行政文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化流程與表格模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景年度文件歸檔：每年12月至次年3月，對(duì)上一年度形成的各類(lèi)行政文件進(jìn)行集中歸檔；項(xiàng)目文件歸檔：重大項(xiàng)目（如基建、研發(fā)、采購(gòu)等）完成后，對(duì)項(xiàng)目全周期形成的行政文件進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)歸檔；日常文件歸檔：對(duì)日常工作中形成的即時(shí)性行政文件（如通知、函件、會(huì)議紀(jì)要等）進(jìn)行動(dòng)態(tài)歸檔；專(zhuān)項(xiàng)工作文件歸檔：針對(duì)審計(jì)、檢查、制度改革等專(zhuān)項(xiàng)工作形成的文件，在專(zhuān)項(xiàng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解行政文件歸檔管理遵循“前端控制、全程規(guī)范、便于利用”原則，具體操作流程分為以下9個(gè)步驟：（一）文件收集：保證“應(yīng)歸盡歸”操作要點(diǎn)：明確收集范圍：凡反映本單位行政活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式文件材料（含紙質(zhì)、電子文件），均需納入歸檔范圍，包括但不限于：上級(jí)單位來(lái)文（通知、批復(fù)、函等）；本單位發(fā)文（請(qǐng)示、報(bào)告、通知、制度等）；會(huì)議材料（會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、簽到表等）；協(xié)議合同（各類(lèi)合作協(xié)議、服務(wù)合同等）；人事材料（員工花名冊(cè)、任免文件、獎(jiǎng)懲記錄等）；財(cái)務(wù)材料（預(yù)算報(bào)告、報(bào)銷(xiāo)憑證、審計(jì)報(bào)告等）；其他具有保存價(jià)值的行政文件（如調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)、大事記等）。責(zé)任分工：各部門(mén)指定專(zhuān)人（如兼職檔案員*）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件收集；檔案管理員*負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對(duì)各部門(mén)收集情況進(jìn)行督導(dǎo)。收集方式：定期移交：每年12月底前，各部門(mén)將本年度文件向檔案室移交；即時(shí)移交：專(zhuān)項(xiàng)工作或項(xiàng)目完成后5個(gè)工作日內(nèi)，相關(guān)責(zé)任人將文件移交檔案室；主動(dòng)催收：檔案管理員*每月對(duì)未按時(shí)移交的部門(mén)進(jìn)行提醒。輸出成果：《文件移交清單》（見(jiàn)模板1）。（二）文件分類(lèi)：實(shí)現(xiàn)“科學(xué)有序”操作要點(diǎn)：分類(lèi)原則：采用“年度-問(wèn)題-機(jī)構(gòu)”三級(jí)分類(lèi)法，保證分類(lèi)邏輯清晰、層級(jí)分明。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：一級(jí)分類(lèi)（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年”；二級(jí)分類(lèi)（問(wèn)題）：按文件內(nèi)容性質(zhì)劃分，共設(shè)6類(lèi)：XZ：行政綜合類(lèi)（含通知、制度、總結(jié)等）；RS：人事管理類(lèi)（含任免、招聘、考勤等）；CW：財(cái)務(wù)管理類(lèi)（含預(yù)算、報(bào)銷(xiāo)、審計(jì)等）；HT：合同協(xié)議類(lèi)（含各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)等）；HY：會(huì)議活動(dòng)類(lèi)（含會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案等）；QT：其他類(lèi)（未納入上述類(lèi)別的文件）。三級(jí)分類(lèi)（機(jī)構(gòu)）：按文件形成部門(mén)或問(wèn)題細(xì)分，如“XZ-辦公室”“RS-人力資源部”。分類(lèi)操作：檔案管理員對(duì)收集的文件進(jìn)行初步分類(lèi)，與部門(mén)兼職檔案員共同確認(rèn)，保證分類(lèi)準(zhǔn)確。輸出成果：《文件分類(lèi)結(jié)果表》（見(jiàn)模板2）。（三）文件整理：保障“規(guī)范完整”操作要點(diǎn)：檢查文件完整性：核對(duì)文件是否齊全，正件、附件、簽批頁(yè)、原件復(fù)印件等是否完整，如有缺失及時(shí)補(bǔ)充。去除金屬物：去除文件中的訂書(shū)釘、回形針、夾子等金屬物，避免銹蝕文件。頁(yè)碼編寫(xiě)：采用鉛筆在文件右上角編寫(xiě)頁(yè)碼（單頁(yè)文件編在右上角，雙頁(yè)文件編在右上角，正面編“1”，背面編“2”）；文件內(nèi)有文字的頁(yè)面均需編寫(xiě)，空白頁(yè)不編。修復(fù)破損文件：對(duì)破損、字跡模糊的文件進(jìn)行裱糊或復(fù)印，保證字跡清晰、內(nèi)容可讀。排序裝訂：按文件形成時(shí)間或邏輯順序排序，左側(cè)裝訂（超過(guò)2頁(yè)的需裝訂），采用棉線裝訂或不銹鋼夾夾牢，保證平整不松散。輸出成果：整理完成的文件（紙質(zhì)文件需裝訂成冊(cè)，電子文件需命名規(guī)范）。（四）文件編號(hào)：做到“唯一可溯”操作要點(diǎn)：編號(hào)規(guī)則：采用“部門(mén)代號(hào)-年度-分類(lèi)代號(hào)-流水號(hào)”格式，示例：辦公室2024年行政綜合類(lèi)第1份文件：XZB-2024-XZ-001；人力資源部2024年人事管理類(lèi)第5份文件：RLB-2024-RS-005。說(shuō)明：部門(mén)代號(hào)為部門(mén)名稱(chēng)首字拼音首字母（如“辦公室”為“XZB”），分類(lèi)代號(hào)按二級(jí)分類(lèi)代碼（如“XZ”“RS”），流水號(hào)按年度從001開(kāi)始連續(xù)編制。編號(hào)操作：檔案管理員*按規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，使用鉛筆在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注，電子文件編號(hào)需體現(xiàn)在文件名和屬性中。輸出成果：帶編號(hào)的文件清單（紙質(zhì)文件編號(hào)與電子文件編號(hào)一致）。（五）歸檔登記：形成“管理臺(tái)賬”操作要點(diǎn)：填寫(xiě)登記表：依據(jù)編號(hào)后的文件，逐項(xiàng)填寫(xiě)《年度行政文件歸檔登記表》（見(jiàn)模板3），字段包括：文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、文號(hào)（如有）、形成日期、頁(yè)數(shù)、分類(lèi)、責(zé)任部門(mén)、歸檔人、歸檔日期、備注等。核對(duì)信息：檔案管理員與部門(mén)兼職檔案員共同核對(duì)登記表信息，保證文件編號(hào)、名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)等與實(shí)物一致。簽字確認(rèn)：登記完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員簽字確認(rèn)，一式兩份（部門(mén)留存1份，檔案室留存1份）。輸出成果：《年度行政文件歸檔登記表》（紙質(zhì)+電子版）。（六）文件裝訂與盒裝：實(shí)現(xiàn)“物理歸檔”操作要點(diǎn)：制作檔案盒：采用統(tǒng)一規(guī)格的無(wú)酸紙檔案盒（長(zhǎng)×寬×高：30cm×21cm×3cm），盒面標(biāo)注信息包括：部門(mén)名稱(chēng)、年度、分類(lèi)名稱(chēng)、盒號(hào)（如“1/3”表示共3盒，此為第1盒）、檔案起止號(hào)（如“XZB-2024-XZ-001～020”）。裝盒要求：按編號(hào)順序?qū)⑽募b入檔案盒，每盒厚度不超過(guò)3cm，超過(guò)3盒的需分盒存放；文件之間用無(wú)酸紙隔開(kāi)，避免粘連；盒內(nèi)放置《檔案文件目錄》（見(jiàn)模板4），注明盒內(nèi)文件編號(hào)、名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)。封盒處理：檔案盒閉合后，使用膠帶封口，標(biāo)注“歸檔文件”字樣及歸檔日期。輸出成果：裝訂成冊(cè)、標(biāo)注清晰的檔案盒。（七）檔案入庫(kù)：保證“安全存放”操作要點(diǎn)：入庫(kù)檢查：檔案管理員*對(duì)檔案盒進(jìn)行最終檢查，確認(rèn)盒面信息完整、文件無(wú)遺漏、編號(hào)無(wú)誤。上架存放：按“年度-分類(lèi)-機(jī)構(gòu)”順序?qū)n案盒存入檔案柜，檔案柜標(biāo)注“年度+分類(lèi)”標(biāo)識(shí)（如“2024年-行政綜合類(lèi)”）；檔案柜從上到下、從左到右依次編號(hào)，建立《檔案存放位置索引表》（見(jiàn)模板5）。環(huán)境管理：檔案室需保持通風(fēng)、干燥（溫度14℃-24℃，濕度45%-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，定期檢查環(huán)境參數(shù)并記錄。輸出成果：入庫(kù)歸檔的檔案、檔案存放位置索引表。（八）借閱管理：規(guī)范“利用流程”操作要點(diǎn)：借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《行政檔案借閱申請(qǐng)審批表》（見(jiàn)模板6），注明借閱人、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱用途、借閱期限（一般不超過(guò)7個(gè)工作日），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理員備案。借閱登記：借閱人持審批表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理員*核對(duì)無(wú)誤后，將借閱信息登記至《檔案借閱登記簿》（見(jiàn)模板7），借閱人簽字確認(rèn)。借閱歸還：借閱到期后，借閱人需按時(shí)歸還檔案，檔案管理員*檢查文件是否完好、有無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后登記歸還信息；如需續(xù)借，需提前1天重新辦理審批手續(xù)。保密管理：涉密檔案需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱時(shí)需在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出；嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換檔案文件，違者將按單位規(guī)定處理。輸出成果：《檔案借閱登記簿》《檔案歸還記錄》。（九）到期鑒定與銷(xiāo)毀：實(shí)現(xiàn)“動(dòng)態(tài)管理”操作要點(diǎn)鑒定周期：每3年對(duì)檔案進(jìn)行一次價(jià)值鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案（見(jiàn)下表）進(jìn)行處置。檔案分類(lèi)保管期限行政綜合類(lèi)10-30年人事管理類(lèi)永久財(cái)務(wù)管理類(lèi)10-30年合同協(xié)議類(lèi)10-30年會(huì)議活動(dòng)類(lèi)5-10年其他類(lèi)5-10年鑒定流程：成立鑒定小組：由檔案管理員、法務(wù)專(zhuān)員、部門(mén)負(fù)責(zé)人*組成；審查檔案價(jià)值：對(duì)到期檔案進(jìn)行審查，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷(xiāo)毀”兩類(lèi)；編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案，填寫(xiě)《行政檔案銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)模板8），注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀理由等，經(jīng)鑒定小組簽字確認(rèn)后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。銷(xiāo)毀執(zhí)行：銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上（含2人）共同監(jiān)銷(xiāo)，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)；監(jiān)銷(xiāo)人需在《行政檔案銷(xiāo)毀審批表》上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)；涉密檔案銷(xiāo)毀需符合保密規(guī)定，使用專(zhuān)用銷(xiāo)毀設(shè)備（如碎紙機(jī)）。輸出成果：《行政檔案銷(xiāo)毀審批表》《檔案銷(xiāo)毀監(jiān)銷(xiāo)記錄》。三、配套工具表單模板模板1：文件移交清單序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)文號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)移交部門(mén)移交人接收人接收日期備注1XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知XZ〔2024〕5號(hào)2024-01-153辦公室張*李*2024-12-202RLB-2024-RS-0032024年員工招聘計(jì)劃RZ〔2024〕12號(hào)2024-02-208人力資源部王*李*2024-12-22……………備注：一式兩份，移交部門(mén)與檔案室各留存一份。模板2：文件分類(lèi)結(jié)果表年度一級(jí)分類(lèi)二級(jí)分類(lèi)三級(jí)分類(lèi)文件數(shù)量（份）責(zé)任部門(mén)備注2024年行政綜合XZ辦公室25辦公室2024年人事管理RS人力資源部18人力資源部2024年財(cái)務(wù)管理CW財(cái)務(wù)部32財(cái)務(wù)部…模板3：年度行政文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱(chēng)文號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)分類(lèi)責(zé)任部門(mén)歸檔人歸檔日期備注XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知XZ〔2024〕5號(hào)2024-01-153XZ辦公室張*2024-12-20XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購(gòu)合同HT〔2024〕8號(hào)2024-03-1012HT行政部劉*2024-12-25…………部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：__________檔案管理員簽字：__________日期：____年__月__日模板4：檔案文件目錄（盒內(nèi)）序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)備注1XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知32XZB-2024-XZ-0022024年工作總結(jié)153XZB-2024-HY-003年度總結(jié)大會(huì)紀(jì)要6……………檔案盒信息：部門(mén)-辦公室，年度-2024年，分類(lèi)-行政綜合類(lèi)，盒號(hào)-1/3，檔案起止號(hào)-XZB-2024-XZ-001～020模板5：檔案存放位置索引表年度分類(lèi)部門(mén)檔案盒號(hào)存放位置（柜-層-格）備注2024年行政綜合辦公室1/301柜-1層-01格2024年行政綜合辦公室2/301柜-1層-02格2024年人事管理人力資源部1/201柜-2層-01格………………模板6：行政檔案借閱申請(qǐng)審批表借閱人部門(mén)聯(lián)系方式借閱日期趙*市場(chǎng)10-15借閱檔案信息文件編號(hào)文件名稱(chēng)借閱用途借閱期限XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購(gòu)合同項(xiàng)目審計(jì)2024-10-22部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)同意借閱，注意保密。簽字：__________日期：____年__月__日檔案管理員審批意見(jiàn)已核對(duì)檔案信息，可借閱。簽字：__________日期：____年__月__日模板7：檔案借閱登記簿借閱日期借閱人部門(mén)文件編號(hào)文件名稱(chēng)借閱用途歸還日期經(jīng)辦人備注2024-10-15趙*市場(chǎng)部XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購(gòu)合同項(xiàng)目審計(jì)2024-10-20李*………模板8：行政檔案銷(xiāo)毀審批表年度分類(lèi)文件編號(hào)文件名稱(chēng)數(shù)量（份）保管期限銷(xiāo)毀理由2020年會(huì)議活動(dòng)HYB-2020-HY-012季度工作例會(huì)紀(jì)要105年保管期限已滿，無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值鑒定小組意見(jiàn)經(jīng)審查，上述檔案確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷(xiāo)毀。簽字：__________（檔案管理員）__________（法務(wù)專(zhuān)員）__________（部門(mén)負(fù)責(zé)人*）日期：____年__月__日單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)同意銷(xiāo)毀。簽字：__________日期：____年__月__日四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免歸檔滯后年度文件歸檔工作需在次年3月31日前完成，逾期未歸檔的部門(mén)需向單位分管領(lǐng)導(dǎo)*提交書(shū)面說(shuō)明；專(zhuān)項(xiàng)工作文件需在專(zhuān)項(xiàng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)移交，保證文件“隨辦隨歸”。（二）強(qiáng)化保密管理，防范信息泄露涉密文件需單獨(dú)存放，加密管理，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；檔案管理員*需定期簽訂《保密承諾書(shū)》，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。（三）規(guī)范電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，格式采