紙張采購(gòu)流程規(guī)定一、概述

紙張采購(gòu)流程規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)或組織的紙張采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過(guò)程的效率、透明性和成本控制。通過(guò)明確采購(gòu)流程、職責(zé)分工和審批權(quán)限，減少人為錯(cuò)誤，提高資源利用率。本規(guī)定適用于所有涉及紙張采購(gòu)的部門(mén)及人員，涵蓋從需求申請(qǐng)到供應(yīng)商選擇、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、數(shù)量、規(guī)格及用途。

2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并在表上簽字。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)表后，與財(cái)務(wù)部門(mén)共同復(fù)核預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)歷史合作情況及市場(chǎng)調(diào)研，篩選3-5家合格供應(yīng)商，并列出備選清單。

2.供應(yīng)商評(píng)估：采用評(píng)分法對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，主要指標(biāo)包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)響應(yīng)等。

3.供應(yīng)商確定：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并報(bào)管理層審批。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

2.合同審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，確保無(wú)遺漏或歧義。

3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及使用部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)紙張數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查包裝是否完好。

2.驗(yàn)收記錄：填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果，合格方可入庫(kù)，不合格及時(shí)退回并通知供應(yīng)商。

3.庫(kù)存管理：采用先進(jìn)先出原則，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，避免積壓或短缺。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購(gòu)合同及入庫(kù)單核對(duì)一致，確認(rèn)無(wú)誤。

2.付款審批：采購(gòu)部提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)及管理層審批后，按合同約定方式支付款項(xiàng)。

3.付款記錄：財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入付款信息，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保賬款清晰。

三、附則

（一）流程變更：如需調(diào)整采購(gòu)流程，需經(jīng)管理層書(shū)面批準(zhǔn)，并更新相關(guān)文件。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)審部門(mén)定期抽查采購(gòu)流程執(zhí)行情況，確保合規(guī)性。

（三）責(zé)任追究：違反本規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，嚴(yán)重者可能涉及績(jī)效或紀(jì)律處分。

一、概述

紙張作為企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的基礎(chǔ)物資，其采購(gòu)的規(guī)范性與高效性直接影響工作正常開(kāi)展及成本控制。為明確紙張采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度、公平性及經(jīng)濟(jì)性，減少不必要的浪費(fèi)與延誤，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及參與紙張采購(gòu)的相關(guān)人員，是執(zhí)行紙張采購(gòu)工作的指導(dǎo)性文件。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：

(1)各部門(mén)在使用紙張前，需根據(jù)實(shí)際工作量和消耗情況，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》。

(2)《紙張需求申請(qǐng)表》必須包含以下詳細(xì)信息：

-申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

-申請(qǐng)日期。

-所需紙張的具體品種（如：A4打印紙、A3復(fù)印紙、牛皮紙、快遞紙箱等）。

-所需紙張的規(guī)格（如：尺寸、克重、顏色、是否需特殊處理如磨砂、銅版紙等）。

-預(yù)計(jì)使用數(shù)量（可按單位時(shí)間，如“每月”、“本次”或“項(xiàng)目周期”估算）。

-紙張的具體用途說(shuō)明（如：日常辦公打印、會(huì)議資料、產(chǎn)品包裝、文件裝訂等）。

-建議供應(yīng)商（如有特定合作偏好或歷史合作基礎(chǔ)）。

(3)申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明需求的真實(shí)性及必要性。

2.需求審核：

(1)采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《紙張需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、規(guī)格是否清晰。

(2)采購(gòu)部需結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)需求進(jìn)行合理性評(píng)估。

(3)對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)或大批量需求，采購(gòu)部可能需要與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)實(shí)際需求量或是否有替代方案。

(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人（如：部門(mén)主管、項(xiàng)目經(jīng)理或指定審批人）。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：

(1)下一級(jí)審批人簽字后，《紙張需求申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù)算范圍，檢查單價(jià)、總金額是否在既定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如有）。

(3)財(cái)務(wù)部門(mén)可要求提供更詳細(xì)的前期消耗數(shù)據(jù)或預(yù)算依據(jù)。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)審核章或由指定人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：

(1)采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)及部門(mén)提供的審批后的需求信息，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商檔案及市場(chǎng)行情，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。

(2)篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：

-供應(yīng)商的資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等）。

-紙張產(chǎn)品質(zhì)量（是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)樣品測(cè)試或過(guò)往合作評(píng)價(jià)）。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)報(bào)價(jià)水平）。

-供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率）。

-服務(wù)的響應(yīng)速度（如：技術(shù)支持、售后處理能力）。

-付款條件（如：是否需要預(yù)付款、賬期政策等）。

(3)可根據(jù)需求量大小，設(shè)定合格供應(yīng)商的數(shù)量范圍（如：3-5家）。

2.供應(yīng)商評(píng)估：

(1)對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。評(píng)估方法可包括但不限于：

-資料審查：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明、資質(zhì)證明等。

-樣品測(cè)試：向各候選供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的紙張檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理性能（如：耐破度、耐折度、白度等）和外觀質(zhì)量（如：表面清潔度、有無(wú)雜質(zhì)等）的測(cè)試。

-詢(xún)價(jià)與比價(jià)：向候選供應(yīng)商發(fā)出正式詢(xún)價(jià)邀請(qǐng)，獲取詳細(xì)報(bào)價(jià)單，包括不同規(guī)格、數(shù)量的價(jià)格，以及運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。

-實(shí)地考察（可選）：對(duì)于關(guān)鍵或大批量采購(gòu)，可安排對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)管理進(jìn)行實(shí)地考察。

-歷史合作評(píng)價(jià)：調(diào)閱與該供應(yīng)商過(guò)往的合作記錄，了解其服務(wù)表現(xiàn)和可靠性（如有內(nèi)部評(píng)價(jià)系統(tǒng)或合作方反饋）。

(2)評(píng)估結(jié)果量化：可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)賦予不同權(quán)重，對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成綜合評(píng)估結(jié)果。

3.供應(yīng)商確定：

(1)根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定排名靠前或綜合表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商。

(2)將擬選供應(yīng)商信息（包括評(píng)估結(jié)果簡(jiǎn)報(bào)）及擬簽訂的合同草案，提交至管理層（如：采購(gòu)委員會(huì)、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定決策人）進(jìn)行最終審批。

(3)管理層審批通過(guò)后，采購(gòu)部正式確定供應(yīng)商，并通知相關(guān)供應(yīng)商準(zhǔn)備后續(xù)合同簽訂事宜。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：

(1)采購(gòu)部與最終確定的供應(yīng)商，依據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果，起草《紙張采購(gòu)合同》。

(2)合同核心條款應(yīng)至少包括：

-雙方詳細(xì)信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）。

-采購(gòu)紙張的具體品種、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（明確引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)號(hào)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）。

-采購(gòu)數(shù)量（可約定基準(zhǔn)數(shù)量及允許的合理浮動(dòng)范圍）。

-單價(jià)與總價(jià)（明確價(jià)格是否含稅、含運(yùn)費(fèi)，是否為固定價(jià)格或可調(diào)價(jià)格及其調(diào)整條件）。

-交貨時(shí)間與頻率（明確具體到貨日期或周期，如“每月5日前供足當(dāng)月需求量”）。

-交貨地點(diǎn)與方式（明確送貨地址、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方）。

-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序（明確依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收責(zé)任、不合格處理方式）。

-付款條件與流程（明確預(yù)付款比例、到貨驗(yàn)收合格后付款比例、付款時(shí)間、結(jié)算方式等）。

-違約責(zé)任（如延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施）。

-保密條款（如適用）。

-爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟，選擇其中一種或多種）。

-合同生效條件與有效期。

(3)合同內(nèi)容需清晰、無(wú)歧義，雙方簽字蓋章后方能生效。

2.合同審核：

(1)合同擬定后，應(yīng)提交給公司內(nèi)部法務(wù)或合同管理部門(mén)（如有）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。

(2)審核重點(diǎn)在于合同條款的合法性、合規(guī)性，以及是否存在對(duì)本公司不利的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

(3)法務(wù)或合同管理部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，采購(gòu)部根據(jù)反饋進(jìn)行修改完善。

(4)修改后的合同需再次審核，直至無(wú)異議。

3.采購(gòu)執(zhí)行：

(1)合同生效后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就具體交貨事宜保持溝通，確保供應(yīng)商按合同約定準(zhǔn)備貨物。

(2)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排，必要時(shí)進(jìn)行電話(huà)或郵件確認(rèn)。

(3)協(xié)調(diào)內(nèi)部物流或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，準(zhǔn)備接收貨物。

(4)協(xié)助或參與對(duì)供應(yīng)商的送貨進(jìn)行交接確認(rèn)。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：

(1)紙張到貨后，由采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部（負(fù)責(zé)收貨）及需求部門(mén)（使用部門(mén)，可派代表參與）共同組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收依據(jù)：

-《紙張采購(gòu)合同》或訂單約定的具體品種、規(guī)格、數(shù)量。

-公司內(nèi)部制定的《紙張入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》（可包含外觀、尺寸偏差、重量偏差、是否符合質(zhì)量等級(jí)等）。

-國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T標(biāo)準(zhǔn)）。

(3)驗(yàn)收項(xiàng)目：

-核對(duì)供應(yīng)商送貨單與采購(gòu)訂單，確認(rèn)到貨紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查外包裝是否完好無(wú)損，有無(wú)破損、受潮、污染等情況。

-抽取樣品（按約定比例或數(shù)量），進(jìn)行外觀檢查（色差、雜質(zhì)、褶皺、破損率等）。

-如有需要，可使用測(cè)量工具（如卡尺、重量秤）核對(duì)規(guī)格尺寸和單位重量是否符合要求。

2.驗(yàn)收記錄：

(1)驗(yàn)收合格：在供應(yīng)商送貨單上簽字確認(rèn)收貨，并填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收結(jié)果，注明驗(yàn)收人、日期等信息。驗(yàn)收單需供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。

(2)驗(yàn)收不合格：

-立即停止收貨，隔離存放不合格紙張。

-詳細(xì)記錄不合格情況（具體問(wèn)題、數(shù)量、批次等），拍照留存證據(jù)。

-通知采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行溝通處理（如：要求補(bǔ)貨、退貨、讓步接收等）。

-所有不合格品的處理結(jié)果需有書(shū)面記錄并存檔。

3.庫(kù)存管理：

(1)驗(yàn)收合格并記錄無(wú)誤后，由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，系統(tǒng)記錄庫(kù)存增加。

(2)紙張入庫(kù)后，需按品種、規(guī)格、批次等分類(lèi)存放，做好標(biāo)識(shí)，遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先使用先入庫(kù)的紙張。

(3)建立庫(kù)存臺(tái)賬或使用庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新紙張庫(kù)存信息（數(shù)量、存放位置、入庫(kù)日期等）。

(4)定期（如每月）對(duì)庫(kù)存紙張進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬面數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存是否相符，檢查紙張質(zhì)量有無(wú)變化。

(5)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存積壓或過(guò)期（如有保質(zhì)期要求），應(yīng)及時(shí)評(píng)估原因，并制定處理計(jì)劃（如：內(nèi)部調(diào)劑、促銷(xiāo)使用、報(bào)廢處理等）。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：

(1)供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)需嚴(yán)格核對(duì)：

-發(fā)票的基本信息（代碼、號(hào)碼、日期、內(nèi)容、金額等）是否齊全、準(zhǔn)確。

-發(fā)票內(nèi)容是否與《入庫(kù)驗(yàn)收單》、采購(gòu)合同/訂單、送貨單等信息一致（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等）。

-發(fā)票的稅額計(jì)算是否正確（如適用）。

-發(fā)票的簽章是否合規(guī)。

(2)如發(fā)票信息存在差異或疑問(wèn)，需及時(shí)與采購(gòu)部及供應(yīng)商溝通確認(rèn)。

2.付款審批：

(1)發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)該筆款項(xiàng)符合支付條件。

(2)采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和條件，提交《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)支持性文件（如：合同、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）。

(3)《付款申請(qǐng)單》需按照公司內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行逐級(jí)審批。審批人需審核付款依據(jù)是否充分、金額是否準(zhǔn)確、流程是否合規(guī)。

(4)對(duì)于大額或特殊付款，可能需要更高級(jí)別管理人員的審批。

3.付款執(zhí)行：

(1)審批完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，在系統(tǒng)中生成付款指令。

(2)通過(guò)公司指定的銀行賬戶(hù)，按照合同約定的付款方式（如：銀行轉(zhuǎn)賬）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。

(3)付款執(zhí)行后，財(cái)務(wù)部門(mén)在《付款申請(qǐng)單》上記錄付款信息（日期、金額、到賬情況等），并歸檔相關(guān)憑證。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保雙方賬目一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的差異。

三、附則

（一）流程變更：本規(guī)定如需修訂或流程調(diào)整，需由采購(gòu)部提出書(shū)面建議，經(jīng)管理層審議通過(guò)后正式發(fā)布實(shí)施。任何部門(mén)不得擅自更改規(guī)定內(nèi)容。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)部審計(jì)或指定的監(jiān)督部門(mén)，有權(quán)定期或不定期對(duì)紙張采購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查和評(píng)估，確保規(guī)定得到有效遵守。抽查結(jié)果應(yīng)形成記錄，并作為持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。

（三）責(zé)任追究：所有參與紙張采購(gòu)流程的部門(mén)和人員，均有責(zé)任確保按規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于違反本規(guī)定，造成公司利益受損或管理混亂的行為，將根據(jù)公司相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)處理。

一、概述

紙張采購(gòu)流程規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)或組織的紙張采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過(guò)程的效率、透明性和成本控制。通過(guò)明確采購(gòu)流程、職責(zé)分工和審批權(quán)限，減少人為錯(cuò)誤，提高資源利用率。本規(guī)定適用于所有涉及紙張采購(gòu)的部門(mén)及人員，涵蓋從需求申請(qǐng)到供應(yīng)商選擇、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、數(shù)量、規(guī)格及用途。

2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并在表上簽字。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)表后，與財(cái)務(wù)部門(mén)共同復(fù)核預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)歷史合作情況及市場(chǎng)調(diào)研，篩選3-5家合格供應(yīng)商，并列出備選清單。

2.供應(yīng)商評(píng)估：采用評(píng)分法對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，主要指標(biāo)包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)響應(yīng)等。

3.供應(yīng)商確定：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并報(bào)管理層審批。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

2.合同審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，確保無(wú)遺漏或歧義。

3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及使用部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)紙張數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查包裝是否完好。

2.驗(yàn)收記錄：填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果，合格方可入庫(kù)，不合格及時(shí)退回并通知供應(yīng)商。

3.庫(kù)存管理：采用先進(jìn)先出原則，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，避免積壓或短缺。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購(gòu)合同及入庫(kù)單核對(duì)一致，確認(rèn)無(wú)誤。

2.付款審批：采購(gòu)部提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)及管理層審批后，按合同約定方式支付款項(xiàng)。

3.付款記錄：財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入付款信息，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保賬款清晰。

三、附則

（一）流程變更：如需調(diào)整采購(gòu)流程，需經(jīng)管理層書(shū)面批準(zhǔn)，并更新相關(guān)文件。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)審部門(mén)定期抽查采購(gòu)流程執(zhí)行情況，確保合規(guī)性。

（三）責(zé)任追究：違反本規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，嚴(yán)重者可能涉及績(jī)效或紀(jì)律處分。

一、概述

紙張作為企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的基礎(chǔ)物資，其采購(gòu)的規(guī)范性與高效性直接影響工作正常開(kāi)展及成本控制。為明確紙張采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度、公平性及經(jīng)濟(jì)性，減少不必要的浪費(fèi)與延誤，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及參與紙張采購(gòu)的相關(guān)人員，是執(zhí)行紙張采購(gòu)工作的指導(dǎo)性文件。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：

(1)各部門(mén)在使用紙張前，需根據(jù)實(shí)際工作量和消耗情況，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》。

(2)《紙張需求申請(qǐng)表》必須包含以下詳細(xì)信息：

-申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

-申請(qǐng)日期。

-所需紙張的具體品種（如：A4打印紙、A3復(fù)印紙、牛皮紙、快遞紙箱等）。

-所需紙張的規(guī)格（如：尺寸、克重、顏色、是否需特殊處理如磨砂、銅版紙等）。

-預(yù)計(jì)使用數(shù)量（可按單位時(shí)間，如“每月”、“本次”或“項(xiàng)目周期”估算）。

-紙張的具體用途說(shuō)明（如：日常辦公打印、會(huì)議資料、產(chǎn)品包裝、文件裝訂等）。

-建議供應(yīng)商（如有特定合作偏好或歷史合作基礎(chǔ)）。

(3)申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明需求的真實(shí)性及必要性。

2.需求審核：

(1)采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《紙張需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、規(guī)格是否清晰。

(2)采購(gòu)部需結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)需求進(jìn)行合理性評(píng)估。

(3)對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)或大批量需求，采購(gòu)部可能需要與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)實(shí)際需求量或是否有替代方案。

(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人（如：部門(mén)主管、項(xiàng)目經(jīng)理或指定審批人）。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：

(1)下一級(jí)審批人簽字后，《紙張需求申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù)算范圍，檢查單價(jià)、總金額是否在既定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如有）。

(3)財(cái)務(wù)部門(mén)可要求提供更詳細(xì)的前期消耗數(shù)據(jù)或預(yù)算依據(jù)。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)審核章或由指定人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：

(1)采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)及部門(mén)提供的審批后的需求信息，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商檔案及市場(chǎng)行情，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。

(2)篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：

-供應(yīng)商的資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等）。

-紙張產(chǎn)品質(zhì)量（是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)樣品測(cè)試或過(guò)往合作評(píng)價(jià)）。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)報(bào)價(jià)水平）。

-供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率）。

-服務(wù)的響應(yīng)速度（如：技術(shù)支持、售后處理能力）。

-付款條件（如：是否需要預(yù)付款、賬期政策等）。

(3)可根據(jù)需求量大小，設(shè)定合格供應(yīng)商的數(shù)量范圍（如：3-5家）。

2.供應(yīng)商評(píng)估：

(1)對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。評(píng)估方法可包括但不限于：

-資料審查：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明、資質(zhì)證明等。

-樣品測(cè)試：向各候選供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的紙張檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理性能（如：耐破度、耐折度、白度等）和外觀質(zhì)量（如：表面清潔度、有無(wú)雜質(zhì)等）的測(cè)試。

-詢(xún)價(jià)與比價(jià)：向候選供應(yīng)商發(fā)出正式詢(xún)價(jià)邀請(qǐng)，獲取詳細(xì)報(bào)價(jià)單，包括不同規(guī)格、數(shù)量的價(jià)格，以及運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。

-實(shí)地考察（可選）：對(duì)于關(guān)鍵或大批量采購(gòu)，可安排對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)管理進(jìn)行實(shí)地考察。

-歷史合作評(píng)價(jià)：調(diào)閱與該供應(yīng)商過(guò)往的合作記錄，了解其服務(wù)表現(xiàn)和可靠性（如有內(nèi)部評(píng)價(jià)系統(tǒng)或合作方反饋）。

(2)評(píng)估結(jié)果量化：可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)賦予不同權(quán)重，對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成綜合評(píng)估結(jié)果。

3.供應(yīng)商確定：

(1)根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定排名靠前或綜合表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商。

(2)將擬選供應(yīng)商信息（包括評(píng)估結(jié)果簡(jiǎn)報(bào)）及擬簽訂的合同草案，提交至管理層（如：采購(gòu)委員會(huì)、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定決策人）進(jìn)行最終審批。

(3)管理層審批通過(guò)后，采購(gòu)部正式確定供應(yīng)商，并通知相關(guān)供應(yīng)商準(zhǔn)備后續(xù)合同簽訂事宜。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：

(1)采購(gòu)部與最終確定的供應(yīng)商，依據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果，起草《紙張采購(gòu)合同》。

(2)合同核心條款應(yīng)至少包括：

-雙方詳細(xì)信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）。

-采購(gòu)紙張的具體品種、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（明確引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)號(hào)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）。

-采購(gòu)數(shù)量（可約定基準(zhǔn)數(shù)量及允許的合理浮動(dòng)范圍）。

-單價(jià)與總價(jià)（明確價(jià)格是否含稅、含運(yùn)費(fèi)，是否為固定價(jià)格或可調(diào)價(jià)格及其調(diào)整條件）。

-交貨時(shí)間與頻率（明確具體到貨日期或周期，如“每月5日前供足當(dāng)月需求量”）。

-交貨地點(diǎn)與方式（明確送貨地址、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方）。

-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序（明確依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收責(zé)任、不合格處理方式）。

-付款條件與流程（明確預(yù)付款比例、到貨驗(yàn)收合格后付款比例、付款時(shí)間、結(jié)算方式等）。

-違約責(zé)任（如延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施）。

-保密條款（如適用）。

-爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟，選擇其中一種或多種）。

-合同生效條件與有效期。

(3)合同內(nèi)容需清晰、無(wú)歧義，雙方簽字蓋章后方能生效。

2.合同審核：

(1)合同擬定后，應(yīng)提交給公司內(nèi)部法務(wù)或合同管理部門(mén)（如有）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。

(2)審核重點(diǎn)在于合同條款的合法性、合規(guī)性，以及是否存在對(duì)本公司不利的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

(3)法務(wù)或合同管理部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，采購(gòu)部根據(jù)反饋進(jìn)行修改完善。

(4)修改后的合同需再次審核，直至無(wú)異議。

3.采購(gòu)執(zhí)行：

(1)合同生效后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就具體交貨事宜保持溝通，確保供應(yīng)商按合同約定準(zhǔn)備貨物。

(2)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排，必要時(shí)進(jìn)行電話(huà)或郵件確認(rèn)。

(3)協(xié)調(diào)內(nèi)部物流或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，準(zhǔn)備接收貨物。

(4)協(xié)助或參與對(duì)供應(yīng)商的送貨進(jìn)行交接確認(rèn)。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：

(1)紙張到貨后，由采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部（負(fù)責(zé)收貨）及需求部門(mén)（使用部門(mén)，可派代表參與）共同組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收依據(jù)：

-《紙張采購(gòu)合同》或訂單約定的具體品種、規(guī)格、數(shù)量。

-公司內(nèi)部制定的《紙張入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》（可包含外觀、尺寸偏差、重量偏差、是否符合質(zhì)量等級(jí)等）。

-國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T標(biāo)準(zhǔn)）。

(3)驗(yàn)收項(xiàng)目：

-核對(duì)供應(yīng)商送貨單與采購(gòu)訂單，確認(rèn)到貨紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查外包裝是否完好無(wú)損，有無(wú)破損、受潮、污染等情況。

-抽取樣品（按約定比例或數(shù)量），進(jìn)行外觀檢查（色差、雜質(zhì)、褶皺、破損率等）。

-如有需要，可使用測(cè)量工具（如卡尺、重量秤）核對(duì)規(guī)格尺寸和單位重量是否符合要求。

2.驗(yàn)收記錄：

(1)驗(yàn)收合格：在供應(yīng)商送貨單上簽字確認(rèn)收貨，并填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收結(jié)果，注明驗(yàn)收人、日期等信息。驗(yàn)收單需供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。

(2)驗(yàn)收不合格：

-立即停止收貨，隔離存放不合格紙張。

-詳細(xì)記錄不合格情況（具體問(wèn)題、數(shù)量、批次等），拍照留存證據(jù)。

-通知采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行溝通處理（如：要求補(bǔ)貨、退貨、讓步接收等）。

-所有不合格品的處理結(jié)果需有書(shū)面記錄并存檔。

3.庫(kù)存管理：

(1)驗(yàn)收合格并記錄無(wú)誤后，由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，系統(tǒng)記錄庫(kù)存增加。

(2)紙張入庫(kù)后，需按品種、規(guī)格、批次等分類(lèi)存放，做好標(biāo)識(shí)，遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先使用先入庫(kù)的紙張。

(3)建立庫(kù)存臺(tái)賬或使用庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新紙張庫(kù)存信息（數(shù)量、存放位置、入庫(kù)日期等）。

(4)定期（如每月）對(duì)庫(kù)存紙張進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬面數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存是否相符，檢查紙張質(zhì)量有無(wú)變化。

(5)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存積壓或過(guò)期（如有保質(zhì)期要求），應(yīng)及時(shí)評(píng)估原因，并制定處理計(jì)劃（如：內(nèi)部調(diào)劑、促銷(xiāo)使用、報(bào)廢處理等）。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：

(1)供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)需嚴(yán)格核對(duì)：

-發(fā)票的基本信息（代碼、號(hào)碼、日期、內(nèi)容、金額等）是否齊全、準(zhǔn)確。

-發(fā)票內(nèi)容是否與《入庫(kù)驗(yàn)收單》、采購(gòu)合同/訂單、送貨單等信息一致（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等）。

-發(fā)票的稅額計(jì)算是否正確（如適用）。

-發(fā)票的簽章是否合規(guī)。

(2)如發(fā)票信息存在差異或疑問(wèn)，需及時(shí)與采購(gòu)部及供應(yīng)商溝通確認(rèn)。

2.付款審批：

(1)發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)該筆款項(xiàng)符合支付條件。

(2)采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和條件，提交《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)支持性文件（如：合同、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）。

(3)《付款申請(qǐng)單》需按照公司內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行逐級(jí)審批。審批人需審核付款依據(jù)是否充分、金額是否準(zhǔn)確、流程是否合規(guī)。

(4)對(duì)于大額或特殊付款，可能需要更高級(jí)別管理人員的審批。

3.付款執(zhí)行：

(1)審批完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，在系統(tǒng)中生成付款指令。

(2)通過(guò)公司指定的銀行賬戶(hù)，按照合同約定的付款方式（如：銀行轉(zhuǎn)賬）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。

(3)付款執(zhí)行后，財(cái)務(wù)部門(mén)在《付款申請(qǐng)單》上記錄付款信息（日期、金額、到賬情況等），并歸檔相關(guān)憑證。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保雙方賬目一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的差異。

三、附則

（一）流程變更：本規(guī)定如需修訂或流程調(diào)整，需由采購(gòu)部提出書(shū)面建議，經(jīng)管理層審議通過(guò)后正式發(fā)布實(shí)施。任何部門(mén)不得擅自更改規(guī)定內(nèi)容。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)部審計(jì)或指定的監(jiān)督部門(mén)，有權(quán)定期或不定期對(duì)紙張采購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查和評(píng)估，確保規(guī)定得到有效遵守。抽查結(jié)果應(yīng)形成記錄，并作為持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。

（三）責(zé)任追究：所有參與紙張采購(gòu)流程的部門(mén)和人員，均有責(zé)任確保按規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于違反本規(guī)定，造成公司利益受損或管理混亂的行為，將根據(jù)公司相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)處理。

一、概述

紙張采購(gòu)流程規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)或組織的紙張采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過(guò)程的效率、透明性和成本控制。通過(guò)明確采購(gòu)流程、職責(zé)分工和審批權(quán)限，減少人為錯(cuò)誤，提高資源利用率。本規(guī)定適用于所有涉及紙張采購(gòu)的部門(mén)及人員，涵蓋從需求申請(qǐng)到供應(yīng)商選擇、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、數(shù)量、規(guī)格及用途。

2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并在表上簽字。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)表后，與財(cái)務(wù)部門(mén)共同復(fù)核預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)歷史合作情況及市場(chǎng)調(diào)研，篩選3-5家合格供應(yīng)商，并列出備選清單。

2.供應(yīng)商評(píng)估：采用評(píng)分法對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，主要指標(biāo)包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)響應(yīng)等。

3.供應(yīng)商確定：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并報(bào)管理層審批。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

2.合同審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，確保無(wú)遺漏或歧義。

3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及使用部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)紙張數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查包裝是否完好。

2.驗(yàn)收記錄：填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果，合格方可入庫(kù)，不合格及時(shí)退回并通知供應(yīng)商。

3.庫(kù)存管理：采用先進(jìn)先出原則，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，避免積壓或短缺。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購(gòu)合同及入庫(kù)單核對(duì)一致，確認(rèn)無(wú)誤。

2.付款審批：采購(gòu)部提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)及管理層審批后，按合同約定方式支付款項(xiàng)。

3.付款記錄：財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入付款信息，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保賬款清晰。

三、附則

（一）流程變更：如需調(diào)整采購(gòu)流程，需經(jīng)管理層書(shū)面批準(zhǔn)，并更新相關(guān)文件。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)審部門(mén)定期抽查采購(gòu)流程執(zhí)行情況，確保合規(guī)性。

（三）責(zé)任追究：違反本規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，嚴(yán)重者可能涉及績(jī)效或紀(jì)律處分。

一、概述

紙張作為企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的基礎(chǔ)物資，其采購(gòu)的規(guī)范性與高效性直接影響工作正常開(kāi)展及成本控制。為明確紙張采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度、公平性及經(jīng)濟(jì)性，減少不必要的浪費(fèi)與延誤，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及參與紙張采購(gòu)的相關(guān)人員，是執(zhí)行紙張采購(gòu)工作的指導(dǎo)性文件。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：

(1)各部門(mén)在使用紙張前，需根據(jù)實(shí)際工作量和消耗情況，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》。

(2)《紙張需求申請(qǐng)表》必須包含以下詳細(xì)信息：

-申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

-申請(qǐng)日期。

-所需紙張的具體品種（如：A4打印紙、A3復(fù)印紙、牛皮紙、快遞紙箱等）。

-所需紙張的規(guī)格（如：尺寸、克重、顏色、是否需特殊處理如磨砂、銅版紙等）。

-預(yù)計(jì)使用數(shù)量（可按單位時(shí)間，如“每月”、“本次”或“項(xiàng)目周期”估算）。

-紙張的具體用途說(shuō)明（如：日常辦公打印、會(huì)議資料、產(chǎn)品包裝、文件裝訂等）。

-建議供應(yīng)商（如有特定合作偏好或歷史合作基礎(chǔ)）。

(3)申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明需求的真實(shí)性及必要性。

2.需求審核：

(1)采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《紙張需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、規(guī)格是否清晰。

(2)采購(gòu)部需結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)需求進(jìn)行合理性評(píng)估。

(3)對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)或大批量需求，采購(gòu)部可能需要與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)實(shí)際需求量或是否有替代方案。

(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人（如：部門(mén)主管、項(xiàng)目經(jīng)理或指定審批人）。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：

(1)下一級(jí)審批人簽字后，《紙張需求申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù)算范圍，檢查單價(jià)、總金額是否在既定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如有）。

(3)財(cái)務(wù)部門(mén)可要求提供更詳細(xì)的前期消耗數(shù)據(jù)或預(yù)算依據(jù)。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)審核章或由指定人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：

(1)采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)及部門(mén)提供的審批后的需求信息，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商檔案及市場(chǎng)行情，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。

(2)篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：

-供應(yīng)商的資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等）。

-紙張產(chǎn)品質(zhì)量（是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)樣品測(cè)試或過(guò)往合作評(píng)價(jià)）。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)報(bào)價(jià)水平）。

-供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率）。

-服務(wù)的響應(yīng)速度（如：技術(shù)支持、售后處理能力）。

-付款條件（如：是否需要預(yù)付款、賬期政策等）。

(3)可根據(jù)需求量大小，設(shè)定合格供應(yīng)商的數(shù)量范圍（如：3-5家）。

2.供應(yīng)商評(píng)估：

(1)對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。評(píng)估方法可包括但不限于：

-資料審查：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明、資質(zhì)證明等。

-樣品測(cè)試：向各候選供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的紙張檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理性能（如：耐破度、耐折度、白度等）和外觀質(zhì)量（如：表面清潔度、有無(wú)雜質(zhì)等）的測(cè)試。

-詢(xún)價(jià)與比價(jià)：向候選供應(yīng)商發(fā)出正式詢(xún)價(jià)邀請(qǐng)，獲取詳細(xì)報(bào)價(jià)單，包括不同規(guī)格、數(shù)量的價(jià)格，以及運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。

-實(shí)地考察（可選）：對(duì)于關(guān)鍵或大批量采購(gòu)，可安排對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)管理進(jìn)行實(shí)地考察。

-歷史合作評(píng)價(jià)：調(diào)閱與該供應(yīng)商過(guò)往的合作記錄，了解其服務(wù)表現(xiàn)和可靠性（如有內(nèi)部評(píng)價(jià)系統(tǒng)或合作方反饋）。

(2)評(píng)估結(jié)果量化：可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)賦予不同權(quán)重，對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成綜合評(píng)估結(jié)果。

3.供應(yīng)商確定：

(1)根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定排名靠前或綜合表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商。

(2)將擬選供應(yīng)商信息（包括評(píng)估結(jié)果簡(jiǎn)報(bào)）及擬簽訂的合同草案，提交至管理層（如：采購(gòu)委員會(huì)、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定決策人）進(jìn)行最終審批。

(3)管理層審批通過(guò)后，采購(gòu)部正式確定供應(yīng)商，并通知相關(guān)供應(yīng)商準(zhǔn)備后續(xù)合同簽訂事宜。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：

(1)采購(gòu)部與最終確定的供應(yīng)商，依據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果，起草《紙張采購(gòu)合同》。

(2)合同核心條款應(yīng)至少包括：

-雙方詳細(xì)信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）。

-采購(gòu)紙張的具體品種、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（明確引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)號(hào)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）。

-采購(gòu)數(shù)量（可約定基準(zhǔn)數(shù)量及允許的合理浮動(dòng)范圍）。

-單價(jià)與總價(jià)（明確價(jià)格是否含稅、含運(yùn)費(fèi)，是否為固定價(jià)格或可調(diào)價(jià)格及其調(diào)整條件）。

-交貨時(shí)間與頻率（明確具體到貨日期或周期，如“每月5日前供足當(dāng)月需求量”）。

-交貨地點(diǎn)與方式（明確送貨地址、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方）。

-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序（明確依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收責(zé)任、不合格處理方式）。

-付款條件與流程（明確預(yù)付款比例、到貨驗(yàn)收合格后付款比例、付款時(shí)間、結(jié)算方式等）。

-違約責(zé)任（如延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施）。

-保密條款（如適用）。

-爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟，選擇其中一種或多種）。

-合同生效條件與有效期。

(3)合同內(nèi)容需清晰、無(wú)歧義，雙方簽字蓋章后方能生效。

2.合同審核：

(1)合同擬定后，應(yīng)提交給公司內(nèi)部法務(wù)或合同管理部門(mén)（如有）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。

(2)審核重點(diǎn)在于合同條款的合法性、合規(guī)性，以及是否存在對(duì)本公司不利的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

(3)法務(wù)或合同管理部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，采購(gòu)部根據(jù)反饋進(jìn)行修改完善。

(4)修改后的合同需再次審核，直至無(wú)異議。

3.采購(gòu)執(zhí)行：

(1)合同生效后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就具體交貨事宜保持溝通，確保供應(yīng)商按合同約定準(zhǔn)備貨物。

(2)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排，必要時(shí)進(jìn)行電話(huà)或郵件確認(rèn)。

(3)協(xié)調(diào)內(nèi)部物流或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，準(zhǔn)備接收貨物。

(4)協(xié)助或參與對(duì)供應(yīng)商的送貨進(jìn)行交接確認(rèn)。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：

(1)紙張到貨后，由采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部（負(fù)責(zé)收貨）及需求部門(mén)（使用部門(mén)，可派代表參與）共同組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收依據(jù)：

-《紙張采購(gòu)合同》或訂單約定的具體品種、規(guī)格、數(shù)量。

-公司內(nèi)部制定的《紙張入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》（可包含外觀、尺寸偏差、重量偏差、是否符合質(zhì)量等級(jí)等）。

-國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T標(biāo)準(zhǔn)）。

(3)驗(yàn)收項(xiàng)目：

-核對(duì)供應(yīng)商送貨單與采購(gòu)訂單，確認(rèn)到貨紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查外包裝是否完好無(wú)損，有無(wú)破損、受潮、污染等情況。

-抽取樣品（按約定比例或數(shù)量），進(jìn)行外觀檢查（色差、雜質(zhì)、褶皺、破損率等）。

-如有需要，可使用測(cè)量工具（如卡尺、重量秤）核對(duì)規(guī)格尺寸和單位重量是否符合要求。

2.驗(yàn)收記錄：

(1)驗(yàn)收合格：在供應(yīng)商送貨單上簽字確認(rèn)收貨，并填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收結(jié)果，注明驗(yàn)收人、日期等信息。驗(yàn)收單需供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。

(2)驗(yàn)收不合格：

-立即停止收貨，隔離存放不合格紙張。

-詳細(xì)記錄不合格情況（具體問(wèn)題、數(shù)量、批次等），拍照留存證據(jù)。

-通知采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行溝通處理（如：要求補(bǔ)貨、退貨、讓步接收等）。

-所有不合格品的處理結(jié)果需有書(shū)面記錄并存檔。

3.庫(kù)存管理：

(1)驗(yàn)收合格并記錄無(wú)誤后，由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，系統(tǒng)記錄庫(kù)存增加。

(2)紙張入庫(kù)后，需按品種、規(guī)格、批次等分類(lèi)存放，做好標(biāo)識(shí)，遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先使用先入庫(kù)的紙張。

(3)建立庫(kù)存臺(tái)賬或使用庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新紙張庫(kù)存信息（數(shù)量、存放位置、入庫(kù)日期等）。

(4)定期（如每月）對(duì)庫(kù)存紙張進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬面數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存是否相符，檢查紙張質(zhì)量有無(wú)變化。

(5)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存積壓或過(guò)期（如有保質(zhì)期要求），應(yīng)及時(shí)評(píng)估原因，并制定處理計(jì)劃（如：內(nèi)部調(diào)劑、促銷(xiāo)使用、報(bào)廢處理等）。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：

(1)供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)需嚴(yán)格核對(duì)：

-發(fā)票的基本信息（代碼、號(hào)碼、日期、內(nèi)容、金額等）是否齊全、準(zhǔn)確。

-發(fā)票內(nèi)容是否與《入庫(kù)驗(yàn)收單》、采購(gòu)合同/訂單、送貨單等信息一致（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等）。

-發(fā)票的稅額計(jì)算是否正確（如適用）。

-發(fā)票的簽章是否合規(guī)。

(2)如發(fā)票信息存在差異或疑問(wèn)，需及時(shí)與采購(gòu)部及供應(yīng)商溝通確認(rèn)。

2.付款審批：

(1)發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)該筆款項(xiàng)符合支付條件。

(2)采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和條件，提交《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)支持性文件（如：合同、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）。

(3)《付款申請(qǐng)單》需按照公司內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行逐級(jí)審批。審批人需審核付款依據(jù)是否充分、金額是否準(zhǔn)確、流程是否合規(guī)。

(4)對(duì)于大額或特殊付款，可能需要更高級(jí)別管理人員的審批。

3.付款執(zhí)行：

(1)審批完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，在系統(tǒng)中生成付款指令。

(2)通過(guò)公司指定的銀行賬戶(hù)，按照合同約定的付款方式（如：銀行轉(zhuǎn)賬）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。

(3)付款執(zhí)行后，財(cái)務(wù)部門(mén)在《付款申請(qǐng)單》上記錄付款信息（日期、金額、到賬情況等），并歸檔相關(guān)憑證。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保雙方賬目一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的差異。

三、附則

（一）流程變更：本規(guī)定如需修訂或流程調(diào)整，需由采購(gòu)部提出書(shū)面建議，經(jīng)管理層審議通過(guò)后正式發(fā)布實(shí)施。任何部門(mén)不得擅自更改規(guī)定內(nèi)容。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)部審計(jì)或指定的監(jiān)督部門(mén)，有權(quán)定期或不定期對(duì)紙張采購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查和評(píng)估，確保規(guī)定得到有效遵守。抽查結(jié)果應(yīng)形成記錄，并作為持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。

（三）責(zé)任追究：所有參與紙張采購(gòu)流程的部門(mén)和人員，均有責(zé)任確保按規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于違反本規(guī)定，造成公司利益受損或管理混亂的行為，將根據(jù)公司相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)處理。

一、概述

紙張采購(gòu)流程規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)或組織的紙張采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過(guò)程的效率、透明性和成本控制。通過(guò)明確采購(gòu)流程、職責(zé)分工和審批權(quán)限，減少人為錯(cuò)誤，提高資源利用率。本規(guī)定適用于所有涉及紙張采購(gòu)的部門(mén)及人員，涵蓋從需求申請(qǐng)到供應(yīng)商選擇、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、數(shù)量、規(guī)格及用途。

2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并在表上簽字。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)表后，與財(cái)務(wù)部門(mén)共同復(fù)核預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)歷史合作情況及市場(chǎng)調(diào)研，篩選3-5家合格供應(yīng)商，并列出備選清單。

2.供應(yīng)商評(píng)估：采用評(píng)分法對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，主要指標(biāo)包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)響應(yīng)等。

3.供應(yīng)商確定：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并報(bào)管理層審批。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

2.合同審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，確保無(wú)遺漏或歧義。

3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及使用部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)紙張數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查包裝是否完好。

2.驗(yàn)收記錄：填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果，合格方可入庫(kù)，不合格及時(shí)退回并通知供應(yīng)商。

3.庫(kù)存管理：采用先進(jìn)先出原則，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，避免積壓或短缺。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購(gòu)合同及入庫(kù)單核對(duì)一致，確認(rèn)無(wú)誤。

2.付款審批：采購(gòu)部提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)及管理層審批后，按合同約定方式支付款項(xiàng)。

3.付款記錄：財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入付款信息，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保賬款清晰。

三、附則

（一）流程變更：如需調(diào)整采購(gòu)流程，需經(jīng)管理層書(shū)面批準(zhǔn)，并更新相關(guān)文件。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)審部門(mén)定期抽查采購(gòu)流程執(zhí)行情況，確保合規(guī)性。

（三）責(zé)任追究：違反本規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，嚴(yán)重者可能涉及績(jī)效或紀(jì)律處分。

一、概述

紙張作為企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的基礎(chǔ)物資，其采購(gòu)的規(guī)范性與高效性直接影響工作正常開(kāi)展及成本控制。為明確紙張采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度、公平性及經(jīng)濟(jì)性，減少不必要的浪費(fèi)與延誤，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及參與紙張采購(gòu)的相關(guān)人員，是執(zhí)行紙張采購(gòu)工作的指導(dǎo)性文件。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：

(1)各部門(mén)在使用紙張前，需根據(jù)實(shí)際工作量和消耗情況，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》。

(2)《紙張需求申請(qǐng)表》必須包含以下詳細(xì)信息：

-申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

-申請(qǐng)日期。

-所需紙張的具體品種（如：A4打印紙、A3復(fù)印紙、牛皮紙、快遞紙箱等）。

-所需紙張的規(guī)格（如：尺寸、克重、顏色、是否需特殊處理如磨砂、銅版紙等）。

-預(yù)計(jì)使用數(shù)量（可按單位時(shí)間，如“每月”、“本次”或“項(xiàng)目周期”估算）。

-紙張的具體用途說(shuō)明（如：日常辦公打印、會(huì)議資料、產(chǎn)品包裝、文件裝訂等）。

-建議供應(yīng)商（如有特定合作偏好或歷史合作基礎(chǔ)）。

(3)申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明需求的真實(shí)性及必要性。

2.需求審核：

(1)采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《紙張需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、規(guī)格是否清晰。

(2)采購(gòu)部需結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)需求進(jìn)行合理性評(píng)估。

(3)對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)或大批量需求，采購(gòu)部可能需要與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)實(shí)際需求量或是否有替代方案。

(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人（如：部門(mén)主管、項(xiàng)目經(jīng)理或指定審批人）。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：

(1)下一級(jí)審批人簽字后，《紙張需求申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù)算范圍，檢查單價(jià)、總金額是否在既定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如有）。

(3)財(cái)務(wù)部門(mén)可要求提供更詳細(xì)的前期消耗數(shù)據(jù)或預(yù)算依據(jù)。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)審核章或由指定人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：

(1)采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)及部門(mén)提供的審批后的需求信息，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商檔案及市場(chǎng)行情，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。

(2)篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：

-供應(yīng)商的資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等）。

-紙張產(chǎn)品質(zhì)量（是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)樣品測(cè)試或過(guò)往合作評(píng)價(jià)）。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)報(bào)價(jià)水平）。

-供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率）。

-服務(wù)的響應(yīng)速度（如：技術(shù)支持、售后處理能力）。

-付款條件（如：是否需要預(yù)付款、賬期政策等）。

(3)可根據(jù)需求量大小，設(shè)定合格供應(yīng)商的數(shù)量范圍（如：3-5家）。

2.供應(yīng)商評(píng)估：

(1)對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。評(píng)估方法可包括但不限于：

-資料審查：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明、資質(zhì)證明等。

-樣品測(cè)試：向各候選供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的紙張檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理性能（如：耐破度、耐折度、白度等）和外觀質(zhì)量（如：表面清潔度、有無(wú)雜質(zhì)等）的測(cè)試。

-詢(xún)價(jià)與比價(jià)：向候選供應(yīng)商發(fā)出正式詢(xún)價(jià)邀請(qǐng)，獲取詳細(xì)報(bào)價(jià)單，包括不同規(guī)格、數(shù)量的價(jià)格，以及運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。

-實(shí)地考察（可選）：對(duì)于關(guān)鍵或大批量采購(gòu)，可安排對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)管理進(jìn)行實(shí)地考察。

-歷史合作評(píng)價(jià)：調(diào)閱與該供應(yīng)商過(guò)往的合作記錄，了解其服務(wù)表現(xiàn)和可靠性（如有內(nèi)部評(píng)價(jià)系統(tǒng)或合作方反饋）。

(2)評(píng)估結(jié)果量化：可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)賦予不同權(quán)重，對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成綜合評(píng)估結(jié)果。

3.供應(yīng)商確定：

(1)根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定排名靠前或綜合表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商。

(2)將擬選供應(yīng)商信息（包括評(píng)估結(jié)果簡(jiǎn)報(bào)）及擬簽訂的合同草案，提交至管理層（如：采購(gòu)委員會(huì)、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定決策人）進(jìn)行最終審批。

(3)管理層審批通過(guò)后，采購(gòu)部正式確定供應(yīng)商，并通知相關(guān)供應(yīng)商準(zhǔn)備后續(xù)合同簽訂事宜。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：

(1)采購(gòu)部與最終確定的供應(yīng)商，依據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果，起草《紙張采購(gòu)合同》。

(2)合同核心條款應(yīng)至少包括：

-雙方詳細(xì)信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）。

-采購(gòu)紙張的具體品種、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（明確引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)號(hào)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）。

-采購(gòu)數(shù)量（可約定基準(zhǔn)數(shù)量及允許的合理浮動(dòng)范圍）。

-單價(jià)與總價(jià)（明確價(jià)格是否含稅、含運(yùn)費(fèi)，是否為固定價(jià)格或可調(diào)價(jià)格及其調(diào)整條件）。

-交貨時(shí)間與頻率（明確具體到貨日期或周期，如“每月5日前供足當(dāng)月需求量”）。

-交貨地點(diǎn)與方式（明確送貨地址、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方）。

-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序（明確依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收責(zé)任、不合格處理方式）。

-付款條件與流程（明確預(yù)付款比例、到貨驗(yàn)收合格后付款比例、付款時(shí)間、結(jié)算方式等）。

-違約責(zé)任（如延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情形下的處理措施）。

-保密條款（如適用）。

-爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟，選擇其中一種或多種）。

-合同生效條件與有效期。

(3)合同內(nèi)容需清晰、無(wú)歧義，雙方簽字蓋章后方能生效。

2.合同審核：

(1)合同擬定后，應(yīng)提交給公司內(nèi)部法務(wù)或合同管理部門(mén)（如有）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。

(2)審核重點(diǎn)在于合同條款的合法性、合規(guī)性，以及是否存在對(duì)本公司不利的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

(3)法務(wù)或合同管理部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，采購(gòu)部根據(jù)反饋進(jìn)行修改完善。

(4)修改后的合同需再次審核，直至無(wú)異議。

3.采購(gòu)執(zhí)行：

(1)合同生效后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就具體交貨事宜保持溝通，確保供應(yīng)商按合同約定準(zhǔn)備貨物。

(2)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排，必要時(shí)進(jìn)行電話(huà)或郵件確認(rèn)。

(3)協(xié)調(diào)內(nèi)部物流或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，準(zhǔn)備接收貨物。

(4)協(xié)助或參與對(duì)供應(yīng)商的送貨進(jìn)行交接確認(rèn)。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：

(1)紙張到貨后，由采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部（負(fù)責(zé)收貨）及需求部門(mén)（使用部門(mén)，可派代表參與）共同組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收依據(jù)：

-《紙張采購(gòu)合同》或訂單約定的具體品種、規(guī)格、數(shù)量。

-公司內(nèi)部制定的《紙張入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》（可包含外觀、尺寸偏差、重量偏差、是否符合質(zhì)量等級(jí)等）。

-國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T標(biāo)準(zhǔn)）。

(3)驗(yàn)收項(xiàng)目：

-核對(duì)供應(yīng)商送貨單與采購(gòu)訂單，確認(rèn)到貨紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查外包裝是否完好無(wú)損，有無(wú)破損、受潮、污染等情況。

-抽取樣品（按約定比例或數(shù)量），進(jìn)行外觀檢查（色差、雜質(zhì)、褶皺、破損率等）。

-如有需要，可使用測(cè)量工具（如卡尺、重量秤）核對(duì)規(guī)格尺寸和單位重量是否符合要求。

2.驗(yàn)收記錄：

(1)驗(yàn)收合格：在供應(yīng)商送貨單上簽字確認(rèn)收貨，并填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收結(jié)果，注明驗(yàn)收人、日期等信息。驗(yàn)收單需供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。

(2)驗(yàn)收不合格：

-立即停止收貨，隔離存放不合格紙張。

-詳細(xì)記錄不合格情況（具體問(wèn)題、數(shù)量、批次等），拍照留存證據(jù)。

-通知采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行溝通處理（如：要求補(bǔ)貨、退貨、讓步接收等）。

-所有不合格品的處理結(jié)果需有書(shū)面記錄并存檔。

3.庫(kù)存管理：

(1)驗(yàn)收合格并記錄無(wú)誤后，由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，系統(tǒng)記錄庫(kù)存增加。

(2)紙張入庫(kù)后，需按品種、規(guī)格、批次等分類(lèi)存放，做好標(biāo)識(shí)，遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先使用先入庫(kù)的紙張。

(3)建立庫(kù)存臺(tái)賬或使用庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新紙張庫(kù)存信息（數(shù)量、存放位置、入庫(kù)日期等）。

(4)定期（如每月）對(duì)庫(kù)存紙張進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬面數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存是否相符，檢查紙張質(zhì)量有無(wú)變化。

(5)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存積壓或過(guò)期（如有保質(zhì)期要求），應(yīng)及時(shí)評(píng)估原因，并制定處理計(jì)劃（如：內(nèi)部調(diào)劑、促銷(xiāo)使用、報(bào)廢處理等）。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：

(1)供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)需嚴(yán)格核對(duì)：

-發(fā)票的基本信息（代碼、號(hào)碼、日期、內(nèi)容、金額等）是否齊全、準(zhǔn)確。

-發(fā)票內(nèi)容是否與《入庫(kù)驗(yàn)收單》、采購(gòu)合同/訂單、送貨單等信息一致（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等）。

-發(fā)票的稅額計(jì)算是否正確（如適用）。

-發(fā)票的簽章是否合規(guī)。

(2)如發(fā)票信息存在差異或疑問(wèn)，需及時(shí)與采購(gòu)部及供應(yīng)商溝通確認(rèn)。

2.付款審批：

(1)發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)該筆款項(xiàng)符合支付條件。

(2)采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和條件，提交《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)支持性文件（如：合同、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）。

(3)《付款申請(qǐng)單》需按照公司內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行逐級(jí)審批。審批人需審核付款依據(jù)是否充分、金額是否準(zhǔn)確、流程是否合規(guī)。

(4)對(duì)于大額或特殊付款，可能需要更高級(jí)別管理人員的審批。

3.付款執(zhí)行：

(1)審批完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，在系統(tǒng)中生成付款指令。

(2)通過(guò)公司指定的銀行賬戶(hù)，按照合同約定的付款方式（如：銀行轉(zhuǎn)賬）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。

(3)付款執(zhí)行后，財(cái)務(wù)部門(mén)在《付款申請(qǐng)單》上記錄付款信息（日期、金額、到賬情況等），并歸檔相關(guān)憑證。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保雙方賬目一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的差異。

三、附則

（一）流程變更：本規(guī)定如需修訂或流程調(diào)整，需由采購(gòu)部提出書(shū)面建議，經(jīng)管理層審議通過(guò)后正式發(fā)布實(shí)施。任何部門(mén)不得擅自更改規(guī)定內(nèi)容。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)部審計(jì)或指定的監(jiān)督部門(mén)，有權(quán)定期或不定期對(duì)紙張采購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查和評(píng)估，確保規(guī)定得到有效遵守。抽查結(jié)果應(yīng)形成記錄，并作為持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。

（三）責(zé)任追究：所有參與紙張采購(gòu)流程的部門(mén)和人員，均有責(zé)任確保按規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于違反本規(guī)定，造成公司利益受損或管理混亂的行為，將根據(jù)公司相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)處理。

一、概述

紙張采購(gòu)流程規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)或組織的紙張采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過(guò)程的效率、透明性和成本控制。通過(guò)明確采購(gòu)流程、職責(zé)分工和審批權(quán)限，減少人為錯(cuò)誤，提高資源利用率。本規(guī)定適用于所有涉及紙張采購(gòu)的部門(mén)及人員，涵蓋從需求申請(qǐng)到供應(yīng)商選擇、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、數(shù)量、規(guī)格及用途。

2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并在表上簽字。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)表后，與財(cái)務(wù)部門(mén)共同復(fù)核預(yù)算及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)歷史合作情況及市場(chǎng)調(diào)研，篩選3-5家合格供應(yīng)商，并列出備選清單。

2.供應(yīng)商評(píng)估：采用評(píng)分法對(duì)備選供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，主要指標(biāo)包括價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨周期、服務(wù)響應(yīng)等。

3.供應(yīng)商確定：綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并報(bào)管理層審批。

（三）合同簽訂與執(zhí)行

1.合同條款：與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。

2.合同審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行合規(guī)性審核，確保無(wú)遺漏或歧義。

3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。

（四）入庫(kù)驗(yàn)收與入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：到貨后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及使用部門(mén)共同驗(yàn)收，核對(duì)紙張數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，檢查包裝是否完好。

2.驗(yàn)收記錄：填寫(xiě)《入庫(kù)驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果，合格方可入庫(kù)，不合格及時(shí)退回并通知供應(yīng)商。

3.庫(kù)存管理：采用先進(jìn)先出原則，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，避免積壓或短缺。

（五）付款流程

1.發(fā)票核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購(gòu)合同及入庫(kù)單核對(duì)一致，確認(rèn)無(wú)誤。

2.付款審批：采購(gòu)部提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)及管理層審批后，按合同約定方式支付款項(xiàng)。

3.付款記錄：財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入付款信息，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保賬款清晰。

三、附則

（一）流程變更：如需調(diào)整采購(gòu)流程，需經(jīng)管理層書(shū)面批準(zhǔn)，并更新相關(guān)文件。

（二）監(jiān)督機(jī)制：內(nèi)審部門(mén)定期抽查采購(gòu)流程執(zhí)行情況，確保合規(guī)性。

（三）責(zé)任追究：違反本規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，嚴(yán)重者可能涉及績(jī)效或紀(jì)律處分。

一、概述

紙張作為企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的基礎(chǔ)物資，其采購(gòu)的規(guī)范性與高效性直接影響工作正常開(kāi)展及成本控制。為明確紙張采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度、公平性及經(jīng)濟(jì)性，減少不必要的浪費(fèi)與延誤，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及參與紙張采購(gòu)的相關(guān)人員，是執(zhí)行紙張采購(gòu)工作的指導(dǎo)性文件。

二、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.部門(mén)需求提交：

(1)各部門(mén)在使用紙張前，需根據(jù)實(shí)際工作量和消耗情況，填寫(xiě)《紙張需求申請(qǐng)表》。

(2)《紙張需求申請(qǐng)表》必須包含以下詳細(xì)信息：

-申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

-申請(qǐng)日期。

-所需紙張的具體品種（如：A4打印紙、A3復(fù)印紙、牛皮紙、快遞紙箱等）。

-所需紙張的規(guī)格（如：尺寸、克重、顏色、是否需特殊處理如磨砂、銅版紙等）。

-預(yù)計(jì)使用數(shù)量（可按單位時(shí)間，如“每月”、“本次”或“項(xiàng)目周期”估算）。

-紙張的具體用途說(shuō)明（如：日常辦公打印、會(huì)議資料、產(chǎn)品包裝、文件裝訂等）。

-建議供應(yīng)商（如有特定合作偏好或歷史合作基礎(chǔ)）。

(3)申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明需求的真實(shí)性及必要性。

2.需求審核：

(1)采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《紙張需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、規(guī)格是否清晰。

(2)采購(gòu)部需結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算情況，對(duì)申請(qǐng)需求進(jìn)行合理性評(píng)估。

(3)對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)或大批量需求，采購(gòu)部可能需要與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)實(shí)際需求量或是否有替代方案。

(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至下一級(jí)審批人（如：部門(mén)主管、項(xiàng)目經(jīng)理或指定審批人）。

3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核：

(1)下一級(jí)審批人簽字后，《紙張需求申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。

(2)財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù)算范圍，檢查單價(jià)、總金額是否在既定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（如有）。

(3)財(cái)務(wù)部門(mén)可要求提供更詳細(xì)的前期消耗數(shù)據(jù)或預(yù)算依據(jù)。

(4)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)審核章或由指定人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.供應(yīng)商篩選：

(1)采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)及部門(mén)提供的審批后的需求信息，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商檔案及市場(chǎng)行情，初步篩選出符合條件的供應(yīng)商名單。

(2)篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：

-供應(yīng)商的資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等）。

-紙張產(chǎn)品質(zhì)量（是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)樣品測(cè)試或過(guò)往合作評(píng)價(jià)）。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（市場(chǎng)報(bào)價(jià)水平）。

-供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、過(guò)往交貨準(zhǔn)時(shí)率）。

-服務(wù)的響應(yīng)速度（如：技術(shù)支持、售后處理能力）。

-付款條件（如：是否需要預(yù)付款、賬期政策等）。

(3)可根據(jù)需求量大小，設(shè)定合格供應(yīng)商的數(shù)量范圍（如：3-5家）。

2.供應(yīng)商評(píng)估：

(1)對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)化評(píng)估。評(píng)估方法可包括但不限于：

-資料審查：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明、資質(zhì)證明等。

-樣品測(cè)試：向各候選供應(yīng)商索取樣品，按照公司制定的紙張檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物理性能（如：耐破度、耐折度、白度等）和外觀質(zhì)量（如：表面清潔度、有無(wú)雜質(zhì)等）的測(cè)試。

-詢(xún)價(jià)與比價(jià)：向候選供應(yīng)商發(fā)出正式詢(xún)價(jià)邀請(qǐng)，獲取詳細(xì)報(bào)價(jià)單，包括不同規(guī)格、數(shù)量的價(jià)格，以及運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。

-實(shí)地考察（可選）：對(duì)于關(guān)鍵或大批量采購(gòu)，可安排對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)管理進(jìn)行實(shí)地考察。

-歷史合作評(píng)價(jià)：調(diào)閱與該供應(yīng)商過(guò)往的合作記錄，了解其服務(wù)表現(xiàn)和可靠性（如有內(nèi)部評(píng)價(jià)系統(tǒng)或合作方反饋）。

(2)評(píng)估結(jié)果量化：可設(shè)計(jì)評(píng)分表，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)賦予不同權(quán)重，對(duì)每家供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成綜合評(píng)估結(jié)果。

3.供應(yīng)商確定：

(1)