紙張質(zhì)料采購規(guī)程一、總則

紙張質(zhì)料采購規(guī)程旨在規(guī)范紙張采購流程，確保采購紙張的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格符合企業(yè)需求，提高采購效率，降低采購成本。本規(guī)程適用于公司所有部門所需紙張的采購活動(dòng)。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量及用途。

2.《紙張需求申請(qǐng)表》需經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。

（二）采購計(jì)劃制定

1.采購部門根據(jù)《紙張需求申請(qǐng)表》，匯總各部門需求，制定月度或季度采購計(jì)劃。

2.采購計(jì)劃應(yīng)包括供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格預(yù)算、交貨時(shí)間等關(guān)鍵要素。

（三）供應(yīng)商選擇

1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過以下方式選擇供應(yīng)商：

(1)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)多家供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)；

(2)對(duì)現(xiàn)有合作供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。

2.供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括：產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力、售后服務(wù)等。

（四）詢價(jià)與比價(jià)

1.采購部門向至少三家供應(yīng)商詢價(jià)，獲取報(bào)價(jià)信息。

2.對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比價(jià)，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間等因素，確定最優(yōu)供應(yīng)商。

（五）合同簽訂

1.與選定供應(yīng)商簽訂采購合同，明確紙張品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。

2.合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保條款合法合規(guī)。

（六）訂單執(zhí)行

1.采購部門根據(jù)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。

2.供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)完成紙張生產(chǎn)、包裝、發(fā)貨。

（七）到貨驗(yàn)收

1.紙張到貨后，由倉庫管理員和采購部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)以下內(nèi)容：

(1)紙張品種、規(guī)格是否與訂單一致；

(2)數(shù)量是否準(zhǔn)確；

(3)質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如：表面平整度、白度、厚度等）。

2.驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)；不合格的紙張應(yīng)及時(shí)退回供應(yīng)商。

三、質(zhì)量控制

（一）樣品檢測(cè)

1.首次采購或更換供應(yīng)商時(shí)，需對(duì)紙張樣品進(jìn)行檢測(cè)，確保符合企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.檢測(cè)項(xiàng)目包括：紙漿成分、grammage（克重）、水分含量、耐破度等。

（二）定期評(píng)估

1.采購部門每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)估，根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)率、售后服務(wù)等因素綜合評(píng)分。

2.評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。

四、成本控制

（一）預(yù)算管理

1.采購部門根據(jù)年度紙張需求，制定采購預(yù)算，嚴(yán)格控制支出。

2.超出預(yù)算的采購需經(jīng)管理層審批。

（二）價(jià)格談判

1.采購部門在詢價(jià)過程中，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)價(jià)格。

2.定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，避免采購高價(jià)紙張。

五、檔案管理

（一）采購記錄

1.采購部門需保存所有采購記錄，包括《紙張需求申請(qǐng)表》、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

2.采購記錄需按月整理歸檔，便于后續(xù)查閱。

（二）供應(yīng)商信息

1.建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、評(píng)估結(jié)果等信息。

2.定期更新供應(yīng)商信息，確保信息的準(zhǔn)確性。

六、附則

本規(guī)程由采購部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

一、總則

（一）目的與適用范圍

1.目的：本規(guī)程旨在明確紙張質(zhì)料采購的標(biāo)準(zhǔn)流程、責(zé)任分工和質(zhì)量控制要求，確保所采購的紙張質(zhì)料在規(guī)格、質(zhì)量、成本等方面滿足公司各部門的日常運(yùn)營及特定項(xiàng)目需求。通過規(guī)范化管理，提升采購效率，保障紙張供應(yīng)的穩(wěn)定性，同時(shí)有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。

2.適用范圍：本規(guī)程適用于公司所有部門所需各類紙張質(zhì)料的采購活動(dòng)，包括但不限于打印紙、復(fù)印紙、書寫紙、包裝紙、特種紙（如不干膠紙、銅版紙等，視公司實(shí)際需求而定）的采購。

（二）基本原則

1.質(zhì)量?jī)?yōu)先：采購的紙張質(zhì)料必須符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保其性能滿足使用要求，保障打印、書寫、包裝等效果的達(dá)成。

2.價(jià)格合理：在保證質(zhì)量的前提下，通過有效競(jìng)爭(zhēng)和談判，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，力求采購成本最化。

3.效率規(guī)范：采購流程應(yīng)清晰、高效、透明，嚴(yán)格遵守規(guī)定步驟，確保采購活動(dòng)合規(guī)、有序進(jìn)行。

4.供應(yīng)穩(wěn)定：重視供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)的可靠性，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，保障紙張供應(yīng)的連續(xù)性。

5.綠色環(huán)保：優(yōu)先考慮采購符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、可持續(xù)生產(chǎn)（如含再生纖維比例、FSC認(rèn)證等）的紙張產(chǎn)品，踐行企業(yè)社會(huì)責(zé)任。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.需求提出：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《紙張需求申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需詳細(xì)列明所需紙張的具體信息。

2.信息填寫要求：

(1)申請(qǐng)部門：明確需求的歸屬部門。

(2)申請(qǐng)日期：記錄需求提出的具體時(shí)間。

(3)紙張品種：詳細(xì)說明所需紙張的類型，如“80克A4銅版紙”、“70克A4打印紙”等。

(4)紙張規(guī)格：注明紙張的尺寸，如“A4（210mm×297mm）”、“B5（176mm×250mm）”等。

(5)紙張?zhí)匦裕ㄈ邕m用）：標(biāo)注特殊要求，如“白色”、“不透明”、“表面光面”、“環(huán)保不含氯”等。

(6)數(shù)量需求：明確所需紙張的總數(shù)量，可注明單位（如“令”、“公斤”、“張”）。

(7)預(yù)計(jì)使用部門/項(xiàng)目：說明紙張的主要用途或服務(wù)對(duì)象。

(8)需求優(yōu)先級(jí)（可選）：如有緊急需求，可標(biāo)明優(yōu)先級(jí)。

(9)其他備注：記錄任何特殊說明。

3.內(nèi)部審批：《紙張需求申請(qǐng)表》需經(jīng)部門主管審核簽字，確認(rèn)需求的必要性和合理性。對(duì)于大量或貴重紙張采購，可能還需要分管領(lǐng)導(dǎo)或采購委員會(huì)的額外審批。審批流程需符合公司內(nèi)部授權(quán)規(guī)定。

4.提交采購：審批通過的申請(qǐng)表原件或電子版，按流程提交至公司采購部門。

（二）采購計(jì)劃制定與供應(yīng)商尋源

1.需求匯總與分析：采購部門定期（如每月）收集各部門提交并審批通過的《紙張需求申請(qǐng)表》，匯總分析總體需求量、需求周期、紙張類型偏好等，預(yù)測(cè)未來一段時(shí)間的紙張消耗趨勢(shì)。

2.制定采購計(jì)劃：基于需求分析，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)行情和預(yù)算限制，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包含：

(1)采購品類與規(guī)格：列出計(jì)劃采購的紙張品種、規(guī)格。

(2)預(yù)估數(shù)量：按品類和規(guī)格預(yù)估采購數(shù)量。

(3)建議供應(yīng)商：初步篩選或指定的供應(yīng)商名單。

(4)預(yù)算金額：對(duì)應(yīng)采購計(jì)劃的預(yù)估總成本。

(5)采購周期與時(shí)間節(jié)點(diǎn)：預(yù)計(jì)的詢價(jià)、比價(jià)、下單、到貨時(shí)間。

(6)交付要求：如送貨地址、送貨頻率、最小起訂量等。

3.供應(yīng)商尋源策略：

(1)供應(yīng)商庫維護(hù)：采購部門應(yīng)維護(hù)一個(gè)合格供應(yīng)商庫，包含已評(píng)估并驗(yàn)證過的供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系方式、地址、主要產(chǎn)品、歷史合作情況、評(píng)估等級(jí)等）。定期更新供應(yīng)商信息庫。

(2)新供應(yīng)商引入（如需）：對(duì)于首次使用的紙張品種或需要拓展新的供應(yīng)來源，采購部門可通過行業(yè)名錄、線上B2B平臺(tái)、展會(huì)、同行推薦等渠道，尋找潛在供應(yīng)商，并按照供應(yīng)商引入的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。

(3)尋源方式選擇：

詢價(jià)（RFQ-RequestforQuotation）：針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)品或常規(guī)需求，向供應(yīng)商庫中的至少3家（或根據(jù)市場(chǎng)情況確定數(shù)量）供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供具有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格書、最小起訂量、交貨期、付款條件等信息。

招標(biāo)（RFP-RequestforProposal，適用于特定需求或大批量采購）：對(duì)于規(guī)格特殊、技術(shù)要求高或采購金額較大的紙張項(xiàng)目，可發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合資質(zhì)的供應(yīng)商提交包含技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、服務(wù)承諾等內(nèi)容的投標(biāo)書。

比價(jià)與評(píng)估：對(duì)收到的報(bào)價(jià)或方案進(jìn)行統(tǒng)一格式整理和比較。評(píng)估維度包括但不限于：價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、紙張質(zhì)量（參考樣品檢測(cè)報(bào)告或供應(yīng)商資質(zhì)）、供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫存、運(yùn)輸）、服務(wù)水平（響應(yīng)速度、售后支持）、交貨周期、供應(yīng)商資質(zhì)與信譽(yù)（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、環(huán)保認(rèn)證等）。

（三）詢價(jià)、比價(jià)與談判

1.詢價(jià)執(zhí)行：按照選定的尋源方式（詢價(jià)、招標(biāo)等），正式向潛在或現(xiàn)有供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，并設(shè)定清晰的響應(yīng)要求和截止時(shí)間。確保所有被邀請(qǐng)供應(yīng)商獲得平等的信息。

2.信息收集與整理：在截止日期后，收集所有供應(yīng)商提交的報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等文件。進(jìn)行編號(hào)登記，確保完整性。

3.比價(jià)分析：

(1)建立比價(jià)表：創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的比價(jià)表，將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及評(píng)估維度（價(jià)格分、質(zhì)量分、服務(wù)分、總分等）列出來。

(2)量化評(píng)估：對(duì)可量化的指標(biāo)（如單價(jià)、最低起訂量）進(jìn)行直接比較。對(duì)難以量化的指標(biāo)（如質(zhì)量口碑、服務(wù)響應(yīng)速度），可設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分。

(3)綜合評(píng)審：結(jié)合采購計(jì)劃中的優(yōu)先級(jí)（如質(zhì)量?jī)?yōu)先、成本優(yōu)先）、市場(chǎng)行情、供應(yīng)商歷史表現(xiàn)等因素，綜合評(píng)估各供應(yīng)商的優(yōu)劣。

4.價(jià)格談判：對(duì)比價(jià)結(jié)果領(lǐng)先的供應(yīng)商，進(jìn)行價(jià)格談判。談判時(shí)，可基于市場(chǎng)最低價(jià)、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)（如有可能）、預(yù)期合作量、付款條件等因素，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格或更優(yōu)的商務(wù)條款。談判記錄應(yīng)妥善保存。

（四）供應(yīng)商選擇與合同簽訂

1.供應(yīng)商確定：根據(jù)比價(jià)分析和談判結(jié)果，最終確定一家或多家（如需要多品牌備選）供應(yīng)商。

2.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)約定以下關(guān)鍵條款：

(1)產(chǎn)品信息：紙張的準(zhǔn)確品種、規(guī)格、等級(jí)、技術(shù)參數(shù)（如克重、白度、ANSI/ISO標(biāo)準(zhǔn)號(hào)等）。

(2)數(shù)量與單位：采購的具體數(shù)量、計(jì)量單位（如令、噸、公斤、張）。

(3)單價(jià)與總價(jià)：明確單價(jià)（含稅或不含稅）、總價(jià)款，并注明價(jià)格有效期。

(4)交貨細(xì)節(jié)：交貨地址、交貨時(shí)間（具體日期或時(shí)間段）、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方。

(5)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收：明確紙張需符合的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法、驗(yàn)收期限。約定不合格品的處理方式（如退貨、換貨）。

(6)付款條件：約定付款方式（如電匯、支票）、付款進(jìn)度（如預(yù)付、到貨后付款、驗(yàn)收合格后付款）、付款期限。

(7)包裝要求：對(duì)紙張的包裝方式提出明確要求，確保運(yùn)輸過程中的安全。

(8)違約責(zé)任：明確雙方在未履行合同義務(wù)時(shí)的責(zé)任承擔(dān)方式。

(9)爭(zhēng)議解決：約定解決合同糾紛的方式（如協(xié)商、仲裁、訴訟及管轄地）。

(10)合同生效與份數(shù)：約定合同生效條件，以及合同簽署的份數(shù)和保管責(zé)任。

3.合同審批與備案：合同草案需按公司內(nèi)部規(guī)定流程，提交法務(wù)（如需）審核，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人（如采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理）審批后正式簽署。簽署后的合同原件由采購部門或合同管理部門存檔備案。

（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤

1.下達(dá)采購訂單（PO）：合同簽訂后或根據(jù)合同約定，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)正式的采購訂單（PurchaseOrder,PO）。PO應(yīng)包含合同中的核心要素，如產(chǎn)品、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地址等，并作為執(zhí)行依據(jù)。

2.供應(yīng)商確認(rèn)：將PO發(fā)送給供應(yīng)商，確認(rèn)其收到并理解訂單內(nèi)容。

3.生產(chǎn)與發(fā)貨跟蹤：采購部門需與供應(yīng)商保持溝通，跟蹤紙張的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排。根據(jù)需要，可要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告或物流信息（如運(yùn)單號(hào)），確保貨物按時(shí)發(fā)出。

（六）到貨驗(yàn)收與入庫

1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)將預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、數(shù)量等信息通知采購部門和倉庫管理部門。

2.預(yù)約驗(yàn)收：采購部門或倉庫管理員根據(jù)到貨通知，提前預(yù)約驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)。

3.驗(yàn)收流程：

(1)外觀檢查：檢查外包裝是否完好無損，有無破損、受潮、污染等情況。核對(duì)送貨單與PO信息是否一致（供應(yīng)商名稱、訂單號(hào)、紙張品種、規(guī)格、數(shù)量等）。

(2)數(shù)量核對(duì)：按照約定或抽樣方式，清點(diǎn)紙張數(shù)量，確保與訂單和送貨單一致。記錄實(shí)際收貨數(shù)量。

(3)質(zhì)量抽檢：按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定的抽檢標(biāo)準(zhǔn)，隨機(jī)抽取樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目可包括：

外觀質(zhì)量：顏色是否均勻、有無異味、有無雜質(zhì)、邊緣是否整齊、有無破損紙張。

物理性能（抽樣檢測(cè)）：如需精確驗(yàn)證，可送檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行克重、白度、厚度、挺度、耐破度、含水量等指標(biāo)的檢測(cè)。檢測(cè)報(bào)告應(yīng)作為驗(yàn)收的重要依據(jù)。

(4)驗(yàn)收判定：根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，判斷紙張是否符合合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

4.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格，簽署《到貨驗(yàn)收單》或更新PO狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)問題（數(shù)量不符、質(zhì)量不合格等），應(yīng)立即拍照取證，并書面通知供應(yīng)商，要求其限期處理（如補(bǔ)貨、換貨）。驗(yàn)收記錄需妥善保存，作為后續(xù)付款和供應(yīng)商評(píng)估的依據(jù)。

5.入庫手續(xù)：驗(yàn)收合格后，通知倉庫管理員辦理入庫手續(xù)。倉庫根據(jù)驗(yàn)收單登記庫存，更新庫存系統(tǒng)（如使用ERP系統(tǒng)），并將紙張按品種、規(guī)格分區(qū)存放。保留好送貨單、驗(yàn)收單等憑證。

三、質(zhì)量控制

（一）樣品檢測(cè)與認(rèn)證要求

1.首次采購檢測(cè)：對(duì)于首次采購的紙張品種、新合作的供應(yīng)商，或當(dāng)采購的紙張規(guī)格、等級(jí)發(fā)生變更時(shí)，必須進(jìn)行樣品檢測(cè)。采購部門應(yīng)索取供應(yīng)商提供的產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告，或自行委托有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行送檢。

2.檢測(cè)項(xiàng)目：根據(jù)紙張用途和公司要求，選擇關(guān)鍵檢測(cè)項(xiàng)目，可能包括：

基礎(chǔ)物理指標(biāo)：克重（g/m2）、幅面尺寸、厚度（μm）、不透明度。

光學(xué)性能：白度（ISO，%）、亮度（ISO，%）、黃度（YI）。

印刷適性（如需）：藍(lán)白度差、平滑度、吸水性等。

化學(xué)成分（如關(guān)注環(huán)保）：針對(duì)再生紙，可關(guān)注再生纖維比例、氯離子含量（未漂白紙漿）等。

其他特殊性能：如靜電性能、防水性能（針對(duì)特種紙）。

3.設(shè)定內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)：基于樣品檢測(cè)結(jié)果和實(shí)際使用需求，為不同種類、規(guī)格的紙張?jiān)O(shè)定內(nèi)部質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

4.供應(yīng)商資質(zhì)審核：在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)要求其提供相關(guān)生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（如ISO14001）以及特定產(chǎn)品認(rèn)證（如FSC森林認(rèn)證、中國綠色環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品認(rèn)證等），作為供應(yīng)商能力的重要參考。

（二）到貨抽檢與全檢策略

1.抽檢：對(duì)于常規(guī)、大批量的標(biāo)準(zhǔn)紙張采購，通常采用抽檢方式?？砂凑諊覙?biāo)準(zhǔn)或雙方約定的抽樣方案進(jìn)行。例如，按每托（或每pallet）抽取一定比例的樣品，或按總數(shù)量的一定比例抽取。抽檢項(xiàng)目側(cè)重于外觀質(zhì)量和關(guān)鍵物理性能。

2.全檢：對(duì)于以下情況，可能需要或建議進(jìn)行全檢：

首次到貨：對(duì)新供應(yīng)商的首次供貨進(jìn)行全檢，以全面評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量。

大批量采購：在采購量巨大，且對(duì)質(zhì)量穩(wěn)定性要求極高的情況下，可考慮提高抽檢比例或進(jìn)行部分全檢。

質(zhì)量不穩(wěn)定時(shí)：當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量波動(dòng)或歷史抽檢不合格率較高時(shí)，應(yīng)增加抽檢頻率或擴(kuò)大抽檢范圍，甚至臨時(shí)全檢。

合同約定：合同中可明確規(guī)定驗(yàn)收時(shí)的抽檢或全檢比例及標(biāo)準(zhǔn)。

（三）質(zhì)量問題處理流程

1.問題識(shí)別與報(bào)告：倉庫或使用部門在驗(yàn)收或使用過程中發(fā)現(xiàn)紙張質(zhì)量問題，應(yīng)立即通知采購部門。采購部門需詳細(xì)記錄問題現(xiàn)象（如批號(hào)、數(shù)量、具體缺陷描述、發(fā)生時(shí)間等）。

2.證據(jù)固定：保留問題紙張樣品、送貨單、驗(yàn)收記錄等作為證據(jù)。

3.溝通與索賠：采購部門代表公司與供應(yīng)商就質(zhì)量問題進(jìn)行溝通，出示證據(jù)，提出處理要求（如退貨、換貨、價(jià)格折讓等）。根據(jù)合同約定和實(shí)際損失，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。

4.供應(yīng)商跟進(jìn)：跟蹤供應(yīng)商對(duì)問題的處理進(jìn)度和結(jié)果，確保問題得到妥善解決。

5.記錄與評(píng)估：將質(zhì)量問題的處理過程和結(jié)果記錄在案，并作為供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)。

（四）供應(yīng)商質(zhì)量績(jī)效評(píng)估

1.定期評(píng)估：采購部門應(yīng)定期（如每季度或每半年）對(duì)合作供應(yīng)商的質(zhì)量績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估依據(jù)包括：歷史供貨質(zhì)量合格率、客戶投訴率、問題處理及時(shí)性與有效性、樣品檢測(cè)結(jié)果、供應(yīng)商提供的質(zhì)量體系運(yùn)行情況等。

2.評(píng)估指標(biāo)體系：建立量化的評(píng)估指標(biāo)，如：

質(zhì)量合格率：（期內(nèi)合格批次/總批次）100%

重大質(zhì)量問題次數(shù)：記錄期內(nèi)發(fā)生的導(dǎo)致停用或嚴(yán)重影響的重大質(zhì)量事故次數(shù)。

客戶投訴次數(shù)：因質(zhì)量問題收到的客戶反饋次數(shù)。

問題響應(yīng)與解決效率：供應(yīng)商處理質(zhì)量問題的速度和效果。

3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：評(píng)估結(jié)果直接影響供應(yīng)商的評(píng)級(jí)，并作為未來采購決策的重要參考。對(duì)于質(zhì)量持續(xù)優(yōu)良供應(yīng)商，可考慮給予更多采購量或優(yōu)先合作；對(duì)于質(zhì)量表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)減少其采購份額、要求其改進(jìn)，甚至?xí)和；蚪K止合作關(guān)系。

四、成本控制

（一）預(yù)算管理與成本核算

1.年度預(yù)算編制：年度開始前，采購部門應(yīng)根據(jù)各部門的歷史消耗數(shù)據(jù)、預(yù)計(jì)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)、市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)等因素，編制紙張采購的年度預(yù)算，提交管理層審批。預(yù)算應(yīng)細(xì)化到不同紙張品類。

2.采購執(zhí)行中的成本監(jiān)控：在采購執(zhí)行過程中，實(shí)時(shí)跟蹤實(shí)際采購成本與預(yù)算的對(duì)比。對(duì)于偏離預(yù)算較大的采購活動(dòng)，應(yīng)及時(shí)分析原因（如價(jià)格波動(dòng)、需求變更、未執(zhí)行比價(jià)等），并采取糾正措施。

3.成本核算與分析：對(duì)每次采購活動(dòng)進(jìn)行成本核算，分析影響成本的關(guān)鍵因素。定期（如每月或每季度）進(jìn)行成本分析報(bào)告，總結(jié)成本控制成效，提出改進(jìn)建議。

（二）價(jià)格談判與市場(chǎng)信息收集

1.有效談判策略：采購人員應(yīng)熟悉紙張市場(chǎng)價(jià)格，掌握成本構(gòu)成信息（如有條件），具備良好的談判技巧。談判時(shí)，不僅要關(guān)注單價(jià)，還要關(guān)注總價(jià)、最小起訂量、批量折扣、付款條件、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)等綜合因素。

2.市場(chǎng)信息渠道：通過多種渠道持續(xù)關(guān)注紙張市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息：

行業(yè)期刊、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫。

參加行業(yè)展會(huì)、會(huì)議。

與同行交流、參加采購協(xié)會(huì)活動(dòng)。

建立供應(yīng)商信息庫，定期獲取供應(yīng)商提供的市場(chǎng)信息。

3.集中采購與規(guī)模效應(yīng)：對(duì)于消耗量大的紙張品種，盡可能進(jìn)行集中采購或合并訂單，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的談判條件。

（三）庫存管理與呆滯料處理

1.合理庫存水平：根據(jù)紙張的消耗速率、供應(yīng)周期、市場(chǎng)波動(dòng)性等因素，計(jì)算并維持合理的經(jīng)濟(jì)庫存水平，避免庫存積壓或供應(yīng)短缺?？墒褂脦齑嬷苻D(zhuǎn)率等指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控。

2.庫存盤點(diǎn)與記錄：定期對(duì)庫存紙張進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。準(zhǔn)確記錄庫存信息，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.呆滯料預(yù)防與處理：對(duì)于因需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)、規(guī)格變更、產(chǎn)品淘汰等原因?qū)е碌拇魷垙垘齑妫瑧?yīng)分析原因，采取預(yù)防措施。對(duì)于確實(shí)無法使用的呆滯料，按規(guī)定流程進(jìn)行評(píng)估處理（如內(nèi)部調(diào)劑、降價(jià)處理、報(bào)廢等），減少資金占用和倉儲(chǔ)成本。

五、檔案管理

（一）采購文檔管理

1.文檔清單：每次采購活動(dòng)均需歸檔以下關(guān)鍵文檔：

《紙張需求申請(qǐng)表》

詢價(jià)/招標(biāo)文件及供應(yīng)商響應(yīng)

比價(jià)表及談判記錄

采購合同

采購訂單（PO）

送貨單/發(fā)票

《到貨驗(yàn)收單》或驗(yàn)收記錄

產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告（內(nèi)部或外部）

質(zhì)量問題處理記錄

2.歸檔要求：文檔應(yīng)分類清晰，按采購批次或供應(yīng)商進(jìn)行整理，標(biāo)注清晰的主題和日期。確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。

3.存儲(chǔ)方式：可采用紙質(zhì)文檔歸檔或電子文檔存儲(chǔ)（如使用文檔管理系統(tǒng)）。電子文檔需定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。明確文檔的保管期限。

4.查閱權(quán)限：規(guī)定不同層級(jí)人員對(duì)采購檔案的查閱權(quán)限。

（二）供應(yīng)商信息庫管理

1.信息內(nèi)容：供應(yīng)商信息庫應(yīng)包含供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話、郵箱）、資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照副本、相關(guān)認(rèn)證）、合作歷史（采購記錄、評(píng)價(jià)）、聯(lián)系方式、產(chǎn)品信息、評(píng)估等級(jí)等。

2.動(dòng)態(tài)更新：定期（如每半年或每年）或根據(jù)實(shí)際情況，更新供應(yīng)商信息庫中的內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。刪除已失效的供應(yīng)商信息。

3.權(quán)限管理：供應(yīng)商信息庫屬于公司重要資料，需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可訪問和修改。

六、附則

（一）規(guī)程解釋權(quán)

本規(guī)程由公司采購部門負(fù)責(zé)解釋。

（二）生效日期

本規(guī)程自發(fā)布之日起生效。

（三）修訂

本規(guī)程將根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況、公司運(yùn)營變化及市場(chǎng)環(huán)境變化，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂程序按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

一、總則

紙張質(zhì)料采購規(guī)程旨在規(guī)范紙張采購流程，確保采購紙張的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格符合企業(yè)需求，提高采購效率，降低采購成本。本規(guī)程適用于公司所有部門所需紙張的采購活動(dòng)。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《紙張需求申請(qǐng)表》，明確所需紙張的品種、規(guī)格、數(shù)量及用途。

2.《紙張需求申請(qǐng)表》需經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。

（二）采購計(jì)劃制定

1.采購部門根據(jù)《紙張需求申請(qǐng)表》，匯總各部門需求，制定月度或季度采購計(jì)劃。

2.采購計(jì)劃應(yīng)包括供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格預(yù)算、交貨時(shí)間等關(guān)鍵要素。

（三）供應(yīng)商選擇

1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過以下方式選擇供應(yīng)商：

(1)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)多家供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)；

(2)對(duì)現(xiàn)有合作供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。

2.供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括：產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力、售后服務(wù)等。

（四）詢價(jià)與比價(jià)

1.采購部門向至少三家供應(yīng)商詢價(jià)，獲取報(bào)價(jià)信息。

2.對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比價(jià)，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間等因素，確定最優(yōu)供應(yīng)商。

（五）合同簽訂

1.與選定供應(yīng)商簽訂采購合同，明確紙張品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。

2.合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保條款合法合規(guī)。

（六）訂單執(zhí)行

1.采購部門根據(jù)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。

2.供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)完成紙張生產(chǎn)、包裝、發(fā)貨。

（七）到貨驗(yàn)收

1.紙張到貨后，由倉庫管理員和采購部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)以下內(nèi)容：

(1)紙張品種、規(guī)格是否與訂單一致；

(2)數(shù)量是否準(zhǔn)確；

(3)質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如：表面平整度、白度、厚度等）。

2.驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)；不合格的紙張應(yīng)及時(shí)退回供應(yīng)商。

三、質(zhì)量控制

（一）樣品檢測(cè)

1.首次采購或更換供應(yīng)商時(shí)，需對(duì)紙張樣品進(jìn)行檢測(cè)，確保符合企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.檢測(cè)項(xiàng)目包括：紙漿成分、grammage（克重）、水分含量、耐破度等。

（二）定期評(píng)估

1.采購部門每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)估，根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)率、售后服務(wù)等因素綜合評(píng)分。

2.評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。

四、成本控制

（一）預(yù)算管理

1.采購部門根據(jù)年度紙張需求，制定采購預(yù)算，嚴(yán)格控制支出。

2.超出預(yù)算的采購需經(jīng)管理層審批。

（二）價(jià)格談判

1.采購部門在詢價(jià)過程中，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)價(jià)格。

2.定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，避免采購高價(jià)紙張。

五、檔案管理

（一）采購記錄

1.采購部門需保存所有采購記錄，包括《紙張需求申請(qǐng)表》、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

2.采購記錄需按月整理歸檔，便于后續(xù)查閱。

（二）供應(yīng)商信息

1.建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、評(píng)估結(jié)果等信息。

2.定期更新供應(yīng)商信息，確保信息的準(zhǔn)確性。

六、附則

本規(guī)程由采購部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

一、總則

（一）目的與適用范圍

1.目的：本規(guī)程旨在明確紙張質(zhì)料采購的標(biāo)準(zhǔn)流程、責(zé)任分工和質(zhì)量控制要求，確保所采購的紙張質(zhì)料在規(guī)格、質(zhì)量、成本等方面滿足公司各部門的日常運(yùn)營及特定項(xiàng)目需求。通過規(guī)范化管理，提升采購效率，保障紙張供應(yīng)的穩(wěn)定性，同時(shí)有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。

2.適用范圍：本規(guī)程適用于公司所有部門所需各類紙張質(zhì)料的采購活動(dòng)，包括但不限于打印紙、復(fù)印紙、書寫紙、包裝紙、特種紙（如不干膠紙、銅版紙等，視公司實(shí)際需求而定）的采購。

（二）基本原則

1.質(zhì)量?jī)?yōu)先：采購的紙張質(zhì)料必須符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保其性能滿足使用要求，保障打印、書寫、包裝等效果的達(dá)成。

2.價(jià)格合理：在保證質(zhì)量的前提下，通過有效競(jìng)爭(zhēng)和談判，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，力求采購成本最化。

3.效率規(guī)范：采購流程應(yīng)清晰、高效、透明，嚴(yán)格遵守規(guī)定步驟，確保采購活動(dòng)合規(guī)、有序進(jìn)行。

4.供應(yīng)穩(wěn)定：重視供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)的可靠性，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，保障紙張供應(yīng)的連續(xù)性。

5.綠色環(huán)保：優(yōu)先考慮采購符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、可持續(xù)生產(chǎn)（如含再生纖維比例、FSC認(rèn)證等）的紙張產(chǎn)品，踐行企業(yè)社會(huì)責(zé)任。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)與審批

1.需求提出：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《紙張需求申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需詳細(xì)列明所需紙張的具體信息。

2.信息填寫要求：

(1)申請(qǐng)部門：明確需求的歸屬部門。

(2)申請(qǐng)日期：記錄需求提出的具體時(shí)間。

(3)紙張品種：詳細(xì)說明所需紙張的類型，如“80克A4銅版紙”、“70克A4打印紙”等。

(4)紙張規(guī)格：注明紙張的尺寸，如“A4（210mm×297mm）”、“B5（176mm×250mm）”等。

(5)紙張?zhí)匦裕ㄈ邕m用）：標(biāo)注特殊要求，如“白色”、“不透明”、“表面光面”、“環(huán)保不含氯”等。

(6)數(shù)量需求：明確所需紙張的總數(shù)量，可注明單位（如“令”、“公斤”、“張”）。

(7)預(yù)計(jì)使用部門/項(xiàng)目：說明紙張的主要用途或服務(wù)對(duì)象。

(8)需求優(yōu)先級(jí)（可選）：如有緊急需求，可標(biāo)明優(yōu)先級(jí)。

(9)其他備注：記錄任何特殊說明。

3.內(nèi)部審批：《紙張需求申請(qǐng)表》需經(jīng)部門主管審核簽字，確認(rèn)需求的必要性和合理性。對(duì)于大量或貴重紙張采購，可能還需要分管領(lǐng)導(dǎo)或采購委員會(huì)的額外審批。審批流程需符合公司內(nèi)部授權(quán)規(guī)定。

4.提交采購：審批通過的申請(qǐng)表原件或電子版，按流程提交至公司采購部門。

（二）采購計(jì)劃制定與供應(yīng)商尋源

1.需求匯總與分析：采購部門定期（如每月）收集各部門提交并審批通過的《紙張需求申請(qǐng)表》，匯總分析總體需求量、需求周期、紙張類型偏好等，預(yù)測(cè)未來一段時(shí)間的紙張消耗趨勢(shì)。

2.制定采購計(jì)劃：基于需求分析，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)行情和預(yù)算限制，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包含：

(1)采購品類與規(guī)格：列出計(jì)劃采購的紙張品種、規(guī)格。

(2)預(yù)估數(shù)量：按品類和規(guī)格預(yù)估采購數(shù)量。

(3)建議供應(yīng)商：初步篩選或指定的供應(yīng)商名單。

(4)預(yù)算金額：對(duì)應(yīng)采購計(jì)劃的預(yù)估總成本。

(5)采購周期與時(shí)間節(jié)點(diǎn)：預(yù)計(jì)的詢價(jià)、比價(jià)、下單、到貨時(shí)間。

(6)交付要求：如送貨地址、送貨頻率、最小起訂量等。

3.供應(yīng)商尋源策略：

(1)供應(yīng)商庫維護(hù)：采購部門應(yīng)維護(hù)一個(gè)合格供應(yīng)商庫，包含已評(píng)估并驗(yàn)證過的供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系方式、地址、主要產(chǎn)品、歷史合作情況、評(píng)估等級(jí)等）。定期更新供應(yīng)商信息庫。

(2)新供應(yīng)商引入（如需）：對(duì)于首次使用的紙張品種或需要拓展新的供應(yīng)來源，采購部門可通過行業(yè)名錄、線上B2B平臺(tái)、展會(huì)、同行推薦等渠道，尋找潛在供應(yīng)商，并按照供應(yīng)商引入的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。

(3)尋源方式選擇：

詢價(jià)（RFQ-RequestforQuotation）：針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)品或常規(guī)需求，向供應(yīng)商庫中的至少3家（或根據(jù)市場(chǎng)情況確定數(shù)量）供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供具有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格書、最小起訂量、交貨期、付款條件等信息。

招標(biāo)（RFP-RequestforProposal，適用于特定需求或大批量采購）：對(duì)于規(guī)格特殊、技術(shù)要求高或采購金額較大的紙張項(xiàng)目，可發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合資質(zhì)的供應(yīng)商提交包含技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、服務(wù)承諾等內(nèi)容的投標(biāo)書。

比價(jià)與評(píng)估：對(duì)收到的報(bào)價(jià)或方案進(jìn)行統(tǒng)一格式整理和比較。評(píng)估維度包括但不限于：價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、紙張質(zhì)量（參考樣品檢測(cè)報(bào)告或供應(yīng)商資質(zhì)）、供貨能力與穩(wěn)定性（生產(chǎn)能力、庫存、運(yùn)輸）、服務(wù)水平（響應(yīng)速度、售后支持）、交貨周期、供應(yīng)商資質(zhì)與信譽(yù)（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、環(huán)保認(rèn)證等）。

（三）詢價(jià)、比價(jià)與談判

1.詢價(jià)執(zhí)行：按照選定的尋源方式（詢價(jià)、招標(biāo)等），正式向潛在或現(xiàn)有供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，并設(shè)定清晰的響應(yīng)要求和截止時(shí)間。確保所有被邀請(qǐng)供應(yīng)商獲得平等的信息。

2.信息收集與整理：在截止日期后，收集所有供應(yīng)商提交的報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等文件。進(jìn)行編號(hào)登記，確保完整性。

3.比價(jià)分析：

(1)建立比價(jià)表：創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的比價(jià)表，將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及評(píng)估維度（價(jià)格分、質(zhì)量分、服務(wù)分、總分等）列出來。

(2)量化評(píng)估：對(duì)可量化的指標(biāo)（如單價(jià)、最低起訂量）進(jìn)行直接比較。對(duì)難以量化的指標(biāo)（如質(zhì)量口碑、服務(wù)響應(yīng)速度），可設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分。

(3)綜合評(píng)審：結(jié)合采購計(jì)劃中的優(yōu)先級(jí)（如質(zhì)量?jī)?yōu)先、成本優(yōu)先）、市場(chǎng)行情、供應(yīng)商歷史表現(xiàn)等因素，綜合評(píng)估各供應(yīng)商的優(yōu)劣。

4.價(jià)格談判：對(duì)比價(jià)結(jié)果領(lǐng)先的供應(yīng)商，進(jìn)行價(jià)格談判。談判時(shí)，可基于市場(chǎng)最低價(jià)、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)（如有可能）、預(yù)期合作量、付款條件等因素，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格或更優(yōu)的商務(wù)條款。談判記錄應(yīng)妥善保存。

（四）供應(yīng)商選擇與合同簽訂

1.供應(yīng)商確定：根據(jù)比價(jià)分析和談判結(jié)果，最終確定一家或多家（如需要多品牌備選）供應(yīng)商。

2.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)約定以下關(guān)鍵條款：

(1)產(chǎn)品信息：紙張的準(zhǔn)確品種、規(guī)格、等級(jí)、技術(shù)參數(shù)（如克重、白度、ANSI/ISO標(biāo)準(zhǔn)號(hào)等）。

(2)數(shù)量與單位：采購的具體數(shù)量、計(jì)量單位（如令、噸、公斤、張）。

(3)單價(jià)與總價(jià)：明確單價(jià)（含稅或不含稅）、總價(jià)款，并注明價(jià)格有效期。

(4)交貨細(xì)節(jié)：交貨地址、交貨時(shí)間（具體日期或時(shí)間段）、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方。

(5)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收：明確紙張需符合的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法、驗(yàn)收期限。約定不合格品的處理方式（如退貨、換貨）。

(6)付款條件：約定付款方式（如電匯、支票）、付款進(jìn)度（如預(yù)付、到貨后付款、驗(yàn)收合格后付款）、付款期限。

(7)包裝要求：對(duì)紙張的包裝方式提出明確要求，確保運(yùn)輸過程中的安全。

(8)違約責(zé)任：明確雙方在未履行合同義務(wù)時(shí)的責(zé)任承擔(dān)方式。

(9)爭(zhēng)議解決：約定解決合同糾紛的方式（如協(xié)商、仲裁、訴訟及管轄地）。

(10)合同生效與份數(shù)：約定合同生效條件，以及合同簽署的份數(shù)和保管責(zé)任。

3.合同審批與備案：合同草案需按公司內(nèi)部規(guī)定流程，提交法務(wù)（如需）審核，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人（如采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理）審批后正式簽署。簽署后的合同原件由采購部門或合同管理部門存檔備案。

（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤

1.下達(dá)采購訂單（PO）：合同簽訂后或根據(jù)合同約定，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)正式的采購訂單（PurchaseOrder,PO）。PO應(yīng)包含合同中的核心要素，如產(chǎn)品、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地址等，并作為執(zhí)行依據(jù)。

2.供應(yīng)商確認(rèn)：將PO發(fā)送給供應(yīng)商，確認(rèn)其收到并理解訂單內(nèi)容。

3.生產(chǎn)與發(fā)貨跟蹤：采購部門需與供應(yīng)商保持溝通，跟蹤紙張的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排。根據(jù)需要，可要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告或物流信息（如運(yùn)單號(hào)），確保貨物按時(shí)發(fā)出。

（六）到貨驗(yàn)收與入庫

1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)將預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、數(shù)量等信息通知采購部門和倉庫管理部門。

2.預(yù)約驗(yàn)收：采購部門或倉庫管理員根據(jù)到貨通知，提前預(yù)約驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)。

3.驗(yàn)收流程：

(1)外觀檢查：檢查外包裝是否完好無損，有無破損、受潮、污染等情況。核對(duì)送貨單與PO信息是否一致（供應(yīng)商名稱、訂單號(hào)、紙張品種、規(guī)格、數(shù)量等）。

(2)數(shù)量核對(duì)：按照約定或抽樣方式，清點(diǎn)紙張數(shù)量，確保與訂單和送貨單一致。記錄實(shí)際收貨數(shù)量。

(3)質(zhì)量抽檢：按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定的抽檢標(biāo)準(zhǔn)，隨機(jī)抽取樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目可包括：

外觀質(zhì)量：顏色是否均勻、有無異味、有無雜質(zhì)、邊緣是否整齊、有無破損紙張。

物理性能（抽樣檢測(cè)）：如需精確驗(yàn)證，可送檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行克重、白度、厚度、挺度、耐破度、含水量等指標(biāo)的檢測(cè)。檢測(cè)報(bào)告應(yīng)作為驗(yàn)收的重要依據(jù)。

(4)驗(yàn)收判定：根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，判斷紙張是否符合合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

4.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格，簽署《到貨驗(yàn)收單》或更新PO狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)問題（數(shù)量不符、質(zhì)量不合格等），應(yīng)立即拍照取證，并書面通知供應(yīng)商，要求其限期處理（如補(bǔ)貨、換貨）。驗(yàn)收記錄需妥善保存，作為后續(xù)付款和供應(yīng)商評(píng)估的依據(jù)。

5.入庫手續(xù)：驗(yàn)收合格后，通知倉庫管理員辦理入庫手續(xù)。倉庫根據(jù)驗(yàn)收單登記庫存，更新庫存系統(tǒng)（如使用ERP系統(tǒng)），并將紙張按品種、規(guī)格分區(qū)存放。保留好送貨單、驗(yàn)收單等憑證。

三、質(zhì)量控制

（一）樣品檢測(cè)與認(rèn)證要求

1.首次采購檢測(cè)：對(duì)于首次采購的紙張品種、新合作的供應(yīng)商，或當(dāng)采購的紙張規(guī)格、等級(jí)發(fā)生變更時(shí)，必須進(jìn)行樣品檢測(cè)。采購部門應(yīng)索取供應(yīng)商提供的產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告，或自行委托有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行送檢。

2.檢測(cè)項(xiàng)目：根據(jù)紙張用途和公司要求，選擇關(guān)鍵檢測(cè)項(xiàng)目，可能包括：

基礎(chǔ)物理指標(biāo)：克重（g/m2）、幅面尺寸、厚度（μm）、不透明度。

光學(xué)性能：白度（ISO，%）、亮度（ISO，%）、黃度（YI）。

印刷適性（如需）：藍(lán)白度差、平滑度、吸水性等。

化學(xué)成分（如關(guān)注環(huán)保）：針對(duì)再生紙，可關(guān)注再生纖維比例、氯離子含量（未漂白紙漿）等。

其他特殊性能：如靜電性能、防水性能（針對(duì)特種紙）。

3.設(shè)定內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)：基于樣品檢測(cè)結(jié)果和實(shí)際使用需求，為不同種類、規(guī)格的紙張?jiān)O(shè)定內(nèi)部質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

4.供應(yīng)商資質(zhì)審核：在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)要求其提供相關(guān)生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（如ISO14001）以及特定產(chǎn)品認(rèn)證（如FSC森林認(rèn)證、中國綠色環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品認(rèn)證等），作為供應(yīng)商能力的重要參考。

（二）到貨抽檢與全檢策略

1.抽檢：對(duì)于常規(guī)、大批量的標(biāo)準(zhǔn)紙張采購，通常采用抽檢方式。可按照國家標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的抽樣方案進(jìn)行。例如，按每托（或每pallet）抽取一定比例的樣品，或按總數(shù)量的一定比例抽取。抽檢項(xiàng)目側(cè)重于外觀質(zhì)量和關(guān)鍵物理性能。

2.全檢：對(duì)于以下情況，可能需要或建議進(jìn)行全檢：

首次到貨：對(duì)新供應(yīng)商的首次供貨進(jìn)行全檢，以全面評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量。

大批量采購：在采購量巨大，且對(duì)質(zhì)量穩(wěn)定性要求極高的情況下，可考慮提高抽檢比例或進(jìn)行部分全檢。

質(zhì)量不穩(wěn)定時(shí)：當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量波動(dòng)或歷史抽檢不合格率較高時(shí)，應(yīng)增加抽檢頻率或擴(kuò)大抽檢范圍，甚至臨時(shí)全檢。

合同約定：合同中可明確規(guī)定驗(yàn)收時(shí)的抽檢或全檢比例及標(biāo)準(zhǔn)。

（三）質(zhì)量問題處理流程

1.問題識(shí)別與報(bào)告：倉庫或使用部門在驗(yàn)收或使用過程中發(fā)現(xiàn)紙張質(zhì)量問題，應(yīng)立即通知采購部門。采購部門需詳細(xì)記錄問題現(xiàn)象（如批號(hào)、數(shù)量、具體缺陷描述、發(fā)生時(shí)間等）。

2.證據(jù)固定：保留問題紙張樣品、送貨單、驗(yàn)收記錄等作為證據(jù)。

3.溝通與索賠：采購部門代表公司與供應(yīng)商就質(zhì)量問題進(jìn)行溝通，出示證據(jù)，提出處理要求（如退貨、換貨、價(jià)格折讓等）。根據(jù)合同約定和實(shí)際損失，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。

4.供應(yīng)商跟進(jìn)：跟蹤供應(yīng)商對(duì)問題的處理進(jìn)度和結(jié)果，確保問題得到妥善解決。

5.記錄與評(píng)估：將質(zhì)量問題的處理過程和結(jié)果記錄在案，并作為供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)。

（四）供應(yīng)商質(zhì)量績(jī)效評(píng)估

1.定期評(píng)估：采購部門應(yīng)定期（如每季度或每半年）對(duì)合作供應(yīng)商的質(zhì)量績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估依據(jù)包括：歷史供貨質(zhì)量合格率、客戶投訴率、問題處理及時(shí)性與有效性、樣品檢測(cè)結(jié)果、供應(yīng)商提供的質(zhì)量體系運(yùn)行情況等。

2.評(píng)估指標(biāo)體系：建立量化的評(píng)估指標(biāo)，如：

質(zhì)量合格率：（期內(nèi)合格批次/總批次）100%

重大質(zhì)量問題次數(shù)：記錄期內(nèi)發(fā)生的導(dǎo)致停用或嚴(yán)重影響的重大質(zhì)量事故次數(shù)