物流采購(gòu)流程清單（通用模板）一、適用場(chǎng)景與目標(biāo)本流程清單適用于企業(yè)物流部門(mén)各類(lèi)采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于運(yùn)輸服務(wù)采購(gòu)（如整車(chē)/零擔(dān)運(yùn)輸、冷鏈物流）、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)采購(gòu)（如倉(cāng)庫(kù)租賃、裝卸搬運(yùn)）、物流設(shè)備采購(gòu)（如叉車(chē)、貨架、包裝材料）、物流系統(tǒng)采購(gòu)（如TMS/WMS系統(tǒng)）等。通過(guò)規(guī)范化的流程管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，保證采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、高效，同時(shí)有效控制成本、保障服務(wù)質(zhì)量，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、流程操作步驟詳解（一）需求確認(rèn)與提報(bào)需求發(fā)起物流相關(guān)部門(mén)（如運(yùn)輸組、倉(cāng)儲(chǔ)組、運(yùn)營(yíng)組）根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如新增運(yùn)輸線(xiàn)路、倉(cāng)庫(kù)擴(kuò)容、設(shè)備更換），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板一），明確以下信息：需求名稱(chēng)（如“2024年Q3華東地區(qū)零擔(dān)運(yùn)輸服務(wù)采購(gòu)”）；需求內(nèi)容（服務(wù)規(guī)格/設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如“冷鏈運(yùn)輸溫度控制在-18℃±2℃”）；需求時(shí)間（開(kāi)始服務(wù)/交付日期、周期）；預(yù)算金額（含單價(jià)、總價(jià)，需注明是否含稅）；需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字及部門(mén)蓋章。示例：倉(cāng)儲(chǔ)組因業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)，需新增1000個(gè)重型貨架，填寫(xiě)需求表并提交至*經(jīng)理審批。需求審核需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理對(duì)需求必要性、合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)關(guān)注：需求是否符合部門(mén)年度工作計(jì)劃；預(yù)算是否在部門(mén)可控范圍內(nèi)；技術(shù)參數(shù)是否明確（如貨架承重層高、材質(zhì)）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交至采購(gòu)部；采購(gòu)部復(fù)核需求完整性、預(yù)算合規(guī)性（是否符合公司采購(gòu)政策），若需調(diào)整（如預(yù)算超限），反饋需求部門(mén)修訂。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估供應(yīng)商尋源采購(gòu)部根據(jù)需求類(lèi)型，通過(guò)以下渠道篩選潛在供應(yīng)商：公開(kāi)渠道：行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)（如中國(guó)采購(gòu)與招標(biāo)網(wǎng)）、物流行業(yè)協(xié)會(huì)推薦；邀請(qǐng)渠道：定向邀請(qǐng)3家以上合作良好或資質(zhì)優(yōu)秀的供應(yīng)商（如過(guò)往合作過(guò)的物流公司A、B、C）；內(nèi)部推薦：其他部門(mén)或分公司推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商（需補(bǔ)充評(píng)估流程）。要求供應(yīng)商提供基本資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證、冷鏈物流資質(zhì)）、過(guò)往業(yè)績(jī)合同（近2年類(lèi)似項(xiàng)目案例）、企業(yè)信用報(bào)告等。供應(yīng)商評(píng)估與篩選采購(gòu)部組織需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部成立評(píng)估小組，采用“評(píng)分表”方式綜合評(píng)估（詳見(jiàn)模板二），評(píng)分維度包括：資質(zhì)與能力（20%）：是否具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置；價(jià)格合理性（30%）：報(bào)價(jià)是否符合預(yù)算，性?xún)r(jià)比對(duì)比；服務(wù)質(zhì)量（30%）：過(guò)往客戶(hù)評(píng)價(jià)、履約率（如準(zhǔn)時(shí)交付率≥98%）、異常處理能力；企業(yè)信譽(yù)（10%）：信用記錄、有無(wú)重大訴訟或違規(guī)；合作意愿（10%）：響應(yīng)速度、配合度（如是否提供定制化方案）。評(píng)分≥80分為合格，按得分從高到低排序，推薦前2名候選供應(yīng)商。若僅1家合格，需說(shuō)明理由并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批。（三）采購(gòu)訂單下達(dá)與合同簽訂訂單確認(rèn)采購(gòu)部與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購(gòu)細(xì)節(jié)：服務(wù)范圍（如運(yùn)輸覆蓋區(qū)域）、交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“每月25日前提交下月服務(wù)計(jì)劃”）、付款方式（如“月結(jié)60天”）、違約責(zé)任（如“延遲交付按日收取0.5%違約金”）等。談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部編制《采購(gòu)訂單》（詳見(jiàn)模板三），經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人經(jīng)理、法務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)總簽字后，正式蓋章發(fā)給供應(yīng)商；同時(shí)抄送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部。合同簽訂（重大采購(gòu)必選）對(duì)于單次采購(gòu)金額≥10萬(wàn)元或服務(wù)周期≥6個(gè)月的采購(gòu)，需簽訂正式《采購(gòu)合同》（模板可參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本），合同需包含以下核心條款：雙方基本信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話(huà)）；采購(gòu)標(biāo)的（服務(wù)內(nèi)容/設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)（供應(yīng)商服務(wù)承諾、企業(yè)付款義務(wù)）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法（如“貨物到貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，以驗(yàn)收?qǐng)?bào)告為準(zhǔn)”）；保密條款（商業(yè)信息保密義務(wù)）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商不成，提交公司所在地法院訴訟）。合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章后生效，原件由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部各存一份。（四）過(guò)程監(jiān)控與異常處理執(zhí)行跟蹤供應(yīng)商按訂單/合同履約期間，采購(gòu)部指定專(zhuān)人*專(zhuān)員負(fù)責(zé)跟蹤，每周收集執(zhí)行情況（如運(yùn)輸車(chē)輛調(diào)度、倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存數(shù)據(jù)），填寫(xiě)《采購(gòu)執(zhí)行跟蹤表》（詳見(jiàn)模板四），重點(diǎn)關(guān)注：交付進(jìn)度：是否按約定時(shí)間/數(shù)量提供服務(wù)/交付貨物；服務(wù)質(zhì)量：是否滿(mǎn)足需求標(biāo)準(zhǔn)（如運(yùn)輸貨損率≤0.1%、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存準(zhǔn)確率≥99.5%）；溝通響應(yīng)：供應(yīng)商異常問(wèn)題反饋是否及時(shí)（如延遲交付提前24小時(shí)通知）。異常處理若出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），采購(gòu)部需第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，要求其提交《整改方案》（明確原因、整改措施、完成時(shí)間），并跟蹤落實(shí)；同時(shí)需求部門(mén)根據(jù)異常影響程度（如導(dǎo)致生產(chǎn)停滯、客戶(hù)投訴），評(píng)估是否啟動(dòng)違約責(zé)任（如扣除部分貨款、終止合作）；重大異常（如貨物丟失、安全責(zé)任），需立即上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*總，協(xié)同法務(wù)部、供應(yīng)商共同處理，24小時(shí)內(nèi)形成《異常處理報(bào)告》，存檔備查。（五）驗(yàn)收與結(jié)算驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行服務(wù)/貨物完成后，需求部門(mén)根據(jù)訂單/合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：運(yùn)輸服務(wù)：核對(duì)運(yùn)輸單據(jù)（如運(yùn)單、簽收記錄）、貨物完好率（如無(wú)破損、無(wú)丟失）、時(shí)效達(dá)標(biāo)率；倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)：檢查倉(cāng)庫(kù)環(huán)境（如溫濕度達(dá)標(biāo)）、庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確性（與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致）、裝卸規(guī)范（無(wú)野蠻操作）；物流設(shè)備：核對(duì)設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、功能測(cè)試（如叉車(chē)運(yùn)行正常、貨架承重達(dá)標(biāo)）、附帶資料（說(shuō)明書(shū)、保修卡）。驗(yàn)收合格，需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（詳見(jiàn)模板五）簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，需注明具體問(wèn)題，要求供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)驗(yàn)直至合格。結(jié)算付款供應(yīng)商憑以下單據(jù)向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)結(jié)算：《采購(gòu)訂單》復(fù)印件；《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》原件；合規(guī)發(fā)票（與訂單名稱(chēng)、金額一致）；其他補(bǔ)充資料（如服務(wù)確認(rèn)單、使用記錄）。財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)無(wú)誤后，按合同約定付款方式（如電匯、承兌匯票）支付款項(xiàng)，并在系統(tǒng)中登記《采購(gòu)付款臺(tái)賬》；若存在扣款（如違約金、質(zhì)量賠償），需在付款時(shí)直接扣除。三、物流采購(gòu)流程清單模板模板一：采購(gòu)需求申請(qǐng)表需求部門(mén)需求日期需求編號(hào)需求名稱(chēng)需求類(lèi)型□運(yùn)輸服務(wù)□倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)□設(shè)備采購(gòu)□系統(tǒng)采購(gòu)□其他預(yù)算金額￥________元（大寫(xiě)：________________）需求詳情需求內(nèi)容（服務(wù)規(guī)格/設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）：1.2.3.需求時(shí)間（開(kāi)始/交付日期、周期）：開(kāi)始時(shí)間：________年_月_日周期：____個(gè)月/次需求部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：__________日期：__________（部門(mén)蓋章）采購(gòu)部審核意見(jiàn)：初審人：__________日期：__________審核人：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：簽字：__________日期：__________模板二：供應(yīng)商評(píng)估評(píng)分表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估日期評(píng)估編號(hào)評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分值資質(zhì)與能力具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如道路運(yùn)輸許可證），技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置完善，過(guò)往業(yè)績(jī)無(wú)不良記錄20分價(jià)格合理性報(bào)價(jià)≤預(yù)算100%得15分，≤預(yù)算105%得10分，＞105%得5分（需說(shuō)明理由）30分服務(wù)質(zhì)量客戶(hù)評(píng)價(jià)≥4.5分（5分制）得15分，準(zhǔn)時(shí)交付率≥98%得10分，異常處理及時(shí)得5分30分企業(yè)信譽(yù)信用報(bào)告無(wú)不良記錄，無(wú)重大訴訟或違規(guī)，成立時(shí)間≥3年10分合作意愿響應(yīng)速度≤24小時(shí)，提供定制化方案，配合度高10分總分100分評(píng)估小組意見(jiàn)：需求部門(mén)：__________（簽字）采購(gòu)部：__________（簽字）財(cái)務(wù)部：__________（簽字）法務(wù)部：__________（簽字）結(jié)論：□推薦□不推薦（說(shuō)明理由：______________________）模板三：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)訂單日期供應(yīng)商名稱(chēng)需求部門(mén)采購(gòu)部門(mén)經(jīng)辦人采購(gòu)信息采購(gòu)標(biāo)的□服務(wù)□設(shè)備數(shù)量規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容：1.2.單價(jià)￥________元總金額￥________元（大寫(xiě)：________________）含稅/不含稅交付時(shí)間________年_月_日前（分批交付請(qǐng)注明批次）交付地點(diǎn)付款方式□預(yù)付_%□到付_%□月結(jié)____天聯(lián)系人及電話(huà)備注1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：________________2.違約責(zé)任：________________3.其他：________________審批需求部門(mén)：__________（簽字）采購(gòu)部：__________（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：__________（簽字）（公司蓋章）模板四：采購(gòu)執(zhí)行跟蹤表訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)跟蹤日期跟蹤人跟蹤內(nèi)容本周計(jì)劃1.2.實(shí)際執(zhí)行情況1.2.異常情況□無(wú)□有（請(qǐng)注明：______________________）若“有”，整改措施：______________________下周計(jì)劃1.2.需求部門(mén)反饋□正?！醍惓＃ǚ答亙?nèi)容：______________________）采購(gòu)部審核□通過(guò)□需調(diào)整（審核意見(jiàn)：______________________）模板五：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告訂單編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收人供應(yīng)商名稱(chēng)采購(gòu)標(biāo)的數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：______________________2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：______________________3.其他：______________________驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格合格項(xiàng)說(shuō)明1.2.不合格項(xiàng)說(shuō)明1.2.整改要求供應(yīng)商需在_年_月____日前完成整改，整改后復(fù)驗(yàn)復(fù)驗(yàn)結(jié)果□合格□不合格（復(fù)驗(yàn)人：__________）需求部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________（部門(mén)蓋章）采購(gòu)部意見(jiàn)經(jīng)辦人簽字：__________日期：__________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）合規(guī)性?xún)?yōu)先采購(gòu)過(guò)程需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》（若適用）及公司《采購(gòu)管理制度》，嚴(yán)禁規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)、圍標(biāo)串標(biāo)等行為；單次采購(gòu)金額≥50萬(wàn)元的，必須采用公開(kāi)招標(biāo)方式；特殊情況需采用邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判的，需經(jīng)總經(jīng)理審批并說(shuō)明理由。（二）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立供應(yīng)商檔案庫(kù)，記錄供應(yīng)商資質(zhì)、評(píng)估結(jié)果、履約情況、合作歷史等信息，每年末進(jìn)行一次復(fù)評(píng)，對(duì)評(píng)分＜70分或存在重大違約行為的供應(yīng)商，列入“黑名單”終止合作；鼓勵(lì)供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化服務(wù)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商（如年度評(píng)分≥90分），可在后續(xù)采購(gòu)中給予優(yōu)先合作權(quán)或價(jià)格優(yōu)惠。（三）風(fēng)險(xiǎn)防范措施合同中明確“不可抗力”條款（如自然災(zāi)害、政策變化導(dǎo)致無(wú)法履約的處理方式），以及“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”（如定制化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的代碼所有權(quán)）；對(duì)于關(guān)鍵服務(wù)（如冷鏈運(yùn)輸、危險(xiǎn)品物流），要求供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)足額保險(xiǎn)，并將保險(xiǎn)憑證作為合同附件；采購(gòu)過(guò)程中涉及商業(yè)秘密（如客戶(hù)信息、成本數(shù)據(jù)），需與供應(yīng)商簽訂《保密協(xié)議》，違約方承擔(dān)法律責(zé)任。（四）信息記錄與追溯所有采購(gòu)環(huán)節(jié)的單據(jù)（需求表、評(píng)估報(bào)告、訂單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）需統(tǒng)一由采購(gòu)部歸檔保存，保存期限≥5年，保證全程可追