
條約條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記薄上注明。
4.立卷歸檔的基本要求
(1)各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。
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(2)文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。
(3)立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動(dòng)特點(diǎn),依照同類合并
的原則進(jìn)行歸檔,將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。
(4)有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。
(二)檔案的調(diào)用
1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理管控制度,履行借閱手續(xù)。
2.員工調(diào)用本部門的檔案,應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。
3.調(diào)用公司檔案,應(yīng)提出申請(qǐng),并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意,方可
調(diào)用。
4.調(diào)用的檔案,一般不得帶離公司,公司檔案被借出辦公室時(shí),借
用人須在檔案登記本上登記,借閱檔案三日內(nèi)歸還,如需繼續(xù)借閱,必須在登
記本上簽字后,方可繼續(xù)借閱。
5.凡屬絕密、磯密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱,因工作
需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
6.嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。
7.丟失資料者,應(yīng)及時(shí)書面通知行政部負(fù)責(zé)人,以便采取相應(yīng)的補(bǔ)
救措施。
8.銷毀過期檔案,應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。
9.凡借出的圖紙、資料,不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。
10.凡調(diào)離本公司職工,必須歸還全部技術(shù)資料,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
(三)檔案管理管控
1.凡需永久和長期保存的檔案,應(yīng)使用專柜集中存放,妥善保管。
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2.存放永久和長期檔案的專柜,由行政部指定專人管理管控。
3.各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理管控部門或放于
檔案庫內(nèi),應(yīng)辦理檔案移交手續(xù),并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。
4.檔案管理管控人員對(duì)集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄以
便查閱,查閱重要帶密級(jí)檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
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八公司例會(huì)管理管控制度
第一條公司管理管控人員例會(huì)每周舉行一次,由總裁主持,總監(jiān)及各部
門經(jīng)理級(jí)人員參加。
第二條會(huì)議主要合適的內(nèi)容為:
1.總裁傳達(dá)董事會(huì)、總裁辦公室精神。
2.各部門經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況,以及需提請(qǐng)總裁或其他部門協(xié)調(diào)解決
的問題。
3.由總裁對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng),提出下周工作的要點(diǎn),進(jìn)行布置
和安排。
4.其他需要解決的問題。
第三條與會(huì)者在會(huì)上要暢所欲言,各抒己見,允許持有不同觀點(diǎn)和保留
意見。但會(huì)上一旦形成決議,無論個(gè)人同意與否,都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
第四條嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律,保守會(huì)議秘密,在會(huì)議決議未正式公布以前,不
得私自泄露會(huì)議合適的內(nèi)容,影響決議實(shí)施。
第五條各部門經(jīng)理主持召開本部門例會(huì)。每月不得少于2次。
第六條部門例會(huì)主要合適的內(nèi)容為:
1.聽取部門內(nèi)部各崗位工作情況匯報(bào),協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。
2.研究制定本部門工作相關(guān)計(jì)劃及考核措施。
3.傳達(dá)公司整體工作相關(guān)計(jì)劃、各級(jí)會(huì)議精神及工作要求,反應(yīng)員工工作
建議。
4.其他需要在部門列會(huì)上解決的問題。
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九出差管理管控制度
(詳見公司財(cái)務(wù)制度)
十圖書管理管控規(guī)定
公司購置圖書的目的,是為了使公司逐漸形成一種圍繞管理管控、經(jīng)營業(yè)
務(wù)等方面開展學(xué)習(xí)和研究的風(fēng)氣,進(jìn)而提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì),同時(shí)為員工查閱
資料提供方便。為了使圖書管理管控有序化,特制定此規(guī)定。
I.公司圖書由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管、整理。
2.各部門如需要購買圖書或雜志,須填寫《圖書訂購單》,注明申請(qǐng)所購
圖書的書名,冊(cè)數(shù),金額,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買,行政部負(fù)責(zé)人對(duì)購買
圖書的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和檢查。
3.公司采購的圖書,統(tǒng)一由圖書管理管控員按圖書管理管控卡要求進(jìn)行登
記,注明購入時(shí)間、購書部門、圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、
價(jià)格等必要的相關(guān)項(xiàng)目。
4.每?jī)?cè)圖書都必須附上借閱卡及裝卡紙袋,并將裝卡紙袋貼在封底的內(nèi)側(cè)。
5.公司采購的圖書,應(yīng)在封面、目錄和第一頁上,以及在圖書中間的兩、
三處,加蓋公司印章,然后入庫保存。
6.行政部必須每半年整理出一份圖書總目錄,提供給各部門,并且按月把
新進(jìn)圖書情況通知各部門。
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7.公司圖書原則上只借給本公司員工。部門或員工借閱圖書,需到圖書保
管員處登記。
8.各部門與員工對(duì)所借閱的書籍,應(yīng)給予珍惜愛護(hù)。借出的書刊若有損壞
或丟失,應(yīng)按原價(jià)的雙倍進(jìn)行賠償,市場(chǎng)上已買不到的書刊應(yīng)按原價(jià)的三倍進(jìn)
行賠償。
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十一電話管理管控制度
為使本公司電話管理管控有序化,特制訂本制度:
一.電話管理管控原則:使電話發(fā)揮最大效力并節(jié)省話費(fèi)。
二.電話由行政部統(tǒng)一管理管控,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用。
三.電話使用規(guī)范:
1.非業(yè)務(wù)電話每次通話時(shí)間以三分鐘為限。通話時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以免耗
時(shí)占線、費(fèi)資金。
2.使用前應(yīng)對(duì)通話合適的內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。
3.通話時(shí)使用禮貌用語,體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風(fēng)貌。
四.長途電話使用規(guī)范:
1.長途電話限部門主管以上人員使用。
2.其他人員使用長途電話需先經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。
3.禁止因私撥打長途電話。
五.違反電話管理管控制度,將視情況輕重給予批評(píng)或處分。
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編號(hào):
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十二公司用車管理管控制度
一、車輛管理管控制度
第一條為加強(qiáng)本公司車輛的保管及有效運(yùn)用,特制定本規(guī)定。
第二條本制度所指車輛系指公司的行政辦公用車。
第三條本公司的辦公用車由行政部管理管控。
第四條車輛由專職司機(jī)駕駛,專職司機(jī)應(yīng)每周實(shí)行定期車輛檢查及保
養(yǎng),確保行車安全。
第五條車輛的有關(guān)證件及保險(xiǎn)資料統(tǒng)一由行政部保管,按車建立資料、
費(fèi)用檔案。
第六條車輛發(fā)生故障,應(yīng)立即停止使用,并立即進(jìn)行修理。
第七條用車部門在用車前須填寫“派車單”,經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交行政
部負(fù)責(zé)人審批調(diào)派。行政部負(fù)責(zé)人依重要性順序派車,不按規(guī)定辦理申請(qǐng)者,
不得派車。
第八條車輛行前須進(jìn)行安全檢查,車輛行車途中應(yīng)安全行駛并嚴(yán)格遵守
交通規(guī)則,若有違規(guī)罰款,由駕駛員負(fù)擔(dān)。
第九條公司用車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表,并在使用前應(yīng)核對(duì)車輛里程表
與記錄表上前一次用車的記載是否相符,使用后應(yīng)記載行駛里程、時(shí)間、地點(diǎn)、
用途等。
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第十條公司用車應(yīng)設(shè)置車輛使用表,由公司會(huì)計(jì)于每次加油及修養(yǎng)時(shí)記
錄,以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政部稽核。
第十一條節(jié)假日或業(yè)余時(shí)間車輛的使用應(yīng)呈請(qǐng)行政部負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方可
調(diào)派。
第十二條車輛日作任務(wù)結(jié)束后和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場(chǎng)所,并將車
門鎖妥。
二、司機(jī)管理管控規(guī)定
第一條公司司機(jī)必須遵守《中華人民共和國道路交通管理管控條例》及
有關(guān)交通安全管理管控的規(guī)章規(guī)則,安全駕車。并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)
章制度。
第二條司機(jī)應(yīng)愛惜公司車輛,平時(shí)要注意車輛的保養(yǎng),經(jīng)常檢查車輛的
主要機(jī)件。每月至少用半天時(shí)間對(duì)自己所開車輛進(jìn)行檢修,確保車輛正常行駛。
第三條司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時(shí)間擦洗自己所開車輛,經(jīng)常保持車輛的清潔
(包括車內(nèi)和車外的清潔)。
第四條出車前,要例行檢查車輛的水、電、機(jī)油及其他機(jī)件性能是否正
常,發(fā)現(xiàn)不正常時(shí),要立即加補(bǔ)或調(diào)整。出車回來,要檢查存油量,發(fā)現(xiàn)存油
不足一格時(shí),應(yīng)立即加油,不得出車時(shí)才臨時(shí)去加油。
第五條司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修。不會(huì)檢修的,應(yīng)立即報(bào)
告行政部負(fù)責(zé)人,并提出具體的維修意見(包括維修相關(guān)項(xiàng)目和大致需要的經(jīng)費(fèi)
等)。未經(jīng)批準(zhǔn),不許私自將車輛送廠維修。
第六條出車在外或出車歸來停放車輛,一定要注意選取停放地點(diǎn)和位
置,不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車。司機(jī)離開車輛時(shí),要鎖好保險(xiǎn)鎖,
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防止車輛被盜。
第七條司機(jī)對(duì)自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查,出車時(shí)一
定保證證件齊全。
第八條晚間司機(jī)要注意休息,不準(zhǔn)開疲勞車,不準(zhǔn)酒后駕車。
第九條司機(jī)駕車一定要遵守交通規(guī)則,文明開車,不準(zhǔn)危險(xiǎn)駕車(包括
高速、緊跟、爭(zhēng)道、賽車等)。
第十條司機(jī)因故意違章或證件不全被罰款的,費(fèi)用不予報(bào)銷。違章造成
后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。
第十一條公司員工乘車時(shí)在車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。公司外的客人在車內(nèi)吸煙時(shí),
可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人,但不能直接制止。
第十二條司機(jī)對(duì)乘車人要熱情、禮貌,說話應(yīng)文明。車內(nèi)客人談話時(shí),
除非客人主動(dòng)搭話,不準(zhǔn)隨便插嘴。
第十三條上班時(shí)間內(nèi)司機(jī)未被派出車的,應(yīng)隨時(shí)在公司等候出車。有要
事確需離開公司時(shí),要告知行政部負(fù)責(zé)人去向和所需時(shí)間,經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開;
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