機關(guān)單位資料歸檔管理標(biāo)準與流程一、引言機關(guān)單位資料歸檔管理是機關(guān)工作的重要組成部分，是維護機關(guān)歷史真實面貌、保障工作連續(xù)性、促進決策科學(xué)化的基礎(chǔ)性工作。規(guī)范有序的資料歸檔，不僅能夠有效保存機關(guān)在履行職能過程中形成的各類有價值的信息資源，更能為后續(xù)工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、歷史研究提供可靠依據(jù)。因此，建立健全并嚴格執(zhí)行科學(xué)的歸檔管理標(biāo)準與流程，對于提升機關(guān)單位治理能力和管理水平具有不可替代的現(xiàn)實意義。二、機關(guān)單位資料歸檔管理標(biāo)準體系資料歸檔管理標(biāo)準是確保歸檔工作質(zhì)量的基石，機關(guān)單位應(yīng)結(jié)合自身職能特點和工作實際，參照國家及行業(yè)相關(guān)法規(guī)與標(biāo)準，制定內(nèi)部統(tǒng)一的歸檔管理標(biāo)準。（一）歸檔范圍與分類標(biāo)準1.歸檔范圍的界定：明確界定本單位在各項工作活動中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的文件材料均屬歸檔范圍。這通常包括：本單位制定的各類政策性、規(guī)范性文件；反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的綜合性材料；重要的會議材料；針對特定問題的請示、報告及批復(fù)；具有憑證作用的合同、協(xié)議等；以及其他對工作具有長遠參考價值的材料。同時，亦應(yīng)明確不歸檔的范圍，如臨時性、事務(wù)性、重復(fù)性且無查考價值的材料。2.分類方法的選擇與執(zhí)行：根據(jù)機關(guān)單位的實際情況，選擇適宜的分類方法，如年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法，或其組合形式。分類體系應(yīng)具有邏輯性和穩(wěn)定性，便于理解、執(zhí)行和檢索。一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，需有明確的說明和銜接辦法。（二）文件材料質(zhì)量標(biāo)準1.真實性與完整性：歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文本，內(nèi)容真實準確，手續(xù)完備，要素齊全。復(fù)印件歸檔需注明原件保管處及復(fù)印原因，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認。2.規(guī)范性與系統(tǒng)性：文件格式、用紙規(guī)格、書寫材料、裝訂方式等應(yīng)符合規(guī)范要求。手寫材料應(yīng)使用藍黑墨水、碳素墨水或墨汁，避免使用易褪色的書寫工具。文件材料應(yīng)按照其自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.載體質(zhì)量要求：對于特殊載體材料，如照片、錄音錄像帶、磁盤、光盤等，應(yīng)確保其載體質(zhì)量良好，存儲信息準確無誤，并配以相應(yīng)的文字說明材料。（三）整理編目標(biāo)準1.件（卷）內(nèi)文件排列：遵循文件形成的時間順序或邏輯關(guān)系，對件內(nèi)或卷內(nèi)文件進行系統(tǒng)排列。正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。2.編號與編目規(guī)則：按照分類方案和排列順序，對歸檔文件進行編號，賦予其唯一的檔號。編制歸檔文件目錄，目錄項目應(yīng)規(guī)范完整，包括件號（或卷號）、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等，確保檢索便捷。（四）保管與利用標(biāo)準1.庫房管理要求：檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”要求，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和消防器材。2.保密與安全：嚴格執(zhí)行檔案保密制度，劃分檔案密級，對涉密檔案實行專人專柜管理，確保檔案信息安全。3.利用規(guī)范：建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、審批權(quán)限和借閱手續(xù)。檔案利用應(yīng)在指定場所進行，嚴禁涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。三、機關(guān)單位資料歸檔管理工作流程科學(xué)合理的工作流程是保證歸檔工作有序高效進行的關(guān)鍵。機關(guān)單位資料歸檔管理應(yīng)遵循以下基本流程：（一）收集與鑒別1.日常收集：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料在辦理完畢后及時、完整地收集起來，避免遺漏或散失?？山Y(jié)合年度、季度或?qū)ｍ椆ぷ鬟M行集中收集。2.專項收集：對于重大活動、重要會議、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)組織專人進行跟蹤收集，確保其齊全完整。3.鑒別篩選：檔案管理人員會同各部門兼職檔案員，依據(jù)歸檔范圍和價值判斷標(biāo)準，對收集到的文件材料進行鑒別和篩選，確定是否歸檔，剔除無需歸檔的材料。（二）分類與組卷（或整理）1.分類：按照已確定的分類標(biāo)準，對鑒別后的文件材料進行分類，歸入相應(yīng)的類目。2.組卷或排列：對于采用卷式整理的，將同一類別的文件材料組合成案卷，并填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表；對于采用文件級整理（以“件”為單位）的，則直接對文件進行排序和編號。（三）編號與編目1.編制檔號：根據(jù)分類、年度、保管期限等要素，為每一件（卷）檔案編制唯一的檔號。2.著錄與編目：按照檔案著錄規(guī)則，對歸檔文件的各項特征進行記錄，編制歸檔文件目錄、案卷目錄等檢索工具，并逐步推進檔案數(shù)字化，建立檔案管理信息系統(tǒng)。（四）審核與移交1.部門初審：各部門對整理完畢的歸檔材料進行自查，確保符合歸檔要求。2.檔案部門審核：檔案管理部門對各部門移交的檔案進行審核驗收，重點檢查其完整性、規(guī)范性和準確性。對不符合要求的，退回形成部門補充完善。3.辦理移交手續(xù)：審核合格后，雙方在《檔案移交清冊》上簽字蓋章，完成檔案實體和目錄數(shù)據(jù)的移交。（五）保管與維護1.入庫上架：檔案管理人員將接收的檔案按照檔號順序入庫存放，做到定位準確，排列有序。2.日常維護：定期對檔案進行清點核對，檢查檔案保管狀況，做好溫濕度記錄與調(diào)控，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。3.定期鑒定：按照規(guī)定期限，對已到保管期限的檔案進行價值鑒定，提出銷毀或延長保管期限的意見，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。銷毀檔案需嚴格按照規(guī)定程序進行，并做好銷毀記錄。（六）利用與銷毀1.提供利用：根據(jù)工作需要和利用權(quán)限，為單位內(nèi)部及外部符合條件的單位或個人提供檔案查閱、復(fù)制、摘錄等服務(wù)，并做好利用登記。2.到期銷毀：對經(jīng)鑒定確無保存價值且已到銷毀期限的檔案，在履行嚴格審批手續(xù)后，由兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在指定地點進行銷毀，確保信息安全。四、結(jié)語機關(guān)單位資料歸檔管理是一項系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性的長期工作，其標(biāo)準的嚴謹性與流程的規(guī)范性直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效能。各機關(guān)單位應(yīng)高度重視，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，健全