職離職合同簽訂程序手冊一、概述

簽訂職離職合同是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，涉及員工入職、在職期間的權益保障及離職時的手續(xù)辦理。本手冊旨在規(guī)范職離職合同的簽訂流程，確保操作合規(guī)、高效，維護企業(yè)與員工的合法權益。職離職合同主要包括《勞動合同》、《入職協(xié)議》、《離職協(xié)議》等文件，具體根據(jù)實際情況選擇使用。

二、入職合同簽訂程序

（一）準備階段

1.審核崗位需求：確認崗位是否空缺，明確崗位職責、薪資待遇及福利等。

2.準備合同文件：

(1)《勞動合同》模板，需包含雙方基本信息、合同期限、工作內(nèi)容、薪酬標準、社會保險等條款。

(2)《入職協(xié)議》補充文件（如有），可包含試用期安排、培訓計劃等。

（二）簽訂流程

1.員工到場確認：

(1)核對員工身份信息，確保與檔案一致。

(2)向員工說明合同內(nèi)容，解答疑問。

2.合同簽署：

(1)員工簽署《勞動合同》及《入職協(xié)議》（如有）。

(2)企業(yè)留存一份原件，員工留存復印件或電子版。

3.辦理入職手續(xù)：

(1)辦理員工檔案轉入、社保繳納、工牌領取等。

(2)通知相關部門開展入職培訓。

（三）后續(xù)管理

1.合同歸檔：將合同文件錄入人力資源系統(tǒng)，并存檔備查。

2.試用期跟蹤：按合同約定進行試用期考核，期滿后辦理轉正或解除手續(xù)。

三、離職合同簽訂程序

（一）離職申請與審批

1.員工提交申請：

(1)員工填寫《離職申請表》，說明離職原因及預計離職日期。

(2)人力資源部審核申請，確認是否符合合同約定。

2.企業(yè)審批：

(1)部門主管及人力資源部共同審批，特殊崗位需加級審批。

(2)確認離職日期及工作交接安排。

（二）離職手續(xù)辦理

1.工作交接：

(1)員工完成工作交接清單，包括文件、設備、客戶信息等。

(2)部門主管確認交接無誤。

2.離職面談：

(1)人力資源部與員工進行面談，了解離職原因，提供必要建議。

(2)解釋未結清款項（如工資、獎金）的結算方式。

3.合同簽署：

(1)員工簽署《離職協(xié)議》，確認離職補償（如有）、保密條款等。

(2)企業(yè)留存協(xié)議原件。

（三）后續(xù)工作

1.結算薪資：

(1)根據(jù)合同約定及考勤記錄，計算最終工資并支付。

(2)扣除應繳款項（如未休年假折算、違約金等）。

2.檔案處理：

(1)辦理社保、公積金解約手續(xù)。

(2)將離職證明及檔案轉交員工或相關機構。

四、注意事項

1.合同模板標準化：企業(yè)應定期更新合同模板，確保條款合法合規(guī)。

2.流程記錄完整：所有環(huán)節(jié)需留有書面或電子記錄，便于追溯。

3.溝通及時透明：離職前后保持與員工的溝通，避免糾紛。

4.政策培訓：人力資源部需定期培訓相關流程，確保操作規(guī)范。

二、入職合同簽訂程序

（一）準備階段

1.審核崗位需求

具體操作：人力資源部首先與招聘部門溝通，確認招聘崗位的實際需求，包括崗位是否因業(yè)務發(fā)展或人員變動而空缺。核實崗位說明書是否已完成更新，其中應詳細列明崗位職責、工作目標、任職資格（學歷、經(jīng)驗、技能等）、薪酬范圍（包括基本工資、績效獎金、補貼等）、福利待遇（如五險一金繳納基數(shù)與比例、帶薪年假天數(shù)、培訓機會等）以及其他需要明確的工作條件（如工作地點、工作時間、是否需要加班等）。

目的：確保入職的員工符合崗位要求，并為后續(xù)的合同條款提供依據(jù)，避免因信息不對稱導致合同內(nèi)容與實際情況不符。

2.準備合同文件

具體操作：根據(jù)審核確認的崗位需求和公司政策，準備以下文件：

《勞動合同》：使用公司標準化的勞動合同模板。模板內(nèi)容應至少包括：

雙方當事人的基本信息：包括法定代表人或主要負責人、地址；員工的姓名、住址、身份證號碼。確保信息準確無誤。

勞動合同期限：明確是固定期限、無固定期限還是以完成一定工作任務為期限。對于初次入職員工，通常建議采用固定期限或無固定期限。

工作內(nèi)容：具體描述員工所從事的工作崗位、主要職責和任務。

工作地點：明確員工的工作場所，如具體辦公地址或區(qū)域。如工作地點可能變動，需明確約定變更方式。

工作時間：明確標準工作時間、加班安排及加班費計算方法。

勞動報酬：明確基本工資數(shù)額、計算方式、支付周期和支付方式。如涉及績效獎金、津貼等，也應在此明確其計算和發(fā)放規(guī)則。

社會保險：明確公司將按照國家規(guī)定和地方政策為員工繳納社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險），并說明繳納基數(shù)和比例，通常基數(shù)不超過當?shù)匾?guī)定的上限。

休息休假：明確員工享有的法定節(jié)假日、帶薪年休假天數(shù)及休假申請流程。

勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護：如崗位存在職業(yè)病風險，需明確告知并采取防護措施。

培訓：如公司提供入職培訓或專業(yè)技能培訓，可在此約定培訓安排及雙方責任。

勞動合同變更、解除、終止的條件：引用相關法律法規(guī)，明確雙方變更、解除或終止勞動合同的權利和義務。

違約責任：可簡要約定違反合同條款的責任承擔方式。

爭議解決方式：約定發(fā)生勞動爭議時的解決途徑，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。

其他約定：如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議的簽訂要求等。

《入職協(xié)議》（可選）：在《勞動合同》之外，可根據(jù)需要準備《入職協(xié)議》，用于明確特定事項，例如：

試用期安排：明確試用期的起止時間、試用期工資標準（通常不低于合同約定工資的80%或當?shù)刈畹凸べY標準）、考核標準及轉正流程。

崗前培訓計劃：簡要說明入職后需接受的培訓內(nèi)容和時間安排。

其他需要員工特別確認的事項。

目的：確保合同文件齊全、內(nèi)容合法合規(guī)，并覆蓋所有必要條款，為順利簽約和后續(xù)管理奠定基礎。

（二）簽訂流程

1.員工到場確認

具體操作：

身份核實：人力資源部接待員工，核對員工身份證原件與勞動合同中的信息是否一致，確保員工身份真實有效。如員工委托他人辦理，需同時核實授權委托書和被委托人身份信息。

合同內(nèi)容講解：由人力資源部工作人員或指定人員，逐條向員工講解《勞動合同》和《入職協(xié)議》（如有）的主要內(nèi)容，特別是涉及員工權利義務、薪酬福利、試用期、保密等關鍵條款。確保員工理解合同內(nèi)容，并能提出疑問。講解過程中應注意使用清晰、簡潔、易懂的語言，避免使用過于專業(yè)的法律術語。對于員工提出的疑問，應耐心解答，必要時可提供書面解釋或指引。

補充說明：根據(jù)員工的實際情況和崗位特性，補充說明相關的公司規(guī)章制度，如《員工手冊》、《考勤管理規(guī)定》、《績效管理規(guī)定》等，告知員工在入職后需要遵守的行為規(guī)范和工作要求。

目的：保障員工的知情權，確保員工在自愿、明知的條件下簽署合同，避免因誤解或信息不透明引發(fā)的后續(xù)問題。

2.合同簽署

具體操作：

簽署《勞動合同》：在員工確認理解并無異議后，引導員工在《勞動合同》上簽字。企業(yè)方代表（通常是人力資源部負責人或授權人員）也在合同上簽字或蓋章。

簽署《入職協(xié)議》（如有）：如準備了《入職協(xié)議》，在《勞動合同》簽署完畢后，再引導員工簽署《入職協(xié)議》。

簽署日期：確保在員工簽署時，合同上注明準確的簽署日期。

原件與復印件處理：企業(yè)方留存《勞動合同》原件一份，另可留存一份復印件或電子掃描件作為備查。將《勞動合同》復印件或電子版交付給員工。如《入職協(xié)議》也需簽署，處理方式參照《勞動合同》。

目的：完成合同的正式簽署，確立雙方的法律關系。明確文件保管和交付，確保合同有效成立。

3.辦理入職手續(xù)

具體操作：

信息登記：將員工的基本信息錄入公司人力資源信息系統(tǒng)（HRIS），或填寫紙質《員工信息登記表》，內(nèi)容包括姓名、身份證號、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人、家庭住址等。

檔案建立：為員工建立個人人事檔案，將勞動合同、入職協(xié)議（如有）、身份證復印件、學歷證明、職稱證明（如有）、照片等相關資料歸檔保存。

社保與公積金辦理：根據(jù)勞動合同約定的繳納基數(shù)和比例，及時為員工辦理社會保險和住房公積金的繳存手續(xù)。確保在員工入職后規(guī)定時間內(nèi)（通常為一個月內(nèi)）完成開戶和開始繳存。

工資賬戶建立與發(fā)放：為員工開設工資銀行賬戶，并在約定的發(fā)薪日（如每月10日）前發(fā)放首月工資。

工牌與辦公用品：安排制作并發(fā)放員工工牌，根據(jù)需要提供辦公用品（如辦公電腦、文具等）。

部門對接與培訓：將員工介紹給所在部門的主管或同事，安排入職引導人（Buddy）幫助員工熟悉工作環(huán)境和流程。按照《入職協(xié)議》或公司安排，組織員工參加入職培訓，內(nèi)容包括公司文化、規(guī)章制度、崗位職責、業(yè)務流程等。

系統(tǒng)權限開通：根據(jù)員工的崗位需求，開通其所需的辦公系統(tǒng)、內(nèi)部平臺等系統(tǒng)權限。

目的：幫助員工順利融入公司，完成從“新人”到“正式員工”的角色轉變，確保員工能夠按時開始工作。

（三）后續(xù)管理

1.合同歸檔

具體操作：人力資源部指定專人負責勞動合同的日常管理，將簽署完畢的勞動合同原件按照員工編號或姓名順序進行編號、裝訂，存放在安全、防火、防潮的檔案柜中。同時，在人力資源信息系統(tǒng)或紙質臺賬中記錄合同簽訂、變更、解除、終止等動態(tài)信息。確保合同檔案的完整性和可追溯性。

目的：建立規(guī)范的合同檔案管理制度，便于查閱、管理和備查，作為履行合同義務和解決潛在爭議的重要依據(jù)。

2.試用期跟蹤

具體操作：

制定考核計劃：在員工入職初期，與員工共同制定試用期考核計劃，明確試用期的具體目標、考核指標、考核周期（通常為每月一次）及考核方式。

定期溝通與反饋：在試用期內(nèi)，由直接主管定期（如每月）與員工進行溝通，了解其工作進展、遇到的困難，并提供及時的反饋和指導。人力資源部也應適時介入，了解員工狀態(tài)。

試用期考核：在試用期結束前一周左右，由直接主管根據(jù)考核計劃對員工進行正式考核，填寫《試用期考核表》，從工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面進行評價，并給出是否轉正的建議。

結果確認與談話：人力資源部根據(jù)直接主管的考核結果和部門意見，綜合評定員工是否符合轉正條件。如決定轉正，安排與員工進行轉正談話，告知考核結果，并簽署《試用期轉正審批表》。如決定不轉正，需提前與員工溝通，說明原因，并按照勞動合同約定的試用期解除條件，辦理相關手續(xù)（如支付經(jīng)濟補償金，如果符合法定條件）。

檔案更新：將《試用期考核表》和《試用期轉正審批表》等文件歸入員工人事檔案。

目的：通過試用期考核，評估員工是否符合崗位要求，為員工轉正或不轉正提供客觀依據(jù)，同時也幫助員工明確自身表現(xiàn)和改進方向。

三、離職合同簽訂程序

（一）離職申請與審批

1.員工提交申請

具體操作：

填寫《離職申請表》：員工因個人原因（如工作調(diào)動、退休、個人發(fā)展等非法定解除情形）提出離職時，需填寫《離職申請表》。表中應包含離職原因（建議使用中性、客觀的描述，如“個人發(fā)展”、“尋求新的職業(yè)機會”等，避免涉及具體評價或抱怨）、期望的離職日期、工作交接計劃（簡要說明）、以及確認已結清所有公司款項（如預支工資、借款等）的聲明。

提交申請：員工將填寫完整的《離職申請表》提交給直接主管，同時抄送人力資源部。對于遠程辦公或已離職員工，可通過公司認可的電子方式（如內(nèi)部郵件系統(tǒng)、企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┨峤浑娮影嫔暾垺?/p>

目的：規(guī)范離職申請的流程，明確員工離職意向和計劃，為后續(xù)的審批和手續(xù)辦理提供依據(jù)。

2.企業(yè)審批

具體操作：

部門主管審批：直接主管首先對員工的離職申請進行審核。審批時需考慮員工的工作表現(xiàn)、項目進度、團隊影響等因素。對于關鍵崗位或項目中的重要人員，審批可能需要更高級別的領導同意。主管應在《離職申請表》上簽署意見和日期。

人力資源部審核：人力資源部收到《離職申請表》后，進行以下審核：

核對勞動合同：檢查員工在職期限、合同類型、試用期情況等，確認是否符合法定或合同約定的離職條件（如提前通知期）。

考勤與績效：查閱員工的考勤記錄和績效考核結果，確認是否存在需按規(guī)定處理的未完成工作、未結清款項（如扣款、賠償?shù)龋?/p>

評估影響：評估員工離職對部門和工作的影響，必要時與員工進行溝通，了解是否有可能挽回。

審批流程：根據(jù)公司規(guī)定，人力資源部內(nèi)部可能需要相關負責人（如薪酬福利經(jīng)理、部門負責人等）進行審批。

更高層級審批（如需）：對于特定情況（如高層管理人員、核心技術人員、涉及保密協(xié)議人員等），可能需要更高級別的管理層（如人力資源總監(jiān)、總經(jīng)理）進行最終審批。審批意見需在《離職申請表》上明確記錄。

確定離職日期：審批通過后，人力資源部與員工確認最終的離職日期，包括正式工作日截止日期和離職交接完成日期。確保給員工足夠的離職通知期，并合理安排工作交接。

目的：確保離職流程的合規(guī)性，評估和控制離職帶來的風險，合理安排工作交接，確保業(yè)務連續(xù)性。

（二）離職手續(xù)辦理

1.工作交接

具體操作：

制定交接清單：在員工正式離職日前，與其直接主管共同制定詳細的工作交接清單（《工作交接清單》）。清單應全面覆蓋員工負責的工作內(nèi)容、項目進展、客戶信息（在允許范圍內(nèi)）、文件資料、電子數(shù)據(jù)、設備工具、賬號密碼（需明確權限變更流程）等。建議采用分類、編號的方式，確保無遺漏。

交接過程：員工在離職期間（或根據(jù)安排在離職前），按照交接清單逐項進行工作交接。交接時，需向接任人員或指定接收人詳細說明工作情況、注意事項、未完成事項的處理建議等。接任人員應認真核對，確認無誤。

交接確認：交接完成后，接任人員或部門主管在《工作交接清單》上簽字確認已接收并理解所有交接內(nèi)容。員工也需簽字確認已完整交接。此清單原件由人力資源部存檔。

系統(tǒng)權限回收：人力資源部根據(jù)部門主管的確認，及時為離職員工回收其在公司系統(tǒng)（辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等）中的所有訪問權限。

目的：確保公司資產(chǎn)（有形和無形）和工作任務的平穩(wěn)過渡，減少因員工離職對業(yè)務造成的影響，明確責任。

2.離職面談

具體操作：

安排面談：人力資源部安排與離職員工進行離職面談。面談時間應選擇在員工正式離職日之前，確保有足夠時間溝通。面談應由經(jīng)驗豐富、善于溝通的人力資源專員或經(jīng)理進行。

面談內(nèi)容：

表達感謝：感謝員工在職期間的貢獻。

了解原因（可選，注意方式）：以開放式、非質問的方式了解員工離職的真正原因（如“可以分享一下您未來職業(yè)規(guī)劃的方向嗎？”），主要用于收集改進招聘、管理和員工體驗的反饋，避免引起負面情緒或沖突。若員工不愿透露，尊重其意愿。

確認無遺留問題：詢問員工是否還有未結清的款項、未歸還的公司財產(chǎn)、未完成的工作等，確保所有事務處理完畢。

強調(diào)保密義務：提醒員工在離職后仍需遵守保密協(xié)議，不得泄露公司任何商業(yè)秘密或內(nèi)部信息。

提供支持（如適用）：如公司有推薦信政策或人才庫計劃，告知員工相關流程。提供離職證明的獲取方式。

表達祝福：對員工的未來表示祝福。

記錄與反饋：面談情況應進行簡要記錄，重點關注收集到的反饋信息。記錄需注意保護員工隱私。對有價值的管理建議，可反饋給相關部門。

目的：了解員工離職真實原因（以改進為主），確認無遺留問題，履行告知義務，維護公司形象，同時給予員工最后的尊重和祝福。

3.合同簽署

具體操作：

準備《離職協(xié)議》：人力資源部準備《離職協(xié)議》模板。模板內(nèi)容通常包括：

雙方確認員工已提出離職申請并獲批準，以及最終的離職日期。

確認工作交接已完成，并附上已雙方簽字確認的《工作交接清單》作為附件。

關于未結清款項的結算：明確員工最后一個月工資的計算方式及支付日期，列出可能存在的應扣款項（如未休年假折算、違約金、賠償金等）及其計算依據(jù)，并說明最終應結清的金額和支付方式。同時，明確員工需歸還的公司財產(chǎn)（如電腦、手機、工牌、文件資料等）及其歸還時間和方式。

保密與競業(yè)限制（如有）：重申或確認員工離職后仍需遵守的保密義務。如公司有競業(yè)限制協(xié)議，需在此確認其效力及可能的補償（如有）。

爭議解決：約定離職后可能出現(xiàn)的爭議解決方式。

雙方確認：由員工和公司代表（簽字或蓋章）確認協(xié)議內(nèi)容無誤，并同意遵守。

簽署協(xié)議：在離職面談后，將《離職協(xié)議》交由員工閱讀。如員工無異議，引導其在協(xié)議上簽字。公司方代表也在協(xié)議上簽字或蓋章。

原件與復印件處理：公司留存《離職協(xié)議》原件，作為處理離職事宜的重要憑證。將《離職協(xié)議》復印件或電子版交付給員工。

目的：通過書面協(xié)議明確離職過程中的各項權利義務，特別是關于款項結算、財產(chǎn)歸還、保密責任等，避免后續(xù)爭議，確保離職過程的順利和規(guī)范。

（三）后續(xù)工作

1.結算薪資

具體操作：

核算工資：人力資源部或薪酬專員根據(jù)員工的考勤記錄、績效結果、合同約定，核算員工最后一個月的工資。計算應發(fā)工資，扣除代扣代繳的個人所得稅、應由員工承擔的社會保險個人部分（如有）、以及其他依法或根據(jù)協(xié)議應扣除的款項（如未休年假折算工資、違約金、賠償金等）。

支付工資：在法律規(guī)定的最后工作日后（通常是次月），將計算出的最終應發(fā)工資通過銀行轉賬方式支付給員工。確保支付時間符合法律規(guī)定。

出具證明：向員工提供《工資結算清單》或《離職證明》中的薪資部分明細，確認工資計算無誤。

目的：依法、準確地為員工結算最終工資，履行支付義務。

2.檔案處理

具體操作：

社會保險與公積金解約：在員工離職之日起規(guī)定時間內(nèi)（通常為15日內(nèi)），為員工辦理社會保險和住房公積金的停繳或轉移手續(xù)。如員工即將入職另一家公司，可協(xié)助辦理轉移接續(xù)手續(xù)。

財產(chǎn)清點與歸還：清點員工個人物品清單，要求員工歸還所有屬于公司的財產(chǎn)。收回工牌、電腦、手機、鑰匙、文件資料等。對于無法找回或損壞的物品，根據(jù)公司規(guī)定進行處理（如折價補償）。

檔案轉出：將員工的《離職協(xié)議》、最終工資結算單、工作交接清單、離職證明等文件整理歸檔。按照法律規(guī)定或公司政策，將員工的人事檔案在規(guī)定時間內(nèi)移交給員工本人或其指定的接收機構（如新的用人單位、人才交流中心等）。

系統(tǒng)注銷：在員工離職后，及時注銷其在公司所有系統(tǒng)中的賬號和權限，確保信息安全。

目的：完成所有與員工離職相關的收尾工作，確保公司資產(chǎn)安全和信息安全，履行法定義務，并維護良好的雇主形象。

一、概述

簽訂職離職合同是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，涉及員工入職、在職期間的權益保障及離職時的手續(xù)辦理。本手冊旨在規(guī)范職離職合同的簽訂流程，確保操作合規(guī)、高效，維護企業(yè)與員工的合法權益。職離職合同主要包括《勞動合同》、《入職協(xié)議》、《離職協(xié)議》等文件，具體根據(jù)實際情況選擇使用。

二、入職合同簽訂程序

（一）準備階段

1.審核崗位需求：確認崗位是否空缺，明確崗位職責、薪資待遇及福利等。

2.準備合同文件：

(1)《勞動合同》模板，需包含雙方基本信息、合同期限、工作內(nèi)容、薪酬標準、社會保險等條款。

(2)《入職協(xié)議》補充文件（如有），可包含試用期安排、培訓計劃等。

（二）簽訂流程

1.員工到場確認：

(1)核對員工身份信息，確保與檔案一致。

(2)向員工說明合同內(nèi)容，解答疑問。

2.合同簽署：

(1)員工簽署《勞動合同》及《入職協(xié)議》（如有）。

(2)企業(yè)留存一份原件，員工留存復印件或電子版。

3.辦理入職手續(xù)：

(1)辦理員工檔案轉入、社保繳納、工牌領取等。

(2)通知相關部門開展入職培訓。

（三）后續(xù)管理

1.合同歸檔：將合同文件錄入人力資源系統(tǒng)，并存檔備查。

2.試用期跟蹤：按合同約定進行試用期考核，期滿后辦理轉正或解除手續(xù)。

三、離職合同簽訂程序

（一）離職申請與審批

1.員工提交申請：

(1)員工填寫《離職申請表》，說明離職原因及預計離職日期。

(2)人力資源部審核申請，確認是否符合合同約定。

2.企業(yè)審批：

(1)部門主管及人力資源部共同審批，特殊崗位需加級審批。

(2)確認離職日期及工作交接安排。

（二）離職手續(xù)辦理

1.工作交接：

(1)員工完成工作交接清單，包括文件、設備、客戶信息等。

(2)部門主管確認交接無誤。

2.離職面談：

(1)人力資源部與員工進行面談，了解離職原因，提供必要建議。

(2)解釋未結清款項（如工資、獎金）的結算方式。

3.合同簽署：

(1)員工簽署《離職協(xié)議》，確認離職補償（如有）、保密條款等。

(2)企業(yè)留存協(xié)議原件。

（三）后續(xù)工作

1.結算薪資：

(1)根據(jù)合同約定及考勤記錄，計算最終工資并支付。

(2)扣除應繳款項（如未休年假折算、違約金等）。

2.檔案處理：

(1)辦理社保、公積金解約手續(xù)。

(2)將離職證明及檔案轉交員工或相關機構。

四、注意事項

1.合同模板標準化：企業(yè)應定期更新合同模板，確保條款合法合規(guī)。

2.流程記錄完整：所有環(huán)節(jié)需留有書面或電子記錄，便于追溯。

3.溝通及時透明：離職前后保持與員工的溝通，避免糾紛。

4.政策培訓：人力資源部需定期培訓相關流程，確保操作規(guī)范。

二、入職合同簽訂程序

（一）準備階段

1.審核崗位需求

具體操作：人力資源部首先與招聘部門溝通，確認招聘崗位的實際需求，包括崗位是否因業(yè)務發(fā)展或人員變動而空缺。核實崗位說明書是否已完成更新，其中應詳細列明崗位職責、工作目標、任職資格（學歷、經(jīng)驗、技能等）、薪酬范圍（包括基本工資、績效獎金、補貼等）、福利待遇（如五險一金繳納基數(shù)與比例、帶薪年假天數(shù)、培訓機會等）以及其他需要明確的工作條件（如工作地點、工作時間、是否需要加班等）。

目的：確保入職的員工符合崗位要求，并為后續(xù)的合同條款提供依據(jù)，避免因信息不對稱導致合同內(nèi)容與實際情況不符。

2.準備合同文件

具體操作：根據(jù)審核確認的崗位需求和公司政策，準備以下文件：

《勞動合同》：使用公司標準化的勞動合同模板。模板內(nèi)容應至少包括：

雙方當事人的基本信息：包括法定代表人或主要負責人、地址；員工的姓名、住址、身份證號碼。確保信息準確無誤。

勞動合同期限：明確是固定期限、無固定期限還是以完成一定工作任務為期限。對于初次入職員工，通常建議采用固定期限或無固定期限。

工作內(nèi)容：具體描述員工所從事的工作崗位、主要職責和任務。

工作地點：明確員工的工作場所，如具體辦公地址或區(qū)域。如工作地點可能變動，需明確約定變更方式。

工作時間：明確標準工作時間、加班安排及加班費計算方法。

勞動報酬：明確基本工資數(shù)額、計算方式、支付周期和支付方式。如涉及績效獎金、津貼等，也應在此明確其計算和發(fā)放規(guī)則。

社會保險：明確公司將按照國家規(guī)定和地方政策為員工繳納社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險），并說明繳納基數(shù)和比例，通?；鶖?shù)不超過當?shù)匾?guī)定的上限。

休息休假：明確員工享有的法定節(jié)假日、帶薪年休假天數(shù)及休假申請流程。

勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護：如崗位存在職業(yè)病風險，需明確告知并采取防護措施。

培訓：如公司提供入職培訓或專業(yè)技能培訓，可在此約定培訓安排及雙方責任。

勞動合同變更、解除、終止的條件：引用相關法律法規(guī)，明確雙方變更、解除或終止勞動合同的權利和義務。

違約責任：可簡要約定違反合同條款的責任承擔方式。

爭議解決方式：約定發(fā)生勞動爭議時的解決途徑，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。

其他約定：如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議的簽訂要求等。

《入職協(xié)議》（可選）：在《勞動合同》之外，可根據(jù)需要準備《入職協(xié)議》，用于明確特定事項，例如：

試用期安排：明確試用期的起止時間、試用期工資標準（通常不低于合同約定工資的80%或當?shù)刈畹凸べY標準）、考核標準及轉正流程。

崗前培訓計劃：簡要說明入職后需接受的培訓內(nèi)容和時間安排。

其他需要員工特別確認的事項。

目的：確保合同文件齊全、內(nèi)容合法合規(guī)，并覆蓋所有必要條款，為順利簽約和后續(xù)管理奠定基礎。

（二）簽訂流程

1.員工到場確認

具體操作：

身份核實：人力資源部接待員工，核對員工身份證原件與勞動合同中的信息是否一致，確保員工身份真實有效。如員工委托他人辦理，需同時核實授權委托書和被委托人身份信息。

合同內(nèi)容講解：由人力資源部工作人員或指定人員，逐條向員工講解《勞動合同》和《入職協(xié)議》（如有）的主要內(nèi)容，特別是涉及員工權利義務、薪酬福利、試用期、保密等關鍵條款。確保員工理解合同內(nèi)容，并能提出疑問。講解過程中應注意使用清晰、簡潔、易懂的語言，避免使用過于專業(yè)的法律術語。對于員工提出的疑問，應耐心解答，必要時可提供書面解釋或指引。

補充說明：根據(jù)員工的實際情況和崗位特性，補充說明相關的公司規(guī)章制度，如《員工手冊》、《考勤管理規(guī)定》、《績效管理規(guī)定》等，告知員工在入職后需要遵守的行為規(guī)范和工作要求。

目的：保障員工的知情權，確保員工在自愿、明知的條件下簽署合同，避免因誤解或信息不透明引發(fā)的后續(xù)問題。

2.合同簽署

具體操作：

簽署《勞動合同》：在員工確認理解并無異議后，引導員工在《勞動合同》上簽字。企業(yè)方代表（通常是人力資源部負責人或授權人員）也在合同上簽字或蓋章。

簽署《入職協(xié)議》（如有）：如準備了《入職協(xié)議》，在《勞動合同》簽署完畢后，再引導員工簽署《入職協(xié)議》。

簽署日期：確保在員工簽署時，合同上注明準確的簽署日期。

原件與復印件處理：企業(yè)方留存《勞動合同》原件一份，另可留存一份復印件或電子掃描件作為備查。將《勞動合同》復印件或電子版交付給員工。如《入職協(xié)議》也需簽署，處理方式參照《勞動合同》。

目的：完成合同的正式簽署，確立雙方的法律關系。明確文件保管和交付，確保合同有效成立。

3.辦理入職手續(xù)

具體操作：

信息登記：將員工的基本信息錄入公司人力資源信息系統(tǒng)（HRIS），或填寫紙質《員工信息登記表》，內(nèi)容包括姓名、身份證號、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人、家庭住址等。

檔案建立：為員工建立個人人事檔案，將勞動合同、入職協(xié)議（如有）、身份證復印件、學歷證明、職稱證明（如有）、照片等相關資料歸檔保存。

社保與公積金辦理：根據(jù)勞動合同約定的繳納基數(shù)和比例，及時為員工辦理社會保險和住房公積金的繳存手續(xù)。確保在員工入職后規(guī)定時間內(nèi)（通常為一個月內(nèi)）完成開戶和開始繳存。

工資賬戶建立與發(fā)放：為員工開設工資銀行賬戶，并在約定的發(fā)薪日（如每月10日）前發(fā)放首月工資。

工牌與辦公用品：安排制作并發(fā)放員工工牌，根據(jù)需要提供辦公用品（如辦公電腦、文具等）。

部門對接與培訓：將員工介紹給所在部門的主管或同事，安排入職引導人（Buddy）幫助員工熟悉工作環(huán)境和流程。按照《入職協(xié)議》或公司安排，組織員工參加入職培訓，內(nèi)容包括公司文化、規(guī)章制度、崗位職責、業(yè)務流程等。

系統(tǒng)權限開通：根據(jù)員工的崗位需求，開通其所需的辦公系統(tǒng)、內(nèi)部平臺等系統(tǒng)權限。

目的：幫助員工順利融入公司，完成從“新人”到“正式員工”的角色轉變，確保員工能夠按時開始工作。

（三）后續(xù)管理

1.合同歸檔

具體操作：人力資源部指定專人負責勞動合同的日常管理，將簽署完畢的勞動合同原件按照員工編號或姓名順序進行編號、裝訂，存放在安全、防火、防潮的檔案柜中。同時，在人力資源信息系統(tǒng)或紙質臺賬中記錄合同簽訂、變更、解除、終止等動態(tài)信息。確保合同檔案的完整性和可追溯性。

目的：建立規(guī)范的合同檔案管理制度，便于查閱、管理和備查，作為履行合同義務和解決潛在爭議的重要依據(jù)。

2.試用期跟蹤

具體操作：

制定考核計劃：在員工入職初期，與員工共同制定試用期考核計劃，明確試用期的具體目標、考核指標、考核周期（通常為每月一次）及考核方式。

定期溝通與反饋：在試用期內(nèi)，由直接主管定期（如每月）與員工進行溝通，了解其工作進展、遇到的困難，并提供及時的反饋和指導。人力資源部也應適時介入，了解員工狀態(tài)。

試用期考核：在試用期結束前一周左右，由直接主管根據(jù)考核計劃對員工進行正式考核，填寫《試用期考核表》，從工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面進行評價，并給出是否轉正的建議。

結果確認與談話：人力資源部根據(jù)直接主管的考核結果和部門意見，綜合評定員工是否符合轉正條件。如決定轉正，安排與員工進行轉正談話，告知考核結果，并簽署《試用期轉正審批表》。如決定不轉正，需提前與員工溝通，說明原因，并按照勞動合同約定的試用期解除條件，辦理相關手續(xù)（如支付經(jīng)濟補償金，如果符合法定條件）。

檔案更新：將《試用期考核表》和《試用期轉正審批表》等文件歸入員工人事檔案。

目的：通過試用期考核，評估員工是否符合崗位要求，為員工轉正或不轉正提供客觀依據(jù)，同時也幫助員工明確自身表現(xiàn)和改進方向。

三、離職合同簽訂程序

（一）離職申請與審批

1.員工提交申請

具體操作：

填寫《離職申請表》：員工因個人原因（如工作調(diào)動、退休、個人發(fā)展等非法定解除情形）提出離職時，需填寫《離職申請表》。表中應包含離職原因（建議使用中性、客觀的描述，如“個人發(fā)展”、“尋求新的職業(yè)機會”等，避免涉及具體評價或抱怨）、期望的離職日期、工作交接計劃（簡要說明）、以及確認已結清所有公司款項（如預支工資、借款等）的聲明。

提交申請：員工將填寫完整的《離職申請表》提交給直接主管，同時抄送人力資源部。對于遠程辦公或已離職員工，可通過公司認可的電子方式（如內(nèi)部郵件系統(tǒng)、企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┨峤浑娮影嫔暾垺?/p>

目的：規(guī)范離職申請的流程，明確員工離職意向和計劃，為后續(xù)的審批和手續(xù)辦理提供依據(jù)。

2.企業(yè)審批

具體操作：

部門主管審批：直接主管首先對員工的離職申請進行審核。審批時需考慮員工的工作表現(xiàn)、項目進度、團隊影響等因素。對于關鍵崗位或項目中的重要人員，審批可能需要更高級別的領導同意。主管應在《離職申請表》上簽署意見和日期。

人力資源部審核：人力資源部收到《離職申請表》后，進行以下審核：

核對勞動合同：檢查員工在職期限、合同類型、試用期情況等，確認是否符合法定或合同約定的離職條件（如提前通知期）。

考勤與績效：查閱員工的考勤記錄和績效考核結果，確認是否存在需按規(guī)定處理的未完成工作、未結清款項（如扣款、賠償?shù)龋?/p>

評估影響：評估員工離職對部門和工作的影響，必要時與員工進行溝通，了解是否有可能挽回。

審批流程：根據(jù)公司規(guī)定，人力資源部內(nèi)部可能需要相關負責人（如薪酬福利經(jīng)理、部門負責人等）進行審批。

更高層級審批（如需）：對于特定情況（如高層管理人員、核心技術人員、涉及保密協(xié)議人員等），可能需要更高級別的管理層（如人力資源總監(jiān)、總經(jīng)理）進行最終審批。審批意見需在《離職申請表》上明確記錄。

確定離職日期：審批通過后，人力資源部與員工確認最終的離職日期，包括正式工作日截止日期和離職交接完成日期。確保給員工足夠的離職通知期，并合理安排工作交接。

目的：確保離職流程的合規(guī)性，評估和控制離職帶來的風險，合理安排工作交接，確保業(yè)務連續(xù)性。

（二）離職手續(xù)辦理

1.工作交接

具體操作：

制定交接清單：在員工正式離職日前，與其直接主管共同制定詳細的工作交接清單（《工作交接清單》）。清單應全面覆蓋員工負責的工作內(nèi)容、項目進展、客戶信息（在允許范圍內(nèi)）、文件資料、電子數(shù)據(jù)、設備工具、賬號密碼（需明確權限變更流程）等。建議采用分類、編號的方式，確保無遺漏。

交接過程：員工在離職期間（或根據(jù)安排在離職前），按照交接清單逐項進行工作交接。交接時，需向接任人員或指定接收人詳細說明工作情況、注意事項、未完成事項的處理建議等。接任人員應認真核對，確認無誤。

交接確認：交接完成后，接任人員或部門主管在《工作交接清單》上簽字確認已接收并理解所有交接內(nèi)容。員工也需簽字確認已完整交接。此清單原件由人力資源部存檔。

系統(tǒng)權限回收：人力資源部根據(jù)部門主管的確認，及時為離職員工回收其在公司系統(tǒng)（辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等）中的所有訪問權限。

目的：確保公司資產(chǎn)（有形和無形）和工作任務的平穩(wěn)過渡，減少因員工離職對業(yè)務造成的影響，明確責任。

2.離職面談

具體操作：

安排面談：人力資源部安排與離職員工進行離職面談。面談時間應選擇在員工正式離職日之前，確保有足夠時間溝通。面談應由經(jīng)驗豐富、善于溝通的人力資源專員或經(jīng)理進行。

面談內(nèi)容：

表達感謝：感謝員工在職期間的貢獻。

了解原因（可選，注意方式）：以開放式、非質問的方式了解員工離職的真正原因（如“可以分享一下您未來職業(yè)規(guī)劃的方向嗎？”），主要用于收集改進招聘、管理和員工體驗的反饋，避免引起負面情緒或沖突。若員工不愿透露，尊重其意愿。

確認無遺留問題：詢問員工是否還有未結清的款項、未歸還的公司財產(chǎn)、未完成的工作等，確保所有事務處理完畢。

強調(diào)保密義務