采購流程規(guī)范工具包一、工具包適用范圍說明本工具包適用于各類企業(yè)（涵蓋制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、建筑業(yè)等）的采購活動(dòng)管理，旨在統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)、提升流程效率、控制采購風(fēng)險(xiǎn)。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：日常物料采購：如辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備配件等；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、維修保養(yǎng)等；工程項(xiàng)目采購：如施工材料、設(shè)備租賃、工程分包等；特殊品類采購：如進(jìn)口物資、定制化產(chǎn)品等。工具包可由采購部門主導(dǎo)，協(xié)同需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等共同使用，保證采購活動(dòng)全流程規(guī)范、透明、可追溯。二、采購全流程分步驟操作指南（一）需求提報(bào)與審批階段操作目標(biāo)：明確采購需求，保證需求合理、預(yù)算可控。責(zé)任部門：需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、管理層。需求部門發(fā)起申請(qǐng)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請(qǐng)表》（詳見模板1），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望交付時(shí)間等信息。對(duì)于重復(fù)性采購（如辦公用品），可匯總填寫月度/季度需求計(jì)劃；對(duì)于大宗或特殊采購，需附《需求可行性分析說明》（包括技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)調(diào)研概況等）。部門負(fù)責(zé)人審核需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至采購部。采購部復(fù)核需求采購部核對(duì)申請(qǐng)表信息，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、規(guī)格是否明確；是否存在可替代的現(xiàn)有資源（如庫存閑置物料）；是否符合公司采購品類目錄（如限制采購非必需品）。復(fù)核通過后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部預(yù)算審核財(cái)務(wù)部對(duì)照部門預(yù)算，審核采購金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算部分需需求部門說明原因并提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》。管理層審批根據(jù)采購金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批；金額＞50000元：需總經(jīng)理/分管副總審批。審批通過后，采購部正式啟動(dòng)采購流程；審批駁回需反饋需求部門修改后重新申請(qǐng)。（二）供應(yīng)商尋源與選擇階段操作目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證采購性價(jià)比最優(yōu)。責(zé)任部門：采購部、需求部門、技術(shù)部（如需）、評(píng)審小組。供應(yīng)商信息收集采購部通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開渠道：行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)（如中國采購網(wǎng)、企業(yè)自建招標(biāo)系統(tǒng)）、供應(yīng)商自薦；內(nèi)部渠道：合格供應(yīng)商庫（歷史合作優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）、其他部門推薦（需提供供應(yīng)商基本信息）。供應(yīng)商資質(zhì)初審采購部對(duì)收集的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，必備材料包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)品類確定）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如委托代理人簽約）；近3年類似業(yè)績(jī)合同（至少2份）。資質(zhì)不達(dá)標(biāo)者直接淘汰，達(dá)標(biāo)者進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察/樣品測(cè)試（如需）對(duì)金額較大（＞10萬元）或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，需組織技術(shù)部、需求部門聯(lián)合考察供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備能力、質(zhì)量管控體系；需提供樣品的（如定制化零件、原材料），由需求部門出具《樣品測(cè)試報(bào)告》，確認(rèn)符合技術(shù)要求后方可入圍。比價(jià)/招標(biāo)評(píng)審小額采購（≤5萬元）：采購部向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，收集報(bào)價(jià)后進(jìn)行比價(jià)，選擇報(bào)價(jià)合理、服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商；大額采購（＞5萬元）：采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，成立評(píng)審小組（由采購部、需求部門、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部組成），按以下標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分（示例）：評(píng)分項(xiàng)分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)合理性40分最低價(jià)得滿分，每高于最低價(jià)1%扣1分技術(shù)參數(shù)30分完全符合要求得滿分，每偏離1項(xiàng)扣5分企業(yè)資質(zhì)15分資質(zhì)等級(jí)高、認(rèn)證齊全者得分高服務(wù)承諾15分交付周期、售后保障等承諾優(yōu)者得分高評(píng)審結(jié)果需形成《供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告》，經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后確定中標(biāo)供應(yīng)商。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)階段操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部、供應(yīng)商。合同擬定采購部根據(jù)采購需求及評(píng)審結(jié)果，擬定《采購合同》（詳見模板3），核心條款包括：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或約定技術(shù)參數(shù)）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式（運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方）；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金及支付節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不合格的違約金計(jì)算方式）；爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟管轄法院）。法務(wù)部審核法務(wù)部對(duì)合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任是否明確，賠償范圍是否合理；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等是否完備。審核通過后，采購部與供應(yīng)商對(duì)接蓋章；審核駁回需修改后重新審核。訂單下達(dá)合同簽訂后，采購部在3個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（可作為合同附件），明確交付時(shí)間、批次、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回傳。（四）訂單執(zhí)行與跟蹤階段操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定履約，保障采購進(jìn)度。責(zé)任部門：采購部、需求部門、供應(yīng)商。生產(chǎn)/備貨跟蹤采購部定期（每周/每3天）與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，要求提供《生產(chǎn)計(jì)劃表》或《庫存證明》；對(duì)于周期較長(zhǎng)（＞30天）的訂單，需現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)造（如設(shè)備采購），保證按質(zhì)按量生產(chǎn)。物流信息更新供應(yīng)商發(fā)貨后，需及時(shí)提供物流單號(hào)，采購部在ERP系統(tǒng)中更新物流狀態(tài)，通知需求部門做好收貨準(zhǔn)備。交期變更處理若供應(yīng)商需延遲交付，需提前5個(gè)工作日書面說明原因，并提供新的交付計(jì)劃；采購部評(píng)估是否影響生產(chǎn)/業(yè)務(wù)，必要時(shí)啟動(dòng)備選供應(yīng)商方案，報(bào)管理層審批后執(zhí)行。（五）驗(yàn)收與付款階段操作目標(biāo)：確認(rèn)采購物品/服務(wù)符合要求，完成合規(guī)付款。責(zé)任部門：需求部門、采購部、質(zhì)量部（如需）、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商。到貨初步驗(yàn)收物料到貨后，需求部門與采購部共同核對(duì)：外包裝是否完好，數(shù)量是否與訂單一致；是否附產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書等文件。數(shù)量短缺或包裝破損需當(dāng)場(chǎng)記錄，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)，并在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)發(fā)或賠償。質(zhì)量驗(yàn)收常規(guī)物料：由需求部門根據(jù)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《物料驗(yàn)收單》（詳見模板4）；復(fù)雜設(shè)備/服務(wù)：需質(zhì)量部或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以合同約定為準(zhǔn)。驗(yàn)收合格：需求部門在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：需填寫《不合格品處理單》，由供應(yīng)商在7個(gè)工作日內(nèi)退換貨或整改，整改后需重新驗(yàn)收。財(cái)務(wù)付款采購部收集全套單據(jù)：采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票（增值稅專用/普通發(fā)票）；財(cái)務(wù)部審核單據(jù)一致性，確認(rèn)無誤后按合同約定付款節(jié)點(diǎn)辦理付款（如電匯/承兌匯票）；質(zhì)保金（一般為合同金額的5%-10%）在質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。三、采購流程關(guān)鍵模板表格模板1：采購申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期需求明細(xì)（可附頁）物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)算編號(hào)資金來源是否含稅期望交付時(shí)間審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字采購部審核財(cái)務(wù)部審核管理層審批模板2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊(cè)地址營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)資質(zhì)證書有效期主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)歷史合作記錄合作項(xiàng)目交付及時(shí)率質(zhì)量合格率本次報(bào)價(jià)情況報(bào)價(jià)（元）市場(chǎng)對(duì)比價(jià)價(jià)格優(yōu)勢(shì)評(píng)估結(jié)論□推薦□不推薦□備選理由：評(píng)估人評(píng)估日期模板3：采購合同（關(guān)鍵條款模板）合同編號(hào)：__________簽訂日期：____年__月__日甲方（采購方）：________________公司地址：________________法定代表人：________________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：________________法定代表人：________________第一條標(biāo)的物名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第二條交付交付時(shí)間：____年__月__日前；交付地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)（__________）；運(yùn)費(fèi)承擔(dān)：□乙方承擔(dān)□甲方承擔(dān)。第三條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后__個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的__%；到貨款：標(biāo)的物交付驗(yàn)收合格后__個(gè)工作日內(nèi)，支付總金額的__%；質(zhì)保金：總金額的__%，質(zhì)保期__個(gè)月，無質(zhì)量問題后支付。第四條違約責(zé)任乙方逾期交付：每逾期1天，按合同總額的__%支付違約金，逾期超過__天，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款：每逾期1天，按應(yīng)付未付金額的__%支付違約金；質(zhì)量不符合約定：乙方應(yīng)在__天內(nèi)退換貨，并承擔(dān)由此造成的損失。第五條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交______仲裁委員會(huì)仲裁。甲方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表：________________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表：________________日期：____年__月__日模板4：物料/服務(wù)驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購訂單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收內(nèi)容物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)到數(shù)量實(shí)到數(shù)量驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格需說明整改要求）需求部門簽字采購部簽字質(zhì)量部簽字供應(yīng)商確認(rèn)四、采購流程執(zhí)行中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，禁止越權(quán)審批或先采購后補(bǔ)手續(xù)；達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定的金額）的項(xiàng)目，必須通過招標(biāo)平臺(tái)或公司合規(guī)招標(biāo)流程執(zhí)行，避免“化整為零”規(guī)避招標(biāo)；采購文件（招標(biāo)文件、合同、訂單等）需完整保存，保存期限不少于5年，以備審計(jì)或追溯。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)建立“合格供應(yīng)商庫”，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（包括資質(zhì)、業(yè)績(jī)、服務(wù)、價(jià)格等），淘汰不合格供應(yīng)商；避免與單一供應(yīng)商合作占比超過60%，防范供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于戰(zhàn)略供應(yīng)商，需簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議并明確備選方案。（三）成本控制風(fēng)險(xiǎn)大宗物料可采用“集中采購”或“年度框架協(xié)議”模式，鎖定價(jià)格優(yōu)勢(shì)；關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)（如原材料漲價(jià)），適時(shí)調(diào)整采購策略（如增加備貨量、簽訂價(jià)格波動(dòng)條款）；嚴(yán)格控制“緊急采購”，確因生產(chǎn)急需的，需由需求部門出具《緊急采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行，事后補(bǔ)充完善手續(xù)。（四）合同條款風(fēng)險(xiǎn)合同中“不可抗力”“違約責(zé)任”“爭(zhēng)議解決”等條款需明確，避免模糊表述（如“違約金按雙方協(xié)商確定”）；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)的，需單獨(dú)設(shè)置條款，特別是技術(shù)類采購或服務(wù)外包項(xiàng)目；合同變更需書面確認(rèn)（如補(bǔ)充協(xié)議），禁止口頭約定。（五）驗(yàn)收與付款