采購申請審批單使用指南（透明高效采購版）引言為規(guī)范企業(yè)采購管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購需求合規(guī)、審批高效、過程透明，特制定本指南。本指南適用于企業(yè)所有采購申請場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作提升采購效率，降低采購風(fēng)險，保障資源合理配置。一、適用場景與采購類型采購申請審批單是企業(yè)采購管理的核心工具，適用于以下場景及采購類型：（一）日常辦公采購包括辦公用品（如紙張、文具）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）、低值易耗品（如硒鼓、文件夾）等常規(guī)辦公物資采購，滿足部門日常運(yùn)營需求。（二）項目專項采購針對企業(yè)各類項目（如研發(fā)項目、市場活動、工程項目）所需的原材料、設(shè)備、服務(wù)（如咨詢、外包）等采購，需關(guān)聯(lián)項目編號及預(yù)算，保證?？顚Ｓ谩＃ㄈ┚o急采購因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需立即采購的物資或服務(wù)，需注明“緊急”原因并簡化部分審批流程，但需事后補(bǔ)全手續(xù)。（四）資產(chǎn)類采購單價較高、使用周期長的固定資產(chǎn)（如服務(wù)器、生產(chǎn)設(shè)備、車輛）采購，需提供技術(shù)參數(shù)評估報告及資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)說明。二、采購申請全流程操作步驟采購申請需嚴(yán)格按照“發(fā)起-填寫-初審-審核-復(fù)核-審批-執(zhí)行-歸檔”流程操作，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任明確、流程可追溯。步驟一：申請發(fā)起與信息填寫責(zé)任人：采購需求部門申請人（如部門專員或部門負(fù)責(zé)人）操作要點：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)單據(jù)），“新建采購申請”，唯一申請單號（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20241001-001）。填寫基本信息：申請部門：需求所屬部門全稱（如“市場部”“研發(fā)中心”）；申請人：實際發(fā)起申請的員工姓名（小張）；聯(lián)系方式：申請人辦公電話或企業(yè)內(nèi)號；申請日期：提交申請的當(dāng)天日期；采購類型：勾選“日常辦公/項目專項/緊急采購/資產(chǎn)類”；預(yù)算來源：選擇“部門年度預(yù)算/項目專項經(jīng)費/其他”，并關(guān)聯(lián)對應(yīng)預(yù)算科目；預(yù)計到貨日期：根據(jù)需求緊急程度填寫（常規(guī)采購建議≥5個工作日，緊急采購需明確具體時間）。步驟二：采購明細(xì)清單編制責(zé)任人：申請人操作要點：在“采購明細(xì)”區(qū)域逐項填寫所需物資/服務(wù)信息，保證準(zhǔn)確、完整：物品名稱：使用規(guī)范全稱（如“聯(lián)想ThinkPadT14筆記本”而非“筆記本”）；規(guī)格型號：詳細(xì)列出技術(shù)參數(shù)（如CPU：i5-1240U；內(nèi)存：16GB；硬盤：512GBSSD）；單位：填寫法定計量單位（如“臺”“套”“件”“小時”）；數(shù)量：根據(jù)實際需求填寫，需與預(yù)算匹配；單價（元）：參考?xì)v史采購價、市場價或供應(yīng)商報價填寫（需注明“含稅/不含稅”）；預(yù)算金額（元）：數(shù)量×單價，系統(tǒng)自動匯總“合計預(yù)算金額”；用途說明：簡述采購原因及使用場景（如“用于市場部秋季新品發(fā)布會”“研發(fā)部項目原型測試”）。提示：若同一申請包含多項物資，需逐行填寫，不可合并；若涉及服務(wù)采購，需注明服務(wù)內(nèi)容、周期及驗收標(biāo)準(zhǔn)。步驟三：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（如市場部經(jīng)理李經(jīng)理）操作要點：審核采購需求的必要性：是否符合部門年度工作計劃或項目目標(biāo)，是否存在重復(fù)采購、過度采購；審核預(yù)算的合理性：合計預(yù)算金額是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請；審核信息的完整性：檢查明細(xì)清單是否填寫規(guī)范、附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)表、比價記錄等）；審批意見：通過系統(tǒng)勾選“同意”并簽字確認(rèn)，或駁回申請并注明理由（如“需求不明確，請補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”“預(yù)算超支，需削減20%數(shù)量”）。步驟四：采購部審核責(zé)任人：采購部專員（如采購部王專員）操作要點：審核采購方式的合規(guī)性：單次采購金額≤5000元：可采用“詢價采購”（至少獲取3家供應(yīng)商報價）；5000元＜單次采購金額≤5萬元：需“競價采購”或“比價采購”；單次采購金額＞5萬元：需啟動“招標(biāo)采購”流程（按《招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行）。審核供應(yīng)商的資質(zhì)：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如3C認(rèn)證、ISO認(rèn)證）等。審核預(yù)算的準(zhǔn)確性：核對市場價格，若預(yù)算虛高需要求申請人說明原因或調(diào)整預(yù)算。審批意見：通過系統(tǒng)填寫審核意見（如“建議選擇A供應(yīng)商，性價比更高”“需補(bǔ)充供應(yīng)商資質(zhì)文件”），簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。步驟五：財務(wù)部復(fù)核責(zé)任人：財務(wù)部審核崗（如財務(wù)部劉會計）操作要點：復(fù)核預(yù)算的資金來源：確認(rèn)預(yù)算科目是否正確，資金是否已落實（如項目經(jīng)費需核對項目立項批文）；復(fù)核金額的準(zhǔn)確性：核對采購明細(xì)合計金額與申請預(yù)算是否一致，計算是否無誤；復(fù)核付款方式的合規(guī)性：是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如“預(yù)付款比例≤30%，驗收后付尾款”）；審批意見：通過系統(tǒng)填寫復(fù)核意見（如“資金來源合規(guī)，同意”“需補(bǔ)充成本效益分析報告”），簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。步驟六：分管領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：分管采購/財務(wù)/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理（如張總）操作要點：審批權(quán)限：單次采購金額≤2萬元：由分管領(lǐng)導(dǎo)直接審批；2萬元＜單次采購金額≤10萬元：需分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理雙簽審批；單次采購金額＞10萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批重點：結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，審核采購對企業(yè)效益、成本控制的影響，重大項目需評估投入產(chǎn)出比。審批意見：通過系統(tǒng)勾選“同意”并簽字，或駁回并說明理由（如“不符合年度降本目標(biāo)，需重新議價”）。步驟七：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行責(zé)任人：采購部專員操作要點：審批通過后，采購部在1個工作日內(nèi)將審批結(jié)果反饋給申請人，同步啟動采購流程；采購部根據(jù)采購類型選擇供應(yīng)商、簽訂合同、下達(dá)訂單，并跟蹤物流進(jìn)度；到貨后，申請人需組織驗收（核對物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），填寫《采購驗收單》并簽字確認(rèn)，反饋至采購部。步驟八：歸檔管理責(zé)任人：采購部檔案管理員操作要點：采購?fù)瓿珊螅瑢ⅰ恫少徤暾垖徟鷨巍贰恫少徍贤贰厄炇諉巍贰栋l(fā)票》等資料整理歸檔；電子檔案保存于企業(yè)服務(wù)器，保存期限≥3年；紙質(zhì)檔案按年度裝訂成冊，存放于檔案室。三、采購申請審批單模板（透明高效版）采購申請審批單（透明高效版）基本信息申請單號CG-_________-_________申請部門_______________申請人_______________聯(lián)系方式_______________申請日期_______年_月_日采購類型□日常辦公□項目專項□緊急采購□資產(chǎn)類預(yù)算來源□部門年度預(yù)算□項目專項經(jīng)費□其他（請注明：_________）預(yù)計到貨日期_______年_月_日采購明細(xì)清單序號——————–——————12…合計預(yù)算金額大寫：____________________元整審批流程部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________意見：_________備注1.附件清單：□技術(shù)參數(shù)表□比價記錄□項目立項書□供應(yīng)商資質(zhì)□其他：_________2.其他說明：_______________________________________________________四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）預(yù)算控制原則嚴(yán)格執(zhí)行“先預(yù)算后采購、無預(yù)算不采購”原則，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起申請。項目專項采購需關(guān)聯(lián)項目編號，保證預(yù)算與項目進(jìn)度匹配，避免資金閑置或超支。（二）審批時限要求常規(guī)采購申請（非緊急）：各部門初審、審核、復(fù)核、審批環(huán)節(jié)需在1-3個工作日內(nèi)完成，全流程不超過5個工作日。緊急采購申請：需在申請單中注明“緊急”原因，部門負(fù)責(zé)人即時審批，采購部同步啟動采購流程，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)。（三）附件材料規(guī)范技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的物資（如設(shè)備、軟件），需附《技術(shù)參數(shù)要求表》，由需求部門負(fù)責(zé)人及技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。單次采購金額＞1萬元，需附《供應(yīng)商比價表》（至少3家供應(yīng)商報價，注明聯(lián)系人及電話）。項目采購需附《項目立項批復(fù)文件》或《項目任務(wù)書》。（四）信息準(zhǔn)確性要求物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息需與實際需求一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資閑置或不適用。預(yù)算金額需基于市場價合理估算，虛報預(yù)算或夸大需求將影響審批進(jìn)度，情節(jié)嚴(yán)重將追究申請人責(zé)任。（五）廉潔采購紀(jì)律嚴(yán)禁申請人或?qū)徟酥付ü?yīng)商，采購部需在合格供應(yīng)商庫內(nèi)公平選擇供應(yīng)商。禁收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)《廉潔從業(yè)規(guī)定》嚴(yán)肅處理。（六）變更與撤銷管理采購申請審批通過后，若需變更采購明細(xì)（如增減數(shù)量、調(diào)整規(guī)格），需提交《采購變更申