合同審核審批及執(zhí)行監(jiān)控記錄表使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，尤其適用于需要規(guī)范化流程管控、多部門協(xié)同及執(zhí)行風(fēng)險防控的場景。典型應(yīng)用包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等，需審核供應(yīng)商資質(zhì)、價格條款及履約能力；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需明確交付標(biāo)準(zhǔn)、付款條件及違約責(zé)任；合作類合同：項目合作、聯(lián)營合作等，需界定權(quán)責(zé)利、收益分配及退出機制；服務(wù)類合同：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等，需約定服務(wù)范圍、成果交付及驗收標(biāo)準(zhǔn)。通過本工具，可實現(xiàn)合同從發(fā)起、審核、審批到簽署、履行、歸檔的全流程可視化監(jiān)控，降低合同風(fēng)險，提升管理效率。二、全流程操作指南（一）合同信息發(fā)起與錄入發(fā)起主體：由合同經(jīng)辦人（通常為業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人）發(fā)起，登錄合同管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)版《合同審核審批及執(zhí)行監(jiān)控記錄表》。信息填寫：填寫合同基本信息，包括合同編號（按規(guī)則編碼，如“年份-部門-序號”）、合同名稱（需體現(xiàn)核心內(nèi)容，如“2024年采購部-辦公設(shè)備采購合同”）、合同類型（下拉選擇采購/銷售/合作等）、簽約相對方（全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）；錄入合同核心條款，包括合同金額（大小寫一致）、合同期限（起始至終止日期）、主要權(quán)利義務(wù)（簡述雙方核心責(zé)任）、付款方式（如“預(yù)付30%到貨付60%質(zhì)保金10%”）、交付標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”）等；合同草案及相關(guān)附件（如對方資質(zhì)證明、技術(shù)參數(shù)表、報價單等），保證附件完整、清晰。提交審核：檢查信息無誤后，提交至下一審核環(huán)節(jié)（通常為部門負(fù)責(zé)人初審）。（二）部門初審（業(yè)務(wù)部門審核）審核主體：合同經(jīng)辦人所在部門負(fù)責(zé)人（如采購合同由采購部經(jīng)理審核）。審核重點：業(yè)務(wù)合規(guī)性：合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃及相關(guān)管理制度；條款完整性：核心條款（金額、期限、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等）是否明確無遺漏；對方資質(zhì)：簽約相對方是否具備履約能力（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)）；風(fēng)險初步評估：是否存在明顯履約風(fēng)險（如對方履約記錄不良、付款條件過于寬松等）。審核結(jié)果處理：審核通過：在“審核意見”欄簽署“同意，提交法務(wù)審核”，并注明日期；審核不通過：在“審核意見”欄列明修改建議（如“需補充對方2023年財務(wù)審計報告”“付款方式調(diào)整為‘到貨后90天內(nèi)付清全款’”），退回經(jīng)辦人修改后重新提交。（三）法務(wù)合規(guī)審核審核主體：公司法務(wù)部門或外聘法律顧問（無專職法務(wù)的企業(yè)可由指定法務(wù)人員負(fù)責(zé)）。審核重點：合法性：合同主體是否適格、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）；條款嚴(yán)謹(jǐn)性：是否存在歧義條款、無效條款（如“霸王條款”），違約責(zé)任是否明確、合理；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在單方面限制自身責(zé)任的情形；風(fēng)險提示：針對潛在法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)糾紛、爭議解決條款約定不明等）提出書面修改意見。審核結(jié)果處理：審核通過：簽署“合法合規(guī)，同意提交審批”，并注明日期；審核不通過：出具《法務(wù)審核意見書》，詳細(xì)列明法律風(fēng)險點及修改建議，經(jīng)辦人根據(jù)意見修改后重新提交法務(wù)審核。（四）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性分級審批，例如：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元或重大合同（如對外投資、戰(zhàn)略合作）：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理+董事會（或決策委員會）審批。審批重點：戰(zhàn)略匹配度：是否符合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)及年度經(jīng)營計劃；成本效益：合同成本是否合理，預(yù)期收益是否大于風(fēng)險；資源配置：公司是否具備履行合同所需的人力、物力、財力資源；特殊事項：是否需履行內(nèi)部特殊審批程序（如關(guān)聯(lián)交易、重大對外擔(dān)保等）。審批結(jié)果處理：審批通過：在“審批意見”欄簽署“同意簽署”，并注明日期及審批層級；審批不通過：簽署“不同意”，簡要說明理由（如“超出年度預(yù)算”“與公司戰(zhàn)略沖突”），合同終止流程或退回重新協(xié)商。（五）合同簽署與歸檔簽署準(zhǔn)備：審批通過后，由經(jīng)辦人根據(jù)審批意見修改最終合同文本，保證與審核版本一致，加蓋合同騎縫章（多頁合同）。授權(quán)簽署：由法定代表人或其授權(quán)委托人（需附《授權(quán)委托書》）簽署合同，簽約人簽字需清晰可辨，并加蓋公司公章（或合同專用章）。歸檔管理：紙質(zhì)合同：一式兩份（或按對方要求份數(shù)），正本由檔案管理部門歸檔，副本交業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門留存；電子合同：掃描至合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)版同步歸檔，保證電子檔案與原件一致；歸檔信息登記：在“歸檔信息”欄填寫歸檔日期、檔案編號、歸檔人，保證可追溯。（六）執(zhí)行監(jiān)控與進度記錄監(jiān)控主體：業(yè)務(wù)部門為執(zhí)行第一責(zé)任人，法務(wù)部門、財務(wù)部門協(xié)同監(jiān)督。監(jiān)控節(jié)點：根據(jù)合同約定設(shè)置關(guān)鍵監(jiān)控節(jié)點，如：采購類：預(yù)付款支付、到貨驗收、質(zhì)保期啟動；銷售類：生產(chǎn)進度、發(fā)貨確認(rèn)、回款到賬；服務(wù)類：服務(wù)階段交付、階段性驗收、最終成果交付。進度記錄：業(yè)務(wù)部門在節(jié)點到期前3個工作日啟動跟進，填寫“執(zhí)行監(jiān)控記錄表”，內(nèi)容包括：節(jié)點名稱、計劃完成時間、實際完成時間、當(dāng)前進展（如“已到貨，待驗收”）、附件憑證（如物流單、驗收報告、付款憑證等）；若節(jié)點延遲，需在“異常說明”欄列明原因（如“供應(yīng)商生產(chǎn)延遲”“客戶需求變更”）、預(yù)計完成時間及應(yīng)對措施。（七）異常情況處理與風(fēng)險預(yù)警異常識別：執(zhí)行過程中出現(xiàn)以下情況時，視為異常：履約延遲（未按約定時間完成節(jié)點）；質(zhì)量不達標(biāo)（交付成果不符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)）；付款違約（對方未按時支付款項）；合同變更（需修改合同條款，如金額、期限、范圍等）。處理流程：業(yè)務(wù)部門發(fā)覺異常后，立即啟動內(nèi)部預(yù)警，24小時內(nèi)書面報告部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門；法務(wù)部門協(xié)同業(yè)務(wù)部門分析異常原因，評估風(fēng)險影響（如“延遲交付導(dǎo)致生產(chǎn)線停工，預(yù)計損失萬元”），制定解決方案（如“與對方協(xié)商違約金條款，要求7日內(nèi)完成交付”）；解決方案需經(jīng)分管副總審批后，與對方溝通執(zhí)行，并在“異常處理結(jié)果”欄記錄處理過程、責(zé)任人及最終結(jié)果。（八）合同履行完畢與總結(jié)歸檔驗收確認(rèn)：合同最后一個節(jié)點完成后，由業(yè)務(wù)部門組織驗收（需法務(wù)、財務(wù)等部門參與），填寫《合同驗收報告》，明確驗收結(jié)論（如“合格”“基本合格，需整改”）。資料歸集：收集合同履行全過程的資料（包括審批文件、簽署件、執(zhí)行記錄、驗收報告、往來函件等），整理成冊，與合同正本一并歸檔?？偨Y(jié)復(fù)盤：業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后10個工作日內(nèi)，填寫《合同執(zhí)行總結(jié)報告》，內(nèi)容包括：合同目標(biāo)達成情況、執(zhí)行過程中的問題與經(jīng)驗教訓(xùn)、改進建議等，提交管理層作為后續(xù)合同管理參考。三、合同審核審批及執(zhí)行監(jiān)控記錄表（模板）合同基本信息字段名稱填寫內(nèi)容合同編號（按規(guī)則編碼，如“2024-采-001”）合同名稱（需體現(xiàn)核心內(nèi)容，如“公司2024年度辦公設(shè)備采購合同”）合同類型□采購□銷售□合作□服務(wù)□其他（請注明：_________）簽約相對方全稱相對方統(tǒng)一社會信用代碼相對方聯(lián)系人相對方聯(lián)系電話合同金額（大寫）合同金額（小寫）￥_________元合同期限自_年_月_日起至_年__月__日止主要權(quán)利義務(wù)摘要（簡述雙方核心責(zé)任，如“乙方按約定時間交付設(shè)備，甲方驗收合格后10日內(nèi)付清全款”）付款方式（如“預(yù)付30%，到貨付60%，質(zhì)保金10%”）交付/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)”）合同附件清單□資質(zhì)證明□報價單□技術(shù)參數(shù)□其他（請注明：_________）審核審批流程記錄審核/審批環(huán)節(jié)審核/審批人審核/審批意見日期業(yè)務(wù)部門初審（部門負(fù)責(zé)人簽字）（如：“業(yè)務(wù)條款合理，同意提交法務(wù)審核”/“需補充對方2023年審計報告，退回修改”）____年__月__日法務(wù)合規(guī)審核（法務(wù)人員簽字）（如：“合法合規(guī)，無法律風(fēng)險，同意提交審批”/“第5條違約責(zé)任不明確，需修改為‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’”）____年__月__日分管副總審批（簽字）____年__月__日總經(jīng)理審批（簽字）（如：“同意簽署”/“超出年度預(yù)算，暫不通過”）____年__月__日董事會/決策委員會審批（簽字/蓋章）（僅重大合同需填寫）____年__月__日執(zhí)行監(jiān)控節(jié)點記錄節(jié)點名稱計劃完成時間實際完成時間當(dāng)前進展/完成情況說明附件憑證責(zé)任人（如：預(yù)付款支付）____年__月__日____年__月__日（如“已支付，憑證編號：FK2024001”）□付款憑證□其他（經(jīng)辦人簽字）（如：設(shè)備到貨）____年__月__日____年__月__日（如“已到貨，待驗收”）□物流單□其他（經(jīng)辦人簽字）（如：最終驗收）____年__月__日____年__月__日（如“驗收合格，報告編號：YSY2024001”）□驗收報告□其他（經(jīng)辦人簽字）………………異常情況與處理結(jié)果異常描述發(fā)覺時間原因分析處理措施責(zé)任人處理結(jié)果日期（如：設(shè)備延遲到貨）____年__月__日供應(yīng)商生產(chǎn)排期緊張與對方協(xié)商延遲3天，約定__月__日前到貨，按合同約定支付違約金（經(jīng)辦人）已于__月__日到貨，支付違約金元____年__月__日……歸檔信息歸檔日期歸檔人檔案編號備注（如“正本1份，副本2份，電子檔1份”）____年__月__日（簽字）四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避（一）信息真實性與完整性合同基本信息、簽約方資質(zhì)等需真實、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛構(gòu)或隱瞞關(guān)鍵信息（如對方信用狀況、合同金額等）；合同條款需完整，避免“口頭約定”“后續(xù)另行協(xié)商”等模糊表述，保證核心內(nèi)容（金額、期限、違約責(zé)任等）書面明確。（二）流程時效性管理嚴(yán)格把控各環(huán)節(jié)審核審批時限：部門初審≤2個工作日，法務(wù)審核≤3個工作日，管理層審批≤5個工作日（緊急合同可縮短，但需書面說明）；執(zhí)行監(jiān)控節(jié)點需按計劃跟進，延遲情況需在24小時內(nèi)上報，避免因拖延導(dǎo)致風(fēng)險擴大。（三）責(zé)任分工與協(xié)同明確各部門職責(zé)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同發(fā)起、執(zhí)行及監(jiān)控；法務(wù)部門負(fù)責(zé)合法性審核；財務(wù)部門負(fù)責(zé)金額審核及付款把控；檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔管理；建立跨部門溝通機制，對爭議問題及時協(xié)商，保證流程順暢。（四）保密與檔案安全合同信息（尤其是涉及商業(yè)秘密、價格條款等）需嚴(yán)格保密，僅限審核審批及相關(guān)人員知悉，