公司印章證照管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司印章與證照的管理，確保印章使用的合法性、安全性和證照保管的規(guī)范性，防范因印章證照管理不當引發(fā)的法律風險、經(jīng)濟損失及信譽損害，保障公司經(jīng)營管理活動的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）所有印章的刻制、備案、領用、保管、使用、變更、注銷，以及公司各類證照的申領、保管、使用、變更、年檢、注銷等管理活動。第三條管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司印章與證照實行統(tǒng)一歸口管理，明確管理部門及職責，避免多頭管理、責任不清。2.分級負責原則：在統(tǒng)一管理框架下，根據(jù)印章證照的重要性及使用頻次，明確各級管理主體的責任，確保管理鏈條清晰、高效。3.安全保密原則：印章證照保管及使用過程中，須嚴格遵守保密規(guī)定，防止印章被盜用、偽造，證照被涂改、遺失或泄露相關(guān)信息。4.規(guī)范審批原則：印章使用及證照借閱、外帶均需履行嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自使用或外借，確保每一次使用均有據(jù)可查。第二章管理職責分工第四條歸口管理部門職責公司行政部為印章證照的歸口管理部門，具體職責如下：1.負責制定、修訂本制度及相關(guān)操作細則，監(jiān)督制度的執(zhí)行落地；2.負責公司公章、法定代表人印章、合同專用章等核心印章的刻制、備案、保管、使用登記及注銷工作；3.負責公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等核心證照的申領、保管、年檢、變更、注銷及使用登記工作；4.負責審核各單位申請刻制部門專用印章的必要性及印章規(guī)格，統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)，并對專用印章的使用情況進行監(jiān)督檢查；5.負責建立公司印章證照管理臺賬，實時更新印章證照的狀態(tài)（如在用、停用、注銷、年檢有效期等），確保臺賬信息準確、完整；6.負責處理印章證照管理過程中出現(xiàn)的異常情況（如印章遺失、證照損壞等），制定應急預案并組織實施；7.負責組織開展印章證照管理培訓，提升相關(guān)人員的合規(guī)意識和操作規(guī)范。第五條各業(yè)務部門職責1.負責本部門專用印章（如部門章、項目章等）的日常保管、使用登記，嚴格按照本制度及審批流程使用印章，確保印章使用合規(guī)；2.負責配合行政部辦理與本部門業(yè)務相關(guān)的證照申領、變更、年檢等工作，提供所需的材料及信息；3.負責本部門使用證照的申請，按照審批流程辦理借閱、外帶手續(xù)，確保證照在使用過程中不損壞、不遺失；4.發(fā)現(xiàn)印章證照存在異常情況（如印章模糊、證照臨近有效期等），須及時向行政部報告，配合處理相關(guān)事宜。第六條財務部門職責1.負責公司財務專用章、發(fā)票專用章、財務負責人印章的日常保管、使用登記，嚴格按照財務制度及本制度規(guī)定使用印章；2.負責配合行政部辦理與財務相關(guān)的證照（如銀行開戶許可證、稅務登記證等）的變更、年檢工作，提供財務相關(guān)的證明材料；3.按照審批流程使用財務類印章，確保印章使用與財務業(yè)務相符，防范財務風險。第七條法務部門職責1.負責對印章使用的合法性、合規(guī)性進行審核，尤其是涉及重大合同、法律文件的印章使用，須出具法律意見；2.負責協(xié)助行政部處理印章證照相關(guān)的法律糾紛（如印章被偽造引發(fā)的侵權(quán)糾紛等），提供法律支持；3.參與印章證照管理制度的修訂，確保制度內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。第三章印章管理第八條印章的刻制與備案1.刻制申請：公司核心印章（公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等）的刻制，由行政部根據(jù)公司設立、變更等需求，填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一到具備合法資質(zhì)的刻章機構(gòu)刻制；部門專用印章的刻制，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，說明刻制理由、印章用途、使用范圍及保管人，經(jīng)部門負責人審核后報行政部，行政部復核必要性及規(guī)格后，報分管領導審批，審批通過后由行政部統(tǒng)一辦理刻制；嚴禁任何部門或個人未經(jīng)批準擅自刻制公司印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)人員的責任，情節(jié)嚴重的，移交司法機關(guān)處理。2.備案登記：印章刻制完成后，行政部須在3個工作日內(nèi)到公安機關(guān)指定的備案機構(gòu)辦理備案手續(xù)，獲取備案證明；行政部建立《公司印章備案臺賬》，詳細記錄印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、備案編號、保管部門、保管人、使用狀態(tài)等信息，并留存印章印模（清晰蓋印），確保備案信息與實際印章一致。第九條印章的領用與保管1.領用流程：印章刻制并備案后，保管部門須安排專人（以下簡稱“印章保管人”）到行政部辦理領用手續(xù)，填寫《印章領用登記表》，注明領用日期、領用部門、保管人及聯(lián)系方式，領用雙方核對印章信息無誤后簽字確認；印章保管人須具備良好的職業(yè)道德和責任心，無不良記錄，部門負責人須對保管人的資格進行審核；印章保管人變更時，須辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，注明交接日期、印章名稱、狀態(tài)及交接雙方信息，由部門負責人監(jiān)交，交接完成后報行政部更新臺賬。2.保管要求：印章須存放在專用的保險柜或帶鎖文件柜中，做到“人走鎖柜”，嚴禁隨意放置在桌面、抽屜等易接觸位置；核心印章（公章、法定代表人章、財務專用章）須實行“雙人保管、分開存放”制度（如公章由行政部專人保管，法定代表人章由財務部門專人保管），避免單人掌控多枚核心印章；印章保管人須妥善保管印章，定期檢查印章狀態(tài)（如是否完好、是否有磨損），發(fā)現(xiàn)問題及時向部門負責人及行政部報告；印章保管人因出差、休假等原因需臨時委托他人保管印章的，須填寫《印章臨時委托保管申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，辦理臨時交接手續(xù)，明確委托期間的責任，委托期限不得超過15個工作日，返回后須立即收回印章并辦理交接核銷；嚴禁將印章帶離公司辦公場所（經(jīng)審批的外帶使用除外），嚴禁轉(zhuǎn)借他人使用，嚴禁在空白紙張、空白合同、空白文件上加蓋印章。第十條印章的使用1.使用范圍：公章：用于以公司名義發(fā)出的正式文件（如通知、通告、報告、函件等）、重要合同協(xié)議、對外承諾、資質(zhì)申請、工商稅務變更等需代表公司整體行為的事項；法定代表人印章：用于法定代表人授權(quán)委托書、銀行票據(jù)、重要合同協(xié)議等需法定代表人簽章的事項；合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議（如采購合同、銷售合同、服務合同等），不得用于非合同類文件；財務專用章：用于銀行結(jié)算業(yè)務（如支票、匯票、匯款單等）、財務報表、稅務申報文件等財務類事項；發(fā)票專用章：僅用于開具增值稅發(fā)票、普通發(fā)票等稅務票據(jù)，不得用于其他用途；部門專用章：用于本部門內(nèi)部溝通文件（如部門通知、工作聯(lián)系單等）、非對外承諾性的業(yè)務確認文件，不得用于對外簽訂合同、出具證明、承擔法律責任的文件。2.使用審批流程：內(nèi)部文件使用印章：由文件起草部門填寫《印章使用申請表》，注明文件名稱、用途、使用印章類型，經(jīng)部門負責人審核后，報行政部（或印章保管部門）復核，復核通過后由印章保管人加蓋印章；對外合同、協(xié)議使用印章：由業(yè)務部門填寫《印章使用申請表》，附合同文本及相關(guān)支撐材料（如報價單、審批單等），經(jīng)部門負責人審核、法務部門合規(guī)審核、分管領導審批后，報行政部（或印章保管部門）復核，復核通過后加蓋印章；涉及重大合同（合同金額超過[具體金額，如100萬元]）的，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批；財務類文件使用印章：由財務部門填寫《印章使用申請表》，注明文件類型（如支票、報表等）、金額、用途，經(jīng)財務負責人審核后，由印章保管人加蓋印章；涉及大額資金支付（如超過[具體金額，如50萬元]）的，須經(jīng)分管財務領導審批；緊急事項使用印章：因緊急情況（如搶險救災、重大業(yè)務談判等）需立即使用印章，且無法按正常流程審批的，可由使用部門負責人向印章保管部門負責人及分管領導口頭申請，經(jīng)同意后先行用印，但須在2個工作日內(nèi)補齊《印章使用申請表》及相關(guān)審批手續(xù)，否則視為違規(guī)用印。3.使用登記與留存：印章保管人須在每次使用印章后，立即填寫《印章使用登記臺賬》，詳細記錄使用日期、使用部門、使用人、文件名稱、用途、印章類型、審批人、份數(shù)及備注等信息，確保每一次用印均有跡可循；對于加蓋印章的文件，須留存復印件（或電子掃描件），與《印章使用申請表》一并歸檔保存，保存期限不少于[具體年限，如5年]；涉及合同、協(xié)議的，須與合同原件一并歸檔，保存期限按照合同約定或公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第十一條印章的變更與注銷1.印章變更：因公司名稱變更、法定代表人變更、印章磨損、損壞等原因需變更印章的，由行政部填寫《印章變更申請表》，說明變更原因、原印章處理方式，附相關(guān)證明材料（如工商變更通知書、舊印章等），經(jīng)分管領導審批后，按照本制度第八條規(guī)定重新刻制新印章并備案；新印章啟用前，行政部須發(fā)布《印章啟用通知》，明確新印章啟用日期、使用范圍及舊印章停用日期，通知公司各部門及外部合作單位；舊印章須在新印章啟用后3個工作日內(nèi)收回，由行政部統(tǒng)一保管，按照本制度第十一條第二款規(guī)定辦理注銷手續(xù)。2.印章注銷：因公司注銷、部門撤銷、業(yè)務終止或印章不再使用等原因需注銷印章的，由保管部門填寫《印章注銷申請表》，說明注銷原因、印章使用情況，附印章原件，經(jīng)部門負責人審核后報行政部；行政部復核印章信息，確認無未辦結(jié)業(yè)務后，報分管領導審批，審批通過后，將注銷印章登記造冊，留存印模，然后采取粉碎、熔毀等不可逆方式銷毀，嚴禁隨意丟棄或私自處理；印章銷毀后，行政部須填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀日期、地點、方式、參與人員及印章信息，由參與人員簽字確認，并將登記表與印章注銷相關(guān)材料一并歸檔保存；涉及公安機關(guān)備案的印章，注銷后須到備案機構(gòu)辦理注銷登記，獲取注銷證明，并存檔備查。第十二條印章異常情況處理1.印章遺失：印章保管人發(fā)現(xiàn)印章遺失后，須立即向部門負責人及行政部報告，同時采取應急措施（如聯(lián)系相關(guān)銀行凍結(jié)賬戶、向合作單位告知情況等），防止損失擴大；行政部接到報告后，須在24小時內(nèi)上報公司領導，同時向公安機關(guān)報案，獲取報案證明，并在市級以上報紙發(fā)布《印章遺失聲明》，聲明遺失印章作廢；行政部根據(jù)領導指示，按照本制度第八條規(guī)定重新刻制印章并備案，同時更新印章管理臺賬，將遺失印章標記為“作廢”；對印章遺失負有責任的人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、經(jīng)濟處罰或紀律處分，情節(jié)嚴重造成公司損失的，依法追究法律責任。2.印章偽造：發(fā)現(xiàn)他人偽造公司印章的，行政部須立即向公安機關(guān)報案，收集相關(guān)證據(jù)（如偽造印章的文件、使用記錄等），配合公安機關(guān)調(diào)查；法務部門協(xié)助行政部處理偽造引發(fā)的法律糾紛，向合作單位、政府部門出具證明，澄清事實，維護公司權(quán)益；行政部及時發(fā)布《關(guān)于防范偽造印章的聲明》，告知外部單位辨別印章真?zhèn)蔚姆椒ǎㄈ绾藢浒感畔ⅰ⒙?lián)系公司確認等），降低風險。3.印章?lián)p壞：印章因磨損、摔落等原因損壞，無法正常使用的，由保管部門填寫《印章?lián)p壞處理申請表》，附損壞印章，經(jīng)部門負責人審核后報行政部；行政部確認印章無法修復后，按照本制度第十一條規(guī)定辦理注銷手續(xù)，重新刻制新印章并備案，同時更新臺賬信息。第四章證照管理第十三條證照的申領1.申領流程：公司設立、業(yè)務拓展等需申領新證照的，由業(yè)務部門（或行政部，根據(jù)證照類型確定）填寫《證照申領申請表》，說明證照名稱、申領理由、用途及所需材料清單，經(jīng)部門負責人審核后報行政部；行政部復核申領需求及材料清單，確認材料齊全后，報分管領導審批，審批通過后，安排專人負責向政府部門提交申請，跟進辦理進度；申領過程中需補充材料的，行政部及時通知相關(guān)部門提供，確保申領工作順利推進；證照領取后，行政部須核對證照信息（如公司名稱、有效期、經(jīng)營范圍等）是否準確，確認無誤后，在《公司證照管理臺賬》中登記，注明申領日期、證照類型、編號、有效期、保管人等信息，并留存證照原件及相關(guān)申請材料。2.申領材料管理：申領證照所需的材料（如公司章程、股東決議、身份證明等）須真實、完整、有效，嚴禁提供虛假材料；行政部負責收集、整理申領材料，對材料的真實性進行初步審核，法務部門對涉及法律條款的材料（如公司章程）進行合規(guī)審核；證照申領完成后，行政部將申請材料與證照原件一并歸檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第十四條證照的保管1.保管分工：公司核心證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、稅務登記證正副本、經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等）由行政部統(tǒng)一保管；與業(yè)務部門直接相關(guān)的證照（如項目資質(zhì)證、行業(yè)許可證等），經(jīng)行政部登記后，可委托業(yè)務部門保管，但行政部須定期檢查保管情況；財務部門負責保管銀行開戶許可證、信用機構(gòu)代碼證等財務類證照，確保與財務業(yè)務管理相銜接。2.保管要求：證照須存放在專用的文件柜中，做好防潮、防蟲、防損措施，避免折疊、涂抹、污損；行政部及各保管部門須建立《證照保管登記臺賬》，實時更新證照的有效期、年檢狀態(tài)、使用記錄等信息，確保臺賬與實際情況一致；證照保管人變更時，須辦理交接手續(xù)，填寫《證照交接登記表》，注明交接日期、證照名稱、狀態(tài)及交接雙方信息，由部門負責人監(jiān)交，交接完成后報行政部更新臺賬；保管人定期檢查證照狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)證照臨近有效期（提前[具體時長，如3個月]）、損壞等情況，須及時向部門負責人及行政部報告，以便及時處理。第十五條證照的使用1.使用方式：證照使用分為原件使用和復印件使用，復印件使用須由行政部（或保管部門）在復印件上加蓋“本復印件僅用于[具體用途]，再次復印無效”的印章，并注明使用日期；內(nèi)部使用（如用于公司內(nèi)部審批、存檔）：由使用部門填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、證照類型、使用方式（原件/復印件），經(jīng)部門負責人審核后，到保管部門領取使用；外部使用（如用于投標、合作、政府申報等）：使用復印件：由使用部門填寫《證照使用申請表》，附相關(guān)證明材料（如投標文件、合作協(xié)議等），經(jīng)部門負責人審核、行政部復核后，領取加蓋專用章的復印件；使用原件：須經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批，重要證照（如營業(yè)執(zhí)照原件）的外帶使用，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，審批通過后，