文學(xué)社期刊存檔管理規(guī)定適用范圍本規(guī)定適用于文學(xué)社全體員工及客戶，涵蓋期刊從創(chuàng)刊、編印、發(fā)行、存檔至銷毀的全過程管理，確保期刊資料的安全、完整與高效利用，同時(shí)符合國家相關(guān)檔案管理法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。---第一章總則文學(xué)社期刊作為文化成果的重要載體，其存檔管理不僅關(guān)乎歷史記錄的完整性，更體現(xiàn)社內(nèi)文化傳承與學(xué)術(shù)價(jià)值。本規(guī)定以“安全第一、規(guī)范管理、分類存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)維護(hù)”為原則，結(jié)合文學(xué)社扁平化管理和人文關(guān)懷理念，明確期刊存檔的職責(zé)分工、操作流程及監(jiān)督機(jī)制。所有員工需嚴(yán)格遵守本規(guī)定，確保存檔資料的合法性、真實(shí)性及可追溯性。期刊存檔應(yīng)兼顧經(jīng)濟(jì)效益（如資料再利用）與社會(huì)效益（如學(xué)術(shù)交流），通過科學(xué)管理為社內(nèi)外提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。---第二章人事管理1.崗位設(shè)置設(shè)立期刊存檔專員（隸屬于行政部），負(fù)責(zé)存檔工作的日常管理；編輯部門配合提供期刊內(nèi)容說明；技術(shù)部門保障存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行。2.職責(zé)分工-存檔專員：負(fù)責(zé)期刊接收、分類、登記、入庫及數(shù)字化轉(zhuǎn)存；定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境；編制存檔目錄。-編輯部門：提交期刊附注（含創(chuàng)作背景、修訂記錄）；協(xié)助處理特殊版本（如手稿、修訂稿）。-技術(shù)部門：維護(hù)服務(wù)器及備份系統(tǒng)；提供數(shù)據(jù)恢復(fù)方案。3.培訓(xùn)與考核存檔專員需通過檔案管理知識(shí)培訓(xùn)（含防蟲、防火、防潮措施）；績效考核納入檔案完整率、響應(yīng)速度等指標(biāo)。---第三章事權(quán)流程1.期刊接收-編輯部門完成期刊編印后，提交至存檔專員，附《期刊送存清單》（含期號(hào)、頁數(shù)、作者、特殊標(biāo)注）。-存檔專員核對(duì)實(shí)物與清單，簽收并標(biāo)注入庫日期。2.分類存儲(chǔ)-按年份、期號(hào)編號(hào)，紙質(zhì)版存入恒溫恒濕檔案柜（溫度18-22℃，濕度45-60%）；電子版上傳至加密服務(wù)器，雙備份（本地+異地）。-特殊資料（如獲獎(jiǎng)期刊、名人手稿）單獨(dú)編號(hào)，置保險(xiǎn)柜保存。3.借閱與利用-內(nèi)部借閱需填寫《期刊借閱申請(qǐng)單》，超期未還按0.5%/天收取保管費(fèi)；外部借閱需經(jīng)社長審批，提供單位介紹信，復(fù)印后原件存檔。-電子版通過權(quán)限管理訪問，日志記錄瀏覽者與時(shí)間。---第四章財(cái)務(wù)管理1.成本預(yù)算每年編制存檔專項(xiàng)預(yù)算（含設(shè)備折舊、耗材、保險(xiǎn)費(fèi)），由財(cái)務(wù)部審核。2.支出控制-存儲(chǔ)設(shè)備采購需符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；租賃云存儲(chǔ)服務(wù)需比價(jià)。-借閱費(fèi)收入納入社費(fèi)管理，用于補(bǔ)充存檔設(shè)施。3.審計(jì)監(jiān)督每季度由內(nèi)審組抽查存檔記錄，確保資金流向透明。---第五章物資管理1.硬件配置-檔案柜：配備溫濕度監(jiān)控儀、防火報(bào)警器；電子存檔需配置UPS不間斷電源。-備份設(shè)備：磁帶/光盤庫定期輪換，服務(wù)器性能匹配未來5年數(shù)據(jù)增長。2.軟件系統(tǒng)采用《檔案管理系統(tǒng)V3.0》，實(shí)現(xiàn)條碼掃描入庫、自動(dòng)生成目錄。3.維護(hù)保養(yǎng)每半年由技術(shù)部門檢測(cè)存儲(chǔ)環(huán)境，每年校準(zhǔn)溫濕度記錄儀；紙質(zhì)資料定期消毒除霉。---第六章信息管理1.數(shù)字化建設(shè)優(yōu)先數(shù)字化1990年至今期刊，掃描分辨率不低于300dpi，元數(shù)據(jù)包含作者、關(guān)鍵詞、摘要等。2.信息安全-服務(wù)器設(shè)置防火墻，數(shù)據(jù)傳輸加密；定期滲透測(cè)試。-禁止非授權(quán)人員接觸原始數(shù)據(jù)，離職員工需交還系統(tǒng)權(quán)限。3.開放共享通過“文學(xué)社數(shù)字檔案庫”提供有限開放，校外用戶需付費(fèi)訂閱。---第七章安全管理1.物理安全存檔區(qū)設(shè)置門禁系統(tǒng)，24小時(shí)監(jiān)控錄像；消防設(shè)施符合《檔案館消防安全規(guī)范》。2.自然災(zāi)害預(yù)案制定《期刊災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案》：火災(zāi)時(shí)啟動(dòng)濕布覆蓋、斷電；水災(zāi)時(shí)轉(zhuǎn)移至高層。3.保密措施涉密內(nèi)容（如未公開評(píng)審稿）標(biāo)注“內(nèi)部留存”，銷毀需經(jīng)法律顧問審核。---第八章文化傳承1.價(jià)值評(píng)估存檔專員每年評(píng)選“年度珍藏期刊”（如首發(fā)期、重大活動(dòng)紀(jì)念刊），制作專題展板。2.社史編纂每3年匯編《文學(xué)社期刊發(fā)展年鑒》，納入社史館。3.社群互動(dòng)舉辦“期刊故事分享會(huì)”，鼓勵(lì)員工講述存檔背后的故事（如搶救受損版期刊的經(jīng)歷）。---第九章經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益1.創(chuàng)收渠道-提供期刊內(nèi)容授權(quán)服務(wù)（如學(xué)術(shù)論文引用）；-線上平臺(tái)售賣限量版復(fù)刻裝幀本。2.公益支持向貧困地區(qū)學(xué)校捐贈(zèng)數(shù)字化期刊；聯(lián)合高校開展文獻(xiàn)研究項(xiàng)目。---第十章績效考核1.指標(biāo)體系|考核維度|權(quán)重|具體指標(biāo)||----------------|-------|-----------------------------||檔案完整率|40%|丟失率＜0.1%，破損率＜1%||響應(yīng)時(shí)效|30%|借閱申請(qǐng)48小時(shí)內(nèi)處理||數(shù)據(jù)安全|20%|未發(fā)生違規(guī)訪問||文化活動(dòng)參與|10%|年度活動(dòng)至少參與1次|2.獎(jiǎng)懲機(jī)制連續(xù)兩年考核優(yōu)秀者晉升為檔案主管；因失職導(dǎo)致資料損毀的，按《員工手冊(cè)》追責(zé)。---第十一章人力資源管理1.人文關(guān)懷-存檔專員享有優(yōu)先參與社內(nèi)采風(fēng)活動(dòng)權(quán)；-每年組織“存檔人員心理健康講座”。2.職業(yè)發(fā)展支持考取“檔案管理員資格證書”；表現(xiàn)突出者可轉(zhuǎn)崗至編輯中心。---第十二章安全生產(chǎn)1.操作規(guī)范-紙質(zhì)資料搬運(yùn)需使用輔助工具，避免折損；-電子存檔需遵循“先備份后操作”原則。2.應(yīng)急演練每半年開展火災(zāi)逃生