外貿(mào)合同管理規(guī)范手冊一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司外貿(mào)合同管理，明確各部門及相關(guān)人員在合同管理中的職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高合同履約效率，依據(jù)《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國對外貿(mào)易法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有對外進(jìn)出口貿(mào)易活動中涉及的合同（包括但不限于銷售合同、采購合同、代理協(xié)議、服務(wù)合同等）的起草、評審、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、歸檔等全過程管理。公司各部門及所有員工在從事與外貿(mào)合同相關(guān)的活動時(shí)，均須遵守本手冊規(guī)定。1.3基本原則1.3.1合法性原則：合同的訂立、履行、變更和解除必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)國際公約、慣例。1.3.2平等自愿、公平誠信原則：合同當(dāng)事人法律地位平等，應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定各方權(quán)利和義務(wù)，秉持誠實(shí)，恪守承諾。1.3.3風(fēng)險(xiǎn)控制原則：在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)充分評估并有效防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益最大化。1.3.4效益原則：合同管理應(yīng)兼顧效率與效益，力求以合理成本實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)。二、合同簽訂前管理2.1客戶與供應(yīng)商資信調(diào)查2.1.1業(yè)務(wù)部門在與新客戶或供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，應(yīng)盡可能通過多種渠道（如專業(yè)資信調(diào)查機(jī)構(gòu)、商會、銀行、行業(yè)協(xié)會、過往交易記錄、公開信息等）對其進(jìn)行資信調(diào)查。2.1.2調(diào)查內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：主體資格（如注冊信息、經(jīng)營范圍、法定代表人等）、經(jīng)營狀況（如盈利能力、償債能力、運(yùn)營規(guī)模等）、商業(yè)信譽(yù)（如有無重大違約記錄、訴訟仲裁情況等）、合作意愿及履約能力。2.1.3對于重要客戶或大額合同，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，會同財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門進(jìn)行聯(lián)合評審，必要時(shí)可要求對方提供銀行資信證明、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。調(diào)查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，作為是否與之簽約的重要依據(jù)。2.2合同談判與準(zhǔn)備2.2.1合同談判前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確談判目標(biāo)、主要交易條件（如價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付期、支付方式等）及底線，并準(zhǔn)備相關(guān)資料。2.2.2談判過程中，應(yīng)做好詳細(xì)記錄，對達(dá)成一致的內(nèi)容及時(shí)予以確認(rèn)。涉及重大或復(fù)雜條款的談判，可邀請法務(wù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員參與。2.2.3對于長期合作或金額較大的合同，建議在正式簽訂前簽訂框架協(xié)議或意向書，明確合作的基本原則和主要條款。2.3標(biāo)準(zhǔn)合同文本的選用與修訂2.3.1公司應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型（如出口、進(jìn)口、代理等）制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本，標(biāo)準(zhǔn)文本由法務(wù)部門牽頭制定或?qū)徍耍⒏鶕?jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)發(fā)展情況定期修訂。2.3.2業(yè)務(wù)部門在簽訂合同時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如對方堅(jiān)持使用其提供的合同文本或?qū)?biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行重大修改，須報(bào)法務(wù)部門審核。三、合同簽訂過程管理3.1合同起草與審查3.1.1合同起草工作一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)確保合同內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，并符合本手冊及公司其他相關(guān)規(guī)定。3.1.2合同正式簽訂前，必須經(jīng)過內(nèi)部審查流程。審查分為業(yè)務(wù)部門初審、相關(guān)職能部門（如財(cái)務(wù)、物流、生產(chǎn)等）復(fù)審、法務(wù)部門終審（如涉及重大或復(fù)雜合同）。3.1.3審查要點(diǎn)包括但不限于：*當(dāng)事人基本信息：名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表、聯(lián)系方式等是否準(zhǔn)確無誤，是否與資信調(diào)查結(jié)果一致。*合同標(biāo)的：品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（應(yīng)明確采用的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)）等是否明確具體。*價(jià)格條款：單價(jià)、總價(jià)、幣種、價(jià)格構(gòu)成（是否包含運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、關(guān)稅等）、價(jià)格調(diào)整機(jī)制（如有）等是否清晰。*支付條款：支付方式（如T/T,L/C,D/P,D/A等）、支付金額、支付時(shí)間、收款賬戶信息等是否明確，支付方式的選擇應(yīng)考慮安全性和成本。*交貨與運(yùn)輸條款：交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸責(zé)任（如采用FOB,CIF,CFR等貿(mào)易術(shù)語，應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)）、運(yùn)輸單據(jù)等是否明確。*保險(xiǎn)條款：投保險(xiǎn)別、保險(xiǎn)金額、投保人、保險(xiǎn)責(zé)任區(qū)間等是否符合合同約定及行業(yè)慣例。*檢驗(yàn)與檢疫條款：檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)時(shí)間和地點(diǎn)、檢驗(yàn)證書的效力等是否明確。*違約責(zé)任：違約情形的界定、違約金的計(jì)算方式或賠償金額的確定方法、違約救濟(jì)措施等是否合理、明確，具有可操作性。*不可抗力：不可抗力的范圍、通知程序、證明文件、對合同履行的影響及處理方式等是否符合法律規(guī)定。*爭議解決方式：明確選擇訴訟或仲裁，如選擇仲裁，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)、仲裁地點(diǎn)、仲裁規(guī)則；如選擇訴訟，應(yīng)明確管轄法院。建議優(yōu)先選擇在中國境內(nèi)解決爭議。*知識產(chǎn)權(quán)：如合同涉及知識產(chǎn)權(quán)（如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等），應(yīng)明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬、許可使用范圍、侵權(quán)責(zé)任等。*保密條款：如合同內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密，應(yīng)加入保密條款，明確保密范圍、期限及違約責(zé)任。3.2合同會簽與審批3.2.1合同審查通過后，進(jìn)入會簽審批流程。會簽審批單應(yīng)包含合同基本信息、審查意見、各部門簽字等內(nèi)容。3.2.2審批權(quán)限根據(jù)合同類型、金額、重要性等因素設(shè)定，具體權(quán)限劃分由公司另行規(guī)定。未經(jīng)授權(quán)人員簽字或超越權(quán)限審批的合同無效。3.3合同簽署3.3.1合同經(jīng)最終審批通過后，方可簽署。簽署人應(yīng)為公司法定代表人或其授權(quán)委托的代理人，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍和期限。3.3.2合同簽署應(yīng)使用公司公章或合同專用章，簽字蓋章應(yīng)清晰、規(guī)范。3.3.3合同文本一般應(yīng)一式兩份或多份，合同各方各執(zhí)一份，公司留存份數(shù)應(yīng)滿足內(nèi)部管理需要。3.3.4提倡使用安全、合規(guī)的電子簽名方式簽署合同，但需確保電子簽名的法律效力。四、合同履行過程管理4.1履約跟蹤與監(jiān)控4.1.1合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的跟蹤與執(zhí)行，確保合同各方嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。4.1.2建立合同履行臺賬，記錄合同主要條款、履行進(jìn)度（如生產(chǎn)進(jìn)度、付款情況、發(fā)貨情況、收貨情況等）、遇到的問題及處理結(jié)果。4.1.3對于關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付、生產(chǎn)完成、貨物發(fā)運(yùn)、尾款支付等），應(yīng)提前進(jìn)行提醒和確認(rèn)。4.2合同變更與解除4.2.1如因客觀情況發(fā)生變化需變更或解除合同，應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，變更或解除協(xié)議的簽訂流程同原合同。4.2.2單方面提出變更或解除合同的，應(yīng)依據(jù)合同約定或法律規(guī)定，并提前通知對方，保存相關(guān)證據(jù)。4.3單據(jù)管理4.3.1合同履行過程中產(chǎn)生的所有單據(jù)（如發(fā)票、裝箱單、提單、保單、檢驗(yàn)證書、信用證、付款憑證、往來函電等）均為合同重要組成部分，業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管，確保其真實(shí)、完整、合規(guī)。4.3.2單據(jù)的傳遞、審核、歸檔應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度及外貿(mào)業(yè)務(wù)操作規(guī)范。4.4違約處理與索賠4.4.1發(fā)現(xiàn)對方違約時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即通知相關(guān)部門，并采取合理措施防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，收集和保存違約證據(jù)，及時(shí)與對方溝通，協(xié)商解決；協(xié)商不成的，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)提出索賠。4.4.2如公司自身可能違約，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向管理層報(bào)告，并積極采取補(bǔ)救措施，避免或減少違約責(zé)任。五、合同糾紛處理5.1糾紛的內(nèi)部報(bào)告與處理5.1.1發(fā)生合同糾紛后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報(bào)告，并提交相關(guān)材料（合同文本、履行情況、相關(guān)證據(jù)等）。5.1.2法務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)部門對糾紛情況進(jìn)行分析評估，制定處理方案（如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等），報(bào)管理層審批后執(zhí)行。5.2協(xié)商與調(diào)解5.2.1對于合同糾紛，應(yīng)優(yōu)先考慮通過友好協(xié)商或第三方調(diào)解的方式解決，以節(jié)約時(shí)間和成本，維護(hù)合作關(guān)系。5.2.2協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。5.3仲裁與訴訟5.3.1當(dāng)協(xié)商或調(diào)解無法解決糾紛，且合同中約定了仲裁條款或事后達(dá)成仲裁協(xié)議的，應(yīng)按約定申請仲裁。5.3.2沒有仲裁約定且協(xié)商不成的，可依法向有管轄權(quán)的法院提起訴訟。5.3.3在仲裁或訴訟過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門或外聘律師，提供必要的證據(jù)和協(xié)助。六、合同歸檔與保管6.1合同歸檔6.1.1合同簽訂后及履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本（包括附件、補(bǔ)充協(xié)議）及相關(guān)單據(jù)、文件（如審批單、履約記錄、糾紛處理材料等）整理齊全，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。6.1.2歸檔材料應(yīng)符合檔案管理規(guī)定，做到目錄清晰、裝訂整齊。6.2合同保管與查閱6.2.1檔案管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的安全、保密和妥善保管，防止遺失、損壞。6.2.2公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)履行審批手續(xù)；外部單位或人員查閱，須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。6.3合同保管期限6.3.1合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同類型、重要性及法律規(guī)定確定，一般不少于合同有效期屆滿后三年；重要合同應(yīng)永久保存。七、附則7.1責(zé)任追究對于在合同管理