合同管理規(guī)范與審批流程模板一、適用范圍與核心應(yīng)用場景二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同起草階段需求對接與資料收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對方單位/個人資質(zhì)信息）、合作標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量）、核心條款（價格、付款方式、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）。收集對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明），涉及特殊行業(yè)的需提供資質(zhì)許可證（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)等）。模板選擇與內(nèi)容擬定優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（可在法務(wù)部/行政部獲取），非標(biāo)合同需提前與法務(wù)部門溝通模板框架。按模板要求填寫合同內(nèi)容，重點明確：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式（避免簡稱或簡稱與全稱不一致）；標(biāo)的描述具體、可量化（避免“一批”“若干”等模糊表述）；權(quán)利義務(wù)對等，違約責(zé)任明確（如逾期交貨的違約金計算方式、質(zhì)量問題的處理流程）；爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟，或選擇仲裁時明確仲裁機構(gòu)全稱。內(nèi)部初審起草人完成合同初稿后，需進行自查，保證無遺漏條款、關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤，并填寫《合同審批單》（見模板1）的基本信息部分。（二）合同審核階段業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性、條款可行性進行審核，重點確認：合作需求與公司戰(zhàn)略、年度計劃是否一致；標(biāo)的規(guī)格、數(shù)量、交付時間是否滿足業(yè)務(wù)需求；價格是否符合市場價格體系（需提供比價記錄或定價依據(jù)）。審核通過后，在《合同審批單》業(yè)務(wù)審核欄簽字，并附業(yè)務(wù)意見（如“同意，建議增加質(zhì)量保證金條款”）。法務(wù)部門審核法務(wù)部門（或外聘法律顧問）對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，重點檢查：合同主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（如核實營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍是否包含合作內(nèi)容）；條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）或公司內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否明確，是否存在法律漏洞（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力約定）；違約責(zé)任是否合理，是否與公司風(fēng)險承受能力匹配。審核通過后簽字；若需修改，應(yīng)明確標(biāo)注修改意見并退回起草部門調(diào)整。財務(wù)部門審核財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行審核，重點關(guān)注：價格構(gòu)成是否清晰（含稅價、不含稅價、稅率等）；付款方式、節(jié)點是否合理（避免預(yù)付款比例過高，尾款需與驗收/質(zhì)保掛鉤）；發(fā)票類型、開具時間是否符合財務(wù)規(guī)定；涉及外匯、跨境支付的，需明確匯率結(jié)算方式、跨境合規(guī)要求。審核通過后簽字，并附財務(wù)意見（如“同意付款方式，建議增加發(fā)票條款”）。管理層審批根據(jù)合同金額、重要性分級審批（具體分級標(biāo)準(zhǔn)由公司自行制定，示例：金額≤10萬元：部門負責(zé)人+分管副總審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+董事會/決策委員會審批）。審批人需結(jié)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)意見，對合同的最終決策負責(zé)，在《合同審批單》相應(yīng)欄簽字確認。（三）合同簽署階段用印申請與準(zhǔn)備審批通過后，起草人憑《合同審批單》及最終版合同文本到行政部/綜合管理部申請用印。行政部核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致，無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章或越權(quán)用?。：炇鹋c交付合同簽署原則上需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并注明簽署日期。紙質(zhì)合同一式多份（通常至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份），簽署后由行政部統(tǒng)一編號、登記，并按份數(shù)分送相關(guān)部門（如原件由檔案室保管，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門留存復(fù)印件）。電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名（如第三方認證機構(gòu)簽章），保證簽署過程可追溯、內(nèi)容不可篡改。（四）合同履行階段履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》（見模板2），記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間）的完成情況，并保存相關(guān)憑證（如送貨單、驗收報告、付款憑證）。若對方未按合同約定履行（如逾期交貨、質(zhì)量不合格），業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)書面通知對方，并抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門，啟動催告或爭議處理程序。變更與解除管理合同履行過程中需變更的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件，并重新履行審批流程（重大變更需經(jīng)原審批層級審批）。合同需解除的，應(yīng)協(xié)商一致簽訂《解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分的處理方式、違約責(zé)任承擔(dān)等；若因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致解除，需保留證據(jù)（如違約證明、催告函）以便追責(zé)。（五）合同歸檔階段資料整理與移交合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將合同及相關(guān)資料整理成冊，包括：合同文本（原件及變更/解除協(xié)議）；審批單、用印申請單；對方主體資格證明、授權(quán)委托書；履行過程中的憑證（送貨單、驗收報告、付款記錄、往來函件等）。整理后移交至檔案室（或行政部），填寫《合同歸檔清單》（見模板3），雙方簽字確認。檔案管理與借閱檔案室對合同資料按“年份-合同類型-編號”分類存放，建立電子臺賬，保證檔案完整、安全（涉密合同需單獨加密保管）。合同借閱需經(jīng)部門負責(zé)人同意，填寫《合同借閱登記表》，借閱期限不超過7個工作日，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳涉密內(nèi)容。三、合同管理關(guān)鍵模板示例模板1：合同審批單合同編號合同名稱對方單位簽署日期合同金額（大寫）合同金額（小寫）業(yè)務(wù)部門起草人合同主要內(nèi)容摘要（可填寫標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限等核心信息，或附頁）審核意見欄業(yè)務(wù)部門審核負責(zé)人簽字：日期：意見：法務(wù)部門審核負責(zé)人簽字：日期：意見：財務(wù)部門審核負責(zé)人簽字：日期：意見：分管副總審批簽字：日期：意見：總經(jīng)理審批簽字：日期：意見：董事會/決策委員會審批簽字：日期：意見：備注模板2：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方單位業(yè)務(wù)部門履行開始日期履行結(jié)束日期關(guān)鍵節(jié)點計劃與實際完成情況節(jié)點名稱計劃時間實際完成時間負責(zé)人交付2024–2024–*經(jīng)理驗收2024–2024–*主管付款2024–2024–*會計異常情況說明及處理措施（如節(jié)點延遲、質(zhì)量問題等，需記錄原因、處理結(jié)果及責(zé)任方）異常1：付款逾期，原因：對方資金周轉(zhuǎn)困難。處理措施：已發(fā)催告函，約定2024–前支付，否則按合同約定收取違約金。備注模板3：合同歸檔清單歸檔編號歸檔日期合同編號合同名稱對方單位業(yè)務(wù)部門歸檔資料清單序號資料名稱份數(shù)頁數(shù)1合同文本（含變更/解除協(xié)議）1102合同審批單133對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件124授權(quán)委托書115送貨單256驗收報告137付款憑證12移交人*經(jīng)理接收人*檔案管理員備注檔案存放位置：檔案室-2024年-采購合同-A01四、執(zhí)行過程中的風(fēng)險管控要點（一）主體資格審查風(fēng)險簽署前務(wù)必核實對方主體資格，自然人需核驗身份證原件，企業(yè)需查驗營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約。涉及分公司、分支機構(gòu)簽約的，需提供總公司授權(quán)書，并保證合同責(zé)任最終由總公司承擔(dān)。（二）條款嚴(yán)謹性風(fēng)險避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，時間、金額、數(shù)量等需明確具體數(shù)值（如“30日內(nèi)”“含稅價11.3萬元/噸”）。違約責(zé)任條款需區(qū)分一般違約與根本違約，明確違約金的計算方式（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），且違約金不宜過高（一般不超過實際損失的30%）。（三）審批權(quán)限與流程風(fēng)險嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，嚴(yán)禁越權(quán)審批或“先簽后批”；緊急合同需經(jīng)總經(jīng)理特批后，3個工作日內(nèi)補齊審批手續(xù)?！逗贤瑢徟鷨巍沸韪鲗徍谁h(huán)節(jié)簽字完整，不得代簽，保證審批過程可追溯。（四）印章與檔案管理風(fēng)險合同專用章由行政部專人保管，用印前需核對審批單與合同文本一致性，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上蓋章。合同檔案需定期（如每季度）清點，保證無遺漏、無損壞