人事檔案管理電子化操作手冊(cè)一、引言人事檔案作為記錄員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等情況的重要載體，是企業(yè)人力資源管理的核心信息資源。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入推進(jìn)，人事檔案管理電子化已成為提升管理效率、保障信息安全、優(yōu)化服務(wù)體驗(yàn)的必然趨勢(shì)。本手冊(cè)旨在規(guī)范人事檔案電子化管理的操作流程，明確各環(huán)節(jié)的工作要求，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)人力資源管理決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及人事檔案管理的部門及相關(guān)工作人員。所有操作人員均需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本手冊(cè)規(guī)定，確保人事檔案電子化工作規(guī)范、有序、高效開展。二、基本原則人事檔案管理電子化工作應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則：1.真實(shí)性原則：電子檔案的內(nèi)容必須與紙質(zhì)檔案原件保持一致，嚴(yán)禁任何形式的篡改、偽造。電子化過程中需對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。2.完整性原則：確保電子檔案信息的全面性，包括檔案材料的各項(xiàng)要素、流轉(zhuǎn)過程記錄等均應(yīng)完整無缺。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家及企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行電子化操作，包括檔案著錄、掃描、存儲(chǔ)、格式轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。4.安全性原則：建立健全電子檔案安全保密制度，采取嚴(yán)格的技術(shù)防范措施和管理手段，保障電子檔案在收集、傳輸、存儲(chǔ)、利用等全生命周期的信息安全，防止信息泄露、丟失或損壞。5.可用性原則：電子檔案應(yīng)具備良好的可讀性和可訪問性，便于授權(quán)人員快速查詢、檢索和利用，滿足人力資源管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。三、電子化前期準(zhǔn)備3.1硬件環(huán)境準(zhǔn)備確保配備符合檔案電子化處理要求的計(jì)算機(jī)、高速掃描儀（支持自動(dòng)進(jìn)紙、雙面掃描、灰度及彩色掃描功能）、高拍儀（用于處理特殊材質(zhì)或易損檔案）、存儲(chǔ)設(shè)備（如大容量服務(wù)器、備份硬盤）、打印機(jī)、身份證讀卡器（如需）等硬件設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保證設(shè)備正常運(yùn)行。3.2軟件系統(tǒng)準(zhǔn)備選用功能完善、安全可靠的人事檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)應(yīng)至少具備檔案著錄、掃描上傳、圖像處理、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、日志審計(jì)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等核心功能。系統(tǒng)需符合國(guó)家相關(guān)信息安全等級(jí)保護(hù)要求，并能與企業(yè)其他人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接（如適用）。3.3人員準(zhǔn)備與培訓(xùn)指定專人負(fù)責(zé)檔案電子化工作，明確其崗位職責(zé)。操作人員需具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案系統(tǒng)操作、掃描規(guī)范、圖像處理技巧、著錄規(guī)則、保密紀(jì)律等，考核合格后方可上崗。3.4制度規(guī)范建立制定并完善人事檔案電子化管理相關(guān)制度，包括電子檔案的收集、整理、著錄、掃描、審核、存儲(chǔ)、利用、保密、備份、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和管理辦法，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和質(zhì)量要求。四、檔案電子化加工流程4.1檔案收集與整理1.收集范圍：按照國(guó)家及企業(yè)檔案管理規(guī)定，全面收集員工入職、在職、離職等各階段形成的應(yīng)歸檔材料，確保材料齊全、手續(xù)完備。2.整理排序：對(duì)收集到的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案管理規(guī)定的順序進(jìn)行排序、編寫頁碼（若原無頁碼或頁碼不規(guī)范），檢查材料是否有褶皺、破損、污漬等情況，對(duì)不符合掃描要求的材料進(jìn)行預(yù)處理（如平整、修復(fù)、清潔等）。3.拆卷與裝訂：如需掃描，對(duì)于裝訂成冊(cè)的檔案，在不損壞檔案原件的前提下可進(jìn)行拆卷，掃描完成并確認(rèn)電子檔案無誤后，可根據(jù)需要選擇是否重新裝訂或進(jìn)行數(shù)字化歸檔。4.2檔案著錄（元數(shù)據(jù)采集）1.著錄規(guī)則：依據(jù)國(guó)家或行業(yè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的字段要求，對(duì)每份檔案或案卷進(jìn)行著錄。2.著錄內(nèi)容：至少包括員工基本信息（如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)等關(guān)鍵標(biāo)識(shí)信息）、檔案材料類型、形成日期、頁數(shù)、保管期限、密級(jí)等核心元數(shù)據(jù)。著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，確保與檔案原件內(nèi)容一致。3.系統(tǒng)錄入：將著錄好的元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入到檔案管理系統(tǒng)中，作為電子檔案檢索和管理的依據(jù)。4.3掃描與圖像處理1.掃描參數(shù)設(shè)置：根據(jù)檔案材料的類型（如文字、圖片、藍(lán)圖等）和保管要求，合理設(shè)置掃描分辨率、色彩模式（黑白、灰度、彩色）、文件格式（推薦采用符合長(zhǎng)期保存要求的格式，如TIFF、PDF/A）、壓縮方式等參數(shù)。確保掃描圖像清晰、完整、不失真，文字清晰可辨。2.批量掃描：利用高速掃描儀對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行批量掃描，掃描過程中注意檢查掃描順序，避免漏掃、重掃、錯(cuò)掃。3.圖像處理：對(duì)掃描生成的圖像進(jìn)行必要的處理，包括但不限于：*傾斜校正：將傾斜的圖像調(diào)整至水平。*去污去噪：清除圖像中的污點(diǎn)、雜色、黑邊、裝訂孔陰影等干擾信息。*裁剪：去除多余的白邊，只保留有效內(nèi)容。*拼接：對(duì)于大幅面材料分塊掃描的圖像進(jìn)行拼接處理，形成完整圖像。*清晰度調(diào)整：對(duì)模糊的圖像進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰪?qiáng)處理，確?？勺x性。4.圖像命名：掃描圖像文件的命名應(yīng)與檔案著錄信息相關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)的關(guān)聯(lián)和管理。4.4質(zhì)量檢查1.完整性檢查：核對(duì)掃描圖像數(shù)量與檔案材料實(shí)際頁數(shù)是否一致，確保無缺頁、漏頁、多頁。2.清晰度檢查：隨機(jī)抽查掃描圖像，檢查文字是否清晰、圖像是否完整、色彩是否準(zhǔn)確，確保滿足閱讀和打印要求。3.元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查：檢查掃描圖像是否與對(duì)應(yīng)的著錄元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。4.邏輯性檢查：檢查檔案材料順序是否正確，圖像排列是否符合原檔案順序。質(zhì)量檢查應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，對(duì)不合格的掃描圖像或著錄數(shù)據(jù)，應(yīng)退回相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行返工處理，直至合格。4.5數(shù)據(jù)導(dǎo)入與歸檔1.數(shù)據(jù)導(dǎo)入：將經(jīng)過質(zhì)量檢查合格的掃描圖像文件及其關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)，按照檔案管理系統(tǒng)的要求批量或單個(gè)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。2.電子歸檔：在檔案管理系統(tǒng)中完成電子檔案的組卷、排列、編號(hào)等操作，形成結(jié)構(gòu)化的電子檔案庫。確保電子檔案的組織方式與實(shí)體檔案保持一致或具有清晰的對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.原紙質(zhì)檔案處理：電子檔案歸檔完成并經(jīng)驗(yàn)收合格后，原紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。對(duì)于已實(shí)現(xiàn)電子化且符合“雙套制”或“單套制”管理要求的，可根據(jù)企業(yè)規(guī)定對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)處理（如封存、異地保管或按規(guī)定銷毀）。五、電子檔案管理與利用5.1日常管理1.檔案更新：?jiǎn)T工檔案信息發(fā)生變動(dòng)（如職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、考核等）時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)材料，進(jìn)行電子化處理（著錄、掃描、審核），并更新到檔案管理系統(tǒng)中，確保電子檔案的動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確性。2.檔案流轉(zhuǎn)：通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案在不同部門或人員之間的流轉(zhuǎn)審批，如檔案借閱、轉(zhuǎn)遞等，系統(tǒng)應(yīng)記錄流轉(zhuǎn)軌跡。3.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)電子檔案庫進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)電子檔案數(shù)量、元數(shù)據(jù)信息與實(shí)際情況是否一致，確保賬實(shí)相符。5.2檔案查詢與利用1.權(quán)限控制：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的崗位職責(zé)和工作需要，授予不同的檔案查詢和利用權(quán)限。嚴(yán)格控制對(duì)涉密檔案或敏感信息的訪問權(quán)限。2.檢索方式：系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索方式，如簡(jiǎn)單檢索（按姓名、身份證號(hào)等）、高級(jí)組合檢索（按多條件組合）、模糊檢索等，方便用戶快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。4.借閱管理：對(duì)于需要離線使用或?qū)ν馓峁┑碾娮訖n案，應(yīng)履行借閱審批手續(xù)，明確借閱期限、用途和保密責(zé)任。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)借出檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期提醒歸還。5.3檔案鑒定與銷毀1.定期鑒定：按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和企業(yè)檔案保管期限表，定期對(duì)已到期的電子檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。2.銷毀程序：對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行審批和銷毀，確保銷毀過程安全可控，并有詳細(xì)記錄，嚴(yán)禁隨意刪除或丟棄。電子檔案的銷毀應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。5.4安全保密管理1.身份認(rèn)證與授權(quán)：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證機(jī)制（如密碼、USBKey、生物識(shí)別等），并基于角色進(jìn)行權(quán)限分配，確?！罢l操作、誰負(fù)責(zé)”。3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)傳輸和存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。4.病毒防護(hù)：配備必要的防病毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，防止惡意代碼攻擊。5.保密教育：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和使用人員的保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止檔案信息外泄。5.5數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期備份：制定電子檔案數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)（包括元數(shù)據(jù)和圖像文件）進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)可采用磁盤陣列、磁帶、光盤等，并進(jìn)行異地存放。2.備份驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.災(zāi)難恢復(fù)：制定應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等突發(fā)事件時(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)流程和責(zé)任人，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性。六、附則1.本手冊(cè)未盡事宜，應(yīng)參照國(guó)家及地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理制度執(zhí)行。2.本手冊(cè)由企業(yè)人力資源部（或檔案管理部門）負(fù)責(zé)解釋和