企業(yè)行政文書起草標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)第一章總則一、手冊(cè)編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政文書的起草流程，統(tǒng)一文書格式與語言風(fēng)格，提升行政工作效率，保證文書內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的文書起草指引，減少因格式不統(tǒng)一、內(nèi)容疏漏導(dǎo)致的溝通成本與執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門在日常行政管理中起草的各類文書，包括但不限于：通知類（會(huì)議通知、工作通知、放假通知等）報(bào)告類（工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、情況匯報(bào)等）函件類（商洽函、詢問函、答復(fù)函等）會(huì)議紀(jì)要類（各類工作會(huì)議、專題會(huì)議紀(jì)要等）制度類（管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等）第二章行政文書標(biāo)準(zhǔn)化起草流程一、起草前：需求確認(rèn)與資料準(zhǔn)備1.明確發(fā)文目的與核心訴求目的確認(rèn)：清晰界定文書需解決的問題，如“通知會(huì)議召開”“請(qǐng)示審批項(xiàng)目預(yù)算”“匯報(bào)工作進(jìn)展”等。受眾分析：確定文書的接收對(duì)象（上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、平行部門、下級(jí)單位或外部單位），根據(jù)受眾調(diào)整語言風(fēng)格與內(nèi)容詳略（如對(duì)上級(jí)需側(cè)重嚴(yán)謹(jǐn)與數(shù)據(jù)支撐，對(duì)平行部門需側(cè)重協(xié)作與明確分工）。2.確定文種與適用場景根據(jù)發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，避免文種混用（如“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，不得夾帶報(bào)告事項(xiàng)；“函”僅用于不相隸屬單位之間的商洽，不得使用“請(qǐng)示”或“通知”）。常見文種適用場景對(duì)照文種適用場景通知批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；發(fā)布規(guī)章；部署工作；告知事項(xiàng)請(qǐng)示向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)報(bào)告向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問函不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要記錄會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)3.收集基礎(chǔ)資料與依據(jù)政策依據(jù)：收集與文書內(nèi)容相關(guān)的法律法規(guī)、企業(yè)制度、上級(jí)文件等，保證內(nèi)容合規(guī)（如起草加班通知需符合《勞動(dòng)法》及公司考勤制度）。數(shù)據(jù)支撐：涉及數(shù)據(jù)、進(jìn)度的文書需提前核實(shí)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)（如工作報(bào)告中的完成率、預(yù)算報(bào)告中的金額）。歷史參考：查閱同類文書的模板或歷史文件，保證格式與表述符合企業(yè)慣例。二、起草中：要素規(guī)范與內(nèi)容撰寫1.文書結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化行政文書一般由“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件說明—發(fā)文機(jī)關(guān)—成文日期”構(gòu)成，各要素需規(guī)范書寫：要素規(guī)范要求示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（“關(guān)于的通知”“關(guān)于的請(qǐng)示”），簡潔明確，不超過25字《關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)會(huì)的通知》主送機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫，后加冒號(hào)；多個(gè)單位用頓號(hào)分隔，同類單位用“各”“各有關(guān)部門”概括公司各部門、各子公司：開頭（發(fā)文緣由）、主體（事項(xiàng)內(nèi)容）、結(jié)尾（執(zhí)行要求或請(qǐng)示事項(xiàng)），邏輯清晰，層次分明一、會(huì)議時(shí)間：2024年X月X日9:00二、會(huì)議地點(diǎn)：總部3樓第一會(huì)議室附件說明如有附件，在下空一行左空二字注明“附件：”，后加冒號(hào)附件名稱（如附件不止1個(gè)，標(biāo)注序號(hào)）附件：1.會(huì)議議程

2.參會(huì)人員名單發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合發(fā)文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前公司行政部成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年X月X日”），不得用“即日起”“本通知下發(fā)后”等模糊表述2024年X月X日2.內(nèi)容撰寫要點(diǎn)開頭：簡明扼要說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“為貫徹落實(shí)會(huì)議精神，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”）。主體：分條列項(xiàng)表述，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號(hào)區(qū)分層次，每條內(nèi)容單一，避免交叉；涉及時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)等需準(zhǔn)確具體（如“請(qǐng)各部門于X月X日前提交材料，紙質(zhì)版需部門負(fù)責(zé)人*簽字并加蓋部門公章”）。結(jié)尾：根據(jù)文種確定，如通知常用“特此通知”，請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”，報(bào)告用“特此報(bào)告”，函用“專此函達(dá)，盼復(fù)”。3.語言與格式規(guī)范語言風(fēng)格：莊重、準(zhǔn)確、簡潔，避免口語化、歧義表述（如“盡快完成”改為“于X月X日前完成”，“大概”改為“約”）。數(shù)字用法：統(tǒng)計(jì)表、代碼、編號(hào)等用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“3樓會(huì)議室”“第1季度”）；非物理量、固定詞組用漢字（如“星期一”“多次”）。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：嚴(yán)格使用《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》國家標(biāo)準(zhǔn)，避免中英文標(biāo)點(diǎn)混用（如用“、”而非“,”，用“《》”而非“<>”）。三、起草后：審核修訂與定稿歸檔1.內(nèi)部自審內(nèi)容核對(duì)：檢查事項(xiàng)是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、政策依據(jù)是否有效。格式檢查：核對(duì)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、成文日期等要素是否規(guī)范，序號(hào)是否連續(xù)。語言潤色：刪除冗余表述，修正錯(cuò)別字、語病，保證語句通順。2.部門審核涉及跨部門協(xié)作的文書，需提前征求相關(guān)部門意見（如采購類請(qǐng)示需經(jīng)財(cái)務(wù)部審核預(yù)算，人事類通知需經(jīng)人力資源部確認(rèn)政策合規(guī)性）。審核部門需在1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，起草人根據(jù)意見修改后再次提交。3.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文書重要性確定審批層級(jí)（如一般通知由部門負(fù)責(zé)人審批，重要請(qǐng)示、制度類文件需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批）。審批通過后，按企業(yè)用印流程加蓋公章或部門章，保證“文印章一致”（文件內(nèi)容與審批、用印信息一致）。4.歸檔管理正式發(fā)文后，紙質(zhì)版需留存2份（行政部1份、起草部門1份），電子版至企業(yè)OA系統(tǒng)“文書檔案”模塊，命名規(guī)范為“文種-標(biāo)題-發(fā)文日期”（如“通知-關(guān)于召開年度總結(jié)會(huì)的通知-20240101”）。第三章常用行政文書模板示例一、會(huì)議通知模板關(guān)于召開會(huì)議的通知公司各部門、各子公司：為總結(jié)2023年度工作成果，部署2024年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，經(jīng)研究決定召開年度工作總結(jié)會(huì)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會(huì)議時(shí)間2024年1月15日（星期一）14:00-17:00二、會(huì)議地點(diǎn)總部大樓5樓第一會(huì)議室三、參會(huì)人員公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員；各部門負(fù)責(zé)人、各子公司總經(jīng)理；相關(guān)業(yè)務(wù)骨干（名單見附件2）。四、會(huì)議議程總經(jīng)理*作2023年度工作總結(jié)報(bào)告；各分管領(lǐng)導(dǎo)依次匯報(bào)分管領(lǐng)域工作情況；討論并審議《2024年度公司重點(diǎn)工作計(jì)劃（草案）》；總經(jīng)理*作總結(jié)講話。五、其他事項(xiàng)請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘入場，簽到后按指定座位就座；原則上不得請(qǐng)假，確需請(qǐng)假的，須于1月14日17:00前向行政部提交書面請(qǐng)假單（經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；請(qǐng)各部門于1月12日前將2023年度工作總結(jié)電子版（Word格式）發(fā)送至行政部郵箱*；會(huì)議材料將提前發(fā)放至OA系統(tǒng)，請(qǐng)自行打印。2.參會(huì)人員名單公司行政部2024年1月5日二、請(qǐng)示報(bào)告模板關(guān)于審批項(xiàng)目預(yù)算的請(qǐng)示尊敬的總經(jīng)理*：為提升客戶服務(wù)效率，擬采購一批智能客服系統(tǒng)設(shè)備。現(xiàn)將項(xiàng)目預(yù)算請(qǐng)示一、項(xiàng)目背景與必要性目前公司客服日均接聽量約500通，現(xiàn)有系統(tǒng)存在響應(yīng)慢、功能單一等問題，客戶滿意度同比下降8%。為優(yōu)化服務(wù)流程、降低人工成本，亟需采購智能客服系統(tǒng)（含語音轉(zhuǎn)文字、智能分流、工單自動(dòng)等功能），預(yù)計(jì)可提升處理效率30%，客戶滿意度提高至95%以上。二、項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)序號(hào)設(shè)備名稱數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注1智能客服系統(tǒng)軟件1套180,000180,000含3年維護(hù)費(fèi)2服務(wù)器2臺(tái)35,00070,000配置：IntelXeonE5-2680v4/32G內(nèi)存/2T硬盤3網(wǎng)絡(luò)設(shè)備1套20,00020,000交換機(jī)、防火墻等4安裝調(diào)試費(fèi)1項(xiàng)10,00010,000由供應(yīng)商負(fù)責(zé)合計(jì)——————280,000——三、資金來源擬從“2024年度信息化建設(shè)專項(xiàng)預(yù)算”中列支，該專項(xiàng)預(yù)算總額500,000元，剩余資金可滿足其他項(xiàng)目需求。四、審批建議懇請(qǐng)批準(zhǔn)本項(xiàng)目預(yù)算（280,000元），以便盡快啟動(dòng)采購流程，保證系統(tǒng)于2024年3月底前上線運(yùn)行。妥否，請(qǐng)批示。2.《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》公司市場部2024年1月10日三、工作函模板關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助事宜的函部門：為推進(jìn)項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：2024-001）順利實(shí)施，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃安排，需貴部門提供以下支持，特致函商請(qǐng)：一、協(xié)助事項(xiàng)提供近3年客戶投訴數(shù)據(jù)（含投訴類型、處理結(jié)果、客戶反饋），需按季度分類匯總（Excel格式）；指派1名業(yè)務(wù)骨干參與項(xiàng)目需求調(diào)研小組，配合完成客戶訪談流程（預(yù)計(jì)需占用5個(gè)工作日）。二、時(shí)間要求客戶投訴數(shù)據(jù)：請(qǐng)于2024年1月20日前發(fā)送至項(xiàng)目組郵箱*；參與人員名單：請(qǐng)于2024年1月18日前反饋至項(xiàng)目組聯(lián)系人*。三、其他說明項(xiàng)目組將與貴部門提前對(duì)接調(diào)研細(xì)節(jié)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、保密；如需項(xiàng)目組提供配合支持，請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系。感謝貴部門的理解與支持，期待盡快回復(fù)。專此函達(dá)，盼復(fù)。公司項(xiàng)目組2024年1月8日四、會(huì)議紀(jì)要模板公司關(guān)于項(xiàng)目推進(jìn)專題會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2024年1月10日9:30-11:30會(huì)議地點(diǎn)：總部3樓第三會(huì)議室主持人：副總經(jīng)理*參會(huì)人員：行政部、財(cái)務(wù)部、市場部、技術(shù)部、供應(yīng)商代表*（詳見簽到表）記錄人：行政部*一、會(huì)議議題研討項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度、存在問題及下一步推進(jìn)計(jì)劃。二、會(huì)議主要內(nèi)容及議定事項(xiàng)（一）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（技術(shù)部*）目前已完成需求調(diào)研（100%）、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)（90%）、核心模塊開發(fā)（60%）；原計(jì)劃1月底完成第一版開發(fā)，因客戶需求調(diào)整（新增“多語言支持”功能），預(yù)計(jì)延期至2月15日。（二）存在問題討論需求變更問題：市場部提出客戶要求增加“多語言支持”功能，技術(shù)部評(píng)估需增加開發(fā)成本15萬元、延期15天。議定：由市場部于1月12日前提交書面需求變更說明，財(cái)務(wù)部同步測算新增成本，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。跨部門協(xié)作問題：技術(shù)部反饋，行政部未按時(shí)提供會(huì)議室使用數(shù)據(jù)，影響排期測試。議定：行政部于1月11日前補(bǔ)充提供2023年Q4會(huì)議室使用數(shù)據(jù)，后續(xù)建立“數(shù)據(jù)需求提前3個(gè)工作日提交流程”。（三）下一步工作計(jì)劃技術(shù)部：1月15日前完成剩余40%開發(fā)，2月1日啟動(dòng)第一版內(nèi)部測試；市場部：1月12日前提交需求變更說明，1月20日前完成客戶需求最終確認(rèn)；行政部：1月11日前提供會(huì)議室數(shù)據(jù)，1月起每月5日前主動(dòng)向技術(shù)部提供月度數(shù)據(jù)支持。三、會(huì)議要求各部門需嚴(yán)格按照議定事項(xiàng)推進(jìn)工作，責(zé)任到人，保證節(jié)點(diǎn)完成；涉需跨部門協(xié)作事項(xiàng)，由牽頭部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，每周五下班前向項(xiàng)目組報(bào)送進(jìn)度。報(bào)送：總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)抄送：各參會(huì)部門公司行政部2024年1月10日第四章文書起草常見問題與注意事項(xiàng)一、格式規(guī)范性問題標(biāo)題不規(guī)范：如缺少文種（《關(guān)于的方案》應(yīng)為《關(guān)于的請(qǐng)示》）、文種混用（“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用）、標(biāo)題過長（超過30字）。主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤：向上級(jí)行文用“公司各部門”，向平行部門用“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)”。附件遺漏：提及附件但未在文末注明，或附件名稱與實(shí)際不符。避免方法：嚴(yán)格遵循第二章“文書結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化”要求，發(fā)文前對(duì)照模板逐項(xiàng)核對(duì)格式要素。二、內(nèi)容準(zhǔn)確性問題數(shù)據(jù)錯(cuò)誤：如預(yù)算金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、百分比數(shù)據(jù)等與實(shí)際不符，導(dǎo)致執(zhí)行偏差。政策依據(jù)失效：引用已廢止的法規(guī)或企業(yè)制度（如依據(jù)2021年考勤制度起草2024年加班通知）。邏輯混亂：內(nèi)容前后矛盾，如通知中要求“1月15日前提交材料”，結(jié)尾卻寫“本通知下發(fā)后10日內(nèi)提交”。避免方法：起草后交叉核對(duì)數(shù)據(jù)與政策依據(jù)，必要時(shí)請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人或法務(wù)部審核；撰寫時(shí)先列提綱，保證邏輯連貫。三、語言與表述問題口語化表達(dá)：如“盡快搞定”“領(lǐng)導(dǎo)說了算”等不符合行政文書莊重性要求。歧義表述：如“下周一前提交”未明確具體日期（1月15日是否為下周一需確認(rèn)）。過度使用簡稱：如“人資部”“行管部”等非企業(yè)通用簡稱，需在首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注全稱（如“人力資源部（以下簡稱‘人資部’）”）。避免方法：使用書面語，表述具體明確（如“2024年1月15日前”）；首次使用簡稱時(shí)標(biāo)注全稱，避免歧義。四、流程合規(guī)性問題未經(jīng)審核直接發(fā)文：如