人事部門員工離職流程及手續(xù)辦理指南一、引言員工離職是組織人才流動的正?，F(xiàn)象，規(guī)范、有序的離職流程不僅能保障員工與企業(yè)雙方的合法權(quán)益，更能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)與人文關(guān)懷，為雙方留下良好的職業(yè)印象。本指南旨在為人力資源部門及離職員工提供清晰、全面的離職辦理指引，確保各項手續(xù)高效、合規(guī)完成。二、離職申請與溝通階段（一）離職意向提出與初步溝通當員工萌生離職想法并向直接上級或人力資源部門（以下簡稱“HR部門”）口頭提出時，相關(guān)負責(zé)人應(yīng)予以重視。直接上級宜首先與員工進行非正式溝通，了解其離職原因（如職業(yè)發(fā)展、個人原因、薪酬福利、工作環(huán)境等），并判斷是否存在挽留的可能性與必要性。若員工去意已決，或溝通后仍堅持離職，則進入正式流程。（二）正式書面離職申請員工應(yīng)在口頭溝通后，提交書面《離職申請書》。申請書需包含以下核心信息：*申請人姓名、所在部門、職位；*明確的擬離職日期（通常應(yīng)符合勞動合同中關(guān)于提前通知期的約定，或雙方協(xié)商一致的日期）；*簡要的離職原因（此為可選，但有助于企業(yè)了解人才流失原因）。員工應(yīng)將書面申請?zhí)峤唤o直接上級，由直接上級簽署意見后，轉(zhuǎn)交至HR部門。（三）HR部門離職面談HR部門在收到書面離職申請后，應(yīng)安排與離職員工進行正式的離職面談。面談的主要目的包括：*進一步確認離職原因，聽取員工對公司管理、企業(yè)文化、團隊協(xié)作等方面的真實反饋與建議；*澄清員工對離職流程、薪資結(jié)算、社保公積金等方面的疑問；*評估是否存在未解決的勞動爭議或潛在風(fēng)險；*對于核心崗位或關(guān)鍵人才，在尊重員工意愿的前提下，探討是否有其他可行的解決方案（如崗位調(diào)整、工作內(nèi)容優(yōu)化等）。面談后，HR應(yīng)做好記錄，并存檔。三、內(nèi)部審批與工作交接階段（一）離職申請審批流程HR部門收到經(jīng)直接上級簽署意見的《離職申請書》后，將啟動內(nèi)部審批流程。通常流程為：1.直接上級審批：對員工的工作表現(xiàn)、離職原因確認及工作交接安排提出意見。2.部門負責(zé)人審批：從部門整體工作角度評估員工離職的影響及交接計劃的可行性。3.HR部門審批：審核離職申請的合規(guī)性、提前通知期、勞動合同條款等，并統(tǒng)籌安排后續(xù)手續(xù)。4.相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)公司層級及崗位重要性設(shè)定）。審批過程中，若有任何疑問或需要協(xié)調(diào)的事項，HR部門應(yīng)及時與相關(guān)方溝通。（二）工作交接計劃制定與執(zhí)行在離職申請獲得批準后，HR部門應(yīng)協(xié)同員工及其直接上級，共同制定詳細的《工作交接清單》及時間表。工作交接是離職流程中至關(guān)重要的一環(huán)，應(yīng)確保：*資料交接：包括但不限于工作文檔、項目資料、客戶信息、技術(shù)文檔、賬號密碼（經(jīng)脫敏或按規(guī)定處理）等，并辦理書面簽收。*工作任務(wù)交接：詳細列出當前未完成的工作任務(wù)、進度、對接人、注意事項等，確保接手人能夠順利承接。*物品交接：公司發(fā)放的辦公用品（如電腦、文具、鑰匙、門禁卡等）、工牌、工作服等，需逐項核對并收回，開具物品交接證明。*權(quán)限交接：系統(tǒng)權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限、辦公設(shè)備使用權(quán)限等的注銷或變更。交接過程應(yīng)有直接上級監(jiān)督，確保交接徹底、清晰。交接完成后，由交接人、接手人、監(jiān)交人共同簽字確認。四、離職手續(xù)辦理階段（一）薪資及福利結(jié)算HR部門負責(zé)為離職員工辦理最終的薪資結(jié)算，通常包括：*離職當月的應(yīng)發(fā)工資（根據(jù)實際出勤天數(shù)計算）；*未休年假工資（如有，按相關(guān)法律法規(guī)及公司制度執(zhí)行）；*績效獎金、提成或其他未結(jié)算的獎金（根據(jù)考核周期及公司規(guī)定）；*需扣除的款項（如借款、罰款、社保公積金個人部分超繳等）。薪資結(jié)算的具體金額及支付時間，HR部門應(yīng)與員工進行明確溝通，并確保按時足額支付。（二）社會保險及住房公積金停繳與轉(zhuǎn)移HR部門應(yīng)在員工離職日后，按規(guī)定及時為其辦理社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育）及住房公積金的停繳手續(xù)。同時，向員工提供：*《社會保險參保繳費憑證》（如需跨地區(qū)轉(zhuǎn)移社保）；*《住房公積金轉(zhuǎn)移申請書》或相關(guān)提取/轉(zhuǎn)移指引。HR部門有義務(wù)向員工解釋社保公積金轉(zhuǎn)移、接續(xù)或提取的政策及辦理流程。（三）離職證明開具員工離職手續(xù)辦理完畢后，HR部門應(yīng)依據(jù)《勞動合同法》規(guī)定，為其出具《解除/終止勞動合同證明書》（即離職證明）。離職證明應(yīng)包含以下信息：*員工姓名、身份證號碼；*入職日期、離職日期；*擔(dān)任的崗位；*勞動合同解除/終止的原因（可選，但需準確）；*公司蓋章及日期。離職證明是員工入職新單位的重要文件，HR部門應(yīng)確保其真實性與規(guī)范性。（四）檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移對于檔案由公司托管的員工，HR部門應(yīng)協(xié)助其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。員工需提供接收檔案的機構(gòu)名稱及地址，HR部門按規(guī)定流程將檔案轉(zhuǎn)出，并通知員工確認。（五）保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議重申（如適用）對于簽訂了保密協(xié)議或競業(yè)限制協(xié)議的員工，在離職時，HR部門應(yīng)與其進行再次溝通，明確協(xié)議中的權(quán)利與義務(wù)、競業(yè)限制期限、經(jīng)濟補償（如適用）等內(nèi)容，確保員工充分理解并遵守。（六）其他未盡事宜處理*檢查是否有未結(jié)清的公司欠款或員工應(yīng)得的其他款項。*收回員工使用的公司郵箱、企業(yè)微信/釘釘?shù)荣~號，并通知相關(guān)部門。*提醒員工關(guān)于離職后職業(yè)發(fā)展的相關(guān)注意事項（如背景調(diào)查配合等）。五、離職后續(xù)事宜（一）離職證明的使用與保管員工應(yīng)妥善保管離職證明，入職新單位時通常需要提交。如有遺失，可向原單位HR部門申請補發(fā)（具體按公司規(guī)定）。（二）社保公積金的接續(xù)員工應(yīng)在離職后及時辦理社保公積金的接續(xù)手續(xù)，以確保社保待遇的連續(xù)性，避免影響醫(yī)療報銷、購房貸款等權(quán)益。六、總結(jié)與提示員工離職流程的規(guī)范與否，直接關(guān)系到企業(yè)的管理效率和聲譽。HR部門在整個過程中應(yīng)秉持專業(yè)、公正、人性化的