行政物資采購申請與審批流程模板一、適用范圍與常見場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政物資采購管理，涵蓋日常辦公、后勤保障、臨時活動等場景下的物資需求申請與審批全流程。常見使用場景包括：新員工入職所需的辦公文具、電子設(shè)備；部門會議所需的耗材、設(shè)備；辦公區(qū)域維修所需的建材、配件；節(jié)日活動所需的布置物資、禮品；以及其他非生產(chǎn)類行政物資的采購需求。二、流程詳解：從申請到采購的全步驟（一）需求發(fā)起：明確物資需求與用途申請人填寫申請表申請人根據(jù)實際工作需要，填寫《行政物資采購申請表》（詳見模板部分），詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、需求日期及預(yù)算來源（如“行政辦公經(jīng)費”“專項活動經(jīng)費”等）。示例：行政部*因新入職3名員工，需采購筆記本電腦3臺（規(guī)格：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤）、辦公椅3把（規(guī)格：人體工學(xué)設(shè)計、黑色），需求日期為2024年X月X日，預(yù)算來源為2024年度行政辦公經(jīng)費。需求合理性說明對單價較高或數(shù)量較多的物資，需簡要說明需求必要性（如“現(xiàn)有電腦使用年限超5年，頻繁卡頓影響工作效率”“部門季度會議需打印材料200份，需額外采購A4紙10箱”）。（二）部門初審：審核需求與預(yù)算部門負責(zé)人審核申請人將填寫完整的申請表提交至所在部門負責(zé)人（如行政部、市場部等），部門負責(zé)人需在1個工作日內(nèi)完成審核，重點確認：需求是否符合部門工作計劃；物資規(guī)格、數(shù)量是否合理，是否存在重復(fù)采購；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)。審核結(jié)果處理審核通過：部門負責(zé)人在申請表“部門負責(zé)人審批”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：部門負責(zé)人需注明駁回理由（如“預(yù)算超支”“物資規(guī)格不符部門標準”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部門復(fù)核：審核采購合規(guī)性與可行性采購專員接收與初審部門審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至采購部門（如行政部下設(shè)采購組、或獨立采購部），采購專員*在1個工作日內(nèi)接收并初審，重點檢查：申請表填寫是否完整、規(guī)范（無漏填項、字跡清晰）；物資是否屬于行政采購范圍（排除生產(chǎn)原料、設(shè)備等非行政類物資）；是否屬于公司統(tǒng)購目錄內(nèi)的物資（如電腦、打印機等需統(tǒng)一招標采購的物資）。技術(shù)參數(shù)與市場調(diào)研對非統(tǒng)購目錄內(nèi)的物資，采購專員需根據(jù)申請表中的規(guī)格參數(shù)，進行市場詢價（至少對比2-3家供應(yīng)商），核實預(yù)估單價的合理性；對技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的物資（如專業(yè)設(shè)備），可協(xié)同技術(shù)部門（如IT部、設(shè)備部*）進行參數(shù)復(fù)核，保證物資滿足使用需求。復(fù)核結(jié)果反饋復(fù)核通過：采購專員在申請表“采購部門審核”欄簽字，并附詢價記錄（如有），流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；復(fù)核不通過：采購專員聯(lián)系申請人溝通，說明問題（如“預(yù)估單價高于市場均價20%，需調(diào)整數(shù)量或規(guī)格”“物資參數(shù)不符合公司采購標準”），退回修改后重新提交。（四）財務(wù)部門審核：確認預(yù)算與支付方式財務(wù)專員審核預(yù)算財務(wù)部門接收申請表后，財務(wù)專員在1個工作日內(nèi)完成預(yù)算審核，重點確認：采購預(yù)算是否在部門年度預(yù)算余額內(nèi)，是否需調(diào)整預(yù)算科目；大額采購（如單筆超過5000元或年度累計超過2萬元）是否已履行預(yù)算追加流程（如有）；支付方式是否符合公司財務(wù)制度（如“金額超1萬元需轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金”）。審核結(jié)果處理審核通過：財務(wù)專員在申請表“財務(wù)部門審核”欄簽字，確認預(yù)算與支付方式，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審核不通過：財務(wù)專員注明駁回理由（如“預(yù)算不足”“支付方式不符規(guī)定”），退回采購部門或申請人協(xié)調(diào)處理。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：確定采購優(yōu)先級與最終決策分級審批權(quán)限根據(jù)采購金額及物資重要性，實行分級審批：小額采購（單筆金額≤2000元）：由行政分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；中額采購（2000元＜單筆金額≤10000元）：由行政分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批；大額采購（單筆金額＞10000元）：由總經(jīng)理審核后，報董事長（或決策委員會）審批。審批重點領(lǐng)導(dǎo)需審核采購的必要性、預(yù)算合理性、與公司戰(zhàn)略的匹配度（如“是否為緊急辦公物資”“是否符合降本增效要求”），并在申請表“分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批”欄簽署意見（“同意”“暫緩”“不同意”）。（六）采購執(zhí)行：規(guī)范采購與供應(yīng)商管理采購方式確定根據(jù)審批結(jié)果，采購專員選擇合適的采購方式：小額通用物資（如A4紙、簽字筆）：通過公司定點供應(yīng)商直接采購；非小額或非通用物資：采用詢價采購（對比3家供應(yīng)商報價，選擇性價比最高者）；大額或復(fù)雜物資：采用招標采購（需按《招標采購管理辦法》發(fā)布招標公告、開標評標）。訂單下達與合同簽訂采購專員與選定供應(yīng)商確認供貨細節(jié)（價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等），下達采購訂單；單筆金額超過5000元或涉及長期供貨的，需簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如“質(zhì)保期1年，7天無理由退換貨”）。進度跟蹤采購專員需跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證供應(yīng)商按約定時間、地點交貨，如遇延遲（如“生產(chǎn)周期延長需3天交貨”），及時通知申請人調(diào)整需求日期。（七）物資驗收與入庫：質(zhì)量與數(shù)量核對現(xiàn)場驗收物資送達后，由申請人、采購專員、行政部后勤人員*共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量（如“電腦屏幕無劃痕、辦公椅配件齊全”）；對技術(shù)性較強的物資（如服務(wù)器、投影儀），需協(xié)同技術(shù)部門*進行功能測試（如“電腦開機時間≤30秒，投影儀亮度≥3000流明”）。驗收結(jié)果確認驗收合格：三方在《物資驗收單》（可附在申請表后）上簽字確認，物資辦理入庫手續(xù)（登記《行政物資臺賬》，注明入庫日期、存放位置、責(zé)任人）；驗收不合格：當場拒收，采購專員*聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或重新采購，并記錄不合格原因（如“電腦無法開機，需更換同型號產(chǎn)品”）。（八）付款與報銷：財務(wù)結(jié)算與憑證歸檔付款申請采購專員憑審批通過的《采購申請表》《物資驗收單》、供應(yīng)商發(fā)票、采購合同（如有），填寫《付款申請單》，提交財務(wù)部門。財務(wù)審核與付款財務(wù)專員*核對單據(jù)齊全性、金額準確性、審批完整性后，按財務(wù)制度辦理付款（如“轉(zhuǎn)賬支付需提供供應(yīng)商銀行賬號，發(fā)票抬頭需為公司全稱”）。資料歸檔采購部門*將《采購申請表》《物資驗收單》《付款申請單》、發(fā)票、采購合同等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計與查詢。三、實用模板：行政物資采購申請表行政物資采購申請表基本信息申請部門行政部申請人*聯(lián)系電話（內(nèi)部分機號）申請日期2024年X月X日需求日期2024年X月X日預(yù)算來源2024年度行政辦公經(jīng)費物資明細規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明筆記本電腦i5/8G/512G/15.6寸臺3450013500新入職員工辦公使用人體工學(xué)辦公椅黑色/可升降把38002400新入職員工辦公使用A4復(fù)印紙70g/500張/包箱525125部門日常打印使用合計————17125—審批流程審批人審批意見簽字日期部門負責(zé)人審批行政部*同意采購*X月X日采購部門審核采購專員*同意，詢價附件*X月X日財務(wù)部門審核財務(wù)專員*預(yù)算充足，同意*X月X日分管領(lǐng)導(dǎo)審批行政分管領(lǐng)導(dǎo)*同意*X月X日總經(jīng)理審批總經(jīng)理*同意*X月X日備注信息1.筆記本電腦需預(yù)裝Windows11系統(tǒng)及Office辦公軟件；2.辦公椅需提供3年質(zhì)保；3.供應(yīng)商需于X月X日前送貨至行政部101辦公室。附件清單1.供應(yīng)商詢價記錄（3家）2.筆記本電腦技術(shù)參數(shù)要求（詳見附件1）申請人簽字：*日期：2024年X月X日四、關(guān)鍵提示：保證流程順利的注意事項（一）申請規(guī)范：避免因信息不全導(dǎo)致的反復(fù)退回填寫申請表時，物資名稱需準確（如“簽字筆”需注明“中性筆/0.5mm黑色”，而非“筆”），規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息需完整，避免“大概”“可能”等模糊表述；大額采購需提前與財務(wù)部門確認預(yù)算余額，避免因預(yù)算不足審批延誤；屬于公司統(tǒng)購目錄的物資（如臺式電腦、打印機），需注明“按統(tǒng)購標準采購”，不得自行指定非目錄內(nèi)品牌型號。（二）時限管理：明確各環(huán)節(jié)處理時間，避免流程拖延部門初審、采購復(fù)核、財務(wù)審核均需在1個工作日內(nèi)完成，緊急物資（如“辦公電腦突發(fā)故障需當日更換”）可標注“加急”，相關(guān)部門需在4小時內(nèi)完成審核；采購專員需在領(lǐng)導(dǎo)審批通過后2個工作日內(nèi)確定供應(yīng)商并下達訂單，緊急訂單需與供應(yīng)商確認最短交貨周期（如“24小時內(nèi)送達”）。（三）預(yù)算控制：嚴格執(zhí)行預(yù)算，避免超支采購金額不得超出申請表預(yù)估總價±10%，如遇供應(yīng)商報價超出此范圍，需重新填寫申請表并報原審批人審批；年度預(yù)算執(zhí)行進度需符合財務(wù)部門要求（如“Q4預(yù)算使用率不超過80%”），避免年底突擊采購。（四）供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇合規(guī)供應(yīng)商，保障物資質(zhì)量供應(yīng)商需為公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)企業(yè)（如“通過ISO9001質(zhì)量認證”“近3年無重大質(zhì)量投訴”），非名錄內(nèi)供應(yīng)商需由采購部門進行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)資質(zhì)證書）；對頻繁出現(xiàn)質(zhì)量問題的