合同管理流程模板風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)工具指南一、模板應(yīng)用場(chǎng)景與價(jià)值定位本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的合同全生命周期管理場(chǎng)景，尤其適用于需強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、保證合規(guī)運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)環(huán)境，包括但不限于：采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、服務(wù)外包、設(shè)備采購(gòu)等，需防范供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)、履約瑕疵風(fēng)險(xiǎn)；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需規(guī)避價(jià)格爭(zhēng)議、交付延遲、違約責(zé)任不清等風(fēng)險(xiǎn)；合作類合同：聯(lián)營(yíng)合作、技術(shù)開(kāi)發(fā)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)等，需明確權(quán)責(zé)劃分、利益分配及退出機(jī)制；勞動(dòng)類合同：?jiǎn)T工錄用、勞務(wù)派遣等，需保證符合《勞動(dòng)合同法》等法規(guī)要求，規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具模板，可實(shí)現(xiàn)合同管理“流程規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)可控化、合規(guī)常態(tài)化”，減少合同糾紛，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障單位合法權(quán)益。二、合同管理全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：需求發(fā)起與前置審查操作目標(biāo)：明確合同需求，保證業(yè)務(wù)真實(shí)、合規(guī)，合作方具備履約能力。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（需求提出方）、法務(wù)部門（合規(guī)審查）、采購(gòu)部門（如涉及采購(gòu)）。操作步驟：需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫(xiě)《合同需求審批單》（模板1），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、合作方（初步意向）等核心要素，提交部門負(fù)責(zé)人*審批。合作方初步篩選：采購(gòu)部門（或業(yè)務(wù)部門）通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)、定向邀請(qǐng)等方式篩選合作方，核查合作方基本資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、法定代表人身份證明等），留存資質(zhì)文件復(fù)印件（加蓋合作方公章）。盡職調(diào)查：對(duì)合作方履約能力進(jìn)行評(píng)估，包括財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅證明）、信用記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道查詢）、過(guò)往業(yè)績(jī)（同類合同案例）、涉訴情況（裁判文書(shū)網(wǎng)查詢）等，形成《合作方盡職調(diào)查報(bào)告》。合規(guī)前置審查：法務(wù)部門對(duì)合同需求的合規(guī)性（是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定、單位內(nèi)部制度）進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)核查需求是否涉及禁止性業(yè)務(wù)、是否超越單位經(jīng)營(yíng)范圍等，出具《合規(guī)審查意見(jiàn)書(shū)》。（二）合同談判與起草階段：條款設(shè)計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，識(shí)別并規(guī)避合同條款風(fēng)險(xiǎn)，保證內(nèi)容合法、合規(guī)、可執(zhí)行。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)談判）、法務(wù)部門（條款把關(guān)）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)條款審核）。操作步驟：商務(wù)談判：業(yè)務(wù)部門與合作方就合同核心條款（價(jià)格、交付、付款、違約責(zé)任等）進(jìn)行談判，形成《談判紀(jì)要》，明確雙方已達(dá)成一致及未決事項(xiàng)。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《談判紀(jì)要》及單位《合同示范文本》（如有）起草合同文本，保證以下核心要素完整：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人信息）；標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等，需清晰唯一）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、義務(wù)及履行期限、方式）；價(jià)格與支付（金額、計(jì)價(jià)方式、付款條件、賬戶信息等，需符合財(cái)務(wù)制度）；履約驗(yàn)收（標(biāo)準(zhǔn)、流程、異議處理機(jī)制）；違約責(zé)任（違約情形、賠償范圍、爭(zhēng)議解決方式）；保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任）；合同變更、解除與終止條件；不可抗力條款；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄機(jī)構(gòu)/仲裁機(jī)構(gòu)）。法務(wù)條款審核：法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、邏輯性審查，重點(diǎn)核查：主體資格（合作方是否具備簽約資質(zhì)，授權(quán)代表是否已合法授權(quán)）；條款合法性（是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定）；權(quán)責(zé)對(duì)等性（雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確、合理）；關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、債務(wù)擔(dān)保、保險(xiǎn)等），出具《法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》，對(duì)修改意見(jiàn)需逐條說(shuō)明并跟蹤落實(shí)。財(cái)務(wù)條款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的價(jià)格、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開(kāi)具等條款進(jìn)行審核，保證符合單位財(cái)務(wù)管理制度及稅法規(guī)定，出具《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》。（三）合同評(píng)審與審批階段：集體決策與風(fēng)險(xiǎn)把控操作目標(biāo)：通過(guò)多部門聯(lián)合評(píng)審，保證合同內(nèi)容全面、風(fēng)險(xiǎn)可控，審批流程合規(guī)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門（如設(shè)）、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/法定代表人。操作步驟：提交評(píng)審材料：業(yè)務(wù)部門將合同草案、法務(wù)/財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)、《談判紀(jì)要》、《合作方盡職調(diào)查報(bào)告》等材料整理成冊(cè)，提交《合同評(píng)審審批表》（模板2）。多部門聯(lián)合評(píng)審：根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)組織評(píng)審（小額/常規(guī)合同可簡(jiǎn)化流程，重大/復(fù)雜合同需召開(kāi)評(píng)審會(huì)）：業(yè)務(wù)部門：說(shuō)明合同背景、需求必要性、履約可行性；法務(wù)部門：重點(diǎn)說(shuō)明法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施；財(cái)務(wù)部門：說(shuō)明財(cái)務(wù)影響及資金安排；風(fēng)控部門（如設(shè)）：從單位整體風(fēng)險(xiǎn)角度評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（低/中/高）。審批決策：根據(jù)審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：分管領(lǐng)導(dǎo)*審核：重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)必要性、資源匹配度；總經(jīng)理/法定代表人*審批：重大合同需提交董事會(huì)/決策機(jī)構(gòu)審議，最終簽署《合同審批意見(jiàn)書(shū)》。文本定稿：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見(jiàn)修改合同文本，最終定稿需經(jīng)所有評(píng)審部門確認(rèn)，保證版本一致（標(biāo)注“最終生效版”及日期）。（四）合同簽署與用印階段：形式合規(guī)與效力保障操作目標(biāo)：保證合同簽署流程合法，用印規(guī)范，合同正式生效。責(zé)任主體：行政管理部門（用印管理）、法務(wù)部門（監(jiān)督簽署）、業(yè)務(wù)部門（文本傳遞）。操作步驟：用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)單》（模板3），附最終生效版合同文本、審批材料，提交行政管理部門。用印審核：行政管理部門核查審批材料是否齊全、用印份數(shù)是否符合規(guī)定（正本1份，副本若干，根據(jù)需要增份數(shù)），核對(duì)合同文本與審批版本是否一致。簽署用?。悍ǘù砣撕炇穑河煞ǘù砣吮救嘶蚱涫跈?quán)代表（需附《授權(quán)委托書(shū)》，模板4）簽字；加蓋單位公章：合同文本需加蓋單位公章（或合同專用章），做到“騎縫章”全覆蓋（多頁(yè)合同）、“章跡清晰”“位置準(zhǔn)確”（如落款處、日期處）；合作方簽署：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催促合作方在合同上簽字蓋章，保證雙方簽署日期一致（或明確生效條件）。文本分發(fā)與備案：行政管理部門登記用印記錄，按合同份數(shù)分發(fā)文本：正本由檔案管理部門歸檔，副本由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門留存，合作方副本通過(guò)快遞或當(dāng)面交付（保留簽收回執(zhí)）。（五）合同履行階段：動(dòng)態(tài)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理履約異常，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約執(zhí)行）、財(cái)務(wù)部門（付款監(jiān)控）、法務(wù)部門（糾紛處理）。操作步驟：履約計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計(jì)劃表》（模板5），明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），責(zé)任人及完成時(shí)限，同步抄送財(cái)務(wù)、法務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門按《履行計(jì)劃表》跟蹤履約情況，對(duì)合作方交付的標(biāo)的物/服務(wù)進(jìn)行初步驗(yàn)收，填寫(xiě)《履約情況記錄表》（模板6），記錄履約進(jìn)度、質(zhì)量、存在問(wèn)題等。異常處理：履約延遲：合作方未按期交付/提供服務(wù)，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)發(fā)函催告（模板7），要求說(shuō)明原因及補(bǔ)救措施，評(píng)估是否構(gòu)成違約，必要時(shí)啟動(dòng)索賠程序；質(zhì)量問(wèn)題：驗(yàn)收不合格的，業(yè)務(wù)部門需書(shū)面通知合作方限期整改，整改后復(fù)驗(yàn)仍不合格的，依據(jù)合同約定解除合同并追究違約責(zé)任；付款異常：付款方未按期付款，財(cái)務(wù)部門需及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門與合作方溝通確認(rèn)原因，必要時(shí)通過(guò)法務(wù)部門發(fā)送《催款函》（模板8）。糾紛處理：發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間收集證據(jù)（合同、溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），法務(wù)部門評(píng)估糾紛性質(zhì)（違約/侵權(quán)），制定解決方案（協(xié)商/調(diào)解/仲裁/訴訟），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后執(zhí)行。（六）合同變更、解除與終止階段：程序合規(guī)與權(quán)責(zé)清晰操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更、解除與終止流程，明確后續(xù)責(zé)任，避免遺留風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起變更/解除）、法務(wù)部門（條款審核）、財(cái)務(wù)部門（結(jié)算）。操作步驟：變更/解除申請(qǐng)：因客觀情況變化需變更/解除合同的，業(yè)務(wù)部門提交《合同變更/解除申請(qǐng)表》（模板9），說(shuō)明原因、變更內(nèi)容（或解除理由）、后續(xù)處理建議，附相關(guān)證明材料（如對(duì)方違約證據(jù)、不可抗力證明等）。協(xié)商與協(xié)議簽訂：業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》（模板10），明確變更條款（或解除后的權(quán)利義務(wù)、賠償方案、結(jié)算方式等），履行原合同審批流程（重大變更需重新評(píng)審）。終止結(jié)算：合同終止后，業(yè)務(wù)部門牽頭完成履約結(jié)算（如已交付部分價(jià)款支付、未履行部分終止處理），財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目，保證資金結(jié)算清晰；涉及違約賠償?shù)?，按約定執(zhí)行或通過(guò)法律途徑追償。資料歸檔：變更/解除協(xié)議、結(jié)算憑證、終止證明等材料納入合同檔案，保證完整性。（七）合同歸檔階段：集中管理便于追溯操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同檔案規(guī)范化管理，保證檔案完整、安全、可查詢。責(zé)任主體：檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門。操作步驟：檔案收集：合同履行完畢/終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批文件、變更/解除協(xié)議、履行記錄、糾紛處理材料等整理成冊(cè)，移交檔案管理部門。檔案登記：檔案管理部門填寫(xiě)《合同歸檔清單》（模板11），登記合同編號(hào)、名稱、簽署日期、合作方、金額、保管期限、存放位置等信息，錄入檔案管理系統(tǒng)。保管與利用：檔案按“一合同一檔”原則編號(hào)存放，防火、防潮、防蟲(chóng)；查閱檔案需履行審批手續(xù)，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，保證檔案不丟失、不損壞。保管期限：根據(jù)《檔案法》及單位規(guī)定確定保管期限（一般合同保管期限不少于10年，重大/涉訴合同保管期限不少于30年），保管期滿后按規(guī)定銷毀，銷毀需記錄并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。三、核心環(huán)節(jié)配套工具模板模板1：合同需求審批單合同編號(hào)（暫定）合同名稱需求部門需求內(nèi)容（簡(jiǎn)要說(shuō)明標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算等）合作方初步意向（名稱、聯(lián)系方式）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)合規(guī)意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)預(yù)算意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板2：合同評(píng)審審批表合同名稱合同編號(hào)（暫定）合作方合同金額評(píng)審部門意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)部門：簽字：*日期：YYYY-MM-DD風(fēng)控部門（如設(shè)）：簽字：*日期：YYYY-MM-DD審批意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)：簽字：*日期：YYYY-MM-DD總經(jīng)理/法定代表人：簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板3：合同用印申請(qǐng)單合同名稱合同編號(hào)用印份數(shù)正本（）份副本（）份用印事由附件清單（合同文本、審批材料等）業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人簽字：*聯(lián)系方式：*-（內(nèi)部號(hào)）行政管理部門審核簽字：*日期：YYYY-MM-DD用印記錄用印時(shí)間：YYYY-MM-DDHH:MM用印人：*模板4：授權(quán)委托書(shū)委托人（單位全稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：受托人姓名：*身份證號(hào)：委托事項(xiàng)代表委托人簽署《__________合同》（合同編號(hào)：__________）委托權(quán)限（√）談判（√）起草（√）簽署（）變更（）解除（）其他：__________委托期限自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止委托人聲明本委托書(shū)真實(shí)有效，受托人行為由委托人承擔(dān)法律責(zé)任。委托人（蓋章）法定代表人（簽字）：*日期YYYY-MM-DD模板5：合同履行計(jì)劃表合同名稱合同編號(hào)合作方履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成時(shí)限合同生效后預(yù)付款支付YYYY-MM-DD生產(chǎn)/準(zhǔn)備階段完成備貨/準(zhǔn)備工作YYYY-MM-DD交付階段標(biāo)的物交付YYYY-MM-DD驗(yàn)收階段初步驗(yàn)收YYYY-MM-DD質(zhì)保期質(zhì)保期滿YYYY-MM-DD模板6：履約情況記錄表合同名稱合同編號(hào)記錄日期YYYY-MM-DD履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履約情況（正常/延遲/異常）交付階段YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD延遲驗(yàn)收階段YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD異常記錄人*審核人*模板7：履約催告函（示例）致：[合作方全稱]根據(jù)雙方于YYYY年MM月DD日簽訂的《__________合同》（合同編號(hào)：__________），貴方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前完成[具體履約義務(wù)，如“標(biāo)的物交付”]，但截至本函發(fā)出日，貴方仍未履行/未完全履行上述義務(wù)，已構(gòu)成違約。請(qǐng)貴方于收到本函后3個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面說(shuō)明原因并立即履行義務(wù)，否則我司將依據(jù)合同第X條約定追究貴方違約責(zé)任（包括但不限于賠償損失、解除合同等）。特此函告。發(fā)函單位：[單位全稱]（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板8：催款函（示例）致：[付款方全稱]根據(jù)雙方于YYYY年MM月DD日簽訂的《__________合同》（合同編號(hào)：__________），貴方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前支付合同款項(xiàng)人民幣_(tái)_________元（大寫(xiě)：__________），但截至本函發(fā)出日，貴方仍未支付。請(qǐng)貴方于收到本函后5個(gè)工作日內(nèi)支付上述款項(xiàng)，逾期將按合同約定計(jì)收違約金，并通過(guò)法律途徑追償。發(fā)函單位：[單位全稱]（蓋章）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板9：合同變更/解除申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)合作方變更/解除事由變更內(nèi)容/解除后果附件清單（證明材料、協(xié)商記錄等）業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD法務(wù)部門意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)簽字：*日期：YYYY-MM-DD分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*日期：YYYY-MM-DD模板10：合同變更協(xié)議（簡(jiǎn)要框架）變更協(xié)議編號(hào)：__________甲方：[單位全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________乙方：[合作方全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________鑒于：雙方于YYYY年MM月DD日簽訂《__________合同》（原合同），現(xiàn)因__________（變更原因），經(jīng)協(xié)商一致，對(duì)原合同內(nèi)容變更原合同第X條“__________”變更為“__________”；其他條款不變，本協(xié)議與原合同具有同等法律效力。（其他變更/解除條款可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：YYYY-MM-DD模板11：合同歸檔清單合同編號(hào)合同名稱簽署日期合作方合同金額保管期限存放位置歸檔人HT-2024-001采購(gòu)合同YYYY-MM-DD公司100,000元10年檔案室-01-02*HT-2024-002銷售合同YYYY-MM-DDYY企業(yè)50,000元10年檔案室-01-03*四、風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)管理關(guān)鍵提示（一）資質(zhì)審查“零遺漏”合作方資質(zhì)是合同履約的基礎(chǔ)，必須嚴(yán)格核查：主體資格：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)）、特殊行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑工程資質(zhì)等）；授權(quán)代表：簽約人需提供法定代表人身份證明及《授權(quán)委托書(shū)》（需明確授權(quán)范圍、期限），避免“無(wú)權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)；信用狀況：通過(guò)官方渠道（如“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)”）核查合作方涉訴、失信、行政處罰記錄，高風(fēng)險(xiǎn)合作方禁止合作。（二）條款審核“嚴(yán)把關(guān)”合同條款是風(fēng)險(xiǎn)控制的核心，需重點(diǎn)關(guān)注：合法性：避免違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、擔(dān)保無(wú)效情形）；明確性：避免模糊表述（如“盡快”“合理范圍”），明確時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等量化指標(biāo)；權(quán)責(zé)對(duì)等：違約責(zé)任需與違約情節(jié)匹配，避免“單方加重責(zé)任