行政文員常用公文寫作范例在行政工作中，公文是傳遞信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、規(guī)范流程的重要工具。一份結(jié)構(gòu)清晰、表達(dá)準(zhǔn)確、格式規(guī)范的公文，不僅能有效提高工作效率，更能體現(xiàn)行政人員的專業(yè)素養(yǎng)。本文將結(jié)合行政文員的日常工作實(shí)際，選取幾種最常用的公文類型，提供寫作要點(diǎn)與范例參考，力求內(nèi)容實(shí)用，助您快速掌握公文寫作的精髓。一、通知通知是行政工作中使用頻率最高的公文之一，用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。其特點(diǎn)是應(yīng)用廣泛、內(nèi)容單一、時(shí)效性強(qiáng)。寫作要點(diǎn)：通知的核心在于清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，讓接收者明確“做什么”、“怎么做”、“何時(shí)做”、“何地做”、“何人做”。因此，寫作時(shí)需主題明確，事由清楚，事項(xiàng)具體，語(yǔ)言簡(jiǎn)練。通常包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期幾個(gè)部分。正文一般先說(shuō)明發(fā)文緣由，再闡述具體事項(xiàng)，最后提出執(zhí)行要求或希望。范例：關(guān)于召開(kāi)[年度工作部署]會(huì)議的通知各部門、各科室：為全面總結(jié)上一階段工作成效，分析當(dāng)前面臨形勢(shì)，并對(duì)下一階段重點(diǎn)工作進(jìn)行規(guī)劃部署，確保年度目標(biāo)順利達(dá)成，經(jīng)研究決定，召開(kāi)[年度工作部署]會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間：[下周一][上/下午具體時(shí)間]二、會(huì)議地點(diǎn)：公司[第一]會(huì)議室三、參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、[相關(guān)業(yè)務(wù)骨干]四、會(huì)議主要內(nèi)容：1.[總經(jīng)理]就上一階段公司整體運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行總結(jié)，并分析當(dāng)前面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)；2.各部門負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要匯報(bào)本部門上一階段重點(diǎn)工作完成情況及下一階段工作計(jì)劃；3.討論并審議《[公司年度工作要點(diǎn)（草案）]》；4.[董事長(zhǎng)/總經(jīng)理]對(duì)下一階段重點(diǎn)工作進(jìn)行部署并作總結(jié)講話。五、其他事項(xiàng)：1.請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備匯報(bào)材料（[字?jǐn)?shù)要求，如：控制在XX字以內(nèi)]），電子版于[本周五]下班前發(fā)送至行政部[李四]郵箱（[郵箱地址]）；2.請(qǐng)參會(huì)人員提前安排好工作，準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，原則上不得請(qǐng)假。確需請(qǐng)假者，請(qǐng)于[本周五]前向行政部提交書(shū)面請(qǐng)假申請(qǐng)，經(jīng)[分管領(lǐng)導(dǎo)]批準(zhǔn)后報(bào)備；3.會(huì)議期間請(qǐng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)秩序。特此通知。[公司名稱]（公章）[年]年[月]日二、報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告具有單向性，即下級(jí)向上級(jí)行文，不需要上級(jí)批復(fù)，但上級(jí)可以根據(jù)報(bào)告內(nèi)容了解情況或作出指示。寫作要點(diǎn)：報(bào)告的寫作應(yīng)遵循實(shí)事求是的原則，內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、具體。結(jié)構(gòu)上一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。正文開(kāi)頭可簡(jiǎn)要說(shuō)明報(bào)告的緣由和目的，主體部分詳細(xì)闡述工作進(jìn)展、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及今后的打算等。結(jié)尾常用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等結(jié)束語(yǔ)。范例：關(guān)于[X季度]工作情況的報(bào)告[上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)/部門名稱]：根據(jù)工作安排，現(xiàn)將我部門[X季度]主要工作情況報(bào)告如下：一、重點(diǎn)工作完成情況（一）[日常行政管理]工作：圓滿完成了[各類會(huì)議的組織與服務(wù)]、[公文流轉(zhuǎn)與歸檔]、[辦公用品采購(gòu)與分發(fā)]等日常保障工作，確保了部門及公司整體運(yùn)營(yíng)的順暢。共組織各類會(huì)議[若干]場(chǎng)，處理公文[若干]件，采購(gòu)辦公用品[若干]批次。（二）[專項(xiàng)活動(dòng)]推進(jìn)：[某項(xiàng)具體活動(dòng)，如：公司文化建設(shè)系列活動(dòng)]按計(jì)劃順利開(kāi)展，已完成[活動(dòng)一]、[活動(dòng)二]，參與人數(shù)[若干]，取得了[良好的反響/預(yù)期效果]。（三）[協(xié)作支持]工作：積極配合[其他部門，如：人力資源部]完成了[某項(xiàng)協(xié)作任務(wù)，如：新員工入職培訓(xùn)的場(chǎng)地與物料準(zhǔn)備]等工作。二、存在的主要問(wèn)題與不足（一）[某項(xiàng)工作，如：公文處理效率]有待進(jìn)一步提升，部分[緊急文件]的流轉(zhuǎn)速度未能完全滿足需求；（二）[某項(xiàng)技能，如：信息化辦公手段]的應(yīng)用尚不夠深入，未能充分發(fā)揮其在提升工作效率方面的作用。三、下一步工作計(jì)劃（一）針對(duì)[公文處理效率]問(wèn)題，計(jì)劃[優(yōu)化流程，明確各環(huán)節(jié)時(shí)限]，并組織[相關(guān)人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)]；（二）加強(qiáng)[信息化技能]學(xué)習(xí)，探索[引入某項(xiàng)辦公軟件]的可行性，以期提升整體工作效能；（三）持續(xù)做好[日常保障]工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供有力支持。以上報(bào)告，請(qǐng)審閱。[部門名稱]（公章）[年]年[月]日三、請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示與報(bào)告的主要區(qū)別在于，請(qǐng)示需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確批復(fù)，而報(bào)告則不需要。寫作要點(diǎn)：請(qǐng)示的寫作應(yīng)一事一請(qǐng)，內(nèi)容集中，理由充分，請(qǐng)求明確。結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。正文部分，首先要闡明請(qǐng)示的緣由，即為什么請(qǐng)示，這是能否獲得批準(zhǔn)的關(guān)鍵，需陳述清楚背景、依據(jù)和必要性；其次要寫明請(qǐng)示的具體事項(xiàng)，即請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)什么、指示什么；最后提出明確的請(qǐng)求，如“以上請(qǐng)示，懇請(qǐng)批準(zhǔn)”、“妥否，請(qǐng)批示”等。范例：關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置[辦公設(shè)備名稱]的請(qǐng)示[上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)/部門名稱]：我部門現(xiàn)有[某辦公設(shè)備，如：打印機(jī)]已使用[若干]年，設(shè)備老化嚴(yán)重，[具體故障，如：頻繁卡紙、打印模糊、維修成本居高不下等]，不僅影響了日常工作效率，且存在[潛在安全隱患，如：電路故障風(fēng)險(xiǎn)]。為保障[某項(xiàng)工作，如：日常文件處理、報(bào)表打印]的順利進(jìn)行，提高工作效率，經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研和初步詢價(jià)，擬購(gòu)置[品牌型號(hào)][辦公設(shè)備名稱]一臺(tái)，預(yù)計(jì)費(fèi)用約[X]元（大寫：[人民幣X元整]）。該設(shè)備具有[優(yōu)點(diǎn)，如：打印速度快、故障率低、節(jié)能環(huán)保等]，符合我部門當(dāng)前工作需求。鑒于以上情況，特向[上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)/部門]請(qǐng)示，懇請(qǐng)批準(zhǔn)我部門購(gòu)置[辦公設(shè)備名稱]的申請(qǐng)，并撥付相應(yīng)經(jīng)費(fèi)。妥否，請(qǐng)批示。[部門名稱]（公章）[年]年[月]日四、函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍廣泛，行文靈活，既是平行文，也可用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。寫作要點(diǎn)：函的寫作應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，直陳其事。無(wú)論是商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題還是請(qǐng)求批準(zhǔn)，都應(yīng)把事由、事項(xiàng)說(shuō)清楚。結(jié)構(gòu)與通知、報(bào)告類似，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文日期。正文開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)函的目的和依據(jù)，主體部分陳述具體事項(xiàng)和要求，結(jié)尾根據(jù)函的性質(zhì)使用不同的結(jié)束語(yǔ)，如商洽函用“盼予函復(fù)”、“請(qǐng)予支持為荷”；詢問(wèn)函用“請(qǐng)即函復(fù)”、“盼復(fù)”；答復(fù)函用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等。范例：關(guān)于商洽[合作舉辦XX活動(dòng)]事宜的函[對(duì)方單位名稱]：為[目的，如：加強(qiáng)雙方交流合作，共同提升品牌影響力]，我單位擬于[年]年[月]舉辦[XX活動(dòng)名稱]。貴單位在[相關(guān)領(lǐng)域，如：活動(dòng)策劃、資源整合方面]具有豐富經(jīng)驗(yàn)和良好聲譽(yù)，我單位希望能與貴單位就此活動(dòng)開(kāi)展合作?；顒?dòng)初步設(shè)想如下：1.活動(dòng)主題：[XXX]2.活動(dòng)時(shí)間：[年]年[月][日]3.活動(dòng)地點(diǎn)：[初步擬定地點(diǎn)]4.合作方式：[簡(jiǎn)述合作設(shè)想，如：聯(lián)合主辦、貴單位提供XX支持等]我們深知貴單位工作繁忙，但鑒于此次活動(dòng)的重要性及雙方合作的良好前景，懇請(qǐng)貴單位能考慮我方提議。如蒙同意，盼能指派專人與我方接洽具體合作細(xì)節(jié)。我方聯(lián)系人：[王五]，聯(lián)系電話：[電話號(hào)碼]。專此函達(dá)，盼予函復(fù)。[單位名稱]（公章）[年]年[月]日五、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)加工、整理出來(lái)的一種記敘性和介紹性的文件，用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。它是傳達(dá)會(huì)議精神、指導(dǎo)工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。寫作要點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的主要內(nèi)容和精神實(shí)質(zhì)，突出重點(diǎn)，條理清晰。一般包括標(biāo)題、會(huì)議基本情況（會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、記錄人、會(huì)議議題等）、會(huì)議主要內(nèi)容（討論的問(wèn)題、形成的意見(jiàn)、作出的決定等）、落款（通常為會(huì)議主辦單位，可不加蓋公章）和成文日期。寫作時(shí)要客觀紀(jì)實(shí)，不能加入個(gè)人觀點(diǎn)，語(yǔ)言要精煉概括。范例：[公司名稱][部門協(xié)調(diào)]會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：[年]年[月]日[上/下午具體時(shí)間]會(huì)議地點(diǎn)：公司[第二]會(huì)議室主持人：[張三]（[職務(wù)，如：總經(jīng)理助理]）出席人員：[李四]（[部門A負(fù)責(zé)人]）、[王五]（[部門B負(fù)責(zé)人]）、[趙六]（[部門C骨干]）、[錢七]（行政部）列席人員：[孫八]（[技術(shù)部代表]）記錄人：[錢七]會(huì)議議題：協(xié)調(diào)解決[某項(xiàng)跨部門協(xié)作項(xiàng)目，如：新系統(tǒng)上線前的數(shù)據(jù)對(duì)接]過(guò)程中存在的問(wèn)題會(huì)議主要內(nèi)容及決議：會(huì)議開(kāi)始，主持人[張三]簡(jiǎn)要介紹了本次會(huì)議召開(kāi)的背景和目的，即針對(duì)[新系統(tǒng)上線前的數(shù)據(jù)對(duì)接]工作中各部門反映的問(wèn)題進(jìn)行梳理和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目按時(shí)推進(jìn)。隨后，各相關(guān)部門代表就當(dāng)前工作進(jìn)展及遇到的困難進(jìn)行了發(fā)言：1.[部門A負(fù)責(zé)人李四]提出：在[數(shù)據(jù)收集]環(huán)節(jié)，部分[原始數(shù)據(jù)格式]不統(tǒng)一，給[整理與錄入]工作帶來(lái)較大困難，希望[部門C]能提供更明確的[數(shù)據(jù)源]說(shuō)明。2.[部門C骨干趙六]回應(yīng)：已收到相關(guān)反饋，將在[X月X日]前整理并提供詳細(xì)的[數(shù)據(jù)源字段解釋及標(biāo)準(zhǔn)格式要求]給[部門A]。3.[部門B負(fù)責(zé)人王五]指出：[新系統(tǒng)接口]與本部門現(xiàn)有[業(yè)務(wù)系統(tǒng)]存在[兼容性]問(wèn)題，技術(shù)對(duì)接緩慢，請(qǐng)求[技術(shù)部]給予支持。4.[技術(shù)部代表孫八]表示：已安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)對(duì)接工作，預(yù)計(jì)在[X月X日]前完成初步調(diào)試，并與[部門B]共同測(cè)試。經(jīng)過(guò)充分討論和溝通，會(huì)議達(dá)成以下決議：1.關(guān)于數(shù)據(jù)格式問(wèn)題：由[部門C]牽頭，[趙六]具體負(fù)責(zé)，于[年]年[月]日前完成[數(shù)據(jù)源說(shuō)明文檔]的編制，并發(fā)送至[部門A]及相關(guān)協(xié)作部門。[部門A]在收到文檔后，如有疑問(wèn)及時(shí)與[部門C]溝通。2.關(guān)于系統(tǒng)對(duì)接問(wèn)題：由[技術(shù)部孫八]團(tuán)隊(duì)與[部門B王五]團(tuán)隊(duì)緊密配合，加快[接口調(diào)試]進(jìn)度，務(wù)必于[年]年[月]日前完成聯(lián)調(diào)測(cè)試，并提交測(cè)試報(bào)告。3.后續(xù)溝通機(jī)制：建立[項(xiàng)目周例會(huì)]制度，每周[星期X]下午[具體時(shí)間]在[指定會(huì)議室]召開(kāi)，各相關(guān)部門匯報(bào)進(jìn)展，及時(shí)解決新出現(xiàn)的問(wèn)題。由行政部[錢七]負(fù)責(zé)會(huì)議通知與記錄。散會(huì)時(shí)間：[具體時(shí)間]分送：[公司領(lǐng)導(dǎo)]、