高校畢業(yè)生檔案管理工作手冊前言高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是國家人事檔案的重要組成部分，也是畢業(yè)生就業(yè)、升學(xué)、報考公務(wù)員、參軍、職稱評定、政審等事項中不可或缺的核心憑證材料。科學(xué)規(guī)范地做好畢業(yè)生檔案管理工作，不僅關(guān)系到畢業(yè)生的切身利益，也關(guān)系到高校的聲譽和社會人才資源的有效配置。本手冊旨在系統(tǒng)梳理畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)，明確工作要求與操作規(guī)范，為相關(guān)工作人員提供實用、詳盡的指導(dǎo)，以期進一步提升我校畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量與效率。一、畢業(yè)生檔案管理工作的重要性與基本原則（一）重要性畢業(yè)生檔案承載著畢業(yè)生的成長軌跡與學(xué)業(yè)成就，是用人單位選拔、錄用人才的重要依據(jù)，也是畢業(yè)生進入新的學(xué)習(xí)或工作單位后，辦理落戶、轉(zhuǎn)正定級、計算工齡、核定工資、職稱申報、養(yǎng)老保險、考研政審、出國政審等事務(wù)的關(guān)鍵依據(jù)。檔案的完整性、準確性和安全性，直接影響畢業(yè)生的長遠發(fā)展。因此，高度重視并認真做好畢業(yè)生檔案管理工作，是高校學(xué)生管理工作中一項嚴肅而重要的任務(wù)。（二）基本原則1.真實性原則：檔案材料必須真實可靠，如實反映畢業(yè)生的情況，嚴禁弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、手續(xù)完備，避免關(guān)鍵材料缺失。3.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、審核、轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)均需遵循國家及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，做到程序規(guī)范、手續(xù)齊全、書寫工整、裝訂整齊。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案在管理和轉(zhuǎn)遞過程中的實體安全與信息安全，防止檔案遺失、損毀或信息泄露。5.及時性原則：按照規(guī)定時限完成檔案材料的收集、整理、審核和轉(zhuǎn)遞工作，避免延誤。6.服務(wù)性原則：以服務(wù)畢業(yè)生為宗旨，耐心解答畢業(yè)生關(guān)于檔案的咨詢，為畢業(yè)生提供必要的檔案相關(guān)服務(wù)。二、畢業(yè)生檔案管理工作職責(zé)分工畢業(yè)生檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要學(xué)校多個部門協(xié)同配合，明確職責(zé)，共同完成。（一）學(xué)校檔案管理部門（檔案館/綜合檔案室）1.負責(zé)制定和完善學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)章制度和操作細則。2.對各學(xué)院及相關(guān)部門的畢業(yè)生檔案收集、整理、裝訂工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。3.負責(zé)對畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范性進行抽查與審核。4.協(xié)助或指導(dǎo)處理檔案管理工作中出現(xiàn)的疑難問題。5.負責(zé)學(xué)校留存檔案的管理（如暫緩就業(yè)等特殊情況）。（二）各學(xué)院1.主要責(zé)任單位：是畢業(yè)生檔案材料收集、整理、初審和移交的直接責(zé)任部門。2.指定專人（通常為畢業(yè)班輔導(dǎo)員或教學(xué)秘書）負責(zé)本學(xué)院畢業(yè)生檔案的具體組織與實施工作。3.負責(zé)收集、核實、整理本院畢業(yè)生應(yīng)歸檔的各類材料，并確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。4.按照檔案管理規(guī)定，對畢業(yè)生檔案材料進行分類、排序、裝訂。5.準確填寫畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單等相關(guān)信息。6.配合學(xué)校檔案管理部門及就業(yè)指導(dǎo)部門做好檔案的核對與轉(zhuǎn)遞工作。7.解答本學(xué)院畢業(yè)生關(guān)于檔案的日常咨詢。（三）學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心（或?qū)W生工作處）1.負責(zé)收集和匯總畢業(yè)生的就業(yè)派遣信息，為檔案轉(zhuǎn)遞提供準確去向。2.協(xié)助學(xué)院做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞地址的確認工作。3.負責(zé)通過機要或指定快遞方式統(tǒng)一寄送畢業(yè)生檔案（部分學(xué)校此項工作由檔案館負責(zé)）。4.跟蹤檔案寄送狀態(tài)，處理檔案寄送過程中出現(xiàn)的問題。5.接待和處理畢業(yè)生關(guān)于檔案轉(zhuǎn)遞的查詢與投訴。（四）其他相關(guān)部門（如教務(wù)處、團委、財務(wù)處等）1.教務(wù)處：負責(zé)提供畢業(yè)生的成績單、學(xué)籍卡、學(xué)歷學(xué)位證明等學(xué)籍材料。2.團委：負責(zé)提供畢業(yè)生的黨團組織材料，如入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、民主評議材料、黨員登記表、團組織關(guān)系證明等。3.財務(wù)處：負責(zé)提供畢業(yè)生學(xué)費、住宿費結(jié)清證明等相關(guān)材料（如需）。4.其他部門：根據(jù)檔案材料歸檔范圍，提供相應(yīng)的獎懲材料、體檢表等。三、畢業(yè)生檔案材料的收集與歸檔（一）歸檔材料的主要內(nèi)容畢業(yè)生檔案材料應(yīng)全面反映學(xué)生在校期間的德、智、體、美、勞等各方面情況，主要包括：1.學(xué)籍檔案材料：*高中階段檔案材料（如高中畢業(yè)生登記表、高考檔案等，由學(xué)生入學(xué)時自帶并交學(xué)校歸檔）。*高等學(xué)校錄取新生名冊（復(fù)印件）。*學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)生成績冊（成績單，需教務(wù)處蓋章）。*畢業(yè)生登記表。*學(xué)士學(xué)位授予證明（復(fù)印件）或不授予學(xué)士學(xué)位決定（如需）。*體檢表（入學(xué)體檢和畢業(yè)體檢，根據(jù)學(xué)校規(guī)定）。*退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等變更材料（如有）。2.黨團檔案材料：*入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書。*黨員登記表、民主評議黨員登記表、不合格黨員處置材料（如有）。*黨員組織關(guān)系介紹信存根（或轉(zhuǎn)移證明）。*入團志愿書、團員登記表。3.獎懲材料：*各類獎勵審批表及獎勵證書復(fù)印件（如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎學(xué)金、優(yōu)秀畢業(yè)生等）。*處分決定、調(diào)查報告、本人檢查或說明、撤銷處分決定等材料（如有）。4.就業(yè)及其他材料：*就業(yè)協(xié)議書（復(fù)印件，或就業(yè)推薦表回執(zhí)）。*畢業(yè)生就業(yè)報到證（白聯(lián)，部分學(xué)校放入檔案）。*定向、委培畢業(yè)生的定向委培協(xié)議書（復(fù)印件）。*其他有參考價值的材料，如重要的社會實踐鑒定、技能證書復(fù)印件等（根據(jù)學(xué)校規(guī)定）。（二）材料收集的要求1.及時性：各類材料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集齊全，特別是畢業(yè)生離校前，需集中完成所有應(yīng)歸檔材料的收集。2.真實性：嚴格審核材料的真?zhèn)危沤^虛假材料入檔。3.規(guī)范性：材料格式、填寫、簽字、蓋章等需符合規(guī)范要求。復(fù)印件需注明原件保管單位或經(jīng)相關(guān)部門核實并加蓋公章。4.完整性：確保應(yīng)歸檔的材料不遺漏，特別是關(guān)鍵材料如成績單、畢業(yè)生登記表、黨團材料等。（三）材料收集的方法與途徑1.日常積累：學(xué)籍、黨團等常規(guī)材料應(yīng)在學(xué)生在校期間逐步積累。2.畢業(yè)前集中收集：畢業(yè)生登記表、就業(yè)相關(guān)材料、體檢表等在畢業(yè)前夕集中組織填寫和收集。3.部門協(xié)作：各相關(guān)職能部門按時向?qū)W院提供應(yīng)歸檔的學(xué)生材料。4.學(xué)生自查與提交：提醒學(xué)生自查自帶檔案材料是否齊全，并提交需歸檔的個人材料。四、畢業(yè)生檔案的整理與審核（一）檔案材料的整理檔案整理是將收集到的材料進行系統(tǒng)化、條理化的過程，目的是便于查閱和利用。1.鑒別：再次審核材料的真實性、完整性和有效性，剔除不應(yīng)歸檔的材料。2.分類：按照材料的性質(zhì)和形成時間，參照檔案管理規(guī)定進行分類。通?？煞譃椋簩W(xué)籍類、黨團類、獎懲類、就業(yè)及其他類。3.排序：在每一類材料內(nèi)，按照材料形成的時間順序或邏輯關(guān)系進行排列。一般原則是：按材料形成時間的先后順序，或從早到晚，或從晚到早（根據(jù)檔案管理規(guī)范執(zhí)行）。4.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄（部分學(xué)校簡化此步驟，直接在檔案袋封面或清單上列明主要材料）。5.裝訂：*去除材料上的金屬物（如大頭針、回形針）。*對破損、卷角、折疊的材料進行修補、托裱、平整。*按照規(guī)范尺寸（通常為A4）裁剪或折疊材料。*使用統(tǒng)一的檔案封皮和裝訂線進行裝訂，做到整齊、牢固、美觀。6.填寫檔案袋：清晰、準確填寫檔案袋封面信息，包括：姓名、學(xué)號、院系、專業(yè)、畢業(yè)時間、檔案材料份數(shù)、頁數(shù)、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。（二）檔案的審核檔案審核是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)實行多級審核制度。1.輔導(dǎo)員/經(jīng)辦人初審：對所整理的每一份檔案進行逐份、逐頁檢查，確保材料齊全、順序正確、裝訂規(guī)范、信息填寫無誤。2.學(xué)院復(fù)審：學(xué)院檔案工作負責(zé)人或指定人員對本院畢業(yè)生檔案進行抽查或全面復(fù)核。3.學(xué)校抽查/終審：學(xué)校檔案管理部門或就業(yè)指導(dǎo)中心對全校畢業(yè)生檔案進行抽樣檢查，重點檢查檔案的規(guī)范性和完整性。4.審核重點：*材料是否齊全，有無遺漏。*材料內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否完備。*材料排序、裝訂是否符合要求。*檔案袋填寫信息是否準確、清晰。*轉(zhuǎn)遞地址是否準確無誤。五、畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案能否安全、準確、及時地到達接收單位。（一）檔案轉(zhuǎn)遞的依據(jù)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的主要依據(jù)是畢業(yè)生的就業(yè)報到證（派遣證）或畢業(yè)生的最終去向登記信息。具體包括：1.已落實就業(yè)單位：*就業(yè)單位有人事檔案管理權(quán)限的，轉(zhuǎn)至該單位。*就業(yè)單位無人事檔案管理權(quán)限的，轉(zhuǎn)至單位所在地或戶籍地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)。2.升學(xué)（國內(nèi)）：轉(zhuǎn)至錄取院校的研究生院（或相應(yīng)管理部門）。3.出國留學(xué)：一般轉(zhuǎn)至畢業(yè)生戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，或按學(xué)生申請轉(zhuǎn)至指定的留學(xué)人員服務(wù)中心。4.未就業(yè)畢業(yè)生：原則上轉(zhuǎn)至畢業(yè)生戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)。5.參軍入伍：轉(zhuǎn)至相關(guān)軍隊政治部門或其指定機構(gòu)。6.其他情況：如暫緩就業(yè)（部分省份政策）、自主創(chuàng)業(yè)等，按相關(guān)規(guī)定辦理。（二）檔案轉(zhuǎn)遞的方式為確保檔案安全，畢業(yè)生檔案必須通過規(guī)范渠道轉(zhuǎn)遞，嚴禁個人自帶或交由畢業(yè)生本人自帶轉(zhuǎn)遞（特殊情況經(jīng)學(xué)校批準除外，但需極其謹慎）。1.機要通信：這是傳統(tǒng)且最為安全可靠的方式，適用于大部分檔案轉(zhuǎn)遞，特別是轉(zhuǎn)遞至機關(guān)、事業(yè)單位、國企等。2.專人送?。簩τ谏倭恐匾獧n案或有特殊要求的，可派專人送取，并嚴格履行交接手續(xù)。3.EMS標準快遞（高校學(xué)生檔案專用）：近年來，部分地區(qū)和高校經(jīng)上級主管部門批準，可使用EMS的高校學(xué)生檔案專用通道進行轉(zhuǎn)遞，需確?？勺粉櫋⒖刹樵?。學(xué)校應(yīng)與郵政部門簽訂協(xié)議，明確責(zé)任。（三）檔案轉(zhuǎn)遞的程序與要求1.地址確認：學(xué)院及就業(yè)部門務(wù)必指導(dǎo)畢業(yè)生準確填寫檔案接收單位的全稱、詳細地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等信息。此信息需反復(fù)核對，確保無誤。2.填寫轉(zhuǎn)遞通知單：認真填寫《畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，一式兩份或三份（存根、隨檔、回執(zhí)），通知單內(nèi)容應(yīng)與檔案袋封面信息一致。3.封裝與標記：檔案袋需用密封條密封，并加蓋學(xué)校或?qū)W院檔案管理部門公章。在檔案袋表面清晰標注“畢業(yè)生檔案”、“請勿折疊”、“機密”等字樣。4.集中寄送：學(xué)校就業(yè)部門或檔案管理部門在規(guī)定時間內(nèi)，將整理核對無誤的畢業(yè)生檔案通過上述規(guī)范方式集中寄送。5.交接登記：無論是機要、快遞還是專人送取，均需有詳細的交接登記記錄，包括檔案編號、畢業(yè)生姓名、接收單位、寄送日期、經(jīng)辦人等信息。6.回執(zhí)管理：對于有機要回執(zhí)或快遞簽收信息的，應(yīng)及時回收、登記，作為檔案已安全送達的憑證。7.信息錄入：將檔案轉(zhuǎn)遞信息錄入檔案管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查詢和跟蹤。（四）檔案轉(zhuǎn)遞的注意事項1.時限要求：畢業(yè)生離校后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（通常為畢業(yè)當年內(nèi)）完成所有檔案的轉(zhuǎn)遞工作。2.地址準確性：轉(zhuǎn)遞地址務(wù)必準確無誤，避免因地址不詳、錯誤導(dǎo)致檔案錯投、退回或遺失。對于就業(yè)單位提供的地址，最好能與單位人事部門進行確認。3.信息保密：檔案內(nèi)容屬于個人隱私，轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)注意保密，不得隨意泄露。4.跟蹤查詢：建立檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤機制，對未收到回執(zhí)或顯示異常的檔案，要及時與機要部門或快遞公司聯(lián)系查詢。5.責(zé)任追究：對于因工作失誤造成檔案遺失、損毀或錯投的，應(yīng)及時采取補救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、畢業(yè)生檔案的查詢、咨詢與遺留問題處理（一）檔案查詢與咨詢1.查詢主體：原則上，畢業(yè)生本人可查詢本人檔案的轉(zhuǎn)遞情況。公檢法等機關(guān)因辦案需要查詢，需出具單位介紹信和有效證件。2.查詢方式：畢業(yè)生可通過電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)平臺或到校現(xiàn)場等方式進行查詢。3.查詢答復(fù)：工作人員應(yīng)根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞記錄，及時、準確地向畢業(yè)生提供檔案去向、轉(zhuǎn)遞時間、接收單位等信息。對于超出查詢范圍的檔案內(nèi)容，不予提供。4.咨詢服務(wù)：耐心解答畢業(yè)生關(guān)于檔案政策、歸檔材料、轉(zhuǎn)遞流程、報到手續(xù)等方面的咨詢，提供必要的指導(dǎo)。（二）檔案轉(zhuǎn)遞中的常見問題及處理1.檔案地址錯誤或不詳：*預(yù)防：加強對畢業(yè)生填寫地址的指導(dǎo)和審核。*處理：如尚未寄出，立即更正；如已寄出被退回，核實正確地址后重新寄送，并由畢業(yè)生承擔(dān)可能產(chǎn)生的二次費用（如因畢業(yè)生填寫錯誤導(dǎo)致）。2.檔案遺失：*處理：一旦發(fā)現(xiàn)檔案遺失，應(yīng)立即組織查找。若確認遺失，學(xué)校需協(xié)助畢業(yè)生盡可能補辦相關(guān)證明材料（如成績單、學(xué)歷學(xué)位證明等），但原始材料（如畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等）的補辦難度極大，需盡力避免此類事件發(fā)生。同時，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。3.檔案未按時到達：*處理：畢業(yè)生查詢時，若顯示已寄出但接收單位未收到，學(xué)校應(yīng)協(xié)助通過機要或快遞渠道查詢流轉(zhuǎn)記錄，并與接收單位溝通核實。4.畢業(yè)生改派：*處理：畢業(yè)生因就業(yè)單位變動等原因需要改派的，應(yīng)先辦理就業(yè)報到證改派手續(xù)，然后憑新的報到證到學(xué)校檔案管理部門或就業(yè)部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞變更手續(xù)。如檔案已寄出，需指導(dǎo)畢業(yè)生聯(lián)系原接收單位將檔案退回或直接轉(zhuǎn)遞至新單位（需學(xué)校出具相關(guān)證明）。5.檔案材料不全：*處理：接收單位反饋檔案材料不全時，學(xué)校應(yīng)認真核查原始歸檔記錄。如確屬學(xué)校漏裝，應(yīng)及時補寄；如屬材料本身缺失，應(yīng)告知畢業(yè)生如何補辦或說明情況。七、檔案管理工作的保障措施（一）組織領(lǐng)導(dǎo)與制度建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，將其納入學(xué)生管理和就業(yè)工作的重要議事日程。2.健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確各級職責(zé)，確保責(zé)任到人。3.完善檔案管理各項規(guī)章制度，如《畢業(yè)生檔案管理辦法》、《檔案材料歸檔范圍及要求》等，并根據(jù)上級政策變化及時修訂。（二）人員培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)1.定期對從事檔案管理工作的人員（尤其是輔導(dǎo)員和新上崗人員）進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法規(guī)政策、管理規(guī)范和操作技能。2.組織經(jīng)驗交流，推廣先進工作方法。3.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)加強對各學(xué)院檔案工作的日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。（三）設(shè)施與