QHB(2025)876S集團(tuán)管控體系建設(shè)規(guī)劃系列工商管理碩士在讀工商管理博士國際注冊管理咨詢師25年民企集團(tuán)和中小企業(yè)多崗位管理經(jīng)驗(yàn)；若需廢除，參照作廢標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（七）文件保存1.總裁辦建立集團(tuán)的“文件清單”，包括紅頭文件；2.各全資子公司建立自己的“文件清單”；3.各中心的管理體系文件應(yīng)用專門的文件夾存放，并易于查找，對于有保密性要求的文件，應(yīng)予以妥善保管；4.文件持有人應(yīng)保持文件清晰、易于識(shí)別；5.若文件丟失或已無法識(shí)別，持有人應(yīng)及時(shí)向發(fā)布部門再次索??；（八）文件更改1.文件更改時(shí)應(yīng)由原編寫部門填寫“文件更改單”，應(yīng)注明編號(hào)、原因、內(nèi)容和生效日期，并按原來的審批程序由原審批人審批后實(shí)施，若指定其它人員審批時(shí)，應(yīng)獲得審批所需的有關(guān)背景資料。2.已發(fā)布的文件需要換版本時(shí)，需再次經(jīng)過審批和備案，重新發(fā)布；3.文件的任何更改都應(yīng)在文件的版本說明中進(jìn)行說明；4.文件更改后，文件所屬部門應(yīng)及時(shí)通知所有有效使用者，確保所有崗位都能及時(shí)得到所需文件的有效版本。（九）文件廢止1.文件經(jīng)評審需要作廢時(shí)，由發(fā)布部門回收所有作廢文件或就地銷毀，回收后由于某種目的仍需保留的作廢文件，應(yīng)加注“參考”標(biāo)識(shí)，對于無需保留的文件，加注“作廢”標(biāo)識(shí)或銷毀；2.對于作廢文件，應(yīng)在“文件清單”中標(biāo)注“作廢”字樣。（十）流程的制定和管理參照以上文件要求。（十一）其他關(guān)于文件要求參看“公文處理管理制度”。六、文件處理細(xì)則（一）各全資子公司上報(bào)文件處理審批權(quán)限文件類型處理方式審批人備注會(huì)議紀(jì)要審批財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁助理、執(zhí)行總裁、總裁方案、管理辦法等會(huì)簽/會(huì)議集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)人、總裁助理、助理總裁、執(zhí)行總裁、總裁申請審批辦公室主任、總裁助理、執(zhí)行總裁、總裁意見、反饋會(huì)簽/會(huì)議集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)人、總裁助理、助理總裁、執(zhí)行總裁、總裁（二）各全資子公司上報(bào)文件要求：1.文件的格式、標(biāo)題等必須規(guī)范符合集團(tuán)文件要求；2.對于不合符要求的文件，集團(tuán)總裁辦有權(quán)退回，要求修改并重新上報(bào)；3.各類上報(bào)文件必須經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)班子討論通過或經(jīng)過審閱，隨文件附審批記錄/文件傳閱單；4.各全資子公司文件由辦公室統(tǒng)一管理，與集團(tuán)總裁辦接口。（三）處理流程各全資子公司辦公室——>集團(tuán)總裁辦——>審核文件——>確定處理方式——>文件處理流轉(zhuǎn)——>結(jié)果反饋上報(bào)單位——>集團(tuán)總裁辦備案（四）相關(guān)記錄1.文件清單2.文件評審單3.文件更改單4.文件收發(fā)記錄5.紅頭文件清單6.文件會(huì)簽單（五）內(nèi)部文件管理流程N(yùn)NYYN編制申請編碼審批備案發(fā)布文件評審評審作廢變更結(jié)