3/10文件編號:XXXX-Q208文件控制程序版次：A0XXXX股份有限公司2024年07月01日發(fā)布2024年07月01日實(shí)施XXXX-Q208(A0)17/17文件簽署頁編寫部門人力行政部編寫審核批準(zhǔn)部門會簽部門職務(wù)簽名人力行政部總監(jiān)生產(chǎn)制造中心總監(jiān)市場營銷中心總監(jiān)項(xiàng)目交付中心總監(jiān)渠道中心總監(jiān)技術(shù)中心總監(jiān)研發(fā)中心總監(jiān)商務(wù)中心總監(jiān)質(zhì)量部總監(jiān)財(cái)務(wù)部總監(jiān)文件修改履歷序號修改日期修改內(nèi)容記錄者章節(jié)內(nèi)容注1)修改內(nèi)容只記錄重要事項(xiàng)。2)若修改履歷超過1頁時(shí)可刪除前面履歷。XXXX-Q208(A0)1目的為確保公司質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)文件、產(chǎn)品質(zhì)量形成過程產(chǎn)生的文件、外來文件能適時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到各相關(guān)部門，并能得到有效控制，特制定本程序。2適用范圍適用于公司質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)文件、產(chǎn)品質(zhì)量形成過程產(chǎn)生的文件、外來文件的控制和管理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)發(fā)布及更改的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系程序文件和管理制度的批準(zhǔn)及更改的審批。3.3人力行政部負(fù)責(zé)歸檔文件的統(tǒng)一保管、借閱、作廢、銷毀及歸檔管理等工作，是文件檔案的歸口管理部門；負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的編制、發(fā)放、更改、回收、作廢及歸檔。3.4質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品質(zhì)量記錄和體系運(yùn)行的相關(guān)記錄，定期交人力行政部存檔。3.5技術(shù)中心負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編寫、審批等工作，負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)文件的定期存檔。負(fù)責(zé)生產(chǎn)用內(nèi)、外來技術(shù)文件的發(fā)放和控制。3.6各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文件和外來文件的控制。3.7保密辦公室負(fù)責(zé)公司涉密文件的管理控制。4工作程序4.1文件和資料的控制范圍。4.1.1需控制的內(nèi)部文件公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件，包括體系文件、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量控制文件等。4.1.2需控制的外來文件公司外來文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件及顧客提供的文件等。4.2文件的分類、編寫、審批及發(fā)布4.2.1質(zhì)量體系文件4.2.1.1分類公司質(zhì)量體系文件分三個(gè)層次：第一層次文件：質(zhì)量手冊；第二層次文件：程序文件；c)第三層次文件：管理制度、實(shí)施細(xì)則等。4.2.1.2編寫與審批發(fā)布質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理部門組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。程序文件由質(zhì)量管理部門組織編寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。第三層次文件由各部門根據(jù)需要編寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由管理者代表批準(zhǔn)，由質(zhì)量管理部門發(fā)布實(shí)施。質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)匯總審批后的質(zhì)量體系文件，并登記于XXXX-Q201-01《文件總覽表》。體系文件允許以紙質(zhì)形式和電子形式并存，以紙質(zhì)文件的最新版本為準(zhǔn)。4.2.2內(nèi)部技術(shù)文件4.2.2.1分類公司內(nèi)部技術(shù)文件包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)更改單、技術(shù)通知單、技術(shù)協(xié)調(diào)單、技術(shù)協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.2.2.2編寫與審批發(fā)布公司內(nèi)部技術(shù)文件的編制與審批發(fā)布按照《技術(shù)狀態(tài)控制程序》附錄A的要求執(zhí)行,審簽完整方可下發(fā)。4.2.3外來技術(shù)文件分類公司外來技術(shù)文件包括研制任務(wù)書、外來標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)規(guī)范、更改單、技術(shù)協(xié)議等，外來技術(shù)文件由技術(shù)中心負(fù)責(zé)歸檔。4.3文件的編號及版本號4.3.1體系文件的編號a)質(zhì)量手冊編號規(guī)則：XXXX–□1-□□□□②③④公司名稱②體系分類代碼③一級文件④年代號b)程序文件的編號規(guī)則：XXXX-□2□□②③④公司名稱②體系分類代碼③二級文件④流水順序號c)第三層次文件的編號規(guī)則：XXXX-□3□□②③④公司名稱②體系分類代碼③三級文件④流水順序號d)第二層次文件附表格式編號規(guī)則：XXXX-□2□□-□□②③④⑤公司名稱②體系分類代碼③二級文件④二級文件順序號⑤流水順序號。e）第三層次文件附表格式編號規(guī)則：XXXX-□3□□-□□②③④⑤公司名稱②體系分類代碼③三級文件④三級文件順序號⑤流水順序號f)體系分類代碼質(zhì)量管理體系（GJB9001）分類代號Q環(huán)境管理體系分類代號E職業(yè)健康安全管理體系分類代號S體系文件的編號統(tǒng)一由質(zhì)量管理部門向文件編寫部門提供并備案。4.3.2體系文件的版本號體系文件版本號采用A0、A1、A2……A9，B0、B1、B2……B9的方式進(jìn)行標(biāo)識，其中大寫字母“A、B……Z”表示文件的版本號，阿拉伯?dāng)?shù)字“0、1……9”表示文件的修訂號。在對文件進(jìn)行標(biāo)識時(shí)，文件版本號與文件編號一并使用，如XXXX-Q201（A0）。修訂號按照0、1、2……9的順序依次上升，文件經(jīng)多次修訂（修訂次數(shù)從1到9時(shí)）或文件一次性修改內(nèi)容超過30%時(shí)，可進(jìn)行換版，版本號避免使用字母I、O、X、Z等易混淆字母。4.3.3內(nèi)部技術(shù)文件的編號及版本號內(nèi)部技術(shù)文件的編號和版本號由技術(shù)中心執(zhí)行。4.3.4外來技術(shù)文件的編號及版本號外來技術(shù)文件的編號和版本號按外來文件的標(biāo)識進(jìn)行管理。4.4文件的發(fā)放4.4.1體系文件的發(fā)放4.4.1.1體系文件發(fā)放由質(zhì)量管理部門在體系文件的封面的右上角加蓋“受控”印章，并在印章中注明分發(fā)號，填寫XXXX-Q201-02《文件發(fā)放/回收記錄表》明確文件名稱、文件編號、版次，簽收單位（電子文件劃“-”）、發(fā)放形式等信息。分發(fā)號應(yīng)保持唯一性和追溯性，簽收部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字確認(rèn)。4.4.1.2體系文件以電子形式發(fā)放時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)布至辦公系統(tǒng)，并確保電子文件的最新有效和訪問權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，發(fā)布后不得更改和刪除。4.4.1.3客戶需要提供體系文件時(shí)，需登記于XXXX-Q201-02《文件發(fā)放/回收記錄表》，在“分發(fā)號”欄填寫“非受控”。4.4.2內(nèi)部技術(shù)文件發(fā)放原則上技術(shù)文件均經(jīng)簽署完整后掃描上傳辦公系統(tǒng)，公司人員可直接登錄進(jìn)行查閱。但因特殊原因其他部門人員提出要求時(shí)，文件管理人員可針對需求部門下發(fā)紙質(zhì)文件，操作過程：文件管理人員填寫XXXX-Q201-02（A0）《文件發(fā)放/回收記錄表》→復(fù)印技術(shù)文件并加蓋（分發(fā)號）章→填寫分發(fā)號→接收者在文件發(fā)放/回收記錄表上簽字→記錄表與技術(shù)文件原件一起存檔。4.4.3外發(fā)技術(shù)文件4.4.3.1圖紙、工藝文件由文件管理人員復(fù)印后，加蓋一次有效章，如果文件僅針對批次，需要由文件管理人員填寫批次號。4.4.3.2技術(shù)協(xié)調(diào)單簽署完成后，由產(chǎn)品負(fù)責(zé)人或市場人員發(fā)給客戶，客戶簽署反饋后上傳至辦公系統(tǒng)。4.4.4.外來技術(shù)文件的發(fā)放4.4.4.1客戶直接發(fā)至技術(shù)中心的技術(shù)文件技術(shù)文件處理過程：接收者移交給文件管理人員→文件首頁蓋“受控”章→建立臺賬→掃描上傳辦公系統(tǒng)→發(fā)起外來文件傳閱流程→紙質(zhì)版歸檔。4.4.4.2其他外來文件的發(fā)放由文件接收部門填寫《文件發(fā)放回收記錄表》后進(jìn)行發(fā)放。4.5文件的更改4.5.1體系文件需更改時(shí)，由文件更改提出人編寫XXXX-Q201-03《文件更改單》，說明更改原因，經(jīng)原審核和原批準(zhǔn)同級人員審批后，體系文件管理員負(fù)責(zé)依據(jù)《文件更改單》對原體系文件進(jìn)行更改，更改后填寫《文件修訂履歷表》。更改后，體系文件管理員需保留上一版本文件，供查閱歷史修改履歷，不得用于他用。電子體系文件更改，由體系文件管理人員對簽署完成的體系文件進(jìn)行掃描，更新至辦公系統(tǒng)。4.5.2技術(shù)文件的更改技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)按《技術(shù)狀態(tài)管理程序》執(zhí)行。4.5.3更改后的文件發(fā)放應(yīng)與原文件發(fā)放范圍一致，同時(shí)收回作廢文件。對于辦公系統(tǒng)中的電子文件，更改后僅顯示更改后文件，若無紙質(zhì)版下發(fā)，則無需進(jìn)行文件回收。4.5.4體系文件、技術(shù)文件均不準(zhǔn)隨意涂改、劃改，不準(zhǔn)私自外借。4.6文件的保存4.6.1體系文件經(jīng)編寫、審核、批準(zhǔn)發(fā)布后，由質(zhì)量管理部門將一套紙質(zhì)文件存檔。4.6.2內(nèi)部技術(shù)文件保存4.6.2.1電子文件保存批產(chǎn)和定型階段的工藝規(guī)程需打印紙質(zhì)版，并按XXXX-Q201《文件控制程序》要求每年一次歸至檔案室。其他電子版技術(shù)文件無需打印紙質(zhì)版存檔。4.6.2.2紙質(zhì)文件保存已結(jié)題項(xiàng)目資料應(yīng)三個(gè)月內(nèi)歸至檔案室，其他紙質(zhì)版技術(shù)文件由技術(shù)部門自行存檔。4.6.3當(dāng)外來文件為涉密文件時(shí)，由保密室文件管理人員按照公司《國家秘密載體保密管理實(shí)施細(xì)則》涉密載體相關(guān)規(guī)定執(zhí)行和保存歸檔。文件管理部門應(yīng)對歸檔文件做好防火、防盜、防潮、防塵、防蛀、防高溫、防霉變等工作。文件管理部門應(yīng)對歸檔電子文件做好防塵，防變形，不得擦、劃、遠(yuǎn)離磁場、熱源和酸堿有害氣體等，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行定期檢查，光盤十年拷貝一次，防止產(chǎn)生失效電子載體。4.6.4各部門產(chǎn)生的文件或收到的外來文件由本部門文件管理人員管理、保存。4.6.5文件管理部門應(yīng)建立文件臺賬，并確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.6.6文件遺失后，遺失部門或人員應(yīng)填寫XXXX-Q201-04《文件領(lǐng)用/補(bǔ)發(fā)申請表》重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，由發(fā)放部門核實(shí)后重新補(bǔ)發(fā)。文件如有分發(fā)號，在重新補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號，原分發(fā)號注銷，必要時(shí)將遺失文件的分發(fā)號通知有關(guān)部門以防止誤用。4.6.7文件因破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用者應(yīng)向發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交出破損頁，換發(fā)新頁。4.6.8質(zhì)量手冊、程序文件的使用者因工作崗位發(fā)生變動時(shí)應(yīng)按下列方式管理：a)在公司內(nèi)部調(diào)動，保留原使用文件或由人力行政部予以調(diào)整；b)調(diào)出本公司或從事與質(zhì)量無關(guān)的崗位，原使用文件由人力行政部負(fù)責(zé)回收。4.7文件的借閱4.7.1需要借閱文件時(shí)，借用者需填寫XXXX-Q201-05《文件借閱登記表》，借閱和歸還時(shí)，借用者和文件管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)。4.7.2借閱者應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還文件，到期不還時(shí)由文件管理人員收回，若需繼續(xù)使用，可重新辦理借閱手續(xù)。4.7.3借用的文件必須妥善保管，嚴(yán)禁在文件上劃改、涂污、標(biāo)識、撕毀、損壞，文件發(fā)生丟失必須及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)和文件管理部門，以便協(xié)助查找。4.8文件的歸檔4.8.1人力行政部接收到外來文件及內(nèi)部歸檔文件時(shí)，應(yīng)登記、分類、編號、建賬和歸檔管理。4.8.2各部門需要?dú)w檔的文件，由該部門按各門類檔案預(yù)立卷管理要求進(jìn)行分類、編目，定期向人力行政部移交。4.8.3各部門需要?dú)w檔的電子文件，由該部門進(jìn)行分類、編目、刻錄在只讀光盤、一次寫入光盤等耐久性載體，定期向人力行政部移交。4.8.4在公司項(xiàng)目研發(fā)、新產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)及產(chǎn)品研制、生產(chǎn)各階段形成的策劃、輸入、輸出、驗(yàn)證、確認(rèn)、更改等技術(shù)文件和記錄（包括流程記錄和質(zhì)量記錄），應(yīng)按規(guī)定要求歸檔。4.9文件的作廢與銷毀4.9.1人力行政部對所有失效或作廢文件均應(yīng)及時(shí)按文件登記本收回并記錄，收回的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。4.9.2對于需銷毀的作廢文件，應(yīng)填寫XXXX-Q201-06《文件銷毀登記表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，定期統(tǒng)一銷毀。4.9.3電子文件歸檔后，人力行政部應(yīng)及時(shí)登記、建賬、建卡，同時(shí)建立機(jī)讀檔案目錄并進(jìn)行管理。5引用文件XXXX-Q209《記錄控制程序》XXXX-Q210《技術(shù)狀態(tài)管理程序》6相關(guān)記錄XXXX-Q208-01《文件總覽表》XXXX-Q208-02《文件發(fā)放/回收記錄表》XXXX-Q208-03《文件更改單》XXXX-Q208-04《文件領(lǐng)用/補(bǔ)發(fā)申請表》XXXX-Q208-05《文件借閱登記表》XXXX-Q208-06《文件銷毀申請表》XXXX-Q208-01(A0)文件總覽表記錄編號：序號文件名稱文件編號版本接收日期文件來源生效日期作廢日期發(fā)放范圍登記人XXXX-Q208-02(A0)文件發(fā)放/回收記錄表記錄編號：文件編號文件來源文件版本文件頁數(shù)文件名稱文件類型□質(zhì)量手冊與程序文件 □外來技術(shù)、質(zhì)量資料□支持性文件（含內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)） □標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范 序號受控號部門發(fā)放形式發(fā)放記錄回收記錄簽收日期備注簽回日期頁數(shù)備注12345678910XXXX-Q208-03(A0）文件更改單文件名稱：文件編號：更改單編號：密級：更改前更改后更改原因?qū)嵤┤掌诟娜掌诟娜藭灢块T編寫審核批準(zhǔn)XXXX-Q208-04(A0)文件領(lǐng)用/補(bǔ)發(fā)申請表記錄編號：申請?jiān)蝾I(lǐng)用/補(bǔ)發(fā)文件序號文件名稱文件編號版本頁數(shù)備注申請人：