辦公自動化技術(shù)支持手冊一、概述

辦公自動化（OA）技術(shù)支持手冊旨在為用戶提供系統(tǒng)操作、故障排除及維護保養(yǎng)的標(biāo)準(zhǔn)化指南。通過本手冊，用戶可快速掌握OA系統(tǒng)的核心功能，有效提升工作效率，并確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。手冊內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)介紹、基本操作、常見問題解決及日常維護等方面。

二、系統(tǒng)介紹

（一）系統(tǒng)功能

1.文檔管理

(1)文檔上傳與下載

(2)版本控制與權(quán)限管理

(3)搜索與歸檔功能

2.會議管理

(1)會議預(yù)約與提醒

(2)線上會議組織

(3)會議紀(jì)要自動生成

3.通訊錄管理

(1)員工信息錄入與維護

(2)部門結(jié)構(gòu)設(shè)置

(3)快捷聯(lián)系功能

4.工作流審批

(1)自定義審批流程

(2)電子簽章應(yīng)用

(3)審批記錄追溯

（二）系統(tǒng)架構(gòu)

1.前端界面：采用響應(yīng)式設(shè)計，適配PC及移動端訪問。

2.后臺服務(wù)：基于微服務(wù)架構(gòu)，支持高并發(fā)處理。

3.數(shù)據(jù)存儲：采用分布式數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)安全與備份。

三、基本操作指南

（一）用戶登錄與退出

1.登錄：輸入用戶名及密碼，點擊“登錄”按鈕。

2.忘記密碼：通過“忘記密碼”鏈接，驗證郵箱或手機重置。

3.退出：點擊右上角“退出”圖標(biāo)，確保安全離線。

（二）文檔管理操作

1.上傳文檔：

(1)點擊“上傳”按鈕，選擇本地文件。

(2)填寫標(biāo)題、標(biāo)簽及所屬分類。

(3)點擊“保存”完成上傳。

2.搜索文檔：

(1)在搜索框輸入關(guān)鍵詞。

(2)選擇文件類型或時間范圍篩選。

(3)點擊搜索結(jié)果查看文檔詳情。

（三）會議管理操作

1.預(yù)約會議：

(1)選擇“會議管理”模塊，點擊“新建會議”。

(2)填寫會議主題、時間、參與人等信息。

(3)發(fā)送邀請并設(shè)置提醒。

2.管理會議記錄：

(1)在會議列表選中目標(biāo)會議。

(2)編輯或下載會議紀(jì)要。

四、常見問題解決

（一）登錄失敗

1.問題現(xiàn)象：用戶名或密碼錯誤，或賬戶被鎖定。

2.解決方法：

(1)核對輸入信息是否準(zhǔn)確。

(2)聯(lián)系管理員解鎖賬戶。

（二）文檔無法上傳

1.問題現(xiàn)象：提示“文件格式不支持”或“大小超限”。

2.解決方法：

(1)轉(zhuǎn)換為支持的格式（如PDF、Word）。

(2)壓縮文件至系統(tǒng)允許的大?。ㄈ?0MB）。

（三）會議邀請未收到

1.問題現(xiàn)象：部分用戶未收到會議通知。

2.解決方法：

(1)檢查郵箱垃圾箱是否誤判。

(2)重新發(fā)送邀請并確認(rèn)通知設(shè)置。

五、日常維護

（一）數(shù)據(jù)備份

1.備份頻率：每日自動備份關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

2.手動備份：可通過“系統(tǒng)設(shè)置”模塊觸發(fā)備份。

（二）系統(tǒng)更新

1.更新檢查：每月系統(tǒng)自動檢測新版本。

2.更新操作：

(1)點擊“更新”按鈕，等待安裝完成。

(2)重啟系統(tǒng)應(yīng)用新功能。

（三）安全注意事項

1.定期修改密碼，避免使用簡單密碼。

2.禁用閑置賬戶，減少潛在風(fēng)險。

六、聯(lián)系方式

如遇操作或技術(shù)問題，請聯(lián)系IT支持團隊：

-郵箱：support@

-電話：400-XXX-XXXX

-工單系統(tǒng)：[公司內(nèi)部工單平臺鏈接]

二、系統(tǒng)介紹（擴寫部分）

（一）系統(tǒng)功能

1.文檔管理

(1)文檔上傳與下載

上傳操作詳解：

(a)進入系統(tǒng)后，在主界面導(dǎo)航欄或側(cè)邊欄點擊“文檔中心”或類似入口。

(b)在文檔中心頁面，查找并點擊“上傳文檔”按鈕（通常為帶有向上箭頭的圖標(biāo)）。

(c)在彈出的文件選擇對話框中，瀏覽并定位到需要上傳的本地文件存儲路徑。

(d)選擇目標(biāo)文件，可多選進行批量上傳（注意系統(tǒng)對單次上傳文件數(shù)量或總大小的限制，例如不超過10個文件，總大小不超過500MB）。

(e)選擇完畢后，點擊“打開”或“確定”按鈕，文件將開始上傳至系統(tǒng)服務(wù)器。

(f)上傳過程中會顯示進度條，完成后系統(tǒng)通常會有提示信息（如“上傳成功”）。

(g)可選擇性地在彈出的編輯窗口中填寫文檔的標(biāo)題、所屬文件夾（分類）、添加標(biāo)簽（便于搜索）、備注信息等元數(shù)據(jù)。

(h)確認(rèn)信息無誤后，點擊“保存”或“完成”按鈕，文檔即正式保存到系統(tǒng)中，并可在指定分類下查找到。

下載操作詳解：

(a)在文檔中心，通過搜索、瀏覽分類或?qū)Ш街撂囟ㄎ臋n列表，找到需要下載的文檔。

(b)在文檔列表項或文檔預(yù)覽頁面，查找并點擊“下載”按鈕（通常為帶有向下箭頭的圖標(biāo)）。

(c)系統(tǒng)可能會彈出確認(rèn)對話框，詢問是否需要創(chuàng)建快捷方式或打開文件，根據(jù)個人需求選擇。

(d)確認(rèn)后，瀏覽器或系統(tǒng)將開始下載該文檔至默認(rèn)下載路徑，或指定的保存位置。

注意事項：下載大型文檔時，請確保網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定，避免中斷。部分文檔可能設(shè)置了訪問權(quán)限，無權(quán)限用戶將無法下載。

(2)版本控制與權(quán)限管理

版本控制：

(a)系統(tǒng)對可編輯的文檔（如Word、Excel、PPT文件）默認(rèn)開啟版本歷史記錄功能。

(b)當(dāng)文檔被多次修改并保存時，系統(tǒng)會自動保存不同時間點的版本副本。

(c)在文檔詳情頁面，通常會有“版本歷史”或“歷史記錄”選項卡。

(d)點擊進入后，可查看該文檔的所有歷史版本列表，包括修改時間、修改人以及版本差異概述。

(e)可選擇特定版本進行預(yù)覽。

(f)如需恢復(fù)到某個舊版本，選中該版本，點擊“恢復(fù)”或“應(yīng)用”按鈕，系統(tǒng)會提示確認(rèn)，確認(rèn)后當(dāng)前文檔將更新為所選舊版本，并自動創(chuàng)建一個新的當(dāng)前版本。

(g)刪除不需要的歷史版本可以節(jié)省存儲空間，但需謹(jǐn)慎操作，避免誤刪重要記錄。

權(quán)限管理：

(a)系統(tǒng)支持精細(xì)化的權(quán)限控制，分為文件/文件夾級別和用戶/用戶組級別。

(b)文件/文件夾權(quán)限：在文檔詳情頁面或文件夾設(shè)置中，找到“權(quán)限設(shè)置”選項。

(c)可設(shè)置“可查看”、“可編輯”、“可下載”、“可分享”等不同權(quán)限級別。

(d)可指定具體用戶或用戶組擁有相應(yīng)權(quán)限，也可設(shè)置為“僅限當(dāng)前部門”、“公開”等預(yù)設(shè)模式。

(e)權(quán)限變更后，系統(tǒng)通常會通知相關(guān)用戶。

(f)管理員擁有最高權(quán)限，可對任何文檔和設(shè)置進行修改。

(3)搜索與歸檔功能

搜索操作詳解：

(a)在系統(tǒng)主界面或文檔中心頂部，找到全局搜索框（通常位于顯眼位置）。

(b)在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，例如文檔標(biāo)題、內(nèi)容片段、作者姓名或標(biāo)簽等。

(c)可利用高級搜索功能（如有），限定搜索范圍（如特定文件夾、特定時間區(qū)間、文件類型等）。例如，選擇“僅文檔中心”并設(shè)置日期范圍為“本月”。

(d)按下“搜索”按鈕或回車鍵。

(e)系統(tǒng)將展示匹配的文檔列表，包含標(biāo)題、作者、修改日期、相關(guān)性排序等信息。

(f)可點擊列表項查看文檔詳情，或使用右側(cè)篩選器進一步縮小結(jié)果范圍。

歸檔功能：

(a)對于不再頻繁訪問但需長期保存的文檔，可進行歸檔處理，將其移至專門的歸檔文件夾。

(b)在文檔列表或文檔詳情頁面，找到“歸檔”按鈕或選項。

(c)點擊后，系統(tǒng)會提示選擇目標(biāo)歸檔文件夾（可預(yù)設(shè)，如按年份或項目設(shè)立）。

(d)確認(rèn)后，文檔將被移動到指定歸檔位置，同時原位置保留鏈接或副本（取決于系統(tǒng)設(shè)置）。

(e)歸檔操作有助于保持工作區(qū)整潔，便于管理當(dāng)前活動文檔。

2.會議管理

(1)會議預(yù)約與提醒

預(yù)約操作詳解：

(a)進入系統(tǒng)后，導(dǎo)航至“會議管理”模塊。

(b)點擊“新建會議”或類似按鈕。

(c)填寫會議基本信息：會議主題（清晰概括會議內(nèi)容）、會議時間（選擇日期和具體開始、結(jié)束時間，注意檢查是否有時間沖突）、會議地點（可填寫物理會議室編號或線上會議鏈接/平臺）。

(d)添加參會人員：可通過搜索姓名/部門或從聯(lián)系人列表中選擇，也可直接輸入郵箱地址邀請新聯(lián)系人（需確保對方也擁有系統(tǒng)訪問權(quán)限）。

(e)設(shè)置提醒：選擇會議開始前多久發(fā)送提醒通知給參會者（如提前15分鐘、1小時、1天等）。

(f)添加會議議程：列出會議討論的主要事項、預(yù)計發(fā)言時間等，幫助參會者提前準(zhǔn)備。

(g)填寫可選的會議描述或附件（如提前分發(fā)材料）。

(h)確認(rèn)所有信息無誤后，點擊“發(fā)送邀請”或“創(chuàng)建會議”按鈕。系統(tǒng)將向所有參會者發(fā)送會議通知。

提醒機制：

(a)系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的提醒時間，自動通過郵件或系統(tǒng)內(nèi)消息通知參會者。

(b)參會者可在個人日歷或消息中心查看即將進行的會議和提醒。

(c)部分系統(tǒng)支持手機APP推送提醒，確保用戶無論在辦公室還是外出都能及時收到通知。

(2)線上會議組織

組織線上會議：

(a)在“新建會議”界面，選擇會議地點為“線上會議”。

(b)系統(tǒng)通常會自動生成一個會議ID、會議鏈接，并可能提供預(yù)設(shè)的音頻會議服務(wù)（如基于WebRTC或集成第三方服務(wù)）。

(c)可根據(jù)需要配置會議選項，如是否允許參會者共享屏幕、是否需要密碼加入、會議錄制設(shè)置等。

(d)發(fā)送邀請時，需確保參會者了解如何加入線上會議（復(fù)制鏈接、輸入會議ID、是否需要下載特定軟件等）。

會議進行中控制：

(a)作為會議主持人，登錄會議鏈接后通常獲得管理權(quán)限。

(b)可執(zhí)行操作包括：開啟/關(guān)閉麥克風(fēng)、攝像頭；靜音/取消靜音所有或單個參會者；共享屏幕（桌面、特定應(yīng)用或文件）；舉手發(fā)言請求；添加參會者；錄制會議等。

(c)可在會議中共享文檔、白板或使用系統(tǒng)提供的協(xié)作工具。

(3)會議紀(jì)要自動生成

自動生成機制：

(a)對于支持自動紀(jì)要的系統(tǒng)，在會議開始時或結(jié)束后，可啟用此功能。

(b)系統(tǒng)會記錄會議中的關(guān)鍵信息，如發(fā)言要點、決策事項、待辦任務(wù)（包含負(fù)責(zé)人和截止日期）等。

(c)常用的技術(shù)包括語音識別（ASR）將發(fā)言轉(zhuǎn)換為文字，并結(jié)合會議議程和參會者信息進行分析提取。

(d)生成初版紀(jì)要后，系統(tǒng)會發(fā)送給主持人或指定人員審閱。

紀(jì)要編輯與分發(fā)：

(a)主持人或指定人員可對自動生成的紀(jì)要進行編輯、補充或刪減，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

(b)完成編輯后，保存紀(jì)要并選擇分發(fā)給所有參會者或指定人員。

(c)紀(jì)要通常存儲在文檔管理系統(tǒng)中，方便后續(xù)查閱和追蹤任務(wù)狀態(tài)。

3.通訊錄管理

(1)員工信息錄入與維護

錄入操作：

(a)進入系統(tǒng)“通訊錄”或“聯(lián)系人”管理模塊。

(b)點擊“新建聯(lián)系人”或類似按鈕。

(c)填寫必要信息字段：姓名、所屬部門、職位、辦公電話、分機號、手機號碼、電子郵箱、內(nèi)部用戶名（如需登錄系統(tǒng)）、辦公地址等。

(d)可上傳員工頭像照片。

(e)可設(shè)置聯(lián)系人的狀態(tài)（如在職、離職）和備注信息。

(f)點擊“保存”完成錄入。

維護操作：

(a)瀏覽聯(lián)系人列表，找到需要修改的聯(lián)系人，點擊其姓名或“編輯”按鈕。

(b)修改相關(guān)信息字段。

(c)點擊“保存”或“更新”按鈕確認(rèn)修改。

(d)對于離職員工，可將其狀態(tài)更新為“離職”，或?qū)⑵湟苿拥健半x職員工”專用分組，以保持活躍聯(lián)系人列表的準(zhǔn)確性。

(2)部門結(jié)構(gòu)設(shè)置

(a)在通訊錄管理中，通常有“部門管理”或“組織架構(gòu)”功能。

(b)點擊“添加部門”創(chuàng)建新部門，填寫部門名稱、負(fù)責(zé)人等。

(c)將創(chuàng)建好的部門拖拽到組織架構(gòu)圖中的合適位置，形成層級關(guān)系。

(d)可為部門設(shè)置簡短描述或圖標(biāo)。

(e)部門結(jié)構(gòu)設(shè)置完成后，員工信息錄入時即可方便地選擇所屬部門，便于按部門查詢和管理。

(3)快捷聯(lián)系功能

(a)系統(tǒng)可在登錄后的個人工作臺或界面?zhèn)冗厵谡故境Ｓ寐?lián)系人列表。

(b)用戶可將重要同事或常用聯(lián)系人添加到“快捷聯(lián)系”或“收藏”列表中。

(c)添加時，通常只需選擇聯(lián)系人即可完成。

(d)通過快捷聯(lián)系列表，可快速查看聯(lián)系人信息、發(fā)送消息、發(fā)起會議邀請或直接撥打電話（如系統(tǒng)集成電話功能）。

4.工作流審批

(1)自定義審批流程

創(chuàng)建流程：

(a)進入系統(tǒng)“工作流”或“審批管理”模塊，通常由管理員操作。

(b)點擊“新建流程”或“設(shè)計流程”。

(c)定義流程名稱、適用場景（如“請假申請”、“采購申請”）。

(d)拖拽或選擇預(yù)設(shè)的審批節(jié)點（代表審批人、審批部門或條件判斷）。

(e)為每個節(jié)點設(shè)置審批動作（如“審批”、“拒絕”、“轉(zhuǎn)交”）和審批人（可選擇指定人員、指定崗位、隨機人員、按規(guī)則選擇等）。

(f)設(shè)置流程走向：定義不同審批結(jié)果的后續(xù)動作，如“拒絕”后是否需要退回給申請人說明原因，“審批”后是否自動觸發(fā)下一個節(jié)點或通知相關(guān)方。

(g)配置通知規(guī)則：設(shè)置在流程創(chuàng)建、提交、審批、完成等關(guān)鍵節(jié)點自動發(fā)送通知給相關(guān)人員。

(h)保存并啟用該流程模板。

使用流程：

(a)當(dāng)需要發(fā)起某項業(yè)務(wù)申請時，選擇對應(yīng)的流程模板。

(b)填寫申請表單，內(nèi)容根據(jù)流程模板預(yù)設(shè)的字段進行填寫。

(c)提交申請后，系統(tǒng)自動將申請流轉(zhuǎn)至第一個審批節(jié)點。

(2)電子簽章應(yīng)用

集成方式：系統(tǒng)可與專業(yè)的電子簽章服務(wù)或國密技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)合同、協(xié)議等文件的電子簽名。

使用流程：

(a)在工作流審批完成后，或?qū)ｉT的設(shè)計模塊中，上傳需要簽名的文件。

(b)標(biāo)注需要簽名的區(qū)域或添加簽名的電子印章。

(c)選擇或授權(quán)擁有相應(yīng)簽章權(quán)限的員工進行簽名。

(d)簽名操作符合法律規(guī)定要求時（如身份驗證、意愿確認(rèn)），電子簽名即生效。

(e)簽名完成后，系統(tǒng)生成帶有電子簽名的合同/文件副本，并與流程記錄關(guān)聯(lián)保存。

注意事項：使用電子簽章需確保符合當(dāng)?shù)仃P(guān)于電子簽名法的具體規(guī)定。

(3)審批記錄追溯

查詢功能：

(a)在工作流模塊或申請列表中，可按流程名稱、申請人、時間范圍等條件查詢歷史審批記錄。

(b)查詢結(jié)果應(yīng)清晰展示每一條記錄的審批節(jié)點、審批人、審批時間、審批意見（同意/拒絕及備注）。

(c)可查看申請的完整流轉(zhuǎn)路徑和狀態(tài)變更歷史。

權(quán)限控制：查詢權(quán)限通常與審批權(quán)限相關(guān)聯(lián)，或由管理員授權(quán)，確保記錄的保密性。

審計支持：完整的審批記錄追溯功能為內(nèi)部審計和合規(guī)性檢查提供了數(shù)據(jù)支持。

（二）系統(tǒng)架構(gòu)

1.前端界面：

(1)響應(yīng)式設(shè)計：采用HTML5、CSS3及JavaScript框架（如Vue.js、React）開發(fā)，確保界面在不同尺寸的設(shè)備屏幕（桌面PC、筆記本電腦、平板電腦、手機）上均能提供良好的視覺呈現(xiàn)和操作體驗。布局會根據(jù)屏幕寬度自動調(diào)整。

(2)用戶體驗（UX）優(yōu)化：遵循簡潔直觀的設(shè)計原則，減少用戶學(xué)習(xí)成本。提供清晰的導(dǎo)航菜單、狀態(tài)反饋（如操作成功提示、加載中動畫）、快捷操作入口（如常用功能按鈕）。

(3)界面定制化：部分系統(tǒng)支持管理員對主題顏色、Logo、部分布局元素進行一定程度的自定義，以符合企業(yè)VI規(guī)范。

(4)性能優(yōu)化：采用代碼分割、懶加載、緩存策略等技術(shù)，提升頁面加載速度和響應(yīng)性能，尤其是在處理大量數(shù)據(jù)或復(fù)雜交互時。

2.后臺服務(wù)：

(1)微服務(wù)架構(gòu)：將系統(tǒng)功能拆分為獨立的服務(wù)模塊（如用戶認(rèn)證服務(wù)、文檔管理服務(wù)、會議管理服務(wù)、審批流服務(wù)、通知服務(wù)等），每個服務(wù)可獨立開發(fā)、部署、擴展。這種架構(gòu)提高了系統(tǒng)的靈活性、可維護性和可伸縮性。

(2)服務(wù)間通信：服務(wù)之間通常通過輕量級的通信協(xié)議（如RESTfulAPI或gRPC）進行數(shù)據(jù)交換。采用API網(wǎng)關(guān)統(tǒng)一管理外部請求，并提供安全、限流、日志等能力。

(3)容器化部署：各微服務(wù)通常打包成容器鏡像（如Docker），在容器編排平臺（如Kubernetes）上運行。便于自動化部署、彈性伸縮和故障自愈。

(4)異步處理：對于耗時操作（如大規(guī)模文件上傳、復(fù)雜報表生成、郵件發(fā)送），采用消息隊列（如RabbitMQ、Kafka）進行異步處理，避免阻塞主流程，提升系統(tǒng)吞吐量。

3.數(shù)據(jù)存儲：

(1)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDBMS）：用于存儲結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如用戶信息、組織架構(gòu)、權(quán)限配置、審批記錄、會議預(yù)約詳情等。常用選擇如PostgreSQL、MySQL。采用主從復(fù)制、讀寫分離等方案提高可用性和性能。

(2)非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（NoSQL）：用于存儲半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如文檔元數(shù)據(jù)、用戶行為日志、實時緩存等。常用選擇如Redis（內(nèi)存數(shù)據(jù)庫，用于緩存和會話管理）、MongoDB（文檔數(shù)據(jù)庫，用于存儲靈活的文檔數(shù)據(jù)）。Redis的高性能特性可顯著提升用戶操作的響應(yīng)速度。

(3)分布式文件存儲：用于存儲用戶上傳的文檔文件本體。采用分布式文件系統(tǒng)（如Ceph、MinIO）或?qū)ο蟠鎯Ψ?wù)，實現(xiàn)高可靠存儲、水平擴展和統(tǒng)一訪問接口。每個文件通常會被復(fù)制多份存儲在不同的物理節(jié)點上，防止數(shù)據(jù)丟失。

(4)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、配置文件、重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行備份。備份策略（全量備份、增量備份）和備份頻率（如每日全備、每小時增量）需根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和系統(tǒng)要求設(shè)定。提供可靠的數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在故障發(fā)生時能快速恢復(fù)業(yè)務(wù)。

(5)數(shù)據(jù)安全：對敏感數(shù)據(jù)（如用戶密碼、聯(lián)系方式）進行加密存儲。數(shù)據(jù)庫訪問采用認(rèn)證和授權(quán)機制，網(wǎng)絡(luò)傳輸使用HTTPS加密。定期進行安全掃描和漏洞修復(fù)。

三、基本操作指南（擴寫部分）

（一）用戶登錄與退出

1.登錄：

(1)打開瀏覽器，訪問OA系統(tǒng)的官方網(wǎng)址（如``）。

(2)在登錄頁面找到用戶名輸入框，輸入分配給您的系統(tǒng)賬號。

(3)在密碼輸入框中輸入對應(yīng)的登錄密碼。請確保密碼輸入時頁面地址顯示為HTTPS開頭，表示連接已加密。

(4)點擊“登錄”按鈕。系統(tǒng)將驗證賬號和密碼的有效性。

(5)若驗證成功，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)到OA的主界面。若失敗，會顯示錯誤提示（如“用戶名或密碼錯誤”），請重新輸入或點擊“忘記密碼”鏈接進行密碼重置操作。

建議：為了賬戶安全，請不要在公共計算機上保存登錄密碼，每次使用完畢后務(wù)必退出系統(tǒng)。

2.忘記密碼：

(1)在登錄頁面，找到并點擊“忘記密碼？”或類似的鏈接。

(2)系統(tǒng)通常要求輸入注冊時使用的電子郵箱地址或手機號碼。

(3)輸入完畢后，點擊“發(fā)送重置鏈接”或“獲取驗證碼”按鈕。

(4)系統(tǒng)將向指定的郵箱或手機發(fā)送一封包含密碼重置鏈接（或驗證碼）的郵件/短信。請注意查收（可能被郵件客戶端標(biāo)記為垃圾郵件，請留意）。

(5)打開郵件/短信，點擊其中的密碼重置鏈接（或在短信提示下輸入驗證碼）。

(6)系統(tǒng)會引導(dǎo)您進入設(shè)置新密碼的頁面。輸入新密碼兩次（確認(rèn)密碼），密碼應(yīng)設(shè)置得既安全又容易記住（可包含大小寫字母、數(shù)字和符號的組合）。

(7)點擊“重置密碼”或“確認(rèn)”按鈕。系統(tǒng)將更新您的密碼，并提示密碼重置成功。您可使用新密碼重新登錄系統(tǒng)。

3.退出：

(1)在OA系統(tǒng)主界面右上角或左下角，找到用戶的個人頭像或用戶名。

(2)點擊頭像/用戶名，通常會展開一個下拉菜單。

(3)在下拉菜單中找到“退出登錄”或類似的選項。

(4)點擊“退出登錄”按鈕。系統(tǒng)會結(jié)束當(dāng)前會話，并返回到登錄頁面，您需要重新輸入賬號密碼才能進入系統(tǒng)。

重要性：在離開電腦或公共使用環(huán)境時，務(wù)必點擊退出，以防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問您的賬戶信息。

（二）文檔管理操作

1.上傳文檔：

(1)導(dǎo)航至文檔中心：在系統(tǒng)主界面或頂部導(dǎo)航欄中，點擊“文檔中心”或“文件管理”進入。

(2)進入上傳界面：在文檔中心頁面的功能區(qū)或操作欄中，找到并點擊“上傳”按鈕。

(3)選擇文件：在彈出的文件選擇對話框中，瀏覽您本地計算機上存儲文件的位置?？梢酝ㄟ^點擊文件夾結(jié)構(gòu)導(dǎo)航，或直接在路徑欄輸入完整路徑。選中您需要上傳的一個或多個文件。請注意系統(tǒng)可能對上傳文件的大?。ㄈ鐔蝹€文件不超過50MB）、類型（如僅支持.docx,.pdf,.xlsx,.pptx等常見格式）有限制，請?zhí)崆皽?zhǔn)備符合要求的文件。

(4)（可選）填寫文檔信息：在選擇文件后，通常會有一個表單或區(qū)域用于填寫文檔的元數(shù)據(jù)信息。這包括：

文檔標(biāo)題：給文檔起一個清晰、能反映內(nèi)容的名稱。

所屬分類：選擇或創(chuàng)建一個文件夾，將文檔歸類存放，便于后續(xù)查找。例如，按部門、按項目、按文件類型分類。

標(biāo)簽：添加關(guān)鍵詞標(biāo)簽（如“項目A”、“報告”、“重要”），方便通過標(biāo)簽進行篩選和搜索。

備注：填寫關(guān)于文檔的補充說明或背景信息。

(5)開始上傳：確認(rèn)文件選擇和信息填寫無誤后，點擊對話框中的“打開”、“上傳”或“確定”按鈕。系統(tǒng)開始將文件上傳到服務(wù)器的存儲空間。

(6)查看上傳進度與結(jié)果：系統(tǒng)通常會顯示上傳進度條。上傳完成后，一般會有“上傳成功”的提示信息。新上傳的文檔會出現(xiàn)在您選擇的文檔分類或指定的上傳區(qū)域中。

(7)（可選）檢查與重命名：上傳后，建議立即檢查文檔是否完整，如需改名可在文檔列表中找到該文檔，點擊編輯按鈕進行修改。

2.下載文檔：

(1)找到目標(biāo)文檔：在文檔中心，通過搜索框輸入關(guān)鍵詞查找，或在左側(cè)導(dǎo)航欄/文件夾列表中瀏覽，找到您需要下載的文檔。

(2)定位下載按鈕：進入文檔詳情頁面或列表項頁面，在該文檔的右側(cè)操作欄或下方操作區(qū)域，找到“下載”按鈕，通常圖標(biāo)是一個向下的箭頭。

(3)執(zhí)行下載操作：點擊“下載”按鈕。系統(tǒng)會處理您的請求，準(zhǔn)備文件下載。

(4)瀏覽器處理下載：大多數(shù)情況下，瀏覽器會自動彈出下載提示對話框，詢問您保存文件的位置。您可以選擇“保存到磁盤”或“打開文件”。建議選擇“保存到磁盤”，并記住保存的路徑。

(5)等待下載完成：點擊“保存”后，瀏覽器開始下載文件到您指定的位置。下載時間取決于文件大小和您的網(wǎng)絡(luò)速度。

(6)查找下載文件：下載完成后，您可以在瀏覽器指定的默認(rèn)下載文件夾或您手動選擇的文件夾中找到該文件。

注意事項：下載大文件時，請耐心等待，確保網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定。如果下載過程中斷，部分瀏覽器允許您續(xù)傳或重新開始下載。下載的文檔請妥善保管，特別是包含敏感信息的文件。

3.搜索文檔：

(1)定位搜索框：在OA系統(tǒng)主界面、文檔中心或其他相關(guān)模塊的頂部或側(cè)邊欄，找到全局搜索框或模塊專用搜索框。

(2)輸入搜索關(guān)鍵詞：在搜索框中輸入您想要查找的文檔相關(guān)信息，如文檔標(biāo)題、作者名、文件內(nèi)容中的某句話（部分系統(tǒng)支持全文搜索）、標(biāo)簽等。關(guān)鍵詞越具體，搜索結(jié)果越精準(zhǔn)。例如，搜索“2023年Q1市場分析報告”。

(3)（可選）使用高級搜索/篩選：如果系統(tǒng)提供高級搜索功能，點擊搜索框旁的“高級搜索”或“篩選”圖標(biāo)/鏈接。您可以進一步限定搜索條件：

文件類型：篩選特定格式的文件，如僅Word文檔、僅PDF文件。

所屬分類/文件夾：將搜索范圍限定在某個特定的文件夾或分類下。

創(chuàng)建日期/修改日期：設(shè)置時間范圍，如“本周內(nèi)”、“本月”、“2023年”。

作者/創(chuàng)建者：查找特定用戶創(chuàng)建或上傳的文檔。

標(biāo)簽：按標(biāo)簽進行篩選。

權(quán)限：如果您不是文檔所有者，可能可以篩選出您有權(quán)限查看的文檔。

(4)執(zhí)行搜索：輸入關(guān)鍵詞并設(shè)置好篩選條件后，點擊搜索框旁邊的“搜索”按鈕或按回車鍵（Enter）。

(5)查看搜索結(jié)果：系統(tǒng)將在下方或新頁面展示符合條件的文檔列表。結(jié)果通常會按相關(guān)性排序。

(6)結(jié)果處理：您可以點擊列表中的文檔標(biāo)題查看文檔詳情，或使用結(jié)果頁面的排序、分頁功能瀏覽更多結(jié)果。如需進一步精確，可調(diào)整搜索關(guān)鍵詞或篩選條件重新搜索。

（三）會議管理操作

1.預(yù)約會議：

(1)進入會議管理：在系統(tǒng)主界面導(dǎo)航欄或側(cè)邊欄中，找到并點擊“會議管理”或“日歷”模塊。

(2)選擇新建會議：在會議管理界面，找到“新建會議”、“創(chuàng)建會議”或類似的按鈕，點擊進入會議預(yù)約表單。

(3)填寫會議基本信息：

會議主題：輸入清晰、概括性的會議名稱，如“XX項目周會”、“關(guān)于XX問題的討論會”。

會議時間：選擇會議的開始日期和具體時間，以及結(jié)束日期和具體時間。務(wù)必檢查所選時間是否與參會人員的空閑時間沖突。系統(tǒng)通常會提供日歷視圖，方便查看和選擇。

會議地點：如果是線下會議，選擇或輸入物理會議室的名稱或編號。如果是線上會議，選擇“線上會議”，系統(tǒng)可能會自動生成會議鏈接（如Zoom、Teams鏈接）或提供輸入框供您手動填寫。確認(rèn)鏈接或地址的正確性。

(4)添加參會人員：

點擊“添加參會人員”或類似按鈕。

在彈出的聯(lián)系人選擇器中，搜索或瀏覽查找需要邀請的人員?？梢酝ㄟ^部門、姓名等條件快速定位。

選中所有需要邀請的參會人員，點擊“確定”或“添加”按鈕。系統(tǒng)會將他們添加到參會人員列表中。

注意：確保所有關(guān)鍵相關(guān)方都已添加。部分系統(tǒng)允許設(shè)置抄送人員（CC），用于通知需要了解會議情況但不必參會的人員。

(5)設(shè)置提醒：選擇會議開始前多久自動提醒參會人員。常見的選項有“會議開始前15分鐘”、“1小時前”、“1天前”等。根據(jù)會議的重要性和緊迫性選擇合適的提醒時間。

(6)填寫會議議程：這是會議成功的關(guān)鍵。詳細(xì)列出會議將討論的主要議題、每個議題的預(yù)計討論時間、需要提前準(zhǔn)備的材料等。清晰的議程有助于參會者提前了解內(nèi)容，做好準(zhǔn)備。

(7)（可選）添加會議描述或附件：可以添加一段關(guān)于會議的補充說明，或上傳需要參會者提前閱讀的文件（如報告、資料），以便他們提前了解背景信息。

(8)檢查與確認(rèn)：仔細(xì)檢查所有填寫的信息，特別是時間、地點、參會人員、議程等，確保無誤。

(9)發(fā)送邀請：點擊“發(fā)送邀請”、“創(chuàng)建會議”或類似按鈕。系統(tǒng)將向所有選定的參會人員發(fā)送會議通知，并根據(jù)設(shè)置的提醒時間自動觸發(fā)后續(xù)提醒。

(10)查看會議狀態(tài)：創(chuàng)建成功后，該會議會出現(xiàn)在您的日歷或會議列表中，狀態(tài)通常為“待進行”或“已安排”。您可以在會議列表中管理會議，如編輯、取消或發(fā)送補充通知。

2.管理會議記錄：

(1)訪問會議記錄：通常有兩種方式：

通過會議列表：在“會議管理”模塊中，找到您要管理的會議（可以是自己的或負(fù)責(zé)管理的），點擊會議標(biāo)題進入會議詳情頁面。

通過日歷視圖：在“日歷”模塊中，點擊待辦事項或會議條目，進入會議詳情頁面。

(2)查看會議詳情：在會議詳情頁面，您可以查看會議的所有相關(guān)信息，包括：

會議基本信息：主題、時間、地點、參會人員列表。

會議議程：詳細(xì)的討論事項和時間安排。

會議通知：發(fā)送的通知內(nèi)容。

（若有）會議附件：提前上傳的資料。

（若有）會議紀(jì)要：如果會議支持自動紀(jì)要或有人手動錄入，紀(jì)要內(nèi)容會顯示在此。

(3)編輯或添加會議紀(jì)要：

如果會議紀(jì)要尚未添加或需要補充，通常在會議詳情頁面會有“添加紀(jì)要”、“編輯紀(jì)要”或類似功能的按鈕。

點擊后，進入編輯界面。您可以手動記錄會議中的關(guān)鍵討論點、決策事項、待辦任務(wù)（ActionItems），并指派負(fù)責(zé)人和截止日期。

記錄時注意條理清晰，使用項目符號或編號列出要點。對于待辦事項，務(wù)必明確負(fù)責(zé)人和完成時限。

編輯完成后，保存紀(jì)要。系統(tǒng)可能會自動將紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員。

(4)（若有）上傳會議照片：如果是線下會議，可能支持上傳會議現(xiàn)場的照片。通常在會議詳情頁會有“上傳照片”的功能區(qū)，點擊后選擇本地照片文件上傳?？梢园粗黝}或時間點添加照片說明。

(5)（若有）分享會議記錄：對于需要分享給未參會人員或存檔的會議記錄，系統(tǒng)可能提供分享功能。您可以生成分享鏈接，或直接將紀(jì)要/附件通過郵件/即時消息發(fā)送給指定人員。

(6)查看參會反饋（若有）：部分系統(tǒng)支持收集參會人員的匿名反饋。您可以在會議詳情頁面查看反饋結(jié)果。

（四）通訊錄管理操作

1.員工信息錄入與維護：

(1)進入通訊錄管理：在系統(tǒng)主界面導(dǎo)航欄或側(cè)邊欄中，找到并點擊“通訊錄”、“聯(lián)系人”或“組織架構(gòu)”模塊。部分系統(tǒng)可能將其集成在“個人信息”或“我的辦公”頁面。

(2)查找添加入口：在通訊錄管理頁面，通常會有“新建聯(lián)系人”、“添加員工”、“新建成員”或類似功能的按鈕。

(3)填寫員工信息（錄入操作）：

點擊添加按鈕后，系統(tǒng)會彈出錄入表單。根據(jù)系統(tǒng)實際提供的字段，填寫必要信息：

姓名：必填項，通常是姓在前，名在后的標(biāo)準(zhǔn)寫法。

所屬部門：從下拉列表或搜索框中選擇員工所在的部門。確保部門信息在組織架構(gòu)中已存在。

職位：填寫員工的崗位名稱。

辦公電話：填寫員工的主要辦公電話號碼。

分機號：填寫員工的內(nèi)部電話分機號碼（如適用）。

手機號碼：填寫員工的個人手機號碼，用于接收短信通知等。

電子郵箱：填寫員工的常用工作郵箱，這是非常重要的聯(lián)系方式，常用于接收系統(tǒng)通知、會議邀請等。

內(nèi)部用戶名（如適用）：如果員工需要使用系統(tǒng)其他功能，可能需要設(shè)置或關(guān)聯(lián)系統(tǒng)登錄用戶名。

辦公地址：填寫員工的辦公位置（如樓層、工位）。

（可選）上傳頭像：如果系統(tǒng)支持，可以點擊上傳按鈕，選擇員工的證件照或常用頭像圖片文件。

（可選）設(shè)置狀態(tài)與備注：可以