醫(yī)院招標采購檔案管理制度一、引言醫(yī)院招標采購檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于保障醫(yī)院采購活動的合法性、規(guī)范性和透明度具有重要意義。招標采購檔案記錄了醫(yī)院從采購需求提出到采購合同履行完畢的全過程信息，是醫(yī)院采購決策的重要依據(jù)，也是審計、監(jiān)督等工作的重要參考。因此，建立健全，加強對招標采購檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院提升管理水平、防范采購風險的必然要求。二、管理職責與分工（一）檔案管理部門檔案管理部門是醫(yī)院招標采購檔案的集中管理機構(gòu)，負責制定和完善招標采購檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各采購部門的檔案整理和歸檔工作。具體職責包括：1.接收各采購部門移交的招標采購檔案，進行審核、分類、編號和裝訂。2.建立招標采購檔案目錄和索引，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。3.定期對招標采購檔案進行盤點和清查，確保檔案的完整性和安全性。4.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對到期的招標采購檔案進行鑒定和銷毀。（二）采購部門采購部門是招標采購檔案的形成部門，負責在采購活動過程中及時收集、整理和保管相關(guān)檔案資料。具體職責包括：1.在采購項目啟動時，明確檔案收集范圍和要求，指定專人負責檔案管理工作。2.按照檔案管理部門的要求，對采購過程中的各類文件、資料進行分類整理，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.在采購項目結(jié)束后，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。（三）其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門如財務(wù)部門、使用部門等，在招標采購活動中也承擔著一定的檔案管理職責。財務(wù)部門負責提供采購資金支付的相關(guān)憑證和資料，使用部門負責提供采購設(shè)備或物資的驗收報告等。各部門應(yīng)密切配合，共同做好招標采購檔案的管理工作。三、檔案收集范圍醫(yī)院招標采購檔案的收集范圍包括與采購活動相關(guān)的各類文件、資料，具體如下：（一）采購項目前期文件1.采購申請文件：包括采購項目名稱、采購需求、預(yù)算金額等。2.采購審批文件：如醫(yī)院內(nèi)部的采購審批表、上級主管部門的批復(fù)等。3.市場調(diào)研資料：對采購產(chǎn)品或服務(wù)的市場價格、供應(yīng)商情況等進行調(diào)研的相關(guān)資料。（二）招標文件1.招標公告：包括招標項目的基本信息、投標人資格要求、投標截止時間等。2.招標文件：詳細規(guī)定了招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。3.澄清和修改文件：對招標文件進行澄清和修改的相關(guān)文件。（三）投標文件1.投標函：投標人對招標項目的響應(yīng)聲明。2.報價文件：投標人提供的產(chǎn)品或服務(wù)的報價明細。3.技術(shù)文件：投標人對招標項目技術(shù)要求的響應(yīng)情況，包括技術(shù)方案、產(chǎn)品說明書等。4.商務(wù)文件：投標人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。（四）評標文件1.評標評標委員會對各投標人的投標文件進行評審后出具的報告，包括評標結(jié)果、推薦中標候選人等。2.評標記錄：評標過程中的會議記錄、評分表等。（五）中標文件1.中標通知書：招標人向中標人發(fā)出的中標通知。2.中標人的投標文件：中標人最終提交的投標文件。（六）合同文件1.采購合同：招標人與中標人簽訂的采購合同，包括合同條款、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量保證協(xié)議等。2.合同變更協(xié)議：對采購合同進行變更的相關(guān)協(xié)議。（七）驗收文件1.驗收采購設(shè)備或物資到貨后，使用部門組織驗收的報告，包括驗收結(jié)果、存在的問題及處理意見等。2.質(zhì)量檢測對采購產(chǎn)品進行質(zhì)量檢測的相關(guān)報告。（八）付款文件1.發(fā)票：采購資金支付的憑證。2.付款申請單：采購部門申請支付采購資金的相關(guān)文件。（九）其他相關(guān)文件1.質(zhì)疑和投訴處理文件：對投標人提出的質(zhì)疑和投訴進行處理的相關(guān)文件。2.采購活動的照片、視頻等影像資料。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理采購部門在采購活動過程中，應(yīng)及時對收集到的檔案資料進行整理。整理工作包括分類、編號、裝訂等環(huán)節(jié)。1.分類：按照檔案收集范圍，將檔案資料分為不同的類別，如采購項目前期文件、招標文件、投標文件等。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，方便查詢和管理?？梢圆捎媚甓?、項目編號、檔案類別等組合方式進行編號。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。對于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式進行存儲和備份。（二）檔案歸檔采購項目結(jié)束后，采購部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并由雙方簽字確認。檔案管理部門收到采購部門移交的檔案后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、規(guī)范性、準確性等。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回采購部門進行補充和完善。五、檔案保管（一）保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持適宜的溫度和濕度。1.溫度：檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間。2.濕度：檔案庫房的相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限醫(yī)院招標采購檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價值確定。1.永久保管的檔案：如采購合同、中標通知書等，是醫(yī)院采購活動的重要憑證，應(yīng)永久保存。2.長期保管的檔案：保管期限為1650年，包括招標文件、投標文件、評標報告等。3.短期保管的檔案：保管期限為115年，如采購申請文件、市場調(diào)研資料等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱招標采購檔案時，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負責人批準。外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持有合法的介紹信，并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得損壞、涂改檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、用途、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負責人或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理查閱登記手續(xù)。4.查閱人員在規(guī)定的時間內(nèi)查閱檔案，查閱完畢后及時歸還檔案。（三）檔案利用醫(yī)院應(yīng)充分發(fā)揮招標采購檔案的作用，為醫(yī)院的采購決策、審計監(jiān)督等工作提供參考。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行分析和研究，為醫(yī)院的管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策建議。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對到期的招標采購檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門會同采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門組成的鑒定小組負責。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性和使用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定是否可以銷毀。（二）銷毀程序?qū)τ诮?jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照以下程序進行銷毀：1.檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)鑒定小組負責人簽字確認后，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門組織專人對檔案進行銷毀。銷毀時，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊存檔備查。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查醫(yī)院應(yīng)建立健全招標采購檔案管理的監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責令相關(guān)部門進行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。（二）考核評價醫(yī)院應(yīng)將招標采購檔案管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對檔案管理工作不力的部門和個人進行批評和處罰。九、信息化建設(shè)（一）建立檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立招標采購檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理的效率和水平。1.檔案錄入：采購部門可以通過檔案管理系統(tǒng)將采購檔案資料進行錄入和上傳，實現(xiàn)檔案的電子化存儲。2.查詢功能：用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)快速查詢所需的檔案資料，提高查詢效率。3.統(tǒng)計分析：檔案管理系統(tǒng)可以對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，為醫(yī)院的采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）電子檔案管理隨著電子政務(wù)的發(fā)展，醫(yī)院招標采購活動中產(chǎn)生的電子文件越來越多。醫(yī)院應(yīng)加強對電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。1.電子檔案的收集：采購部門應(yīng)及時收集采購活動中產(chǎn)生的電子文件，并按照規(guī)定的格式進行存儲和備份。2.電子檔案的存儲：電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的利用：用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱和利用電子檔案，實現(xiàn)檔案的遠程查詢和共享。十、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由醫(yī)院檔案管理部門負責解釋。各部門應(yīng)嚴格按照