ICS01.140.20CCSA14江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)DB32/T1086—2022代替DB32/T1086—2008高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范Managementspecificationforarchiveofexpresswayconstructionprojects2022-12-24發(fā)布2023-01-24實(shí)施江蘇省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB32/T1086—2022前言 Ⅲ1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 24總體原則和要求 25項(xiàng)目檔案工作職責(zé) 46項(xiàng)目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范 67項(xiàng)目文件形成 78項(xiàng)目文件收集 89項(xiàng)目文件整理 10項(xiàng)目文件審查與歸檔 11項(xiàng)目檔案信息化管理 2112項(xiàng)目檔案匯總、移交及保管利用 2613項(xiàng)目檔案登記 2814項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收 28附錄A高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案常用表式和圖例 附錄B高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系表 附錄C高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限、歸檔文件清單 附錄D橋梁?jiǎn)挝还こ虤w檔文件清單 附錄E隧道單位工程歸檔文件清單 附錄F項(xiàng)目竣工圖編制要求 附錄G高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案范圍 附錄H高速公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件用表 附錄I高速公路建設(shè)項(xiàng)目案卷題名及文件題名示例 參考文獻(xiàn) 369DB32/T1086—2022Ⅲ前本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則言第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件代替DB32/T1086—2008《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》,與DB32/T1086—2008相比,除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動(dòng)外,主要技術(shù)變化如下:a)刪除了“總則”,更改為“總體原則和要求”,細(xì)分了原則,增加了要求,并將2008年版的有關(guān)內(nèi)容更改后納入(見(jiàn)第4章,2008年版的4.1~4.4、5.1、5.2、5.5);b)增加了“項(xiàng)目檔案工作職責(zé)”章節(jié),并將2008年版的有關(guān)內(nèi)容更改后納入(見(jiàn)第5章,2008年c)增加了“項(xiàng)目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范”(見(jiàn)第6章);d)增加了“項(xiàng)目文件形成”(見(jiàn)第7章);e)增加了“項(xiàng)目文件收集”“項(xiàng)目文件整理”“項(xiàng)目文件審查與歸檔”中有關(guān)項(xiàng)目電子文件、電子檔案管理、電子檔案管理系統(tǒng)的要求(見(jiàn)第8章、第9章、第10章);f)刪除了“項(xiàng)目檔案控制與管理”章節(jié),相關(guān)內(nèi)容整合進(jìn)“總體原則和要求”和“項(xiàng)目檔案工作職責(zé)”(見(jiàn)第4章、第5章,見(jiàn)2008年版的第5章);g)刪除了“項(xiàng)目竣工圖的編制”章節(jié),相關(guān)內(nèi)容整合進(jìn)“項(xiàng)目文件整理”(見(jiàn)9.1、9.3和9.4,2008年版的第7章);h)更改了“項(xiàng)目檔案信息化管理”(見(jiàn)第11章,2008年版的第8章);i)更改了“項(xiàng)目檔案整理與移交”“項(xiàng)目檔案登記”,改為“項(xiàng)目檔案匯總、移交及保管利用”(見(jiàn)第12章,2008年版的第9章);j)更改了“項(xiàng)目檔案登記”(見(jiàn)第13章,2008年版的第10章);k)更改了“項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收”,改為“項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收”(見(jiàn)第14章,2008年版的第11章);l)更改了高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類體系及分類編號(hào)(見(jiàn)附錄B,2008年版的附錄B);m)更改了規(guī)范性附錄“檔案常用表式和圖例”“高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系”“竣工文件用表”,內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充細(xì)化(見(jiàn)附錄A、附錄B、附錄H,2008年版的附錄A、附錄B、附錄D);n)更改了高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限、歸檔文件清單,歸檔范圍進(jìn)行了擴(kuò)充細(xì)化,部分保管期限進(jìn)行了調(diào)整(見(jiàn)附錄C,2008年版的附錄C);。)增加了資料性附錄“橋梁?jiǎn)挝还こ虤w檔文件清單”“隧道單位工程歸檔文件清單”(見(jiàn)附錄D、附p)增加了規(guī)范性附錄“項(xiàng)目竣工圖編制要求”“電子原文及數(shù)字化文件范圍”(見(jiàn)附錄F、附錄G);q)增加了資料性附錄“高速公路建設(shè)項(xiàng)目案卷題名及文件題名示例”(見(jiàn)附錄I)。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由江蘇省交通運(yùn)輸廳提出并歸口。本文件起草單位:江蘇省交通工程建設(shè)局、江蘇省交通運(yùn)輸廳、江蘇省檔案館、北京漢龍思琪數(shù)碼科技南京有限公司。本文件主要起草人:蔣振雄、鄒華、孫家杰、曹普軍、孫明霞、孫冠男、張鳳霞、查偉杰、郭姍姍、桂若棣、本文件于2008年首次發(fā)布,本次為第一次修訂。DB32/T1086—20221高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了高速公路建設(shè)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目”)檔案管理的總體原則和要求、項(xiàng)目檔案工作職責(zé)、制度規(guī)范建設(shè)、項(xiàng)目文件形成、項(xiàng)目文件收集、項(xiàng)目文件整理、項(xiàng)目竣工圖的編制、項(xiàng)目文件的審查與歸檔、項(xiàng)目檔案的匯總與移交、項(xiàng)目檔案登記、項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。本文件適用于江蘇省境內(nèi)新建、改建和擴(kuò)建高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理,獨(dú)立橋梁、獨(dú)立隧道項(xiàng)目以及其他公路建設(shè)項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9704黨政機(jī)關(guān)公文格式GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T26163.1信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T32004環(huán)境管理體系通用實(shí)施指南GB/T33476黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T46文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T54照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T63錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)檔案DA/T68(所有部分)檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范DA/T80政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南JTG2182公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)(第二冊(cè)機(jī)電工程)JTGB01公路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)JTGF80/1公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)(第一冊(cè)土建工程)JTGF90公路工程施工安全技術(shù)規(guī)范JTGG10公路工程施工監(jiān)理規(guī)范2DB32/T1086—20223術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。項(xiàng)目文件recordsforproject項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中產(chǎn)生的,反映項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、管理、監(jiān)督等情況的文字、圖表、音像、實(shí)物等各種形式和載體的文件材料。3.2項(xiàng)目電子文件electronicrecordsforproject在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的文件。注:項(xiàng)目電子文件包含文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。3.3項(xiàng)目檔案archivesforproject具有保存、查考利用價(jià)值的,經(jīng)過(guò)鑒定、系統(tǒng)整理并歸檔的項(xiàng)目文件材料。3.4項(xiàng)目電子檔案electronicarchivesforproject項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過(guò)程信息的集合。3.5項(xiàng)目文件歸檔filingofprojectrecord項(xiàng)目各參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過(guò)程。3.6項(xiàng)目檔案移交transferofprojectrecord建設(shè)單位根據(jù)相關(guān)規(guī)定、合同或協(xié)議將有關(guān)項(xiàng)目檔案移交項(xiàng)目接管養(yǎng)護(hù)單位、項(xiàng)目主管部門(mén)或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過(guò)程。3.7項(xiàng)目檔案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)在管理項(xiàng)目過(guò)程中形成的,包括項(xiàng)目概況、合同段劃分、參建單位歸檔情況說(shuō)明、檔案收集整理情況說(shuō)明、交接清冊(cè)等說(shuō)明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門(mén)案卷。4總體原則和要求4.1總體原則4.1.1項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制4.1.1.1項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé),實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。4.1.1.2項(xiàng)目自籌備起到項(xiàng)目竣工,項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)全過(guò)程組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作,同時(shí)接受項(xiàng)目所在地上級(jí)及同級(jí)行業(yè)主管部門(mén)、檔案主管部門(mén)的管理和指導(dǎo)。4.1.1.3項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)明確項(xiàng)目檔案工作的分管負(fù)責(zé)人,設(shè)立與項(xiàng)目建設(shè)管理情況相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),建立覆蓋全項(xiàng)目參建各單位(含設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、加工制造、咨詢、外包服務(wù)等單位)的工作網(wǎng)DB32/T1086—20223絡(luò),網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定,組織協(xié)調(diào)有效。4.1.1.4項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)參建各單位,完成各自職責(zé)范圍及合同規(guī)定的項(xiàng)目文件(含電子文件)的形成、收集、整理、歸檔,確保項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔,并加強(qiáng)對(duì)參建各單位檔案管理工作的考核。4.1.1.5項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)對(duì)項(xiàng)目文件材料及項(xiàng)目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性進(jìn)行全面審核,并負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和移交等工作;項(xiàng)目參建各單位負(fù)責(zé)對(duì)各自形成的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、有效性進(jìn)行自檢,并對(duì)項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)。4.1.2崗位責(zé)任制4.1.2.1項(xiàng)目參建各單位應(yīng)明確檔案工作責(zé)任部門(mén)(或管理機(jī)構(gòu))和責(zé)任人,明確檔案崗位(機(jī)構(gòu))及人員的職責(zé)與要求,實(shí)施項(xiàng)目檔案工作的組織與管理,做好項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案(含電子檔案)的核驗(yàn)、匯總等工作。4.1.2.2項(xiàng)目參建各單位檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)、技能及專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷,了解項(xiàng)目管理和相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)。從項(xiàng)目開(kāi)工到竣工,項(xiàng)目參建各單位以及檔案外包服務(wù)單位應(yīng)保持檔案人員穩(wěn)定,如遇調(diào)整,應(yīng)報(bào)經(jīng)項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)同意后及時(shí)清點(diǎn)交接項(xiàng)目文件,辦理交接手續(xù)。4.1.2.3檔案人員應(yīng)參與工作例會(huì)和工程質(zhì)量檢驗(yàn)會(huì),設(shè)備開(kāi)箱,重大會(huì)議和活動(dòng)、階段性檢查、合同段(各單項(xiàng))驗(yàn)收以及項(xiàng)目交(竣)工驗(yàn)收等建設(shè)管理工作,參與并做好項(xiàng)目文件收集歸檔和項(xiàng)目檔案的審核、驗(yàn)收等工作。4.1.3全過(guò)程管理4.1.3.1項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交融入項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程,與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。4.1.3.2遵循高速公路項(xiàng)目基本建設(shè)程序各階段文件的自然形成規(guī)律和成套性原則,保持項(xiàng)目文件和案卷間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。4.1.3.3紙質(zhì)檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全與有效利用。電子檔案應(yīng)真實(shí)、完整、安全、可用、便于長(zhǎng)期保存。4.2要求4.2.1納入項(xiàng)目管理體系項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)以及參建各單位應(yīng)重視項(xiàng)目檔案工作,在項(xiàng)目管理體系相關(guān)制度、規(guī)范中明確提出檔案管理要求,提供并保障項(xiàng)目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源,確保項(xiàng)目檔案管理集中統(tǒng)一、規(guī)范有效、安全保密。4.2.2納入項(xiàng)目建設(shè)程序項(xiàng)目進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和合同段交(竣)工前,應(yīng)同步核查應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量,并提出核查意見(jiàn)。對(duì)于不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求或未能通過(guò)檔案核查的,項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)不應(yīng)組織合同段或項(xiàng)目的交(竣)工驗(yàn)收。4.2.3納入合同內(nèi)容4.2.3.1項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)在與參建各單位簽訂合同、協(xié)議時(shí),設(shè)立專門(mén)條款,明確約定項(xiàng)目文件(含電子文件)的形成質(zhì)量、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、載體、套數(shù)、電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)、格式、安全保密、相關(guān)費(fèi)用以及違約責(zé)任等管理要求。DB32/T1086—202244.2.3.2項(xiàng)目參建各單位因一方違約或其他因素導(dǎo)致項(xiàng)目合同中止或解除合同的,中止履約方應(yīng)按約定要求將已完工程形成的項(xiàng)目文件及時(shí)向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)或總承包單位提交審核歸檔,不得以任何理由扣留或拒絕提交應(yīng)歸檔文件和檔案。4.2.3.3建設(shè)項(xiàng)目采用檔案外包服務(wù)或檔案委托業(yè)務(wù)服務(wù)的,項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)應(yīng)參照DA/T31、DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3等的規(guī)定,將外包服務(wù)納入項(xiàng)目建設(shè)管理、合同管理、考核管理同步規(guī)范實(shí)施,從比選確定外包服務(wù)單位到檔案委托業(yè)務(wù)實(shí)施完成的全過(guò)程,確保合法、合規(guī)、安全、可控。4.2.4納入考核管理在項(xiàng)目建設(shè)程序、進(jìn)度計(jì)劃、階段目標(biāo)、履約考核、勞動(dòng)競(jìng)賽、評(píng)定與驗(yàn)收等方面,同步部署項(xiàng)目檔案工作目標(biāo)、計(jì)劃與要求,同步開(kāi)展檔案管理,同步開(kāi)展檢查與考核,監(jiān)督整改并閉合。5項(xiàng)目檔案工作職責(zé)5.1項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)職責(zé)5.1.1遵照項(xiàng)目檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,完成自身形成的項(xiàng)目文件(含電子文件)立卷歸檔工作,全面負(fù)責(zé)并全過(guò)程組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)參建各單位開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作。5.1.2結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際,制定項(xiàng)目檔案管理規(guī)劃和工作大綱,及時(shí)調(diào)整并不斷完善項(xiàng)目檔案管理制度體系和業(yè)務(wù)規(guī)范要求,組織參建各單位進(jìn)行宣貫、培訓(xùn)和交底,確保檔案管理制度和業(yè)務(wù)要求執(zhí)行有效。5.1.3將項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理履約情況,納入履約考核內(nèi)容;對(duì)項(xiàng)目文件管理、歸檔質(zhì)量及完成進(jìn)度等情況進(jìn)行同步檢查,并與考核結(jié)果掛鉤。5.1.4會(huì)同有關(guān)單位對(duì)參建單位移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、審核和匯總,完成項(xiàng)目檔案管理登記,組織參建各單位實(shí)施好項(xiàng)目交(竣)工驗(yàn)收階段及缺陷責(zé)任期項(xiàng)目檔案管理工作,并按有關(guān)規(guī)定做好檔案保管移交。5.1.5將項(xiàng)目檔案信息化管理納入項(xiàng)目信息化建設(shè)內(nèi)容,統(tǒng)籌規(guī)劃,同步實(shí)施。積極推進(jìn)電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),并與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接,確保電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。5.1.6采用檔案外包服務(wù)單位式的項(xiàng)目,建設(shè)單位應(yīng)遵守政府采購(gòu)、招投標(biāo)等法律法規(guī),采用詢價(jià)或招投標(biāo)方式確定外包服務(wù)單位;與外包服務(wù)單位應(yīng)簽訂服務(wù)合同,明確檔案服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、研究成果權(quán)益歸屬、違約責(zé)任等;將檔案安全保密管理列入項(xiàng)目檔案信息化工作重要內(nèi)容,按附錄A的圖A.17的要求簽訂保密協(xié)議;對(duì)外包服務(wù)單位進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督和管理。5.2設(shè)計(jì)單位職責(zé)5.2.1按照項(xiàng)目檔案相關(guān)規(guī)定和合同約定,向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)提供符合歸檔要求的設(shè)計(jì)文件、變更文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)專題及相關(guān)電子文件進(jìn)行歸檔。5.2.2對(duì)于施工中的方案、技術(shù)、材料、工藝等變更,設(shè)計(jì)單位應(yīng)出具變更依據(jù)文件(含圖紙);變更文件或圖紙應(yīng)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范并簽證有效。5.3施工單位職責(zé)5.3.1配備符合崗位要求的專、兼職檔案人員,做好應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件(含電子文件)的收集、預(yù)立卷和保管。5.3.2合同段交工驗(yàn)收(評(píng)定)前,按項(xiàng)目檔案管理要求完成項(xiàng)目文件的匯集、整理、自檢及整改完善工作。5.3.3合同段交工驗(yàn)收(評(píng)定)后,及時(shí)向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)提交符合要求的項(xiàng)目文件歸檔。DB32/T1086—202255.3.4項(xiàng)目試運(yùn)行期(缺陷責(zé)任期),繼續(xù)收集歸檔所形成的項(xiàng)目文件(含電子文件),確保項(xiàng)目竣工檔5.4監(jiān)理單位職責(zé)5.4.1配備符合崗位要求的專、兼職檔案人員,做好應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件(含電子文件)的收集、預(yù)立卷和保管。5.4.2合同段交工驗(yàn)收前,按項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)規(guī)定的管理標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目監(jiān)理文件的收集、整理、自檢及整改完善工作。5.4.3將項(xiàng)目文件材料管理與審核納入監(jiān)理工作內(nèi)容,負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)施監(jiān)理的施工合同段形成的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案,進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性審查,并向項(xiàng)目建設(shè)單位提交合同段檔案編制說(shuō)明及審核移交表(見(jiàn)表A.15)。5.4.4合同段交工驗(yàn)收后,及時(shí)向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)提交符合要求的監(jiān)理檔案歸檔,并協(xié)助項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)做好項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核工作。5.4.5項(xiàng)目試運(yùn)行期(缺陷責(zé)任期),繼續(xù)收集歸檔所形成的項(xiàng)目文件(含電子文件),確保項(xiàng)目竣工檔5.5總承包單位職責(zé)5.5.1實(shí)行總承包制的項(xiàng)目,總承包單位按照與項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)的合同約定以及相關(guān)要求,負(fù)責(zé)總承包范圍內(nèi)項(xiàng)目檔案工作的組織與管理,負(fù)責(zé)對(duì)各分包單位項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案的審查與匯總并向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)歸檔,接受項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)的監(jiān)督和指導(dǎo)。5.5.2各分包單位負(fù)責(zé)其分包范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理,提交總承包單位審核、匯總,總承包單位出具審查意見(jiàn)。5.6科研、技術(shù)咨詢等單位職責(zé)5.6.1科研、技術(shù)咨詢及應(yīng)用單位應(yīng)切實(shí)執(zhí)行項(xiàng)目檔案管理總則相關(guān)要求,確保文件材料的質(zhì)量符合歸檔要求并達(dá)到及時(shí)、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的目標(biāo)。5.6.2科研單位應(yīng)將科研項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、申請(qǐng)書(shū)、工作大綱、合同書(shū)、階段性報(bào)告、科研成果報(bào)告、查新報(bào)告、鑒定書(shū)及有關(guān)證明、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、圖片及音、視頻文件、專利、軟著等知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等及時(shí)收集歸檔。5.6.3新技術(shù)應(yīng)用和推廣單位應(yīng)將新技術(shù)應(yīng)用、推廣的有關(guān)的批復(fù)文件與合同,主要負(fù)責(zé)人名單,試驗(yàn)記錄和分析、計(jì)算數(shù)據(jù),應(yīng)用、推廣情況記載,使用效果及圖片、音、視頻文件等及時(shí)收集歸檔。5.7檔案外包服務(wù)單位職責(zé)5.7.1參照DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3的相關(guān)規(guī)定,檔案外包服務(wù)單位為項(xiàng)目建設(shè)單位提供檔案整理、數(shù)字化、咨詢等業(yè)務(wù)服務(wù),接受項(xiàng)目建設(shè)單位管理、監(jiān)督、考核并對(duì)其負(fù)責(zé),同時(shí)接受監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督、考核。5.7.2簽訂并切實(shí)履行檔案服務(wù)外包合同(見(jiàn)圖A.16)和承包方員工保密協(xié)議(見(jiàn)圖A.17),采用承包方員工備案表(見(jiàn)表A.14)對(duì)工作人員實(shí)行登記,并向項(xiàng)目建設(shè)單位報(bào)備。5.7.3按照項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)要求,明確自身工作職責(zé)和管理體系;制定檔案服務(wù)目錄、服務(wù)細(xì)則、建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序;配備具有相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷或檔案專業(yè)中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的員工;提供符合相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求并滿足項(xiàng)目管理需求的軟、硬件設(shè)施設(shè)備;服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足相關(guān)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,并向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)報(bào)備相關(guān)材料。5.7.4在項(xiàng)目檔案外包服務(wù)的規(guī)劃、合同簽訂、合同執(zhí)行及接受監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)等過(guò)程中,檔案外包DB32/T1086—20226服務(wù)單位應(yīng)配合建設(shè)單位開(kāi)展實(shí)施項(xiàng)目檔案(含電子檔案)的整理、加工、咨詢、安全管理等合同約定的所有外包服務(wù)工作,并協(xié)助建設(shè)單位出具檔案管理咨詢服務(wù)報(bào)告,直至項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收。5.7.5項(xiàng)目服務(wù)完成后,對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行自評(píng),向建設(shè)單位提交項(xiàng)目咨詢服務(wù)工作總結(jié)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括:項(xiàng)目檔案外包服務(wù)的概況,合同簽訂、履行及變更情況,具體項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,項(xiàng)目成果形成情況,各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量自檢情況及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),存在問(wèn)題及分析總結(jié),后續(xù)改進(jìn)措施等。按照服務(wù)規(guī)范和合同要求,妥善處置項(xiàng)目檔案信息、服務(wù)成果及相關(guān)資料,不得以任何方式私自留存或擅自使用。5.7.6外包服務(wù)單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求開(kāi)展業(yè)務(wù)服務(wù),主動(dòng)接受建設(shè)單位管理和考核,配合相關(guān)檢查,提交工作記錄和質(zhì)量報(bào)告,實(shí)行服務(wù)全過(guò)程的閉環(huán)管理。5.7.7外包服務(wù)單位應(yīng)實(shí)行保密安全責(zé)任制,確保保密措施的具體落實(shí)及泄密責(zé)任可追究。服務(wù)單位應(yīng)與員工簽訂書(shū)面的保密協(xié)議或保密承諾書(shū),在服務(wù)過(guò)程中確保檔案安全,不遺失、不被摘抄、刪改、復(fù)制,或者泄露檔案內(nèi)容和其他相關(guān)信息。5.7.8合同履約期間,外包服務(wù)單位依照安全保密有關(guān)規(guī)定和檔案工作相關(guān)要求,明確專人負(fù)責(zé),工作設(shè)備物理脫網(wǎng),存儲(chǔ)載體應(yīng)項(xiàng)目專用,對(duì)檔案數(shù)字化安全保密管理工作進(jìn)行全程管理,做好工作記錄。5.7.9外包方數(shù)字化加工場(chǎng)所在建設(shè)單位辦公場(chǎng)所以外的,應(yīng)安裝視頻監(jiān)控,對(duì)數(shù)字化交工場(chǎng)所出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲(chǔ)區(qū)和加工區(qū)等實(shí)行記錄,視頻監(jiān)控記錄產(chǎn)生之日起保存直至項(xiàng)目服務(wù)結(jié)束,提交項(xiàng)目建設(shè)單位定期檢查并留存。5.7.10外包服務(wù)單位應(yīng)對(duì)數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作情況做好記錄,對(duì)加工過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行安全檢查和登記,統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁擅自處理。存儲(chǔ)介質(zhì)中不得存有其他文件或無(wú)關(guān)內(nèi)容。5.8其他參建單位職責(zé)遵照項(xiàng)目檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,按照項(xiàng)目檔案管理有關(guān)規(guī)定和合同約定,完成自身形成的項(xiàng)目文件(含電子文件)立卷歸檔工作,確保項(xiàng)目竣工檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。6項(xiàng)目檔案管理制度體系與業(yè)務(wù)規(guī)范6.1項(xiàng)目檔案管理制度體系建設(shè)6.1.1項(xiàng)目開(kāi)工前,項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則,制定項(xiàng)目檔案管理工作方案和工作計(jì)劃;建立覆蓋全項(xiàng)目和項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的文件、檔案管理制度體系和業(yè)務(wù)規(guī)范要求;按照工程實(shí)際,適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。6.1.2項(xiàng)目各參建單位建立健全相應(yīng)的文件日常管理制度和預(yù)立卷制度,按照工程實(shí)際,適時(shí)進(jìn)行修訂和完善,并向項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)報(bào)備。6.2項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范要求項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于下列內(nèi)容:a)項(xiàng)目文件的管理流程、形成質(zhì)量要求、時(shí)限要求、審核要求、歸檔要求等;b)竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任等;c)實(shí)物、圖像、圖形、音頻、視頻的收集范圍、責(zé)任主體、產(chǎn)生階段、節(jié)點(diǎn)、部位、內(nèi)容、格式、技術(shù)參數(shù)、歸檔要求等;d)工程用表、行業(yè)用表的表式和依據(jù);e)其他要求。DB32/T1086—202276.3項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范要求檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容:a)項(xiàng)目檔案管理辦法:包括歸檔、審核移交、登記統(tǒng)計(jì)、借閱利用、電子檔案管理、庫(kù)房管理等內(nèi)容;b)項(xiàng)目檔案分類方案;c)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表;d)項(xiàng)目文件整理及編目要求。7項(xiàng)目文件形成7.1項(xiàng)目紙質(zhì)文件7.1.1項(xiàng)目文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定。7.1.2項(xiàng)目文件形成應(yīng)程序規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、簽署完備,用表規(guī)范,格式統(tǒng)一,符合原始、規(guī)范、耐久要求。7.1.3使用碳素墨水等不易褪色、耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料(不應(yīng)使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆、彩色水筆等)書(shū)寫(xiě)、簽批、繪制。7.1.4采用符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙型的70g以上紙張制作項(xiàng)目文件。7.1.5簽名應(yīng)由本人親自書(shū)寫(xiě),字跡工整可辨析。特殊情況需要代簽,代簽人應(yīng)持有應(yīng)簽字人的委托書(shū),在簽字處蓋上應(yīng)簽字人的簽名章(紅色不褪色印泥),并在蓋章處右側(cè)簽上蓋章人的姓名,不應(yīng)直接代簽應(yīng)簽字人姓名。7.1.6更改文件中錯(cuò)誤字跡,用斜線劃去,在近旁書(shū)寫(xiě)正確內(nèi)容,修改人應(yīng)簽名;不應(yīng)用覆蓋涂劃、涂改液修改或橡皮擦改等方式更改錯(cuò)誤字跡。7.1.7文字、圖表、圖紙等宜采用鉛印或激光打印機(jī)打印,確保達(dá)到耐久要求。7.1.8熱敏傳真件、復(fù)寫(xiě)件等原稿無(wú)法耐久保存的文件,需及時(shí)復(fù)印,將復(fù)印件與原稿一并歸檔,復(fù)印件應(yīng)清晰,符合GB/T32004的相關(guān)要求。7.2項(xiàng)目電子文件7.2.1一般要求7.2.1.1電子文件在形成和辦理過(guò)程中,應(yīng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式,并能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用。7.2.1.2能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、來(lái)源可靠,未被非法更改。7.2.1.3在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。7.2.1.4采用電子簽名的電子文件應(yīng)符合國(guó)家或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)要求,并通過(guò)相關(guān)認(rèn)證。7.2.1.5涉密電子文件的原件形式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。7.2.2單套管理項(xiàng)目電子文件7.2.2.1在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生、在電子檔案管理信息系統(tǒng)中管理的電子文件應(yīng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。7.2.2.2電子文件經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人直接辦理形成或?qū)朕k公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng),經(jīng)系統(tǒng)授權(quán)、確認(rèn)并記錄流轉(zhuǎn)全過(guò)程,可以通過(guò)技術(shù)驗(yàn)證其真實(shí)性。7.2.2.3保存電子文件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)修改痕跡和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)。DB32/T1086—202287.2.2.4電子文件組件和構(gòu)成要素齊全完整,電子文件與相關(guān)元數(shù)據(jù)應(yīng)保持關(guān)聯(lián)關(guān)系。電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T33476的要求;文書(shū)、照片、音頻、視頻電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合DA/T46、DA/T54、DA/T63的要求;其他類型電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T26163.1的要求;元數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)滿足并且不僅限于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中約束性標(biāo)識(shí)為“必選”的項(xiàng)目。其他元數(shù)據(jù)根據(jù)項(xiàng)目管理實(shí)際,制定接口標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)要求,保障單套管理項(xiàng)目電子文件的元數(shù)據(jù)符合管理要求。7.3項(xiàng)目聲像文件7.3.1重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過(guò)程中的項(xiàng)目原始地貌、重大會(huì)議活動(dòng)、科研(課題)、隱蔽工程、重要部位、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和工序、質(zhì)量問(wèn)題、缺陷修復(fù)、重大事故等應(yīng)形成照片(含紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片)和音頻、視頻文件。7.3.2照片(含數(shù)碼照片)、音頻、視頻文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容,畫(huà)面完整、端正,聲音和影像清晰。7.3.3照片(含數(shù)碼照片)、音頻、視頻文件應(yīng)符合DA/T50、DA/T78等管理要求。7.3.4反映項(xiàng)目管理活動(dòng)、建設(shè)過(guò)程的照片、視頻、音頻等文件應(yīng)全部收集,影像清晰、主題明確,像素達(dá)到1000萬(wàn)以上,反映施工記錄的照片應(yīng)配有內(nèi)容提示板。7.3.5照片、視頻、音頻等電子文件應(yīng)按照所反映內(nèi)容命名電子文件名,并建立對(duì)應(yīng)文件包。7.3.6反映項(xiàng)目管理活動(dòng)的數(shù)碼照片按照不少于5張/次拍攝,沖印照片數(shù)量按照不少于2張/次;反映項(xiàng)目建設(shè)重要過(guò)程和關(guān)鍵工序的,如施工實(shí)況、隱蔽工序、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、控制指標(biāo)、技術(shù)應(yīng)用、試件取樣、試驗(yàn)檢測(cè)、設(shè)備檢驗(yàn)、巡查旁站、事故勘察與處理等,按照不少于4張/次拍攝,沖印照片數(shù)量按照不少于1張/次。合同段沖印照片總數(shù)量不少于180張/合同段。8項(xiàng)目文件收集8.1收集原則8.1.1項(xiàng)目文件收集按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,由項(xiàng)目文件的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)。8.1.2采用信息化技術(shù)實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)管理的,應(yīng)用單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)、電子文件收集歸檔。8.2收集范圍8.2.1反映項(xiàng)目建設(shè)管理全過(guò)程的具有查考、利用價(jià)值的各種形式、載體的文件應(yīng)收盡收,包括文字、圖表、圖像、視音頻、電子數(shù)據(jù)等形式的記錄文件。8.2.2高速公路項(xiàng)目按附錄C進(jìn)行收集。8.2.3橋梁項(xiàng)目參照附錄D進(jìn)行收集,獨(dú)立特大橋、獨(dú)立大橋等工程項(xiàng)目可結(jié)合實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充完善。8.2.4隧道項(xiàng)目參照附錄E進(jìn)行收集,可結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充完善。8.2.5項(xiàng)目缺陷責(zé)任期內(nèi)參照附錄H完成收集。8.2.6土建工程應(yīng)有真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等質(zhì)量保證資料。質(zhì)量保證資料應(yīng)包括下列內(nèi)容:a)所有原材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果;b)材料配合比、拌和加工控制檢驗(yàn)和試驗(yàn)數(shù)據(jù);c)地基處理、隱蔽工程施工記錄和橋梁、隧道施工監(jiān)控資料;d)質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗(yàn)記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)匯總圖表;e)施工過(guò)程中遇到的非正常情況記錄表及其對(duì)工程質(zhì)量影響分析評(píng)價(jià)資料;f)施工過(guò)程中如發(fā)生質(zhì)量事故,經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)到設(shè)計(jì)要求的認(rèn)可證明文件資料。DB32/T1086—202298.2.7機(jī)電工程應(yīng)有真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等質(zhì)量保證資料。質(zhì)量保證資料應(yīng)包括下列內(nèi)容:a)設(shè)備和材料報(bào)驗(yàn)資料,包括產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)合格證明和有資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的合格檢測(cè)報(bào)告;b)所用主要原材料、設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)抽查質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果,包括施工單位的委托送樣及監(jiān)理單位的抽檢委托送樣的檢驗(yàn)報(bào)告;c)設(shè)備和軟件安裝調(diào)試記錄;d)隱蔽工程驗(yàn)收記錄及施工影像資料;e)施工過(guò)程中的檢驗(yàn)測(cè)試記錄,包括施工單位的自檢記錄和監(jiān)理單位的抽檢記錄;f)施工結(jié)束后的檢驗(yàn)測(cè)試記錄;g)其他應(yīng)具備的資料,包括施工過(guò)程中遇到的非正常情況記錄表、根據(jù)工程實(shí)際情況應(yīng)具備的相關(guān)行業(yè)檢測(cè)驗(yàn)收文件等。8.3收集時(shí)間8.3.1項(xiàng)目文件按項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段和各合同段單位(分部、分項(xiàng))工程施工工序文件的自然形成過(guò)程,結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度,分門(mén)別類同步收集。8.3.2項(xiàng)目電子文件與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件、特殊載體文件在形成10個(gè)工作日以內(nèi)完成收集。8.4收集質(zhì)量要求8.4.1項(xiàng)目紙質(zhì)文件8.4.1.1能夠全面、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程。8.4.1.2歸檔項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。其中,項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件如原件保存在項(xiàng)目主管單位的,可用復(fù)印件歸檔;原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件,如由供貨商提供的,可以用復(fù)印件加蓋供貨商公章后歸檔;其他文件應(yīng)為原件?？辈?、施工、測(cè)量等歸檔文件應(yīng)是現(xiàn)場(chǎng)原始手簿或記錄,如有清稿,應(yīng)將原始記錄與清稿后的記錄文件逐份對(duì)應(yīng)、一并歸檔。復(fù)印件歸檔應(yīng)標(biāo)明原件存放處或所在案卷。8.4.2項(xiàng)目電子文件8.4.2.1形成單位可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)或其他人工方式,收集聲像類電子文件或辦公、繪圖等其他應(yīng)用軟件形成的電子文件。8.4.2.2電子文件收集的基本要求如下:a)項(xiàng)目電子文件及其組件齊全、完整,并在技術(shù)上保證其載體的有效和數(shù)據(jù)、文件的完整、安全、可用、真實(shí);b)項(xiàng)目電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等齊全、完整;c)在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件齊全、完整;d)聲像類電子文件能客觀、完整地反映項(xiàng)目活動(dòng)的主要事件、內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等;e)郵件、網(wǎng)頁(yè)類電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻文件等齊全、完整,網(wǎng)頁(yè)版面格式保持不變;f)以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí),同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等;g)以公務(wù)電子郵件及其附件形式傳輸、交換的電子文件,下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中。8.4.2.3電子文件收集格式要求如下:DB32/T1086—2022a)電子文件收集格式應(yīng)具備格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能,能夠支持同級(jí)國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換;b)版式文件格式參照DA/T47執(zhí)行,可采用PDF、PDF/A、OFD格式;c)電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式,其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG、OFD等通用格式收集;或電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件;d)在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求收集:二維矢量文件以SVG、SWF,WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;三維矢量文件,需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式收集,其他可轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔;e)以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技、專業(yè)類電子文件,應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔:以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔,或參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式,將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔;f)照片類電子文件以PDF、JPG等格式歸檔;錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔,珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件;g)公務(wù)電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。8.4.2.4電子文件元數(shù)據(jù)收集的基本要求如下:a)在電子文件形成過(guò)程中應(yīng)同步采集元數(shù)據(jù)一并歸檔,包括內(nèi)容元數(shù)據(jù)、背景元數(shù)據(jù)和過(guò)程元數(shù)據(jù);b)可使用表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照電子文件實(shí)體元數(shù)據(jù)及文件辦理流程元數(shù)據(jù)等要求,著錄、采集經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門(mén)類電子文件元數(shù)據(jù),以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。8.4.2.5電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式的確定:a)經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門(mén)類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式;b)選擇ebService歸檔接口、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)歸檔接口方式時(shí),可以ETXS、DBF、XML等任一格式歸檔;c)選擇中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口方式時(shí),可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)推送至中間數(shù)據(jù)庫(kù),也可再由中間數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件;d)聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件,可以ETXLS、DBF等格式歸檔。8.4.2.6電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式的具體要求。a)文書(shū)類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)參照DA/T46等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,至少包括:題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件元數(shù)據(jù)。文件辦理流程元數(shù)據(jù)應(yīng)包括:在發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)以及收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等擬制和辦理過(guò)程中,記錄業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱等內(nèi)容的元數(shù)據(jù)。b)科技、專業(yè)、網(wǎng)頁(yè)、郵件、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)參照DA/T32、DA/T80等要求執(zhí)行,達(dá)到相關(guān)必選元數(shù)據(jù)的約束性要求,可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際適當(dāng)增加。c)聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)參照DA/T54、DA/T63標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,至少包括:題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名等。聲像類電子文件元數(shù)據(jù)可以ET、XLS、DBF等格式收集。8.4.3項(xiàng)目聲像文件8.4.3.1數(shù)碼照片文件應(yīng)按如下要求收集。DB32/T1086—202211a)數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件,不應(yīng)修改或處理數(shù)碼照片內(nèi)容和EXIF信息。b)選擇典型代表數(shù)碼照片歸檔,所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌,且主題鮮明,影像清晰、完整。c)應(yīng)用JPEG或RAW格式,宜采用JPEG格式。d)照片文字說(shuō)明綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容,至少應(yīng)包括但不限于以下著錄項(xiàng)目:檔號(hào)、保管期限、年度、單位、攝影者、時(shí)間、文字說(shuō)明、參見(jiàn)號(hào);分組整理的照片著錄項(xiàng)還應(yīng)包含照片組號(hào)、張?zhí)枴⒔M題名。e)數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔,也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。f)歸檔時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)。8.4.3.2錄音錄像文件應(yīng)按如下要求收集。a)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容,畫(huà)面完整、端正,聲音和影像清晰。b)收集、保存經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件,錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材,遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。c)在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上,通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔并注意:1)宜一并收集音頻、視頻記錄的原始載體;2)關(guān)于同一工作活動(dòng)的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在同一個(gè)文件夾中,應(yīng)建立并命名文件夾;3)可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動(dòng)為錄音錄像電子文件賦予的計(jì)算機(jī)文件名,需手工設(shè)定命名規(guī)則的,宜參照檔號(hào)構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則;4)采用符合要求的計(jì)算機(jī)文件格式存儲(chǔ)錄音錄像電子文件,不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換。d)有多件錄音錄像電子文件反映相同場(chǎng)景或主題內(nèi)容的,應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫(huà)面構(gòu)圖平衡的進(jìn)行收集、歸檔。e)以通用或開(kāi)放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等,音頻采樣率不低于44.1KHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等,視頻比特率不低于8MbpS。f)重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔,包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表、宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、紀(jì)念品、紀(jì)念章、設(shè)計(jì)圖等。8.4.4項(xiàng)目實(shí)物8.4.4.1項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的各類實(shí)物應(yīng)收集歸檔,包括:榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、紀(jì)念品、題詞、字畫(huà);重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、宣傳品;施工、科研、試驗(yàn)等過(guò)程中取得的標(biāo)本、樣8.4.4.2項(xiàng)目重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的除了公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表等文件外,對(duì)于宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、紀(jì)念品、圖書(shū)圖冊(cè)、圖紙等也應(yīng)一并收集。8.4.4.3所收集的實(shí)物應(yīng)為原始件,品相完整、無(wú)污損,可保留特定原包裝。9項(xiàng)目文件整理9.1項(xiàng)目文件整理原則9.1.1項(xiàng)目文件遵循項(xiàng)目基本建設(shè)程序各階段文件的自然形成規(guī)律和成套性原則,按照文件內(nèi)在聯(lián)系DB32/T1086—2022進(jìn)行分類整理,便于保管和利用。9.1.2項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門(mén)進(jìn)行整理。整理組卷工作流程包括:項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分9.1.3項(xiàng)目電子文件形成或收集過(guò)程中應(yīng)完成分類、排序、命名、核對(duì)、存儲(chǔ)等整理,并同步完成對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的整理。9.1.4竣工圖編制以附錄F為基礎(chǔ)要求,項(xiàng)目建設(shè)單位可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際,高于此要求實(shí)施編制。9.2項(xiàng)目文件分類9.2.1項(xiàng)目文件按照附錄B進(jìn)行分類。9.2.2項(xiàng)目電子文件分類應(yīng)保持與項(xiàng)目紙質(zhì)文件分類的一致性和對(duì)應(yīng)性。9.3項(xiàng)目文件組合9.3.1組件要求項(xiàng)目文件組件要求如下:a)審批類文件:批復(fù)文件(含附件)、請(qǐng)示文件(含附件)各為一件;b)施工記錄類文件:開(kāi)工申請(qǐng)單為一件,開(kāi)工申請(qǐng)單的附件各為一件,施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表及附件為一件,施工技術(shù)方案報(bào)審表及附件為一件,施工放樣報(bào)驗(yàn)單和附件為一件,建筑材料報(bào)驗(yàn)單及附件(原廠材質(zhì)證明、施工單位自檢記錄、監(jiān)理單位抽檢記錄)為一件,進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及附件為一件,單次材料試驗(yàn)檢測(cè)出具的報(bào)告及附件為一件,工程檢驗(yàn)認(rèn)可書(shū)和報(bào)驗(yàn)單各為一件,中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單及附件為一件,每個(gè)分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為一件,每個(gè)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為一件,每個(gè)單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為一件;c)每次會(huì)議紀(jì)要和簽到表為一件,施工日志、監(jiān)理日志每本或每個(gè)月為一件,各種通知、指令、聯(lián)系單按照事件閉合關(guān)系若干件組成一件;d)獨(dú)立成冊(cè)、成本文件;獨(dú)立成冊(cè)的,單冊(cè)、單本作為一件;e)原件與復(fù)印件需要一并歸檔的:作為一件;f)其他文件由建設(shè)單位按照實(shí)際形成情況統(tǒng)一規(guī)定。9.3.2組卷要求9.3.2.1卷內(nèi)文件不重復(fù),同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該卷保管期限從長(zhǎng)。案卷分卷以及卷內(nèi)文件組合以保持文件之間有機(jī)聯(lián)系為原則,分卷厚度原則上不超過(guò)30mm,特殊情況可本著保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的原則適當(dāng)分卷。9.3.2.2項(xiàng)目電子文件組卷時(shí),每個(gè)項(xiàng)目建立與紙質(zhì)文件案卷層級(jí)設(shè)置相一致的多級(jí)文件夾,并按照檔號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)應(yīng)文件夾,按照檔號(hào)及件號(hào)命名具體的電子文件。9.3.3組卷方法9.3.3.1立項(xiàng)審批文件按照審批事項(xiàng)結(jié)合重要程度分別整理組卷。9.3.3.2設(shè)計(jì)審批文件按照設(shè)計(jì)階段結(jié)合專業(yè)及設(shè)計(jì)專題分別整理組卷。DB32/T1086—2022按準(zhǔn)備事項(xiàng)結(jié)合辦理流程分別整理組卷,施工管理文件按管理事項(xiàng)、專題并結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。9.3.3.4.1各合同段施工管理文件以合同段為單位,按管理專題結(jié)合時(shí)間分別集中整理組卷。9.3.3.4.2首批進(jìn)場(chǎng)原材料報(bào)驗(yàn)單及質(zhì)保文件附件、試驗(yàn)檢測(cè)文件的原件,歸入對(duì)應(yīng)單位(分部、分項(xiàng))開(kāi)工報(bào)告附件或?qū)?yīng)首件工程文件中;屬于多個(gè)分部、分項(xiàng)工程共用的原材料報(bào)驗(yàn)單及質(zhì)保文件附件、試驗(yàn)檢測(cè)文件,按單位工程集中整理組卷,原件歸入合同段單位工程通用文件中;共用分部、分項(xiàng)工程質(zhì)保文件中只需歸入報(bào)驗(yàn)單復(fù)印件(頁(yè)面空白處標(biāo)注原件歸檔位置,附件可不再重復(fù)歸檔),并填寫(xiě)合同段構(gòu)造物名稱及共用原始文件歸檔位置索引(見(jiàn)表A.16)。其他的原材料報(bào)驗(yàn)單及質(zhì)保文件附件、試驗(yàn)檢測(cè)文件按照施工具體部位歸入對(duì)應(yīng)分部、分項(xiàng)施工文件中。9.3.3.4.3施工原始記錄文件按照單元?jiǎng)澐煮w系(局部到總體順序)結(jié)合施工工序整理組卷,監(jiān)理平行檢驗(yàn)文件并入對(duì)應(yīng)檢驗(yàn)批報(bào)驗(yàn)單后,作為附件與自檢文件一起組卷,自檢文件在前,平行抽檢文件之后。9.3.3.4.4工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定匯總表按合同段集中歸檔,其他質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表按照單元?jiǎng)澐煮w系(總體到局部順序)歸入對(duì)應(yīng)單位、分部、分項(xiàng)施工文件中。9.3.3.4.5設(shè)備文件按專業(yè)、用途結(jié)合臺(tái)套整理組卷,獨(dú)立臺(tái)套設(shè)備文件按照臺(tái)套獨(dú)立組卷。9.3.3.4.6竣工圖按照合同段結(jié)合專業(yè)或單位工程分別整理組卷;設(shè)計(jì)變更文件以合同段為單位,按照變更文件體系編號(hào)結(jié)合時(shí)間順序整理組卷。竣工圖表文件按照合同段結(jié)合專業(yè)分別整理組卷。9.3.3.6監(jiān)理文件9.3.3.6.1根據(jù)監(jiān)理工作內(nèi)容,以監(jiān)理合同段為單位,按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等工作內(nèi)容結(jié)合時(shí)間順序整理組卷。平行抽檢文件與施工單位自檢文件一起由施工單位組卷。9.3.3.6.2同時(shí)監(jiān)理多個(gè)施工合同段的,針對(duì)各施工合同段獨(dú)立形成的監(jiān)理文件,按照對(duì)應(yīng)施工合同段單獨(dú)組卷。獨(dú)立抽檢的文件按結(jié)合施工合同段單位工程劃分整理組卷。工程試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收文件按照試運(yùn)行監(jiān)測(cè)及管理事項(xiàng)、驗(yàn)收專題內(nèi)容結(jié)合時(shí)間順序分別整理組卷。9...338工程招投標(biāo)及合同文件按照合同段劃分結(jié)合工作程序整理組卷。計(jì)量支付報(bào)表、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按合同段結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。9.3.3.10科研課題文件按照研究項(xiàng)目結(jié)合研究過(guò)程順序整理組卷。DB32/T1086—20229.3.3.11特殊載體文件按照載體類型結(jié)合形成單位整理組卷。9.4項(xiàng)目文件排列9.4.1案卷排列檔案案卷排列應(yīng)遵循高速公路工程基本建設(shè)程序和建設(shè)過(guò)程,具體按附錄C中規(guī)定的類目和順序,結(jié)合工程施工過(guò)程及文件形成自然規(guī)律進(jìn)行案卷組卷和排列,按照案卷順序號(hào)依次裝入檔案盒內(nèi)。9.4.2卷內(nèi)文件排列9.4.2.1立項(xiàng)審批文件批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,報(bào)批過(guò)程中有關(guān)過(guò)程性文件依次排列。9.4.2.2設(shè)計(jì)審批文件批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,相關(guān)過(guò)程性文件依次排列。9.4.2.3工程管理文件9.4.2.3.1按照審批及協(xié)議事項(xiàng)辦理程序依次進(jìn)行排列;工程管理文件按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間依次排列。9.4.2.3.2會(huì)議紀(jì)要按不同會(huì)議類型結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列,如屬專題會(huì)議,按照專題分別進(jìn)行排列。9.4.2.4施工文件9.4.2.4.1以合同段單元?jiǎng)澐煮w系結(jié)合施工工序?yàn)樵瓌t,按開(kāi)工報(bào)審、原材料質(zhì)量保證、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、各項(xiàng)施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)等依次排列。9.4.2.4.2原材料質(zhì)量保證文件按材料種類結(jié)合使用部位依次排列。9.4.2.4.3施工工序文件按照單元?jiǎng)澐纸Y(jié)合結(jié)構(gòu)部位依次排列。9.4.2.4.4施工管理文件區(qū)別管理專題事項(xiàng)(如工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等),結(jié)合重要程度及時(shí)間依次排列。9.4.2.4.5設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修等順序依次排列。9.4.2.5施工圖及竣工圖初步設(shè)計(jì)及施工圖按專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)順序依次排列;合同段竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)排列組卷。9.4.2.6監(jiān)理文件9.4.2.6.1按照依據(jù)性文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等,按照監(jiān)理工作內(nèi)容結(jié)合問(wèn)題的重要程度依次排列。9.4.2.6.2獨(dú)立抽檢記錄按照結(jié)合施工合同段單位工程劃分結(jié)合時(shí)間順序依次排列。9.4.2.7交竣工驗(yàn)收文件按照工作事項(xiàng)、工作程序,結(jié)合重要程度依次排列。DB32/T1086—20229.4.2.8工程招投標(biāo)及合同文件按照專業(yè)結(jié)合招投標(biāo)及合同管理工作程序依次排列。9.4.2.9資金管理文件按照合同段結(jié)合時(shí)間順序依次排列。9.4.2.10科研課題文件按照課題項(xiàng)目結(jié)合研究階段依次排列。9.4.2.11特殊載體文件按照主題結(jié)合時(shí)間依次排列。9.4.2.12其他9.4.2.12.1原始記錄與清稿記錄一并歸檔的,清稿在前,原始記錄在后,一一對(duì)應(yīng)。合同段或單位工程產(chǎn)生的測(cè)量等原始記錄,如為整本成冊(cè)不便拆分的,集中存放于合同段或單位工程的通用文件中,排列在工程質(zhì)量評(píng)定匯總表之后。9.4.2.12.2原件與復(fù)印件作為一件歸檔的,原件在前,復(fù)印件在后。9.4.3項(xiàng)目電子文件排列9.4.3.1項(xiàng)目電子文件按照分類方案檔號(hào)編制體系為順序排列。9.4.3.2僅以數(shù)據(jù)形式歸檔的項(xiàng)目電子文件應(yīng)滿足能按照文件題名、責(zé)任者、形成時(shí)間等各著錄項(xiàng)關(guān)鍵字,對(duì)項(xiàng)目電子文件的元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步檢索和排序,并且排序結(jié)果能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)對(duì)應(yīng)聯(lián)系。9.5項(xiàng)目文件編目9.5.1卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)9.5.1.1經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件,卷內(nèi)文件有內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:正面右下角、背面左下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào),空白頁(yè)不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。9.5.1.2已裝訂成冊(cè)且編有頁(yè)碼的文件,不需重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào);如與其他文件組成一卷,將該冊(cè)文件排列在其他文件之后,作為一份文件編寫(xiě)件號(hào),不需重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。9.5.1.3因幅面較小采取平鋪粘貼方式歸檔的文件,按粘貼頁(yè)逐張編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。9.5.1.4頁(yè)號(hào)編寫(xiě)統(tǒng)一使用鉛筆。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。每卷文件從“1”起編頁(yè)號(hào),各卷之間頁(yè)號(hào)互不連續(xù)。9.5.2卷內(nèi)文件目錄編制9.5.2.1卷內(nèi)文件目錄(見(jiàn)圖A.4)是用來(lái)登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格,采用計(jì)算機(jī)編制并打印,排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。9.5.2.2卷內(nèi)文件目錄條目以每份文件為單位形成,內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。9.5.2.3卷內(nèi)目錄各欄目的填寫(xiě)應(yīng)符合如下要求。a)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序,每件文件一個(gè)序號(hào)。DB32/T1086—2022b)文件編號(hào)填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào),無(wú)文號(hào)或圖號(hào)可空白。c)責(zé)任者填寫(xiě)文件材料的形成部門(mén),可填寫(xiě)由項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范簡(jiǎn)稱,多方聯(lián)合簽審文件應(yīng)填寫(xiě)主要責(zé)任者,一般可填寫(xiě)兩家單位。例:監(jiān)理日志的責(zé)任者應(yīng)為監(jiān)理單位名稱;工程檢驗(yàn)認(rèn)可書(shū)、工程報(bào)驗(yàn)單、中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件的責(zé)任者應(yīng)為施工單位和監(jiān)理單位。d)文件材料題名:填寫(xiě)文件材料標(biāo)題的全稱,沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的,自擬標(biāo)題,并加“[]”;案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件的文件均逐件填寫(xiě)文件標(biāo)題。e)日期填寫(xiě)文件材料或圖紙形成最后日期,用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,如2020年1月1日,標(biāo)注為20200101。文件上未注明日期編制時(shí)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容加以考證后填寫(xiě)?？⒐D填寫(xiě)竣工圖章內(nèi)的編制日期。f)“頁(yè)號(hào)”填寫(xiě)每份文件首頁(yè)頁(yè)號(hào),最后一份標(biāo)注起止頁(yè)號(hào);已裝訂成冊(cè)文件,在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)號(hào)中填寫(xiě)冊(cè)數(shù),在備注欄中注明整冊(cè)總頁(yè)數(shù)。g)“備注”填寫(xiě)該份文件需要說(shuō)明的其他情況,如是否含監(jiān)理抽檢記錄等。9.5.2.4卷內(nèi)文件目錄編制示例見(jiàn)附錄I。9.5.3卷內(nèi)備考表編制9.5.3.1卷內(nèi)備考表(見(jiàn)圖A.5)內(nèi)應(yīng)注明案卷組卷情況及文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù),組卷需要說(shuō)明的問(wèn)題,如說(shuō)明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地等,填寫(xiě)立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。卷內(nèi)備考表簽署應(yīng)統(tǒng)一手簽,排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁(yè)之后。9.5.3.2卷內(nèi)備考表各欄目的填寫(xiě)應(yīng)符合如下要求:a)立卷人填本案卷的立卷責(zé)任人,一般為本案卷責(zé)任單位的工作人員;b)檢查人填負(fù)責(zé)案卷審核人員,一般為本案卷責(zé)任單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人員或工作人員;c)互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào),并注明其載體類型。9.5.4案卷目錄編制9.5.4.1檔案案卷目錄表(見(jiàn)表A.1)主要內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名、文件材料件數(shù)、頁(yè)數(shù)、立卷單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、備注。9..4.25案卷目錄由案卷形成單位采用計(jì)算機(jī)編制、打印,并獨(dú)立匯總裝訂成冊(cè)。9.5.4.3案卷目錄各欄目的填寫(xiě)應(yīng)符合如下要求。a)檔號(hào):由檔案分類號(hào)、案卷順序號(hào)及件號(hào)組成,可根據(jù)項(xiàng)目管理需要增加項(xiàng)目管理代號(hào),各層級(jí)之間用“—”連接,同一級(jí)代碼之間用“●”隔開(kāi)(如:分類號(hào)—案卷流水號(hào)—件號(hào)或分類號(hào)—件號(hào));分類號(hào)按附錄B編制;每個(gè)分類號(hào)中,按案卷先后次序編制流水號(hào)。b)案卷題名:簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱(可用建設(shè)單位規(guī)定的統(tǒng)一規(guī)范簡(jiǎn)稱)、合同段號(hào)、單位工程(分部、分項(xiàng))名稱、文件主要內(nèi)容及文件種類名稱;案卷題名不得重復(fù),應(yīng)采用卷內(nèi)文件的主要特征內(nèi)容(如材料種類、施工樁號(hào)、位置、報(bào)驗(yàn)批次號(hào)、起止時(shí)間等)加以區(qū)分。c)件數(shù):案卷內(nèi)所有文件材料的總件數(shù)。d)頁(yè)數(shù):案卷內(nèi)所有文件材料的總頁(yè)數(shù)。e)立卷單位:文件材料責(zé)任單位或部門(mén)。f)起止日期填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的起止日期。日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,中間用“—”隔開(kāi);如:2019年1月1日至2020年1月1日,標(biāo)注為20190101—20200101。g)密級(jí):根據(jù)國(guó)家及交通運(yùn)輸部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫(xiě)。h)保管期限:填寫(xiě)劃定的保管期限;保管期限分為永久、30年、10年三種。DB32/T1086—20229.5.4.4檔案案卷目錄編制示例見(jiàn)附錄I。9.5.5案卷封面和脊背編制9.5.5.1案卷裝具分為卷盒與案卷卷皮兩種。9.5.5.2卷盒脊背(見(jiàn)圖A.3)主要內(nèi)容包括保管期限、檔號(hào)和案卷題名。檔號(hào)必須填寫(xiě),其他可根據(jù)需要選擇填寫(xiě)。單卷案卷裝盒的,填寫(xiě)該卷檔號(hào);多卷裝盒的,填寫(xiě)盒內(nèi)案卷的起止檔號(hào)。卷盒內(nèi)容可專門(mén)打印或制作標(biāo)簽粘貼。9.5.5.3案卷卷皮封面(見(jiàn)圖A.2)主要內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及檔號(hào),用計(jì)算機(jī)打印或鋼筆正楷填寫(xiě)。9.5.6項(xiàng)目電子檔案編目9.5.6.1同步整理審核項(xiàng)目電子檔案與紙質(zhì)檔案,編制檔號(hào)。9.5.6.2審核和確認(rèn)整理階段劃定的項(xiàng)目電子檔案保管期限與分類,對(duì)不合理或不準(zhǔn)確的進(jìn)行調(diào)整和修改。9.5.6.3審核項(xiàng)目電子檔案與紙質(zhì)檔案排序,確定并編制文件級(jí)檔號(hào)。9.5.6.4采用文件級(jí)檔號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)符為項(xiàng)目電子檔案及其組件重命名,同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。9.5.6.5參照DA/T18的要求對(duì)項(xiàng)目電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄,規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。9.5.6.6完成整理編目后,將項(xiàng)目電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),并分類、有序地存儲(chǔ)電子檔案及其元數(shù)據(jù)等。9.6案卷裝訂9.6.1項(xiàng)目檔案全部裝盒,除圖紙及成冊(cè)文件外,均需統(tǒng)一使用案卷卷皮裝訂。9.6.2案卷內(nèi)容的排列順序依次為案卷卷皮封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表、案卷卷皮封底。9.6.3裝訂之前要去掉易腐蝕的金屬物以及塑膠、塑膜等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。9.6.4紙張幅面超過(guò)A4幅面(297mm×210mm)的要統(tǒng)一折疊成A4幅面,文件材料一律不進(jìn)行裁切,紙張幅面過(guò)小無(wú)法裝訂的應(yīng)粘貼在A4幅面的空白紙張上,粘貼時(shí)不可壓蓋或疊放,雙面有內(nèi)容的文件,粘貼時(shí)不可全部封口。9.6.5圖紙的折疊按GB/T10609.3的規(guī)定執(zhí)行。9.6.6案卷裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。案卷采用三孔一線方法裝訂,中孔應(yīng)在卷皮縱向的中點(diǎn),孔距8cm,距裝訂邊至少1cm,線頭打結(jié)在案卷背后。案卷底邊和裝訂邊要整齊,脊背邊與底邊成90度直角裝訂,裝訂時(shí)應(yīng)注意頁(yè)面正向、不遮蓋內(nèi)容,橫向排版文件題頭一律靠裝訂邊,裝訂邊需留出足夠空白,頁(yè)面文字完整無(wú)損。9.6.7圖紙及成冊(cè)文件可保留原有形式,需逐張或逐冊(cè)加蓋檔號(hào)章(見(jiàn)圖A.1),與卷內(nèi)目錄、備考表一起裝入檔案盒。9.7檔案裝具及表格質(zhì)量要求9.7.1案卷卷皮、卷盒規(guī)格和制成材料9.7.1.1案卷卷皮制作用120g無(wú)酸牛皮紙。9.7.1.2案卷卷皮的封面尺寸為297mm×210mm。DB32/T1086—20229.7.1.3卷盒制作用無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。9.7.1.4卷盒的外表面尺寸為310mm×220mm,厚度尺寸可采用20mm、40mm、60mm和100mm等規(guī)格,規(guī)格宜相對(duì)集中統(tǒng)一。9.7.2表格規(guī)格和制成材料9.7.2.1卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為297mm×210mm。 .7.2.29卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、分類目錄用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。9.7.2.3案卷目錄的規(guī)格統(tǒng)一為297mm×210mm。9.8特殊載體文件整理9.8.1一般要求項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)、施工單位與監(jiān)理單位等應(yīng)指定專人同步做好項(xiàng)目照片檔案、光盤(pán)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案(含音頻、視頻檔案)等載體檔案的收集和整理。9.8.2照片整理要求9.8.2.1數(shù)碼相機(jī)拍攝照片的全部電子文件采用刻錄不可擦寫(xiě)光盤(pán)或硬磁盤(pán)歸檔。參照DA/T50的規(guī)定,沖印6英寸①紙質(zhì)相片,逐張編制照片說(shuō)明裝冊(cè),提交沖印照片和數(shù)碼照片電子文件歸檔。9.8.2.2照片檔案以冊(cè)為檔案保管單位,包括照片檔案冊(cè)內(nèi)目錄、照片、照片檔案說(shuō)明和備考表。9..2.83照片檔案的檔號(hào)由分類號(hào)—案卷流水號(hào)(冊(cè)號(hào))—件號(hào)(張?zhí)?組成。9.8.2.4照片檔案冊(cè)內(nèi)目錄(見(jiàn)圖A.6)包括:照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、備注等。以一組照片為單位著錄,照片號(hào)、頁(yè)號(hào)均著錄起止號(hào),時(shí)間為起止時(shí)間。9..2.85照片檔案冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括本冊(cè)情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。9.8.2.6照片檔案說(shuō)明(見(jiàn)圖A.7)以單張照片為單位,可手寫(xiě)或打印,內(nèi)容包括:照片題名、照片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、攝影者、拍攝時(shí)間、文字說(shuō)明按以下要求填寫(xiě):a)題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素;b)照片號(hào):格式為分類號(hào)—案卷流水號(hào)(冊(cè)號(hào))—件號(hào)(張?zhí)?;c)參見(jiàn)號(hào)指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào);d)照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示(如:2020年1月1日表示為20200101);e)攝影者一般填寫(xiě)個(gè)人,必要時(shí)可加寫(xiě)單位;f)文字說(shuō)明對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。9.8.2.7照片檔案冊(cè)由建設(shè)單位統(tǒng)一配置。9.8.3光盤(pán)及實(shí)物整理要求9.8.3.1光盤(pán)以件為單位貼標(biāo)簽。光盤(pán)標(biāo)簽上注明檔號(hào)、光盤(pán)內(nèi)容、編制單位、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí),并做相應(yīng)的目錄,目錄內(nèi)容同標(biāo)簽內(nèi)容。其中,檔號(hào)由分類號(hào)—案卷流水號(hào)(冊(cè)號(hào))—件號(hào)(張?zhí)?組成。光盤(pán)檔案應(yīng)填寫(xiě)冊(cè)內(nèi)標(biāo)簽(見(jiàn)圖A.8);光盤(pán)盒封面標(biāo)簽(見(jiàn)圖A.9);光盤(pán)盒封底標(biāo)簽(見(jiàn)圖A.10);光盤(pán)盤(pán)面標(biāo)簽(見(jiàn)圖A.11)。9.8.3.2光盤(pán)統(tǒng)一裝入光盤(pán)檔案冊(cè),檔案冊(cè)由建設(shè)單位統(tǒng)一配置。9.8.3.3實(shí)物檔案以件為單位整理,貼實(shí)物檔案標(biāo)簽。實(shí)物檔案檔號(hào)由分類號(hào)—件號(hào)組成。實(shí)物檔案標(biāo)簽(見(jiàn)圖A.12)應(yīng)注明檔號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)(室)、主題說(shuō)明、責(zé)任者、實(shí)物類型、形成時(shí)間。①英寸(in)為非法定計(jì)量單位,其與法定計(jì)量單位之間的換算關(guān)系為1in=25.4mm。DB32/T1086—20229.8.4項(xiàng)目電子文件整理9.8.4.1項(xiàng)目電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式,以便信息共享和長(zhǎng)期保存。項(xiàng)目電子文件歸檔保存的文件格式應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的電子文件長(zhǎng)期保存的格式要求。9.8.4.2項(xiàng)目電子文件整理時(shí),應(yīng)按照項(xiàng)目檔案分類方案,并參照有關(guān)規(guī)定分別組成多層級(jí)文件信息包。文件信息包應(yīng)包含項(xiàng)目電子文件、過(guò)程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。9.8.4.3項(xiàng)目電子文件完成整理后,由形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè),包括文件內(nèi)容是否齊全完整,格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致