辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理規(guī)程一、總則

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是企業(yè)提高管理效率、優(yōu)化工作流程的重要工具。為確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全及用戶高效使用，特制定本管理規(guī)程。本規(guī)程適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的部門及人員，旨在規(guī)范系統(tǒng)操作、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息協(xié)同。

二、系統(tǒng)使用管理

（一）賬號(hào)管理

1.賬號(hào)申請(qǐng)：?jiǎn)T工需通過(guò)人力資源部門提交OA賬號(hào)申請(qǐng)，填寫(xiě)個(gè)人信息及所需權(quán)限。

2.密碼管理：

(1)密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度不少于8位。

(2)密碼每季度需更換一次，禁止使用生日、電話等易猜信息。

(3)如發(fā)現(xiàn)密碼泄露，需立即重置并通知IT部門。

3.權(quán)限管理：

(1)權(quán)限分配由IT部門根據(jù)崗位職責(zé)執(zhí)行，嚴(yán)禁越權(quán)操作。

(2)員工離職后，其OA賬號(hào)權(quán)限需立即回收。

（二）系統(tǒng)操作規(guī)范

1.日常使用：

(1)每日登錄系統(tǒng)檢查郵件、公告等信息。

(2)文件上傳前需確認(rèn)格式及內(nèi)容，避免誤操作。

2.流程審批：

(1)按規(guī)定填寫(xiě)審批單，不得遺漏附件或信息。

(2)審批時(shí)限需遵守流程設(shè)定，緊急事項(xiàng)需注明原因。

3.數(shù)據(jù)安全：

(1)禁止在系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)敏感個(gè)人信息或商業(yè)機(jī)密。

(2)定期備份重要數(shù)據(jù)，IT部門每月進(jìn)行系統(tǒng)日志審計(jì)。

（三）系統(tǒng)維護(hù)

1.故障報(bào)修：

(1)系統(tǒng)出現(xiàn)異常時(shí)，需通過(guò)IT服務(wù)單報(bào)修，并描述問(wèn)題現(xiàn)象。

(2)IT部門需在4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)解決一般問(wèn)題。

2.版本更新：

(1)系統(tǒng)升級(jí)前需發(fā)布通知，告知影響范圍及操作指引。

(2)更新期間禁止進(jìn)行關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作。

三、監(jiān)督與考核

（一）IT部門負(fù)責(zé)本規(guī)程的執(zhí)行監(jiān)督，定期檢查系統(tǒng)使用情況。

（二）員工需配合權(quán)限審核及數(shù)據(jù)核查，違反規(guī)程者將按公司制度處理。

（三）每半年開(kāi)展一次系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保員工掌握基本功能及安全要求。

四、附則

本規(guī)程由IT部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。如遇系統(tǒng)升級(jí)或業(yè)務(wù)調(diào)整，將另行通知修訂。

二、系統(tǒng)使用管理

（一）賬號(hào)管理

1.賬號(hào)申請(qǐng)：

員工需通過(guò)人力資源部門提交OA賬號(hào)申請(qǐng)，填寫(xiě)個(gè)人信息及所需權(quán)限。申請(qǐng)表單應(yīng)包含以下內(nèi)容：

(1)姓名、部門、職位、聯(lián)系方式；

(2)所需系統(tǒng)模塊及功能權(quán)限（如：公文管理、審批流、日程安排、通訊錄等）；

(3)申請(qǐng)?jiān)颍ㄈ纾盒氯肼?、職?zé)變更、項(xiàng)目需求等）。

人力資源部門需在2個(gè)工作日內(nèi)審核完畢，并轉(zhuǎn)交IT部門配置賬號(hào)。

2.密碼管理：

(1)密碼設(shè)置要求：密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符（如！@$%^&），長(zhǎng)度不少于8位，且不能與用戶名相同或包含個(gè)人信息（如生日、姓名拼音等）。

(2)密碼更換流程：

a.登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)入“個(gè)人設(shè)置”菜單，點(diǎn)擊“密碼修改”選項(xiàng)；

b.系統(tǒng)將驗(yàn)證舊密碼，輸入新密碼并確認(rèn)；

c.更換成功后，系統(tǒng)會(huì)提示密碼已更新，建議立即保存或記錄新密碼。

(3)密碼遺忘處理：若忘記密碼，需通過(guò)系統(tǒng)“密碼重置”功能操作，或聯(lián)系IT部門協(xié)助。重置時(shí)需提供工號(hào)及身份證后四位進(jìn)行驗(yàn)證。

3.權(quán)限管理：

(1)權(quán)限分配原則：

a.基于最小權(quán)限原則，僅授予員工完成工作所需的基本權(quán)限；

b.高級(jí)權(quán)限（如管理員權(quán)限）需由IT部門負(fù)責(zé)人審批。

(2)權(quán)限變更流程：

a.需要調(diào)整權(quán)限的員工需提交《權(quán)限變更申請(qǐng)單》，經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)；

b.IT部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成權(quán)限調(diào)整，并通知相關(guān)人員。

(3)賬號(hào)回收：?jiǎn)T工離職時(shí)，IT部門需在當(dāng)天內(nèi)回收其所有OA賬號(hào)權(quán)限，并封存相關(guān)操作記錄。

（二）系統(tǒng)操作規(guī)范

1.日常使用：

(1)每日登錄系統(tǒng)檢查：

a.閱讀未讀消息（郵件、公告、任務(wù)提醒）；

b.查看待辦事項(xiàng)及截止時(shí)間；

c.確認(rèn)日程安排是否準(zhǔn)確。

(2)文件上傳與下載：

a.上傳文件前需檢查文件格式（如：Word、Excel、PDF），確保兼容性；

b.附件名稱需規(guī)范，避免使用中文或特殊符號(hào)；

c.下載文件后需立即刪除臨時(shí)文件，避免占用存儲(chǔ)空間。

2.流程審批：

(1)提交審批單時(shí)需填寫(xiě)完整信息：

a.審批事由；

b.相關(guān)附件（如：預(yù)算表、合同草案等）；

c.附件需按順序編號(hào)，并在標(biāo)題中注明。

(2)審批時(shí)限：

a.一般審批單需在1個(gè)工作日內(nèi)完成；

b.緊急審批單需注明“加急”字樣，優(yōu)先處理；

c.若審批人超過(guò)時(shí)限未處理，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒下一級(jí)審批人。

(3)審批結(jié)果反饋：

a.審批完成后需在系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)意見(jiàn)，并選擇“通過(guò)”“駁回”或“退回”；

b.駁回或退回時(shí)需說(shuō)明原因，并指導(dǎo)申請(qǐng)人修改方向。

3.數(shù)據(jù)安全：

(1)禁止操作行為：

a.禁止下載或復(fù)制系統(tǒng)敏感數(shù)據(jù)（如：財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等）；

b.禁止使用外置設(shè)備（如U盤(pán)）讀取OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)；

c.禁止通過(guò)非官方渠道訪問(wèn)系統(tǒng)后臺(tái)。

(2)數(shù)據(jù)備份操作：

a.個(gè)人重要數(shù)據(jù)（如：個(gè)人文檔、任務(wù)記錄）需定期手動(dòng)備份至個(gè)人云盤(pán)；

b.IT部門每月進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)備份，保留最近3個(gè)月的歷史記錄。

(3)安全審計(jì)：

a.IT部門每季度抽查用戶操作日志，檢查異常登錄或權(quán)限濫用情況；

b.發(fā)現(xiàn)異常行為需立即隔離賬號(hào)并調(diào)查原因。

（三）系統(tǒng)維護(hù)

1.故障報(bào)修：

(1)報(bào)修渠道：

a.通過(guò)OA系統(tǒng)“幫助中心”提交報(bào)修單；

b.直接聯(lián)系IT部門電話（如：400-123-4567）。

(2)報(bào)修內(nèi)容需包含：

a.姓名、部門、聯(lián)系方式；

b.問(wèn)題現(xiàn)象描述（如：系統(tǒng)卡頓、無(wú)法登錄等）；

c.問(wèn)題發(fā)生時(shí)間及頻率。

(3)IT部門處理流程：

a.1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)解決一般問(wèn)題（如：網(wǎng)絡(luò)連接問(wèn)題）；

b.復(fù)雜問(wèn)題需升級(jí)處理，并告知預(yù)計(jì)解決時(shí)間。

2.版本更新：

(1)更新通知：

a.系統(tǒng)升級(jí)前3天，通過(guò)公司公告及郵件通知所有用戶；

b.通知內(nèi)容包含：更新時(shí)間、影響功能、操作指南。

(2)更新操作步驟：

a.系統(tǒng)自動(dòng)更新時(shí)，用戶需保存當(dāng)前工作并等待更新完成；

b.手動(dòng)更新時(shí)，需下載安裝包并按照提示操作，更新后需重啟系統(tǒng)。

(3)更新測(cè)試：

a.更新前IT部門需在測(cè)試環(huán)境驗(yàn)證新版本功能；

b.若發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，將推遲正式更新并發(fā)布臨時(shí)解決方案。

三、監(jiān)督與考核

（一）IT部門職責(zé)：

1.每月發(fā)布《系統(tǒng)使用報(bào)告》，統(tǒng)計(jì)異常登錄、權(quán)限違規(guī)等情況；

2.每季度組織系統(tǒng)操作考核，不合格者需補(bǔ)訓(xùn)；

3.定期檢查部門執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)。

（二）員工責(zé)任：

1.嚴(yán)格遵守本規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)設(shè)置；

2.發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或異常需立即報(bào)告，獎(jiǎng)勵(lì)提供有效線索者；

3.離職時(shí)需配合IT部門完成賬號(hào)注銷及數(shù)據(jù)清理。

（三）培訓(xùn)計(jì)劃：

1.新員工入職