跨部門項目協(xié)作協(xié)調會議記錄模板一、適用情境本模板適用于企業(yè)內部多部門聯(lián)合推進的項目，涉及資源協(xié)調、任務分配、進度同步、問題解決等場景。例如：新產品研發(fā)項目需協(xié)調研發(fā)、市場、銷售、供應鏈等部門；大型活動執(zhí)行需聯(lián)動策劃、運營、財務、人力等團隊。通過規(guī)范化的會議記錄，保證跨部門溝通順暢、責任明確、行動可追溯，避免信息遺漏或推諉。二、詳細操作流程（一）會前準備：明確目標與基礎信息確定會議必要性項目負責人（或發(fā)起部門）評估當前協(xié)作瓶頸（如資源沖突、進度滯后、需求變更等），確認需通過跨部門會議解決的核心問題。明確會議目標（如“明確Q3產品迭代分工”“解決供應鏈斷供風險”），避免泛泛而談。制定會議議程根據(jù)目標梳理議題，優(yōu)先級排序（如緊急事項→關鍵任務→其他），每個議題分配預計時長（總會議建議控制在1.5-2小時內）。示例議程：①上次行動項進展回顧（10分鐘）②研發(fā)部提報技術方案難點（20分鐘）③市場部反饋用戶需求變更（15分鐘）④資源分配與責任確認（25分鐘）⑤下一步計劃與時間節(jié)點（10分鐘）通知參會人員提前2-3個工作日發(fā)送會議通知，包含：會議目標、議程、時間、地點（或線上會議）、需提前準備的資料（如進度報表、方案文檔）。確認各部門關鍵決策人參會（如部門負責人或項目接口人），無法參會者需提前指定代理人并同步原因。準備會議材料整理項目背景資料、當前進度數(shù)據(jù)、待解決問題清單，提前1天分發(fā)至參會人員，保證會前熟悉內容。（二）會中記錄：聚焦核心與共識記錄基礎信息會議開始后5分鐘內，完成模板中“會議基本信息”欄填寫，包括：會議名稱（建議格式：“[項目名稱]跨部門協(xié)作協(xié)調會-[日期]”）時間（精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-15:30”）地點/線上會議平臺（如“3樓第一會議室”或“騰訊會議”）主持人、記錄人（建議由項目組指定專人擔任）參會部門及人員（標注部門+姓名，如“研發(fā)部-張”“市場部-李”）缺席人員及原因（如“運營部-王*，因客戶拜訪請假”）按議程逐項記錄討論內容議題記錄：每個議題需記錄“背景說明+各部門觀點+爭議點+共識”。示例：議題“技術方案優(yōu)先級調整”背景：研發(fā)部原計劃優(yōu)先開發(fā)A功能，但市場部反饋用戶更急需B功能。研發(fā)部觀點：A功能已完成80%，中斷開發(fā)會導致資源浪費；B功能技術難度更高，需額外2周。市場部觀點：用戶調研顯示B功能需求占比65%，延遲上線可能影響市場份額。爭議點：是否暫停A功能開發(fā)轉投B功能？資源如何調配？共識：A功能暫緩開發(fā)，抽調50%人力支援B功能，市場部配合提供用戶詳細需求文檔。決議事項記錄：明確“行動項+負責人+完成時間+所需資源”，避免模糊表述（如“盡快完成”“跟進一下”）。示例：行動項負責人完成時間所需資源提交B功能詳細需求文檔李*10月28日無調整研發(fā)部人力分配方案張*10月27日人力部協(xié)助確認可用人員評估B功能上線對市場推廣計劃影響陳*11月2日市場部數(shù)據(jù)支持確認關鍵信息會議結束前，主持人帶領參會人員快速回顧“決議事項”和“下一步計劃”，保證無異議；記錄人現(xiàn)場宣讀記錄摘要，確認信息準確無誤。（三）會后跟進：落地與閉環(huán)整理并分發(fā)記錄會議結束后24小時內，記錄人完成會議記錄整理，經主持人審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及項目相關方（如項目總監(jiān)、各部門負責人）。分發(fā)渠道：企業(yè)內部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件（主題注明“【會議記錄】[項目名稱]-[日期]”）。跟蹤行動項落實責任人需在完成時限前反饋進展，記錄人每周更新《行動項跟蹤表》，標注“進行中/已完成/延期”，并在下次會議優(yōu)先回顧延期項。示例跟蹤表：行動項負責人計劃完成實際完成狀態(tài)延期原因提交B功能詳細需求文檔李*10.2810.28完成-調整研發(fā)部人力分配方案張*10.2710.29延期臨時緊急任務插隊歸檔與復盤會議記錄（含附件、跟蹤表）按項目名稱歸檔至共享文件夾，保存期限不少于項目結束后1年，便于后續(xù)查閱或復盤。對反復出現(xiàn)的問題（如資源協(xié)調不暢），可推動專項優(yōu)化，調整協(xié)作流程或機制。三、會議記錄模板結構（一）會議基本信息項目內容會議名稱會議時間（年/月/日時/分-時/分）會議地點/平臺主持人記錄人參會部門及人員（例：研發(fā)部-張、李；市場部-陳；財務部-劉）缺席人員及原因（例：運營部-王*，因客戶拜訪請假）會議目標（例：明確Q3產品迭代分工與資源調配）（二）會議議程與討論記錄序號議題名稱議程時長背景說明各部門觀點/意見（標注部門及發(fā)言人）爭議點/分歧共識/初步結論1上次行動項進展回顧10分鐘9月底未完成的3項任務研發(fā)部-張：A功能因技術難題延遲2天；市場部-李：推廣物料已交付無A功能需10月30日前完成2新需求優(yōu)先級討論20分鐘客戶提出新增C功能需求研發(fā)部：需增加3天開發(fā)時間；市場部：建議優(yōu)先處理是否犧牲原定D功能進度？C功能與D功能并行，市場部協(xié)助壓縮需求范圍（三）決議事項與行動項序號行動項描述負責人部門計劃完成時間所需資源/支持檢查人1提交C功能需求精簡版文檔李*市場部10月27日研發(fā)部配合評估技術可行性張*2制定D功能并行開發(fā)計劃（含風險預案）張*研發(fā)部10月28日人力部協(xié)調增加1名測試人員劉*3評估C功能上線對項目整體周期影響陳*項目組11月1日各部門提供進度數(shù)據(jù)主持人（四）下一步計劃與附件下次會議安排（如有）：時間、地點、核心議題（例：11月5日14:00，3樓會議室，討論C功能開發(fā)進度同步）附件清單：會議資料（如需求文檔、進度報表）、簽到表等四、使用要點記錄準確性：討論內容需客觀還原，避免主觀臆斷；決議事項和行動項需經參會人員確認，保證無歧義。責任到人：行動項必須明確具體負責人（而非“相關部門”），避免責任模糊；“完成時間”需標注具體日期（而非“下周”）。及時性與閉環(huán)：24小時內分發(fā)記錄，每周跟蹤行動項進度，對延期項需分析原因并推動解決