采購申請與審批流程標準化模板規(guī)范采購一、適用范圍與應用場景本模板適用于企業(yè)內部各類采購活動的規(guī)范化管理，涵蓋辦公用品、生產設備、原材料、服務外包等所有采購類型。具體應用場景包括：日常采購需求：各部門因工作需要采購常規(guī)物資（如文具、耗材等）；專項采購需求：項目實施所需設備、材料或技術服務的采購；緊急采購需求：突發(fā)情況下需快速響應的臨時性采購（如設備故障維修備件）；預算內采購：年度預算計劃內的常規(guī)及專項采購；預算外采購：超年度預算或新增需求的特殊采購（需額外說明超預算原因）。二、采購申請與審批標準化操作流程（一）第一步：需求部門發(fā)起采購申請責任主體：需求部門申請人（如部門專員/主管）操作內容：填寫《采購申請單》（詳見模板表格1），明確以下信息：采購物品/服務的具體名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量；預算金額（需參考歷史采購價格或市場詢價預估，并注明預算來源）；采購用途（需關聯(lián)具體項目或日常工作需求）；期望到貨日期（緊急采購需標注“緊急”及原因）；供應商推薦意見（如有固定供應商或指定品牌，需說明理由）。附上相關證明材料（如項目立項批復、技術規(guī)格說明書、比價報價單等），保證材料真實、完整。提交申請至需求部門負責人審批。輸出文檔：《采購申請單》及相關附件（二）第二步：需求部門負責人審核責任主體：需求部門負責人（如部門經(jīng)理）操作內容：核對采購需求的合理性：確認采購物品/服務與部門職能、工作計劃的匹配度；審核預算合規(guī)性：檢查預算金額是否在部門年度預算范圍內，超預算需求需確認補充預算流程是否完成；審核材料完整性：保證《采購申請單》填寫無遺漏，附件齊全。審批通過后，將申請流轉至采購部門；若不通過，需注明退回理由并反饋給申請人修改。輸出文檔：審批通過的《采購申請單》（部門負責人簽字）（三）第三步：采購部門審核責任主體：采購部門專員/主管操作內容：需求合規(guī)性復核：確認采購內容是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需要招標等）；市場調研與比價：常規(guī)采購：收集至少3家供應商報價，填寫《比價記錄表》（詳見模板表格2）；緊急采購：可簡化比價流程，但需留存2家以上供應商報價記錄；單一來源采購：需提供唯一性證明（如專利產品、獨家代理授權等），并填寫《單一來源采購說明表》。審核采購方式：根據(jù)采購金額、類型確定適用方式（如招標、詢價、競爭性談判、直接采購等）；審核供應商資質：確認推薦供應商是否在公司合格供應商名錄內，若為新供應商，需完成資質審查（營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書等）。審批通過后，將申請及比價材料流轉至財務部門；若不通過，注明原因并退回需求部門。輸出文檔：《采購申請單》（采購部門審核意見）、《比價記錄表》/《單一來源采購說明表》（四）第四步：財務部門審核責任主體：財務部門專員/主管操作內容：預算符合性審核：確認采購金額是否在審批預算內，超預算部分需檢查是否履行超預算審批流程；成本合理性審核：參考歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格水平，評估預算金額是否合理；付款方式審核：確認付款條件（如預付款比例、分期付款節(jié)點等）是否符合公司財務制度；資金計劃匹配度：檢查采購時間與公司資金安排是否沖突。審批通過后，將申請流轉至對應審批權限的領導；若不通過，注明財務意見并退回采購部門。輸出文檔：《采購申請單》（財務部門審核意見）（五）第五步：領導審批責任主體：根據(jù)采購金額及類型劃分審批權限（示例）：采購金額≤5000元：部門總監(jiān)審批；5000元＜采購金額≤50000元：分管副總審批；采購金額＞50000元：總經(jīng)理審批；重大采購（如戰(zhàn)略物資、金額＞10萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審批。操作內容：綜合審核采購需求的必要性、預算合理性、采購方式合規(guī)性；審批通過后，在《采購申請單》簽字確認，流轉至采購部門執(zhí)行；若不通過，注明退回理由并終止流程。輸出文檔：審批通過的《采購申請單》（領導簽字）（六）第六步：采購部門執(zhí)行采購責任主體：采購部門專員操作內容：根據(jù)審批結果，向選定供應商發(fā)出《采購訂單》（詳見模板表格3），明確交貨期、質量標準、驗收要求、付款方式等條款；跟蹤訂單進度：與供應商確認生產/備貨情況，保證按時交付；特殊采購（如定制化產品）需與供應商簽訂正式《采購合同》，經(jīng)法務部門審核（如需）后蓋章生效。輸出文檔：《采購訂單》/《采購合同》（七）第七步：驗收與入庫責任主體：需求部門、倉儲部門（如需）、質檢部門（如需）操作內容：到貨后，需求部門聯(lián)合質檢部門（涉及質量標準的采購）對照《采購訂單》進行驗收：核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀等是否符合要求；進行質量檢測（如功能測試、合格證查驗等）；填寫《采購驗收單》（詳見模板表格4），驗收人簽字確認。涉及入庫的物品（如原材料、設備），需由倉儲部門核對驗收單后辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，保證賬實相符。若驗收不合格，需及時通知采購部門聯(lián)系供應商退換貨或整改，并記錄不合格原因。輸出文檔：《采購驗收單》、《入庫單》（如需）（八）第八步：財務付款與資料歸檔責任主體：財務部門、采購部門操作內容：財務部門收到《采購驗收單》《發(fā)票》《采購訂單》等完整單據(jù)后，審核無誤安排付款；采購部門負責將采購全流程資料（申請單、審批單、比價記錄、訂單、合同、驗收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于3年。輸出文檔：付款憑證、采購檔案（電子+紙質）三、模板表格表1：采購申請單申請單號采購部門申請日期期望到貨日期申請人聯(lián)系方式需求部門預算金額采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)單位數(shù)量采購用途（需關聯(lián)項目/工作內容）□日常辦公□生產運營□項目實施□其他：________供應商推薦（如有）供應商名稱：________聯(lián)系人：________電話：________推薦理由：________附件清單（可附頁）□項目批復□技術規(guī)格書□報價單□其他：________部門負責人審批意見：________簽字：________日期：________采購部門審核意見：________簽字：________日期：________財務部門審核意見：________簽字：________日期：________領導審批意見：________簽字：________日期：________表2：比價記錄表采購申請單號采購物品名稱規(guī)格型號數(shù)量預算金額序號供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話報價日期123采購意見□推薦供應商1（理由：________）□推薦供應商2（理由：________）□重新比價采購人簽字：________日期：________審核人簽字：________日期：________表3：采購訂單訂單編號采購申請單號簽訂日期供應商名稱供應商地址交貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話交貨期付款方式序號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量12合計金額（大寫）：__________小寫：__________訂單備注□預付款比例：________%□質保金：________%□其他：________需求部門確認簽字：________日期：________采購部門確認簽字：________日期：________供應商確認（蓋章）簽字：________日期：________表4：采購驗收單驗收單號采購訂單號采購申請單號驗收日期驗收地點供應商名稱物品名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量驗收項目驗收標準結果（合格/不合格）備注123驗收結論□合格□不合格（整改要求：________）需求部門驗收人簽字：________日期：________質檢部門驗收人（如需）簽字：________日期：________倉儲部門驗收人（如需）簽字：________日期：________四、關鍵注意事項與風險控制（一）預算控制要求嚴格執(zhí)行“無預算不采購、超預算不審批”原則，年度預算內采購需在預算額度內申請；預算外采購需提前履行超預算審批流程（如提交《超預算申請說明》），經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購；采購過程中如遇市場價格大幅波動導致超預算，需及時補充說明并重新審批。（二）審批時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后2個工作日內完成審批（緊急采購需在1個工作日內完成），逾期未審批視為同意；審批不通過的，需明確退回理由并一次性告知申請人修改要求，避免重復退回；緊急采購流程可適當簡化審批環(huán)節(jié)（如先口頭溝通后補簽），但需留存審批痕跡。（三）供應商管理規(guī)范優(yōu)先從公司《合格供應商名錄》中選擇供應商，名錄外供應商需完成資質審查（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質、信用記錄等）；單一來源采購需提供唯一性證明文件（如專利證書、獨家代理協(xié)議），避免利益輸送；定期對供應商進行績效評估（交貨及時率、合格率、服務響應等），動態(tài)更新供應商名錄。（四）資料歸檔要求采購全流程資料（申請、審批、比價、訂單、合同、驗收、付款憑證等）需在采購完成后5個工作日內整理歸檔；電子檔案與紙質檔案同步保存，電子