文學(xué)社會議室使用管理辦法適用范圍文學(xué)社全體員工及受邀客戶、合作伙伴等相關(guān)人員第一章總則文學(xué)社會議室作為社團(tuán)日常運營、決策制定、對外交流及文化交流的重要場所，其規(guī)范使用與管理對于提升社團(tuán)運營效率、保障活動順利開展、維護(hù)社團(tuán)形象具有重要意義。本制度旨在明確會議室的申請使用流程、使用規(guī)范、安全責(zé)任及維護(hù)機(jī)制，確保會議室資源的合理配置與高效利用。一、會議室基本功能1.內(nèi)部會議：社團(tuán)管理層會議、部門工作例會、項目討論會、成員培訓(xùn)會等。2.對外交流：作家講座、讀者見面會、行業(yè)合作洽談會、社會公益交流活動等。3.文化活動：文學(xué)沙龍、創(chuàng)作研討會、社團(tuán)年會等。二、使用原則1.公平公正：會議室資源面向全體員工及經(jīng)社團(tuán)批準(zhǔn)的外部合作方，優(yōu)先保障社團(tuán)核心業(yè)務(wù)及公益性活動需求。2.高效利用：倡導(dǎo)節(jié)約用能，會議結(jié)束后及時關(guān)閉設(shè)備、清理現(xiàn)場，確保資源可持續(xù)使用。3.安全規(guī)范：遵守消防安全規(guī)定，禁止使用易燃易爆物品，會議期間保持設(shè)備安全運行。4.文明使用：保持室內(nèi)整潔，愛護(hù)公共設(shè)施，會議結(jié)束后恢復(fù)原狀。三、適用對象及權(quán)限1.社團(tuán)員工：各部門負(fù)責(zé)人、核心成員可根據(jù)工作需求申請使用，需經(jīng)行政主管審批。2.外部合作方：作家、學(xué)者、企業(yè)代表等受邀人員，需提供社團(tuán)合作函或活動通知，經(jīng)社團(tuán)管理層批準(zhǔn)后方可使用。3.臨時需求：緊急會議或臨時活動可優(yōu)先申請，但需提前說明原因并盡快釋放資源。第二章使用申請與審批一、申請流程1.線上申請：使用人員通過社團(tuán)內(nèi)部管理系統(tǒng)提交《會議室使用申請表》，填寫會議主題、時間、參與人數(shù)、設(shè)備需求等信息。2.線下申請：未開通系統(tǒng)部門可填寫紙質(zhì)申請表，提交至行政主管辦公室。二、審批權(quán)限1.常規(guī)使用（≤4小時）：行政主管直接審批。2.長期使用（≥4小時）：需提交活動方案及預(yù)算，由社團(tuán)管理層集體審議。3.外部合作方申請：需附合作協(xié)議或邀請函，由行政主管審核后報管理層批準(zhǔn)。三、時間管理1.預(yù)定時段：會議室使用以時段為單位（最小單位為1小時），不得跨時段占用。2.逾期處理：如會議延長，需提前半小時提交延期申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)使用；逾期未清理者，按占用時長加收資源使用成本。第三章使用規(guī)范一、環(huán)境要求1.噪音控制：會議期間保持室內(nèi)安靜，禁止無關(guān)人員隨意出入；需播放音視頻時，音量不得超過60分貝。2.溫度調(diào)節(jié)：空調(diào)溫度設(shè)定為26℃±2℃，不得擅自更改溫度或關(guān)閉設(shè)備。二、設(shè)備使用1.基礎(chǔ)設(shè)備：投影儀、白板、麥克風(fēng)、音響等由使用人提前申請，會議結(jié)束后恢復(fù)至初始狀態(tài)。2.特殊設(shè)備：如需使用視頻會議系統(tǒng)、專業(yè)燈光等，需提前一周報備并接受技術(shù)指導(dǎo)，避免誤操作。三、物品管理1.禁止行為：嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、飲食、飲酒，禁止張貼或涂寫無關(guān)內(nèi)容。2.物品歸位：會議期間產(chǎn)生的紙張、筆、設(shè)備配件等需清理至指定位置，不得遺留在室內(nèi)。第四章安全與責(zé)任一、消防安全1.設(shè)備檢查：使用前需確認(rèn)電源線路無破損，電器設(shè)備運行正常；會議期間不得擅自拔插電源。2.應(yīng)急處理：如遇火警或其他緊急情況，立即停止使用并疏散人員，隨后向社團(tuán)管理層報告。二、設(shè)備維護(hù)1.損壞賠償：因使用不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需照價賠償；惡意破壞者將追究法律責(zé)任。2.故障上報：設(shè)備運行異常需立即停止使用，并報行政主管安排維修。三、責(zé)任劃分1.使用人責(zé)任：負(fù)責(zé)會議期間室內(nèi)秩序、設(shè)備安全及衛(wèi)生清理，確保活動結(jié)束后恢復(fù)原狀。2.社團(tuán)責(zé)任：定期組織設(shè)備維護(hù)，對違規(guī)使用行為進(jìn)行記錄并通報批評。第五章績效考核與監(jiān)督一、績效考核1.內(nèi)部員工：會議室使用效率納入部門績效考核，如頻繁超時占用或違規(guī)操作將影響評優(yōu)資格。2.外部合作方：社團(tuán)可根據(jù)合作方使用情況調(diào)整后續(xù)合作權(quán)限，惡意違規(guī)者列入黑名單。二、監(jiān)督機(jī)制1.巡查制度：行政主管定期抽查會議室使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行記錄。2.投訴渠道：社團(tuán)設(shè)立意見箱及線上投訴平臺，鼓勵員工及合作方反饋使用問題。第六章人文關(guān)懷與資源支持一、特殊需求1.殘障人士：會議室配備無障礙設(shè)施，如需額外協(xié)助需提前告知行政主管。2.兒童活動：社團(tuán)組織的兒童文學(xué)活動可適當(dāng)放寬時間限制，但需加強(qiáng)看護(hù)管理。二、資源配套1.茶歇服務(wù)：社團(tuán)為正式會議提供基礎(chǔ)茶水，如需餐飲服務(wù)需提前申請并支付費用。2.技術(shù)支持：行政主管辦公室提供設(shè)備使用培訓(xùn)，新員工入職需接受會議室使用規(guī)范培訓(xùn)。第七章附則1.制度修訂：本制度由社團(tuán)行政主管負(fù)責(zé)解釋，并根據(jù)實際需求每年修訂一次。2.生效日期：本制度自發(fā)布之日起施行，原相關(guān)規(guī)定同時廢止。3.補(bǔ)充說明：未盡事宜由社團(tuán)管理層討論決定，重大事項需經(jīng)社團(tuán)理事會審議通過。附《會議室使用申請表》樣式（表單包含會議主題、時間、地點、參與人數(shù)、設(shè)備需求、申