采購合同與供應(yīng)商評估管理工具模板一、工具概述與適用范圍本工具模板集供應(yīng)商評估與采購合同管理于一體，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范企業(yè)采購行為，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化供應(yīng)商資源。適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型）的日常采購活動，涵蓋原材料、設(shè)備、服務(wù)、工程等各類采購標(biāo)的。使用場景包括：新供應(yīng)商引入、現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)評、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作、緊急采購項(xiàng)目等，可由采購部牽頭，聯(lián)合法務(wù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、使用部門等多方協(xié)同執(zhí)行。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟（一）供應(yīng)商評估階段：篩選優(yōu)質(zhì)合作伙伴步驟1：明確評估需求與標(biāo)準(zhǔn)采購部根據(jù)采購項(xiàng)目需求（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、交付周期、預(yù)算金額等），組織質(zhì)量、技術(shù)等部門制定《供應(yīng)商評估指標(biāo)表》，明確核心評估維度（如資質(zhì)能力、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)/服務(wù)能力、質(zhì)量體系、合作歷史、社會責(zé)任等）及各維度權(quán)重。示例：對于原材料供應(yīng)商，可設(shè)置“生產(chǎn)能力（30%）、質(zhì)量合格率（25%）、價(jià)格競爭力（20%）、交付及時率（15%）、財(cái)務(wù)穩(wěn)健性（10%）”的權(quán)重分配。步驟2：供應(yīng)商信息收集與資格預(yù)審采購部通過公開招標(biāo)、行業(yè)推薦、自主報(bào)名等渠道收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提交《供應(yīng)商基本信息表》（含公司背景、營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書、主營業(yè)務(wù)、產(chǎn)能等）。法務(wù)部審核供應(yīng)商主體資格（如營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍、是否被列入經(jīng)營異常名錄或嚴(yán)重違法失信名單），質(zhì)量部審核行業(yè)相關(guān)資質(zhì)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品3C認(rèn)證等），篩選出符合基本要求的供應(yīng)商進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。步驟3：現(xiàn)場考察與綜合評分采購部組織評估小組（含采購、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)人員），對通過資格預(yù)審的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察，重點(diǎn)核實(shí)：生產(chǎn)/服務(wù)場地、設(shè)備設(shè)施是否與申報(bào)信息一致；質(zhì)量控制流程（如檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、追溯體系）；供應(yīng)鏈穩(wěn)定性（如原材料來源、庫存管理）；售后服務(wù)能力（如響應(yīng)時間、故障處理機(jī)制）。考察后，評估小組依據(jù)《供應(yīng)商評估指標(biāo)表》逐項(xiàng)打分（采用百分制），形成《供應(yīng)商綜合評估報(bào)告》，得分80分及以上為“優(yōu)秀”，60-79分為“合格”，60分以下為“不合格”。步驟4：確定供應(yīng)商等級與準(zhǔn)入名單根據(jù)綜合評分結(jié)果，將供應(yīng)商劃分為戰(zhàn)略級（長期合作）、核心級（重點(diǎn)合作）、普通級（備用合作）、淘汰級（不予合作）四個等級，更新《合格供應(yīng)商名錄》，并報(bào)采購總監(jiān)審批。（二）采購合同擬定階段：明確權(quán)責(zé)與條款步驟1：基礎(chǔ)信息與標(biāo)的約定采購部根據(jù)評估結(jié)果與選定的供應(yīng)商，擬定采購合同，明確以下基礎(chǔ)信息：合同雙方：甲方（采購方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人；乙方（供應(yīng)商）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人（需核對營業(yè)執(zhí)照原件）；采購標(biāo)的：名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、數(shù)量、單位（需與采購訂單一致）；技術(shù)要求：執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)）、技術(shù)參數(shù)、圖紙（作為附件）。步驟2：商務(wù)條款談判與確認(rèn)采購部與供應(yīng)商協(xié)商確定核心商務(wù)條款，包括：價(jià)格：含單價(jià)、總價(jià)（是否含稅）、價(jià)格調(diào)整機(jī)制（如原材料波動時的調(diào)價(jià)公式）；支付方式：如“預(yù)付款30%（合同簽訂后5個工作日內(nèi)）、到貨款60%（驗(yàn)收合格后10個工作日內(nèi)）、質(zhì)保金10%（質(zhì)期滿后10個工作日內(nèi)）”，需明確賬戶信息（戶名、開戶行、賬號，需與供應(yīng)商一致）；交付：交付時間（具體到年月日）、交付地點(diǎn)（如甲方倉庫、項(xiàng)目現(xiàn)場）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；包裝：包裝標(biāo)準(zhǔn)（如防潮、防震）、嘜頭要求、回收責(zé)任。步驟3：法律與違約條款審核法務(wù)部審核合同條款，重點(diǎn)把控：違約責(zé)任：明確逾期交付、質(zhì)量不合格、數(shù)量短缺等情形的違約金計(jì)算方式（如“逾期交付每日按合同總額的0.5%支付違約金，最高不超過5%”）、質(zhì)量問題的退換貨責(zé)任、不可抗力的界定與處理；爭議解決：約定“提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民訴訟解決”或“提交仲裁委員會仲裁”；知識產(chǎn)權(quán)：若涉及技術(shù)資料、專利，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬與保密義務(wù)；保密條款：限定保密信息范圍（如技術(shù)參數(shù)、價(jià)格策略）、保密期限（如合同結(jié)束后3年）。步驟4：合同附件整理將供應(yīng)商資質(zhì)文件（復(fù)印件）、技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)單等作為合同附件，注明“與本合同具有同等法律效力”，并在附件清單中列明名稱、份數(shù)、頁數(shù)。（三）合同審批與簽訂階段：保證合規(guī)與生效步驟1：內(nèi)部審批流程采購部將擬定的合同及《供應(yīng)商綜合評估報(bào)告》《采購訂單》等附件，提交至審批流程：使用部門負(fù)責(zé)人：審核采購標(biāo)的的技術(shù)要求、數(shù)量是否滿足需求；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人：審核價(jià)格、支付方式是否符合預(yù)算及財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部負(fù)責(zé)人：審核法律條款的合規(guī)性；采購總監(jiān)：審批合同整體合理性及供應(yīng)商選擇的合規(guī)性；-總經(jīng)理：審批重大合同（如金額超過萬元）或戰(zhàn)略供應(yīng)商合作。步驟2：合同簽署與分發(fā)審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代理人簽署合同（需提供授權(quán)委托書），雙方加蓋合同專用章（或公章，避免使用財(cái)務(wù)章、部門章）；合同簽署后，采購部將原件至少一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份）歸檔，并將復(fù)印件分發(fā)至財(cái)務(wù)部（用于付款）、使用部門（用于驗(yàn)收）、法務(wù)部（用于備案）。（四）合同執(zhí)行與供應(yīng)商復(fù)評階段：動態(tài)管理履約風(fēng)險(xiǎn)步驟1：交付驗(yàn)收與記錄供應(yīng)商按約定交付標(biāo)的后，使用部門聯(lián)合質(zhì)量部依據(jù)合同附件中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、數(shù)量、日期；若驗(yàn)收不合格，需書面通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收，并留存整改記錄（如照片、檢測報(bào)告）。步驟2：付款結(jié)算財(cái)務(wù)部根據(jù)《采購合同》《采購驗(yàn)收單》及發(fā)票，核對付款條件（如預(yù)付款需提供收款收據(jù)，到貨款需提供驗(yàn)收合格證明），按約定支付方式辦理結(jié)算，保留付款憑證（如銀行回單）。步驟3：履約跟蹤與問題處理采購部建立《合同履約跟蹤表》，記錄交付及時率、合格率、售后響應(yīng)速度等指標(biāo)，對履約異常（如頻繁延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時發(fā)出《履約整改通知書》，要求供應(yīng)商說明原因并限期整改；若供應(yīng)商嚴(yán)重違約（如交付假冒偽劣產(chǎn)品、拒不整改），采購部可依據(jù)合同條款終止合作，并追究其違約責(zé)任（如扣除質(zhì)保金、索賠損失）。步驟4：供應(yīng)商年度復(fù)評每年12月，采購部組織對《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商進(jìn)行年度復(fù)評，依據(jù)：本年度履約記錄（驗(yàn)收合格率、交付及時率、投訴次數(shù)）；供應(yīng)商年度經(jīng)營狀況（財(cái)務(wù)報(bào)表、產(chǎn)能變化）；社會責(zé)任表現(xiàn)（如環(huán)保合規(guī)、勞動用工記錄）；復(fù)評結(jié)果分為“續(xù)用”“降級”（如核心級降為普通級）、“淘汰”，更新《合格供應(yīng)商名錄》，并通知相關(guān)供應(yīng)商。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）供應(yīng)商評估指標(biāo)表示例評估維度評估指標(biāo)權(quán)重（%）評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分備注（考察記錄）資質(zhì)能力營業(yè)執(zhí)照/行業(yè)資質(zhì)齊全性10齊全且有效10分，缺失1項(xiàng)3分，無效0分核對原件，留存復(fù)印件質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）10有認(rèn)證10分，無認(rèn)證0分查看證書有效期財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率（≤50%得10分）10每超5%扣2分，超過70%得0分提供上年度審計(jì)報(bào)告營收穩(wěn)定性（近3年增長≥10%）10增長≥10%10分，5%-10%6分，＜5%0分核查財(cái)務(wù)報(bào)表生產(chǎn)/服務(wù)能力產(chǎn)能匹配度（滿足需求120%）15完全滿足15分，基本滿足10分，不足5分現(xiàn)場核實(shí)設(shè)備數(shù)量交付及時率（≥95%）15≥95%15分，90%-95%10分，＜90%0分提供近6個月交付記錄質(zhì)量控制產(chǎn)品合格率（≥99%）15≥99%15分，98%-99%10分，＜98%0分查看質(zhì)檢報(bào)告質(zhì)量追溯體系完善性5有完整追溯體系5分，部分有3分，無0分現(xiàn)場抽查追溯記錄合作歷史過往合作履約評分（如有）5優(yōu)秀5分，良好3分，一般0分查閱歷史合同履約記錄綜合得分——100————（二）采購合同核心條款模板（節(jié)選）合同編號：CG–甲方（采購方）：有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：地址：省市區(qū)路號法定代表人：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*乙方（供應(yīng)商）：有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：地址：省市區(qū)路號法定代表人：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*第一條采購標(biāo)的名稱規(guī)格型號品牌單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注原材料A-001品牌噸10500050000含13%增值稅第二條質(zhì)量要求乙方交付的標(biāo)的物須符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)及甲方提供的技術(shù)圖紙（附件1）要求；產(chǎn)品合格率≥99%，若出現(xiàn)質(zhì)量問題，乙方應(yīng)在接到甲方通知后24小時內(nèi)響應(yīng)，48小時內(nèi)提供退換貨服務(wù)。第三條交付與驗(yàn)收交付時間：年月日前；交付地點(diǎn)：甲方倉庫（省市區(qū)路號）；驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收貨后5個工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《采購驗(yàn)收單》；若逾期未驗(yàn)收，視為合格。第四條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后5個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的30%，即15000元；到貨款：驗(yàn)收合格后10個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的60%，即30000元；質(zhì)保金：剩余10%（5000元）作為質(zhì)保金，質(zhì)期滿后10個工作日內(nèi)無息退還。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金，逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款的，每逾期1日按應(yīng)付未付款項(xiàng)的0.5%支付違約金。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。（三）合同履約跟蹤表示例合同編號供應(yīng)商名稱采購標(biāo)的驗(yàn)收日期驗(yàn)收結(jié)果交付及時率（%）質(zhì)量合格率（%）投訴次數(shù)履約問題記錄（整改情況）CG-2023-001供應(yīng)商原材料2023-03-15合格100990無CG-2023-002供應(yīng)商設(shè)備2023-04-20不合格（參數(shù)偏差）90801供應(yīng)商已更換合格設(shè)備，重新驗(yàn)收通過（2023-04-25）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與使用提示（一）資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)：杜絕“帶病準(zhǔn)入”供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書等）必須核對原件，留存復(fù)印件并加蓋供應(yīng)商公章，保證復(fù)印件與原件一致；定期通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢供應(yīng)商信用狀況，避免與失信企業(yè)合作。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)：避免“模糊表述”合同中的數(shù)量、價(jià)格、時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心條款需量化、具體化，避免使用“大約”“良好”等模糊詞匯；技術(shù)要求復(fù)雜的采購項(xiàng)目，需將圖紙、標(biāo)準(zhǔn)作為合同附件，并由雙方簽字確認(rèn)，避免后續(xù)爭議。（三）履約評估風(fēng)險(xiǎn)：堅(jiān)持“客觀公正”供應(yīng)商評估與復(fù)評需采用量化指標(biāo)，減少主觀判斷；評估小組應(yīng)由多部門人員組成，避免單一部門決策；建立“黑名單”制度，對嚴(yán)重違約（如提供假冒偽劣產(chǎn)品、欺詐）的供應(yīng)商，永久取消合作資格并行業(yè)內(nèi)通報(bào)。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)：保證“全程留痕”供應(yīng)商評估資料（如《供應(yīng)商綜合評估報(bào)告》、現(xiàn)場考察記錄）、合同文件（含附件、審批記錄）、履約記錄（如《采購驗(yàn)收單》《整改通知書》）需分類歸檔，保存期限不少于合同終止后5年；