高校院長信箱管理辦法及流程一、總則高校院長信箱是學院領導與廣大師生員工、社會各界人士之間溝通信息、聽取意見、接受監(jiān)督、解決問題的重要渠道，是學院民主管理、科學決策的重要途徑。為規(guī)范院長信箱的管理，確保各類訴求得到及時、公正、有效的處理，提升學院治理能力和辦學水平，特制定本辦法。本辦法適用于通過學院設立的院長信箱（包括電子郵箱、在線留言系統(tǒng)及實體信箱等形式）提交的各類信件、意見、建議和投訴的受理、登記、分辦、督辦、反饋及歸檔等管理工作。院長信箱管理工作遵循以下基本原則：1.公開透明原則：信箱設置方式、受理范圍、處理流程、反饋時限等信息應向社會公開，處理結果在不涉及保密內容的前提下可適當公開。2.及時高效原則：對受理范圍內的信件，應盡快處理，及時反饋，不得推諉拖延。3.實事求是原則：以事實為依據(jù)，客觀公正地調查處理問題，確保處理結果的公正性和合理性。4.分級負責原則：按照“誰主管、誰負責”的要求，明確責任主體，層層落實處理責任。5.保密守信原則：對來信人的個人信息及信件內容，應嚴格保密，保護來信人的合法權益。確需公開的，應征得來信人同意。二、管理機構與職責學院設立院長信箱工作領導小組，由院長任組長，分管院領導任副組長，成員包括學院辦公室、紀檢監(jiān)察室、人事處、教務處、學生處、科研處、后勤管理處等相關職能部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調院長信箱工作中的重大問題，審定重要信件的處理意見。學院辦公室是院長信箱的日常管理部門，具體職責包括：1.負責院長信箱的日常維護、信件接收、登記、分類、呈閱。2.根據(jù)院領導批示或處理流程，將信件分轉至相關職能部門或單位辦理。3.負責信件處理過程的跟蹤、督辦、協(xié)調，確保按期辦結。4.負責整理、匯總信件處理結果，按要求向院長及領導小組匯報。5.負責信件及處理材料的歸檔管理。6.負責定期對信箱運行情況進行統(tǒng)計分析，為學院決策提供參考。院長作為信箱工作的第一責任人，對重要信件的處理負有最終決策權和領導責任，應定期查閱信箱信件及處理情況，對重大問題親自過問、協(xié)調解決。各相關職能部門及教學單位是信件辦理的責任單位，其主要職責是：1.對學院辦公室分轉的信件，指定專人負責調查核實。2.在規(guī)定時限內提出具體處理意見和解決方案，并形成書面回復材料。3.涉及本單位職責范圍內的政策咨詢、意見建議，應認真研究，積極采納合理部分。4.對需要回復來信人的，應按要求擬定回復內容，經單位負責人審簽后，通過學院辦公室統(tǒng)一回復或按規(guī)定直接回復。5.配合學院辦公室做好信件處理的協(xié)調、解釋工作。三、信箱設置與信息發(fā)布信箱設置應充分考慮便捷性和安全性，鼓勵采用實名制提交信件，以便于溝通和反饋。對匿名信件，內容具體、線索清晰的，應予以受理；對無實質內容、惡意攻擊的匿名信件，可不予受理。四、信件受理與處理流程（一）信件受理范圍院長信箱主要受理以下內容：1.對學院發(fā)展規(guī)劃、學科建設、教學改革、科研管理、師資隊伍建設、校園管理等方面的意見和建議。2.對學院各部門、單位及工作人員在履職盡責、工作作風、服務態(tài)度、廉潔自律等方面的意見和投訴。3.師生員工在學習、工作、生活中遇到的實際困難和問題反映。4.社會各界對學院辦學的意見和建議。5.其他與學院工作相關的合理訴求。下列情況不予受理或酌情處理：1.不屬于學院職責范圍的事項。2.已經進入司法程序、仲裁程序或行政復議程序的案件。3.內容空泛、事實不清、無法核實的。4.重復提交且已妥善處理的。5.含有侮辱、誹謗、恐嚇等惡意內容或違反法律法規(guī)、社會公德的。6.涉及個人隱私、商業(yè)秘密或國家秘密的（應通過其他保密渠道反映）。（二）處理流程1.接收與登記：學院辦公室指定專人每日定時查收各類信件，對收到的信件進行統(tǒng)一登記，內容包括來信日期、來信人（實名/匿名）、聯(lián)系方式、信件主題、主要內容、信件來源等。2.分類與呈閱：學院辦公室對信件進行初步審核和分類，根據(jù)信件內容和重要程度，提出擬辦意見，及時呈送院長或分管院領導閱批。一般事務性信件，可按職責分工直接分轉相關部門辦理。3.分辦與承辦：學院辦公室根據(jù)院領導批示或既定流程，將信件及相關材料及時分轉至相關責任單位辦理。責任單位接到分辦信件后，應立即指定經辦人，明確辦理要求和時限。4.調查與處理：責任單位對分辦的信件內容進行認真調查、核實，深入研究，依法依規(guī)、合情合理地提出處理意見和解決方案。對于復雜問題，可組織專題研究或協(xié)調相關單位共同處理。5.反饋與回復：*責任單位在規(guī)定時限內將處理結果（含具體措施、處理依據(jù)、辦理情況等）形成書面材料，經單位負責人簽字并加蓋公章后，報送學院辦公室。*學院辦公室對處理結果進行審核，必要時再次呈請院領導審閱。*對于實名來信且留有聯(lián)系方式的，由學院辦公室或責成責任單位在規(guī)定時限內將處理結果以適當方式回復來信人?；貜蛢热輵聦嵡宄⒁罁?jù)充分、態(tài)度誠懇。*對于具有普遍性、典型性的問題或重要的意見建議，經院領導批準后，可在一定范圍內公開回復或通過適當方式向師生員工通報。6.督辦與催辦：學院辦公室對信件辦理情況進行全程跟蹤，對未按時限辦理的，應及時向承辦單位發(fā)出督辦通知，督促其盡快辦結。對推諉扯皮、敷衍塞責的單位或個人，可向學院紀檢監(jiān)察室通報。7.歸檔與總結：信件處理完畢后，學院辦公室應將信件原件、領導批示、分辦單、調查材料、處理結果、回復記錄等相關材料整理歸檔，確保材料完整、規(guī)范。定期對信件辦理情況進行總結分析，形成報告。五、辦理時限與工作紀律對于一般性咨詢類信件，承辦單位應在收到分辦件后一定工作日內辦結并回復；對于意見建議類信件，應在一定工作日內研究并給予答復；對于投訴舉報類及需要調查處理的復雜問題，應在一定工作日內辦結；情況特別復雜的，經學院辦公室同意并報分管院領導批準后，可適當延長辦理時限，但應向來信人說明情況。各相關單位和工作人員在信件處理工作中，應嚴格遵守以下紀律：1.恪盡職守，認真負責，不得推諉、拖延、積壓信件。2.嚴格遵守保密紀律，不得泄露來信人信息、信件內容及處理過程中的涉密信息。3.堅持原則，秉公辦事，不得利用職權謀取私利，不得打擊報復來信人。4.與來信事項有直接利害關系的人員，應主動申請回避。5.嚴禁偽造、篡改、隱匿、銷毀信件及相關材料。六、保密與隱私保護嚴格保護來信人的個人隱私和合法權益，嚴禁將來信人的姓名、聯(lián)系方式、家庭情況等個人信息泄露給無關人員。因工作需要確需了解來信人信息的，須經學院辦公室負責人批準。對來信人要求保密的，應嚴格保密。對實名舉報的，應保護舉報人的安全。信件處理過程中形成的所有材料，均屬工作秘密，工作人員不得擅自擴散。七、監(jiān)督與責任追究學院紀檢監(jiān)察室負責對院長信箱信件處理工作的全過程進行監(jiān)督檢查，對違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、通報批評，直至給予黨紀政紀處分：1.對職責范圍內應當受理的信件不予受理或受理后不及時處理的。2.未按規(guī)定時限辦結，且無正當理由的。3.處理問題不認真，敷衍塞責，弄虛作假，導致問題未解決或引